集團(tuán)化集中采購

莊琴霞

制造型企業(yè)原材料成本占制造成本主要部分，因此完善企業(yè)采購管理，降低采購成本是企業(yè)保持盈利能力的有效途徑。進(jìn)行企業(yè)集團(tuán)化集中采購是降低企業(yè)采購成本，提高企業(yè)采購管理水平的有效辦法之一。該文結(jié)合作者自身管理經(jīng)驗(yàn)，著重從集團(tuán)集中采購建立、實(shí)施、評估三方面，對集團(tuán)化集中采購應(yīng)注意的事項(xiàng)進(jìn)行了論述。因所屬行業(yè)有一定的局限性，該文難免有不足之處，懇請讀者多提寶貴意見。

國內(nèi)經(jīng)濟(jì)下行，制造業(yè)盈利水平雪上加霜。在競爭激烈的市場環(huán)境下生存下來，并能得以長遠(yuǎn)發(fā)展，就需要企業(yè)通過轉(zhuǎn)變發(fā)展方式來保持或提升盈利能力。制造型企業(yè)原材料成本占制造成本主要部分，因此完善公司供應(yīng)鏈管理體系，提升管理水平，進(jìn)一步控制采購成本，在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營過程中顯得尤為重要。降低采購成本的方法有多種，其中集團(tuán)集中采購是有效的解決途徑之一。本文將從集團(tuán)集中采購建立、集中采購實(shí)施、集中采購成本評估三方面進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、建立集團(tuán)集中采購時(shí)應(yīng)注意

建立統(tǒng)一的采購管理制度。制度是綱領(lǐng)性文件，是明確各方職責(zé)，保證采購系統(tǒng)高效運(yùn)行的關(guān)鍵因素。內(nèi)容應(yīng)包含集中采購管理涉及的每個方面。不僅包含集團(tuán)公司及個分公司、事業(yè)部采購權(quán)限、采購方式、采購流程等，同時(shí)也要包含每個單元、每個崗位的操作守則。從公司內(nèi)部管理到公司外部供應(yīng)商管理都應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的說明和規(guī)范。只有制度明確，采購系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)才能高效，達(dá)到降低成本的目的。

統(tǒng)一公司信息管理平臺。保證納入采購范圍的單元在一個信息系統(tǒng)上進(jìn)行資源共享，包含供應(yīng)商、材料標(biāo)準(zhǔn)，采購流程的統(tǒng)一，減少信息口徑不一致導(dǎo)致的采購差錯。此外，對外部供應(yīng)商開放部分平臺接口，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部信息的及時(shí)溝通，提高工作效率。

采購人員的培訓(xùn)。采購人員的基本素質(zhì)直接決定采購成本，能否達(dá)到管理目的，人是根本。在集中采購建立時(shí)，由于對新制度、新流程不熟悉，導(dǎo)致采購人員出現(xiàn)非主觀性差錯是十分常見的，為了避免這樣的狀況，對人員進(jìn)行集中采購培訓(xùn)是非常必要的。集中培訓(xùn)對培訓(xùn)成本和培訓(xùn)效果及信息系統(tǒng)改進(jìn)都有非常重要的意義。

采購系統(tǒng)運(yùn)行容災(zāi)管理。系統(tǒng)運(yùn)行經(jīng)常受到人員變動、系統(tǒng)故障、自然災(zāi)害等因素影響，為避免因此造成的停產(chǎn)等巨大損失，在系統(tǒng)建立時(shí)應(yīng)注重考慮系統(tǒng)備份、人員備選、及自然災(zāi)害發(fā)生時(shí)的防備預(yù)案。主要的方法有，信息系統(tǒng)定期備份管理、人員崗位輪換、對天氣和自然災(zāi)害進(jìn)行及時(shí)預(yù)警管理等。

二、實(shí)施集團(tuán)集中采購過程中應(yīng)注意

采購部門與銷售部門等其他部門的及時(shí)信息溝通。信息反饋的越及時(shí)，采購準(zhǔn)確率就越高，這就要求，必須在最短的時(shí)間內(nèi)將各訂單集中、材料分解、形成總體采購需求。

及時(shí)了解國際、國家產(chǎn)業(yè)政策，關(guān)注行業(yè)信息。對于公司所需材料產(chǎn)業(yè)的信息進(jìn)行及時(shí)歸納整理，對材料行情進(jìn)行分析判斷，及時(shí)作出采購周期、采購量調(diào)整。

按照實(shí)際采購人員能力及經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行集中采購職能細(xì)分，在集中采購框架下形成重點(diǎn)、核心材料采購委員會，保持重點(diǎn)材料高關(guān)注度，降低采購風(fēng)險(xiǎn)。

強(qiáng)化招投標(biāo)管理，招投標(biāo)的結(jié)果直接決定企業(yè)采購成本。因招投標(biāo)采購模式的特殊性，集團(tuán)集中采購在采用招投標(biāo)方式時(shí)應(yīng)重點(diǎn)注意適用材料的認(rèn)定，盡量以市場競爭激烈、供應(yīng)廣泛的產(chǎn)品為主要對象。同時(shí)在定價(jià)、批量、供應(yīng)商選擇、材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)上要進(jìn)行詳盡的規(guī)定，避免不確定造成的采購風(fēng)險(xiǎn)。

樹立公司采購誠信，按約履行。減少采購人員主觀干預(yù)采購合同執(zhí)行，誠實(shí)守信，建立良好的集團(tuán)化集中采購文化。

三、集團(tuán)集中采購評估

采購評估的根本目的是提高采購水平達(dá)到降低成本的目的，因此評估中注意：

明確職責(zé)、明確目標(biāo)，公平、公證、公開的進(jìn)行采購評估。要求各單元按評估結(jié)果，找出差距，對比不足，提出解決方案。以互相促進(jìn)，相互學(xué)習(xí)為，提高采購管理水平為目的。

保證評估內(nèi)容與評估標(biāo)準(zhǔn)的口徑一致，避免張冠李戴，造成“冤假錯案”，影響人員工作積極性。

對于不能達(dá)到評估標(biāo)準(zhǔn)概率較高的人員和業(yè)務(wù)單元要及時(shí)做出調(diào)整，發(fā)揮集團(tuán)采購優(yōu)勢互補(bǔ)的功能。

評估的標(biāo)準(zhǔn)不局限于公司自身目標(biāo)，同時(shí)應(yīng)注意整個市場和同行業(yè)采購行情，準(zhǔn)確評估集團(tuán)自身整體采購水平，認(rèn)清自身。

根據(jù)評估結(jié)果，及時(shí)的做出集團(tuán)集中采購改善辦法，分工協(xié)作，落實(shí)到人，杜絕拖延、及時(shí)反饋整改結(jié)果。

建立采購管理評估檔案、評估數(shù)據(jù)系統(tǒng)，逐步完善評估體系建設(shè)。

綜上所訴可見，材料采購一項(xiàng)非常有挑戰(zhàn)性的工作，在市場行情瞬息萬變的狀況下，做出及時(shí)準(zhǔn)確的判斷就要求我們要注重集中采購的建設(shè)、實(shí)施、和評估。在具體的實(shí)踐中，按照以上的論述進(jìn)行操作，對于提高集團(tuán)集中采購的管理水平將會有很好的幫助。

（作者單位：中材科技風(fēng)電葉片股份有限公司）