淺談如何提升決策性會(huì)議效率

黃璐

對(duì)企業(yè)來(lái)講，會(huì)議是重要的管理手段，是信息交流的渠道，是各方代表相互作用、互動(dòng)協(xié)調(diào)的場(chǎng)所。通過(guò)會(huì)議傳達(dá)指令，交流情況，集思廣益，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，明確責(zé)任，共同努力去實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)。不同的會(huì)議因其目的不同而形式多樣：生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)協(xié)調(diào)會(huì)主要協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題；產(chǎn)銷會(huì)議主要協(xié)調(diào)企業(yè)生產(chǎn)與市場(chǎng)銷售的進(jìn)度；經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析會(huì)主要是通過(guò)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果和經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行分析，不斷尋求更合理的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)安排，以提升經(jīng)濟(jì)效益；績(jī)效會(huì)議主要針對(duì)月度的營(yíng)運(yùn)績(jī)效狀況進(jìn)行分析檢討，此外，還有許多專項(xiàng)會(huì)議或外部會(huì)議，這些會(huì)議已經(jīng)成為規(guī)范企業(yè)不可或缺的一種溝通交流和管理的形式。

然而，現(xiàn)實(shí)中的許多決策性會(huì)議都存在著“會(huì)而不議、議而不決、決而不行、行而不果”的問(wèn)題。追其根源，就是會(huì)議目的不明確、會(huì)議準(zhǔn)備不充分、會(huì)議管理不科學(xué)、會(huì)議執(zhí)行不到位的問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，筆者總結(jié)了提升決策性會(huì)議的幾大要點(diǎn)，即功夫在會(huì)前，把握在會(huì)中，執(zhí)行是王道。

一、訂立規(guī)范，并做好會(huì)前準(zhǔn)備工作

對(duì)于決策性會(huì)議，首先應(yīng)制訂明確的議事規(guī)則，其中包括議事原則、議事范圍、議事程序、分歧解決等，并固化到公司的制度規(guī)范中，以達(dá)到有章可循的效果。同時(shí)，要訂立一定的會(huì)議管理規(guī)范，要求會(huì)議主導(dǎo)部門（召集部門）和參加部門依照規(guī)范執(zhí)行，做好各項(xiàng)會(huì)前準(zhǔn)備工作。

（一）議題審核和確認(rèn)

會(huì)議主導(dǎo)部門要做好參會(huì)部門提報(bào)議題的會(huì)前審核工作，確定議題在本次會(huì)議進(jìn)行討論的必要性，通過(guò)《議題審批單》的形式，確保上會(huì)議題在會(huì)前已與有關(guān)部門達(dá)成較為一致的意見(jiàn)，并得到了分管領(lǐng)導(dǎo)的支持，以提高會(huì)議效率，避免出現(xiàn)因事前溝通不足而在會(huì)上發(fā)生爭(zhēng)議的狀況。

（二）準(zhǔn)備充分的上會(huì)材料

圍繞決策性會(huì)議主題來(lái)準(zhǔn)備上會(huì)材料，一是要求明確說(shuō)明提報(bào)會(huì)議審議的目的或依據(jù)；二是提報(bào)內(nèi)容方面，要求表達(dá)清晰、數(shù)據(jù)充分、論點(diǎn)論據(jù)完備，為與會(huì)者提供比較充分的決策依據(jù)；三是重申需會(huì)議批準(zhǔn)的事項(xiàng)。此外，一般情況下，要求提報(bào)部門以PPT形式向會(huì)議進(jìn)行匯報(bào)，直觀簡(jiǎn)潔，論點(diǎn)突出，對(duì)決策效率的提升有一定的輔助效果。

（三）提前通知

會(huì)議主導(dǎo)部門應(yīng)提前預(yù)約重要的參會(huì)人員，確保在預(yù)期時(shí)間能保證會(huì)議的召開(kāi)。同時(shí)，應(yīng)至少提前2日將《會(huì)議通知》送達(dá)各與會(huì)部門和人員?！稌?huì)議通知》應(yīng)注明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議議程。例行性會(huì)議可不單獨(dú)發(fā)布通知，但如有變動(dòng)需提前知會(huì)參會(huì)部門和人員，同時(shí)知會(huì)會(huì)務(wù)部門做好配套的會(huì)議服務(wù)工作。

（四）確定會(huì)場(chǎng)管理人員

會(huì)議主導(dǎo)部門應(yīng)先行確定會(huì)場(chǎng)管理人員，包括會(huì)議主席、會(huì)議主持人、會(huì)議記錄人、會(huì)議決議督辦人、會(huì)議計(jì)時(shí)人等，可以一人多職，以保證會(huì)議順暢進(jìn)行，相關(guān)人員職責(zé)如下：

會(huì)議主席：作為會(huì)議最高主管，負(fù)責(zé)組織決策團(tuán)隊(duì)共同商討議題或事項(xiàng)并作出決策，如當(dāng)場(chǎng)無(wú)法決策，需確定進(jìn)一步的決策方式和流程（比如，另定時(shí)間討論、委托一位副總裁進(jìn)行審核確認(rèn)等等），避免議而不決；

會(huì)議主持人：引導(dǎo)會(huì)議召開(kāi)，在恰當(dāng)時(shí)候請(qǐng)會(huì)議主席進(jìn)行裁示，或者對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行相關(guān)提醒，包括會(huì)場(chǎng)紀(jì)律、中止偏離會(huì)議主題的討論等等；

會(huì)議記錄人：負(fù)責(zé)如實(shí)記錄會(huì)議決議，如有需要，可在會(huì)上或會(huì)后與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行確認(rèn)，保證會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性和完整性；

會(huì)議決議督辦人：根據(jù)會(huì)議決議，對(duì)各執(zhí)行部門的落實(shí)狀況進(jìn)行督辦，提醒相關(guān)部門或責(zé)任人貫徹落實(shí)會(huì)議決議；

會(huì)議計(jì)時(shí)人：根據(jù)需要對(duì)會(huì)議進(jìn)程進(jìn)行計(jì)時(shí)，提醒主持人管控會(huì)議時(shí)間，提高會(huì)議效率。

（五）前期會(huì)議督辦

會(huì)議主導(dǎo)部門或指定的督辦部門應(yīng)掌握前期會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行狀況，定期向會(huì)議或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行通報(bào)，以敦促各決議事項(xiàng)盡快關(guān)閉。

（六）會(huì)前的各項(xiàng)會(huì)務(wù)準(zhǔn)備

會(huì)前要做好會(huì)場(chǎng)投影儀、擴(kuò)音設(shè)施、話筒、會(huì)議座次以及其他會(huì)場(chǎng)設(shè)施的布置。

二、做好有效的會(huì)中控制

除了做好會(huì)前的充分準(zhǔn)備，還需要在實(shí)際會(huì)議過(guò)程中做好過(guò)程控制和管理。

（一）制定并遵守會(huì)議基本紀(jì)律

各與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參會(huì)。如遇特殊情況本人無(wú)法到會(huì)的，在征得本部門分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，可委托代理人參加會(huì)議。

會(huì)議過(guò)程中與會(huì)人不得無(wú)故提前離開(kāi)，如確因工作需要提前退出會(huì)議的，應(yīng)征得會(huì)議主席的同意。

與會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，專心聽(tīng)取報(bào)告或參與討論，避免或減少不必要的私下討論、看手機(jī)等情況。手機(jī)要置于靜音或振動(dòng)狀態(tài)，如確需接聽(tīng)來(lái)電，應(yīng)離席到會(huì)場(chǎng)外處理，以免打擾會(huì)議秩序。

（二）會(huì)議進(jìn)程控制

會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議主持人應(yīng)先展示會(huì)議議程，在會(huì)議過(guò)程中，各與會(huì)人員應(yīng)圍繞議題展開(kāi)討論，避免談及無(wú)關(guān)的話題。

會(huì)議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議召開(kāi)，并適時(shí)提醒會(huì)議主席進(jìn)行裁示，對(duì)會(huì)場(chǎng)紀(jì)律進(jìn)行控制，對(duì)偏離主題的討論進(jìn)行制止。

會(huì)議計(jì)時(shí)人負(fù)責(zé)提醒與會(huì)人員遵守會(huì)議時(shí)間，依照議程進(jìn)行會(huì)議，如需延長(zhǎng)會(huì)議，由會(huì)議主席根據(jù)實(shí)際情況決定。

（三）決議管理

會(huì)議主導(dǎo)部門或決議督辦部門應(yīng)定期以報(bào)告或郵件等形式，對(duì)前期會(huì)議決議事項(xiàng)的落實(shí)情況進(jìn)行通報(bào)，以便會(huì)議主席和與會(huì)人員掌握?qǐng)?zhí)行進(jìn)度，并以此促進(jìn)實(shí)際落實(shí)部門能夠切實(shí)執(zhí)行。

會(huì)議決議要遵循一定的原則，一般采取先民主后集中的方式，但一般不采用表決制。會(huì)議主席在現(xiàn)場(chǎng)征詢決策團(tuán)隊(duì)的意見(jiàn)后，一般應(yīng)當(dāng)場(chǎng)作出歸納總結(jié)，陳述決議事實(shí)，進(jìn)而形成決議。會(huì)議決議一旦明確，應(yīng)確定執(zhí)行部門或執(zhí)行人和完成時(shí)間，以便后續(xù)落實(shí)和管理。

有時(shí)候與會(huì)者對(duì)問(wèn)題或事情的看法難以達(dá)成一致，就需要統(tǒng)一思想，力求形成會(huì)議決議，避免議而不決的現(xiàn)象。這要求會(huì)議主席具備影響力和豐富閱歷，能夠掌握客觀尺度，站在全局的高度看待問(wèn)題或事情，能夠根據(jù)與會(huì)人員情況、會(huì)場(chǎng)氣氛、發(fā)言情況，及時(shí)調(diào)整策略，避免會(huì)議的冷場(chǎng)或“走火”，此外，還要具有決斷的魄力，善于總結(jié)歸納，重要的是使與會(huì)者形成相對(duì)一致的意見(jiàn)或看法，這是決策會(huì)議是否成功的重要標(biāo)志。

如無(wú)法當(dāng)場(chǎng)形成決議，需確定進(jìn)一步的決策方式和流程（比如，另定時(shí)間討論、委托一位副總裁進(jìn)行審核確認(rèn)等等），避免議而不決。

三、會(huì)后“執(zhí)行”是王道

會(huì)議管理的成效很多程度上取決于執(zhí)行力度，如果有了決議卻不執(zhí)行，就是前面所說(shuō)的弊端“決而不行，行而不果”，所以會(huì)議管理的重中之重就是對(duì)執(zhí)行狀況的管理。

（一）完整記錄

會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議的決議事項(xiàng)，如有必要可與相關(guān)部門對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，一般應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)完成初稿整理，并按簽批程序辦理簽核和發(fā)布。

（二）督辦管理

會(huì)議主導(dǎo)部門或會(huì)議指定督辦部門負(fù)責(zé)將需督辦事項(xiàng)納入會(huì)議管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，并督辦決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況，對(duì)已經(jīng)完成的事項(xiàng)，可根據(jù)分管審批意見(jiàn)給予關(guān)閉，對(duì)進(jìn)度較慢的事項(xiàng)應(yīng)提醒責(zé)任部門或責(zé)任人；同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)會(huì)議督辦事項(xiàng)進(jìn)行匯總，擇機(jī)通報(bào)。如考慮客觀性和公正性，可由公司高層指定的非會(huì)議主導(dǎo)部門進(jìn)行報(bào)告。

各部門要負(fù)責(zé)將執(zhí)行進(jìn)度維護(hù)到會(huì)議管理系統(tǒng)中，被確定為決議執(zhí)行責(zé)任人的，應(yīng)切實(shí)落實(shí)會(huì)議決議，并按督辦部門的要求定期反饋執(zhí)行進(jìn)度。

（三）配套獎(jiǎng)懲

為了保證會(huì)議決議的執(zhí)行力度，應(yīng)建立配套的獎(jiǎng)懲機(jī)制。在會(huì)前的準(zhǔn)備溝通、會(huì)上的紀(jì)律遵守以及會(huì)后的落實(shí)執(zhí)行都應(yīng)該制定詳細(xì)的獎(jiǎng)懲規(guī)范，獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)和優(yōu)秀的部門及個(gè)人，懲罰落后和違反規(guī)定的部門和個(gè)人。具體操作上，可采用累積記點(diǎn)或積分制度，視情況建立月度或季度考核。

此外，考慮到當(dāng)前信息化已經(jīng)成為企業(yè)管理中或不可少的工具，可以優(yōu)先考慮利用OA系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)自動(dòng)化的會(huì)議管理系統(tǒng)模塊，對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行科學(xué)管理，有條件的話，可以考慮將會(huì)議議題審批、會(huì)議室管理、會(huì)議記錄簽核、會(huì)議決議落實(shí)等與會(huì)議相關(guān)的流程一并納入系統(tǒng)管理，能夠進(jìn)一步提升工作效率。另外，定期對(duì)現(xiàn)行的會(huì)議管理制度和執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)，也是實(shí)現(xiàn)PDCA循序漸進(jìn)的好方法。

總而言之，規(guī)范制度，科學(xué)管理，堅(jiān)持執(zhí)行，配套獎(jiǎng)懲，是有效提升決策性會(huì)議效率的手段。這些要求看似簡(jiǎn)單，但想要徹底達(dá)到“會(huì)而有議，議而有決，決而有行，行而有果”的目標(biāo)，則需要會(huì)議主管部門和其他部門的共同努力，也離不開(kāi)公司高層的大力支持。

〔作者單位：中沙（天津）石化有限公司〕