檔案信息資源開發(fā)利用對策

張曉培

檔案信息資源的開發(fā)利用是指充分發(fā)掘檔案中蘊(yùn)藏的有利用價(jià)值的檔案信息資源，并及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、有效地為檔案利用者提供所需的檔案信息材料，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供服務(wù)。檔案貴在于活，重在于用，做好檔案信息資源開發(fā)利用工作，對于推動經(jīng)濟(jì)社會科學(xué)發(fā)展、維護(hù)國家安全和社會穩(wěn)定、維護(hù)人民群眾合法權(quán)益、提高黨的執(zhí)政能力和政府管理水平，具有極其重要的歷史和現(xiàn)實(shí)意義。

然而長期以來，由于受傳統(tǒng)檔案管理“重藏輕用”管理體制的影響以及對檔案開發(fā)利用重視程度和投入力度的制約，我國檔案信息資源開發(fā)利用仍大多以借閱、復(fù)制、實(shí)物陳列、展覽等傳統(tǒng)服務(wù)方式為主，缺乏對檔案信息資源深層次的開發(fā)利用，影響了檔案信息資源價(jià)值的有效發(fā)揮。在網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展和政務(wù)公開背景下的今天，大力開發(fā)利用檔案信息資源越來越引起業(yè)界普遍關(guān)注和更加廣泛的認(rèn)同，已成為各級檔案機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)重要任務(wù)。

一是要增強(qiáng)檔案服務(wù)意識，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制

服務(wù)是檔案工作的生命線，檔案部門應(yīng)突出服務(wù)這個主題，進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)意識，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，不斷提高服務(wù)能力。在服務(wù)態(tài)度上，應(yīng)主動、熱情、細(xì)致、周到，善于與用戶溝通和聯(lián)系，了解用戶的心理和需求，學(xué)會換位思考，把利用者的事當(dāng)作自己的事來辦。在服務(wù)時(shí)機(jī)上，應(yīng)緊跟形勢和政策，與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)提供群眾需要的檔案信息。在服務(wù)方式上，實(shí)行自助查詢、來信來電查詢、網(wǎng)絡(luò)查詢等多種形式，為檔案利用者盡可能提供多種渠道的檔案查閱利用服務(wù)。

二是要豐富館藏檔案信息資源，完善檔案信息資源結(jié)構(gòu)

館藏建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的永恒的主題，沒有豐富、優(yōu)質(zhì)的館藏資源，檔案信息資源開發(fā)利用猶如“無源之水，無本之木”。首先，要完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系，對于關(guān)系民生、民情等廣大人民群眾切身利益的檔案信息資源應(yīng)優(yōu)先收集整理和開發(fā)利用，真正地將檔案信息資源用之于民、惠之于民。其次，采取多種形式對檔案信息資源進(jìn)行共享，樹立“大檔案”意識，開展檔案機(jī)構(gòu)之間的相互協(xié)作，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息資源整合，實(shí)現(xiàn)更大范圍的檔案信息資源共享。最后，在不影響國家收集檔案范圍相關(guān)規(guī)定的情況下，根據(jù)日常需求情況和未來利用趨勢對檔案機(jī)構(gòu)的接收范圍進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和補(bǔ)充，為向廣大人民群眾和社會各界提供高質(zhì)、高效的利用服務(wù)奠定堅(jiān)固的基礎(chǔ)。

三是要建立檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案查詢方式現(xiàn)代化

通過廣泛采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，將檔案館館藏的紙質(zhì)檔案、縮微膠片檔案、視頻音頻檔案等不同載體的檔案通過數(shù)字掃描、光學(xué)影像、音頻視頻轉(zhuǎn)換等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成為數(shù)字信息并建立不同的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。在建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的過程中，要注重突出“特色”二字，檔案館的信息資源建設(shè)要全面體現(xiàn)地區(qū)和文化特色，為本地區(qū)的政治建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、生態(tài)文明建設(shè)、文化建設(shè)和社會建設(shè)做出一定的貢獻(xiàn)。因此，每個檔案館要根據(jù)自身的地方特色、歷史特色、時(shí)代特色、館藏特色、民族特色、文化特色、專業(yè)特色等，建立起具有地方特色的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。另外，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，突破了傳統(tǒng)手工檢索管理模式，實(shí)現(xiàn)了對檔案信息資源進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索和查閱，使得檔案信息服務(wù)利用更加方便、快捷、高效。

四是要改善檔案人員知識結(jié)構(gòu)，提高檔案人才綜合素質(zhì)

人才是檔案信息資源開發(fā)利用的關(guān)鍵，要使檔案工作人才隊(duì)伍充分滿足檔案信息資源開發(fā)利用的需求，一要通過崗位培訓(xùn)、講座、討論以及在職教育等多種形式來提高現(xiàn)有的檔案工作人員在科學(xué)文化、數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等方面的知識和技能，不斷地改善檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)；二要引進(jìn)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的人才，對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，著重負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)信息資源開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等技術(shù)支撐方面的工作，使檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)得到平衡和不斷更新完善，滿足新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息資源開發(fā)利用工作的要求，確保檔案事業(yè)能夠與時(shí)俱進(jìn)地發(fā)展。

（作者單位：鄭州大學(xué)檔案館 來稿日期：2014-08-15）