疾控中心檔案信息化建設(shè)初探

趙堅(jiān)

【摘 要】疾控中心檔案的信息化建設(shè)，對(duì)于疾控中心檔案的保存、管理與利用具有重要意義。然后目前檔案信息化過程中存在著重視程度、人員素質(zhì)、安全問題以及系統(tǒng)落后等多方面不足之處，本文試圖針對(duì)這些現(xiàn)狀對(duì)發(fā)展提出有針對(duì)性的建議，為疾控中心檔案信息化建設(shè)盡一份微薄之力。

【關(guān)鍵詞】疾控中心;檔案;信息化

疾病預(yù)防控制中心是我國承擔(dān)疾病預(yù)防控制和公共衛(wèi)生服務(wù)的公益性事業(yè)單位。而疾控中心的檔案資料，不但能為預(yù)測疾病流行和趨勢，還能為疾病預(yù)防控制提供可靠的依據(jù)，有著重要的參考研究價(jià)值，對(duì)于提高疾病預(yù)防控制工作的整體水平、保障人民的健康有著重大的意義。隨著當(dāng)今信息化技術(shù)的普及和發(fā)展，以往的檔案手工管理模式已經(jīng)逐漸無法滿足現(xiàn)今的檔案管理需求了。因此疾控中心檔案管理的系統(tǒng)化、信息化已經(jīng)是大勢所趨，如何通過信息化建設(shè)來提高檔案管理水平，已經(jīng)成為提升疾控中心檔案管理水平的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

1 疾控中心檔案信息化建設(shè)的重要性

由于疾控中心的機(jī)構(gòu)歷史比較悠久，從疾控的前身防疫站時(shí)期就留下了大量的紙質(zhì)檔案，伴隨著國家對(duì)我國公共衛(wèi)生事業(yè)的重視，由疾控中心負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)量還在不斷的增加。在這樣的背景下，每年都將會(huì)產(chǎn)生數(shù)量巨大的疾控檔案資料，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)管理模式，既浪費(fèi)了人力和時(shí)間，降低工作效率，更可能會(huì)因落后的管理方式而造成重要信息丟失，給疾控事業(yè)帶來無法挽回的損失。而采取檔案信息化建設(shè)則可以杜絕以上情況的發(fā)生，更可以通過檔案管理軟件提供的關(guān)鍵字檢索、數(shù)據(jù)庫分類、文件自動(dòng)整理歸檔等功能，對(duì)疾控檔案進(jìn)行管理和利用，大幅度提高了工作效率并減少人力和物力。

2 疾控中心檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

目前，各地的疾控中心都或多或少的采用了相關(guān)的信息化平臺(tái)來開展工作，在檔案管理工作方面也不例外，以作者所在的南通市疾控中心為例，在檔案管理的硬件配備有臺(tái)式電腦，掃描儀，光盤刻錄機(jī)等數(shù)字化設(shè)備，并配備有專門的檔案管理人員;軟件方面有中心于幾年前采購的清華紫光檔案管理系統(tǒng)單機(jī)版，也出臺(tái)了相應(yīng)的檔案管理制度。但是就目前的情況來看，已經(jīng)無法滿足中心不斷發(fā)展的業(yè)務(wù)需求，檔案管理信息化的升級(jí)已經(jīng)迫在眉睫。

3 疾控中心檔案信息化建設(shè)存在問題

3.1 重視程度不夠

目前疾控中心對(duì)信息化建設(shè)進(jìn)行的投入還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。以筆者所在南通疾控中心為例，盡管各級(jí)政府、有關(guān)部門投入大量資金提高業(yè)務(wù)部門實(shí)力，但對(duì)于疾控中心檔案的管理還處于紙質(zhì)文件為主、電子檔案為輔的階段。疾控中心對(duì)與檔案管理有關(guān)的信息化制度建設(shè)還未展開，尤其是對(duì)電子檔案的規(guī)章制度制定幾近為空白。而疾控檔案所需要的相關(guān)配套設(shè)施和環(huán)境，如數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)、檔案存儲(chǔ)與安全、檔案數(shù)字化加工等硬件設(shè)備都需要大量的資金投入，而從國家到省、市、縣的檔案信息的連通與共享網(wǎng)絡(luò)建設(shè)更是缺乏政府和有關(guān)部門的重視和資金投入。因重視程度不夠，疾控中心檔案信息化建設(shè)存在制度建設(shè)不完備、資金投入不充足的問題。

3.2 人員素質(zhì)較低

信息化時(shí)代檔案管理需要有一支專門專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，但是目前管理人員不論是工作能力或者是思想意識(shí)還較為滯后。目前疾控中心的檔案工作人員要么是由醫(yī)療衛(wèi)生的專業(yè)人員來兼職從事，要么是由檔案管理專業(yè)人員來從事。由于其所學(xué)專業(yè)不完全對(duì)口，醫(yī)學(xué)專業(yè)人員缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)有關(guān)軟件和系統(tǒng)的熟練操作，容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)安全問題;而檔案管理專業(yè)人員缺乏對(duì)醫(yī)學(xué)防疫等方面的專業(yè)知識(shí)，在對(duì)檔案進(jìn)行收集、分檔和整理時(shí)，往往不能快速準(zhǔn)確的進(jìn)行專業(yè)數(shù)據(jù)處理。缺乏“全才”直接影響到疾控中心檔案信息化管理的效率和效果。

3.3 安全存在隱患

疾控系統(tǒng)這類檔案，如科研檔案、疫情信息資料、突發(fā)性流行病、傳染病、艾滋病及公共衛(wèi)生等信息資料涉及到國家、省、市及病人等多方面，因此具有高度保密性和特殊性。而信息化條件下的電子檔案容易受到物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)軟件安全及人員安全等多重威脅，具體比如硬件故障、網(wǎng)絡(luò)病毒襲擊、文件被泄露篡改、監(jiān)守自盜等，檔案信息化管理中存在不可避免的安全隱患。

3.4 檔案管理軟件落后

目前各地的疾控中心所使用的檔案管理軟件幾乎都是面向各行業(yè)的通用版本，并沒有針對(duì)疾控中心的業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行過優(yōu)化，導(dǎo)致很多軟件提供的功能用不上，同時(shí)又有很多疾控業(yè)務(wù)檔案所需要用到的功能軟件不提供。尤其是目前市面上的檔案管理軟件幾乎都沒有提供外部接口來與疾控中心獨(dú)有的如疫情網(wǎng)絡(luò)直報(bào)、傳染病監(jiān)測等信息化平臺(tái)相連接，所以相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案還需要檔案管理人員進(jìn)行專門的整理歸檔，造成了極大的人力財(cái)力的浪費(fèi)。

4 疾控中心檔案信息化建設(shè)對(duì)策

4.1 重視檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)制度建設(shè)與資金投入

疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門，必須意識(shí)到檔案信息化建設(shè)這一工作在對(duì)疾病流行和趨勢預(yù)測以及疾病預(yù)防控制等方面有著深遠(yuǎn)的意義，因此要在符合相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)之上，結(jié)合本地疾控中心的工作特征和實(shí)際情況，制定出操作性強(qiáng)、合理有效的檔案信息化管理制度，尤其是對(duì)電子檔案的收集、整理、儲(chǔ)存等操作制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，并通過績效考核這一辦法，加強(qiáng)檔案信息化管理，充分發(fā)揮管理制度的優(yōu)勢。

此外，政府及有關(guān)部門必須增加檔案信息化管理資金投入以增加檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。這主要包括了檔案部門硬件設(shè)施建設(shè)（如指物理環(huán)境良好的檔案館、安全的電路）、檔案管理硬件配套設(shè)備及軟件（計(jì)算機(jī)及其操作系統(tǒng)、防火墻、殺毒軟件、文件加密軟件）。而檔案管理系統(tǒng)從長遠(yuǎn)來看更是實(shí)現(xiàn)省、市、縣疾控中心檔案連通的重要媒介，這離不開政府及有關(guān)部門投入資金進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)、試驗(yàn)、運(yùn)行及維護(hù)。

4.2 加強(qiáng)檔案人員培養(yǎng)，引進(jìn)復(fù)合型人才

檔案信息管理人員的道德水平和專業(yè)素養(yǎng)的高低對(duì)疾控中心檔案信息化工作有著重要的影響。因此引進(jìn)、培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人員是當(dāng)務(wù)之急的一項(xiàng)工作。針對(duì)擁有專業(yè)背景但缺乏計(jì)算機(jī)有關(guān)技術(shù)的檔案管理人員，通過開展定時(shí)系統(tǒng)培訓(xùn)的方法提高其操作能力;對(duì)擁有檔案管理能力及一定計(jì)算機(jī)能力的人員來說，可以通過疾控中心各部門舉辦的定時(shí)講座、學(xué)術(shù)討論等科研活動(dòng)增加醫(yī)學(xué)專業(yè)知識(shí)，同時(shí)經(jīng)常性的與各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行交流溝通。此外，加大對(duì)具有專業(yè)化背景與豐富信息技術(shù)經(jīng)驗(yàn)的人才的引進(jìn)也是一個(gè)重要的檔案信息化人才建設(shè)渠道。

4.3 落實(shí)安全管理制度，強(qiáng)化安全管理技術(shù)

解決檔案管理的安全問題必須從安全管理制度這一根本入手。除了加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，還應(yīng)該落實(shí)工作責(zé)任制，實(shí)行賞罰分明原則，對(duì)于系統(tǒng)安全運(yùn)作可以實(shí)施雙人負(fù)責(zé)原則或最小權(quán)限原則。此外應(yīng)該對(duì)各類文件進(jìn)行安全級(jí)別劃分，對(duì)一些機(jī)密檔案可以實(shí)施物理隔離，與外網(wǎng)隔絕，對(duì)一些網(wǎng)絡(luò)檔案或內(nèi)部傳輸檔案，可以加強(qiáng)對(duì)密鑰的管理。對(duì)有關(guān)系統(tǒng)的運(yùn)行實(shí)行跟蹤制度，自動(dòng)生成系統(tǒng)日志以監(jiān)督、維護(hù)分析、故障恢復(fù)。最后，還要重視各類系統(tǒng)軟件的日常維護(hù)和病毒防范。

4.4 開發(fā)檔案管理軟件，提高檔案管理效率

結(jié)合當(dāng)?shù)丶部刂行膶?shí)際情況，開發(fā)出一套簡潔實(shí)用又針對(duì)疾控中心使用的檔案管理軟件模塊，而且軟件能夠提供外部接口，可以方便的與疾控特有的網(wǎng)絡(luò)直報(bào)系統(tǒng)和OA系統(tǒng)相聯(lián)接，對(duì)相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理。既杜絕了信息孤島，又大幅度的提高了檔案管理效率。

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[責(zé)任編輯：薛俊歌]