論電力企業(yè)辦公資產(chǎn)管理存在的問題及對策

唐上體

【摘 要】：辦公資產(chǎn)也是電力企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，辦公資產(chǎn)主要集中在企業(yè)的機關(guān)本部，對保障企業(yè)日常經(jīng)營運作起到不可替代的作用。但是由于電力企業(yè)資產(chǎn)總量比較龐大，其生產(chǎn)經(jīng)營部分的資產(chǎn)占企業(yè)總資產(chǎn)的比例非常大，因此，多年來電力企業(yè)往往更多的是關(guān)注企業(yè)生產(chǎn)類資產(chǎn)的管理，而忽視了對機關(guān)本部使用的辦公資產(chǎn)的管理，導(dǎo)致了企業(yè)辦公資產(chǎn)在使用、管理中存在一些賬實不符、資產(chǎn)利用效率不高和制度不健全等問題。如何加強辦公資產(chǎn)管理，創(chuàng)建節(jié)約型、保障型機關(guān)，更高效的利用辦公資產(chǎn)，確保國有資產(chǎn)安全，是企業(yè)面臨的一項重要而緊迫的任務(wù)。為此本文針對電力企業(yè)在管理辦公資產(chǎn)方面存在的不足及對策方面進行了探討。

【關(guān)鍵詞】：辦公資產(chǎn)管理 問題 對策

一、電力企業(yè)辦公設(shè)備管理存在的問題

辦公資產(chǎn)是指不與企業(yè)生產(chǎn)業(yè)務(wù)直接相關(guān)的、主要用于滿足辦公需要的資產(chǎn)，主要包括房屋建筑物、土地、車輛及辦公設(shè)備等資產(chǎn)。其中，辦公設(shè)備包括符合資產(chǎn)確認條件的復(fù)印機、傳真機、攝像機、辦公家具等。由于這些資產(chǎn)在的種類繁多，分布在每個部門科室，數(shù)量多，使用的人多，部分資產(chǎn)的流動性大，特別是如果企業(yè)組織機構(gòu)的調(diào)整、人員調(diào)動等情況時，容易出現(xiàn)管理方面的各項漏洞，如果企業(yè)沒有專門辦公資產(chǎn)管理制度進行規(guī)范的話，更是容易產(chǎn)生管理方面的問題。辦公設(shè)備管理存在的問題大致歸納如下：

（一）辦公資產(chǎn)管理制度不健全，缺乏業(yè)財聯(lián)動機制

以某省級電力企業(yè)為例，由于公司機關(guān)各部門的業(yè)務(wù)主要是對基層生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和管理，作為全公司的話有財務(wù)部門制定的固定資產(chǎn)管理辦法，對全系統(tǒng)性的資產(chǎn)進行管理，對固定資產(chǎn)進行了基本規(guī)范。但是針對辦公資產(chǎn)專業(yè)領(lǐng)域的管理制度是缺失的，導(dǎo)致公司財務(wù)部門與資產(chǎn)實物歸口管理部門之間、資產(chǎn)實物歸口管理部門與資產(chǎn)使用部門之間缺乏溝通，財務(wù)部門只管固定資產(chǎn)的財務(wù)核算，資產(chǎn)實物歸口管理部門對資產(chǎn)管理缺乏有效的管理手段和具體辦法，資產(chǎn)使用部門無管理制度、無管理人員、財產(chǎn)登記不全。缺乏實物歸口管理部門和財務(wù)門間的聯(lián)動機制。

（二）辦公資產(chǎn)采購管理不夠統(tǒng)一規(guī)范，缺乏成本控制手段

在沒有出臺規(guī)范的企業(yè)招投標制度前，對辦公資產(chǎn)的購置管理不夠規(guī)范，缺乏明確的實物歸口管理部門，辦公資產(chǎn)的購置比較零散，各部門均可分散購置，沒有形成批量購置，未能進行貨比三家，或統(tǒng)一由實物歸口部門進行采購，通過按批量進行招標或進行詢價等方式采購，發(fā)揮批量購置的價格成本優(yōu)勢。如，以某省級電力企業(yè)為例，每年機關(guān)本部購置的辦公資產(chǎn)情況如下表：

資產(chǎn)項目 購置金額 占比 購置部門

復(fù)印機等非IT類辦公設(shè)備 120 55% 辦公室

辦公家具 55 25% 辦公室

辦公電腦 42 19% 信息部

保險柜 2.6 1% 財務(wù)部

合計 219.6 100%

（三）辦公資產(chǎn)日常管理不規(guī)范，賬實不符的現(xiàn)象仍較多

忽視辦公資產(chǎn)的日常管理，財務(wù)部門只負責資產(chǎn)的價值管理，資產(chǎn)實物歸口部門責任不夠清晰，沒有專業(yè)管理資產(chǎn)的崗位，各資產(chǎn)使用部門沒有相對固定的人員負責本部門所使用的資產(chǎn)日常保管。缺乏規(guī)范的購置、驗收、保管和使用制度。缺乏內(nèi)部控制，資產(chǎn)的領(lǐng)用、保管臺賬或記錄不健全。機構(gòu)調(diào)整和人員變動后，沒有能夠及時進行資產(chǎn)交接。辦公資產(chǎn)的盤點機制，及資產(chǎn)報廢推出機制不健全，對長期不能使用的固定資產(chǎn)、報廢的固定資產(chǎn)沒有進行及時清理，使不能報廢的資產(chǎn)堆積一邊無人管理，處于閑置狀態(tài)。導(dǎo)致該核銷的賬不核銷，淘汰報廢設(shè)備、長期掛在賬上，名存實亡，造成有賬無物，經(jīng)過更換多人管理后，相關(guān)人員誰也說不清楚有多少資產(chǎn)，導(dǎo)致部分辦公資產(chǎn)賬實不符。

（四）固定資產(chǎn)配置不合理，利用率低

缺乏部門科室的辦公資產(chǎn)配置標準，各部門可以隨意采購。造成機關(guān)內(nèi)固定資產(chǎn)資源的不合理分配和鋪張浪費。比如，部門之間重復(fù)購置固定資產(chǎn)，各自為政，資源獨享，從而導(dǎo)致固定資產(chǎn)資源浪費和利用率低。

二、存在問題的原因分析

（一）辦公資產(chǎn)管理制度方面

目前部分企業(yè)的財務(wù)部門都能建立本單位的固定資產(chǎn)管理辦法，從財務(wù)部門的角度對全企業(yè)的固定資產(chǎn)管理進行規(guī)范，但是專門針對辦公資產(chǎn)而制定的管理制度卻不多。作為國有的電力企業(yè)亦如此，這些企業(yè)的大部分資產(chǎn)為電力生產(chǎn)設(shè)備，辦公資產(chǎn)占的比例不高，且這些企業(yè)往往更注重于生產(chǎn)類的資產(chǎn)管理，而忽視了辦公設(shè)備的資產(chǎn)管理。且由于管理職責不夠清晰，沒有一個明確的歸口部門去統(tǒng)籌管理這些辦公資產(chǎn)，沒有能夠有一個部門去專門組織力量制定和完善辦公資產(chǎn)管理制度。因此，導(dǎo)致辦公資產(chǎn)管理機制不健全，管理基礎(chǔ)不牢靠，更加談不上對這些資產(chǎn)的全生命周期管理和精益化管理。

（二）辦公資產(chǎn)管理意識方面

由于上面也提到這些企業(yè)的大部分資產(chǎn)為電力生產(chǎn)設(shè)備，辦公資產(chǎn)占的比例不高，這些企業(yè)往往更注重于生產(chǎn)類的資產(chǎn)管理，因此往往導(dǎo)致企業(yè)的人員對辦公資產(chǎn)的管理不夠重視；且由于是國有企業(yè)員工們對辦公資產(chǎn)的管理責任感不夠強，內(nèi)部沒有形成一種文化氛圍，大家都把固定資產(chǎn)當成是公共的東西，沒有加以愛護。企業(yè)也沒有定期對員工進行固定資產(chǎn)管理方面的培訓(xùn)，員工不知道怎么管理，所以造成他們在意識上忽略了這個問題。

（三）辦公資產(chǎn)日常臺賬管理方面

目前的辦公資產(chǎn)臺賬主要還是以財務(wù)部門的臺賬為主，在購置資產(chǎn)時由財務(wù)人員在固定資產(chǎn)系統(tǒng)進行了資產(chǎn)卡片錄入。但這只是財務(wù)部門的臺賬，財務(wù)部門的臺賬主要還是側(cè)重于資產(chǎn)的價值管理，平時用于計提折舊，及年度資產(chǎn)盤點等用，用于日常的使用管理的比較少。由于資產(chǎn)實物歸口部門和使用部門均沒有管理臺賬，因此，這些部門對自己所管理或使用的資產(chǎn)情況掌握的也不清楚，缺乏日常管理的手段，特別是在資產(chǎn)有變動時更是沒法及時進行更新和對賬，導(dǎo)致到年底財務(wù)部門組織盤查時手忙腳亂，很多資產(chǎn)找不到保管部門，或找不到實物資產(chǎn)，就出現(xiàn)了帳實不符。例如某電力企業(yè)本部機關(guān)2012年辦公資產(chǎn)原值1015萬元，年度盤點后發(fā)現(xiàn)賬上有反應(yīng)但找不到實物的資產(chǎn)原值為15萬元，凈值為12萬元；有5萬元資產(chǎn)為部分員工調(diào)動后沒有及時交接，導(dǎo)致賬上有反映，找不到實物。

三、管理對策

（一）加強固定資產(chǎn)管理人員的培訓(xùn)

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，管理人員的素質(zhì)也越顯得重要，同時對固定資產(chǎn)管理人員也提出了新的要求。固定資產(chǎn)管理不僅僅局限原先的數(shù)據(jù)統(tǒng)計整理，傳遞資料，還要對固定資產(chǎn)的使用進行分析，為管理提供決策參考。必須建立人員素質(zhì)控制制度，管理人員的選調(diào)、培訓(xùn)、考核、獎懲形成制度。管理人員上崗必須接受崗前培訓(xùn)，并不斷更新知識，以提高業(yè)務(wù)技能。固定資產(chǎn)管理人員必須學(xué)會使用操作固定資產(chǎn)管理軟件，還要具備資產(chǎn)管理等其他方面的知識。應(yīng)大力度宣傳加強固定資產(chǎn)管理的重要性，通過國有資產(chǎn)法律法規(guī)的宣傳教育活動或國有資產(chǎn)法規(guī)政策的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使大家充分認識加強固定資產(chǎn)管理工作的必要性、重要性，違法違紀的危害性，提高大家遵紀守法的自覺性。因此，加強人員培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)也是提高管理水平的重要工作。

（二）建立健全辦公資產(chǎn)管理制度，規(guī)范辦公資產(chǎn)管理

除了要有財務(wù)部門制定的固定資產(chǎn)管理辦法外，還需明確辦公資產(chǎn)的實物歸口管理部門，并由歸口管理部門牽頭組織制定辦公資產(chǎn)管理制度，對辦公資產(chǎn)的購置、日常臺賬、調(diào)配、維修、報廢等環(huán)節(jié)進行規(guī)范，明確財務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門、資產(chǎn)使用部門在固定資產(chǎn)管理過程中各自的職責，規(guī)定各部門配備專人負責固定資產(chǎn)管理工作，把責任落實到個人。要明確機關(guān)人員的辦公資產(chǎn)配置標準，由資產(chǎn)管理部門根據(jù)部門、員工的資產(chǎn)配置標準，統(tǒng)一組織采購和配置。實現(xiàn)“以制度管事”、“有章可循”。

（三）規(guī)范固定資產(chǎn)的采購管理

各級單位應(yīng)制定和完善本單位辦公設(shè)備配置標準。辦公資產(chǎn)由綜合管理部門統(tǒng)一購置，按標準配置，其他部門不得自行購置辦公資產(chǎn)。辦公資產(chǎn)要實行以廢換新，必須在完成報廢舊資產(chǎn)的基礎(chǔ)上，才可申請購買新資產(chǎn)。辦公設(shè)備購置必須納入預(yù)算，每年由各部門向綜合管理部門提交下年度辦公設(shè)備需求計劃，由綜合管理部門匯總形成下年度辦公設(shè)備購置預(yù)算，并根據(jù)年度計劃組織開展招標及采購。辦公資產(chǎn)購入后，采購人員應(yīng)及時與保管使用人員辦理資產(chǎn)驗收手續(xù)，并連同發(fā)票、合同等原始憑證報送財務(wù)部。辦公資產(chǎn)購入后，實物歸口管理部門和辦公資產(chǎn)使用部門或人員要辦理簽收使用手續(xù)。對符合固定資產(chǎn)確認條件的辦公資產(chǎn)，要及時做好配合財務(wù)部門做好資產(chǎn)登記。

（四）加強辦公資產(chǎn)日常臺賬管理

對達到固定資產(chǎn)標準的辦公設(shè)備，由財務(wù)部登記固定資產(chǎn)總帳、明細賬和固定資產(chǎn)卡片，詳細記錄固定資產(chǎn)名稱、編號、規(guī)格、數(shù)量、金額、購建日期、使用年限及放置地點等。各級單位綜合管理部門應(yīng)指定專門人員負責管理辦公設(shè)備，并建立資產(chǎn)管理臺賬，做好辦公設(shè)備日常管理。有條件的單位可結(jié)合自身實際情況，建立辦公資產(chǎn)編碼體系，制定和粘貼辦公資產(chǎn)標簽，方便盤查對賬管理。各使用部門在辦公資產(chǎn)存放地點、使用人員等相關(guān)使用情況發(fā)生變動后，要及時與辦公室綜合管理部門聯(lián)系，更新資產(chǎn)臺賬檔案，確保實物與檔案一致。實行辦公資產(chǎn)管理問責制，要將每一件辦公資產(chǎn)確認到具體使用人（責任人），并明確各部門負責人、資產(chǎn)管理員、資產(chǎn)使用者的職責范圍：一般人員直接對自己使用的資產(chǎn)負責；部門負責人對本部門所有資產(chǎn)的管理負責。各部門資產(chǎn)管理人員調(diào)動時，由綜合管理部門組織有關(guān)部門進行資產(chǎn)清查，辦理交接手續(xù)。對配備給個人的固定資產(chǎn)或物品要實行領(lǐng)用交還制度，使用人員調(diào)離時，凡工作變動必須將所使用資產(chǎn)交回綜合管理部門，對尚未辦理移交手續(xù)的不能離崗。各部門間辦公資產(chǎn)的調(diào)撥，須經(jīng)實物歸口部門批準同意后，報財務(wù)部備案修改資產(chǎn)卡片信息，并填制“固定資產(chǎn)調(diào)撥單”，移入部門、移出部門的責任人、使用人簽字后，既可辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移。未經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準，辦公資產(chǎn)不得外借。確需出借的，應(yīng)由實物歸口部門提出申請，本單位財務(wù)部審核后，報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準。收回出租出借的辦公資產(chǎn)，應(yīng)認真檢驗，如發(fā)現(xiàn)問題，及時追究相關(guān)人員的賠嘗責任。出租出借固定資產(chǎn)取得的收入，應(yīng)及時、足額上繳財務(wù)部。

（五）全面做好自查盤查

固定資產(chǎn)清產(chǎn)核資工作，我們并不少見，近年來甚至每年都在做。但平心而論，每次的清產(chǎn)核資工作要完全做到位卻不是一件輕而易舉的事情。固定資產(chǎn)清查的范圍很廣，使用的部門分散，種類繁多，大到一幢辦公樓，小到一張椅子都是我們清點的范圍。進行一次徹頭徹尾的清產(chǎn)核資，可以全面掌握單位每項固定資產(chǎn)的真實信息，掌握資產(chǎn)最真實的現(xiàn)狀，以徹底摸清本單位固定資產(chǎn)“家底”，掌握單位固定資產(chǎn)占用情況、質(zhì)量情況及分布情況，這是加強管理的前提條件和基礎(chǔ)性工作。在進行了全面的清產(chǎn)核資，摸清家底以后，各單位還要繼續(xù)把固定資產(chǎn)清查工作作為一項日常的工作抓緊抓好，可根據(jù)本單位的實際情況，形成制度，定期或不定期進行固定資產(chǎn)的全面清查，對固定資產(chǎn)的數(shù)量、使用狀況及完好程度進行核查，鞏固已經(jīng)取得的成果。

（六）加快辦公資產(chǎn)管理信息化建設(shè)

資產(chǎn)的實物歸口管理部門可以建立辦公資產(chǎn)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)與財務(wù)部門固定資產(chǎn)系統(tǒng)的對接，并根據(jù)對辦公資產(chǎn)的編碼管理，進行日常管理信息補充錄入。把辦公資產(chǎn)的信息輸入系統(tǒng)，對其信息實現(xiàn)計算機聯(lián)網(wǎng)管理。通過計算機網(wǎng)絡(luò)，單位的辦公資產(chǎn)管理人員可以在同一管理系統(tǒng)中進行管理操作，辦公資產(chǎn)的管理數(shù)據(jù)也實現(xiàn)單位的信息共享。信息化管理的優(yōu)勢不僅加快了數(shù)據(jù)信息的處理速度。還可以加快信息傳遞的速度。進行信息化管理后，辦公資產(chǎn)的采購、使用、報廢等增減變化信息直接可以在電腦中反映出來，如此的反映業(yè)務(wù)操作流程，不僅加快了信息傳遞速度，也減少了原來人為溝通傳遞信息過程中出錯的概率。使辦公資產(chǎn)管理步入現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。