新時(shí)期如何做好水利檔案工作

孫愛(ài)華 時(shí)婷

摘 要：加快水利改革發(fā)展，不僅事關(guān)農(nóng)業(yè)農(nóng)村發(fā)展，而且事關(guān)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展全局；不僅關(guān)系到防洪安全、供水安全、糧食安全，而且關(guān)系到經(jīng)濟(jì)安全、生態(tài)安全、國(guó)家安全。在水利發(fā)展的新時(shí)期同樣做好水利檔案工作，為水利發(fā)展建設(shè)服務(wù)同等重要。本文主要從檔案工作保障體系建設(shè)方面介紹新時(shí)期如何做好水利檔案工作。

關(guān)鍵詞： 水利 水利檔案 信息系統(tǒng)

1.前言

水利作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)設(shè)施的重要組成部分，在防洪安全、水資源合理利用、生態(tài)環(huán)境保護(hù)、推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面具有不可替代的重要作用。要把水利工作擺上黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展更加突出的位置，著力加快農(nóng)田水利建設(shè)，推動(dòng)水利實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展[1]。水利檔案是記載水利發(fā)展歷史的重要途徑，是歷代水利人從事水行政管理及進(jìn)行勘測(cè)、設(shè)計(jì)、科研、基本建設(shè)等科技活動(dòng)的歷史記錄，是國(guó)家檔案資源的重要組成部分，是維護(hù)水利工作歷史真實(shí)面貌的重要資料，為以后水利建設(shè)服務(wù)提供重要的信息資源，對(duì)以后的水利工作及經(jīng)濟(jì)建設(shè)起著越來(lái)越重要的作用。水利檔案已成為領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行科學(xué)決策的重要依據(jù)，是水利系統(tǒng)提高工作效率和質(zhì)量的重要條件。這就要求水利檔案工作者在新時(shí)期必須認(rèn)清檔案工作的新特點(diǎn)，了解水利建設(shè)對(duì)檔案工作的新要求，使檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作能夠滿足和適應(yīng)水利發(fā)展建設(shè)的新需要。如何適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)，為新時(shí)期的水利建設(shè)更好的服務(wù)，是擺在當(dāng)前水利檔案管理工作者面前的首要任務(wù)。

2.水利檔案工作現(xiàn)狀

長(zhǎng)期以來(lái)，對(duì)于水利檔案管理工作沒(méi)有科學(xué)的管理意識(shí)，沒(méi)有把檔案工作滲透到水利工作的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，檔案資料積累殘缺不全，文件材料不規(guī)范、不完整、不準(zhǔn)確檔案整理不規(guī)范；建設(shè)期檔案保管條件差，保護(hù)意識(shí)弱，造成檔案損毀、散失；檔案收集制度不嚴(yán)格，收集不及時(shí)，造成文件散失等問(wèn)題都給檔案的整理歸檔帶來(lái)了困難；另外，由于水利建設(shè)項(xiàng)目自身特點(diǎn)工程檔案意識(shí)薄弱，重視程度不高；工程檔案專業(yè)性較強(qiáng)等特點(diǎn)也為檔案工作帶來(lái)了困難。本文從加強(qiáng)水利檔案工作的保障措施介紹如何在新時(shí)期做好水利檔案工作，并使水利檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.水利檔案工作開(kāi)展的保障措施

3.1加強(qiáng)水利檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

水利檔案基礎(chǔ)設(shè)施主要指為水利檔案的保管、保護(hù)條件及開(kāi)展檔案工作所必需的設(shè)備、設(shè)施。首先要有檔案專用庫(kù)房、辦公室和閱覽室，室藏檔案室等滿足檔案工作的場(chǎng)所，并按規(guī)定配置檔案管理服務(wù)器，微機(jī)，配用檔案管理軟件、掃描儀、刻錄機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)等檔案收集、存儲(chǔ)和用戶查閱平臺(tái)等。這是確保水利檔案安全保管與有效利用的不可或缺的物質(zhì)條件。水利系統(tǒng)各單位應(yīng)予以高度重視，尤其是檔案保管與保護(hù)條件較差的單位，要徹底改變現(xiàn)狀，為檔案部門(mén)提供符合要求的辦公場(chǎng)所和辦公設(shè)備，為水利檔案工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。

3.2做好水利檔案工作組織保障

水利系統(tǒng)各單位應(yīng)成立水利檔案管或綜合檔案室，明確水利檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作歸口部門(mén)，并配有專職檔案管理人員，制定《檔案人員崗位責(zé)任制》。各單位應(yīng)組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并明確相關(guān)負(fù)責(zé)人并落實(shí)相關(guān)人員責(zé)任制的文件或依據(jù)。大型水利工程建設(shè)要建立檔案室，落實(shí)檔案專職人員，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理工程建設(shè)的全部檔案資料。并將水利檔案工作列入單位績(jī)效考核內(nèi)容。

3.3完善單位檔案工作制度

水利系統(tǒng)各單位應(yīng)制定檔案管理制度或辦法，例如：檔案整理歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度等各項(xiàng)管理工作制度。明確規(guī)定各責(zé)任部門(mén)的職責(zé)與任務(wù)，并有相應(yīng)的控制措施；制定項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限；制定實(shí)用的檔案分類方案和檔案整編操作規(guī)程；制定檔案接收、保管、利用、安全及統(tǒng)計(jì)等內(nèi)部工作制度。對(duì)檔案制度和保管中存在的問(wèn)題，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要及時(shí)提出建議并盡早完善制度。同時(shí)建立各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、專題目錄等。

3.4建立健全水利檔案安全規(guī)章制度

水利檔案安全是檔案工作的重中之重，水利檔案工作者要從對(duì)黨、對(duì)國(guó)家、對(duì)人民負(fù)責(zé)的態(tài)度，深刻認(rèn)識(shí)檔案安全的重要性，自覺(jué)從思想上、行動(dòng)上確保把檔案安全放在首位，要求時(shí)刻牢記“檔案安全，責(zé)任重于泰山”，牢固樹(shù)立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，堅(jiān)決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護(hù)、保密等方面的規(guī)章制度，真正做到責(zé)任到人，措施到位。檔案室內(nèi)配有滅火器、防蟲(chóng)劑、溫度計(jì)等設(shè)備，達(dá)到檔案庫(kù)房“八防”標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保檔案安全，增強(qiáng)檔案利用的安全意識(shí)，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關(guān)系，既要保證檔案不丟失、不損壞，又要保證檔案信息不失密、不泄密。

3.5切實(shí)保障水利檔案工作經(jīng)費(fèi)

水利系統(tǒng)各單位應(yīng)落實(shí)檔案工作所需經(jīng)費(fèi)，保障檔案工作的正常開(kāi)展，檔案業(yè)務(wù)工作經(jīng)費(fèi)應(yīng)列入工程總概算或年度預(yù)算。

3.6提高水利檔案工作人員的綜合素質(zhì)

各單位水利檔案管理人員的數(shù)量和學(xué)歷應(yīng)滿足檔案管理工作的需求；從事水利工程檔案工作的人員，專業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書(shū)檔案，還要懂科技檔案以及與水利工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案。應(yīng)定期對(duì)各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，講解水利工程建設(shè)工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案、具體的歸檔范圍。同時(shí)，按照檔案管理要求，對(duì)文件的起草、書(shū)寫(xiě)要求和制成材料的規(guī)范化，作詳細(xì)的講解，使大家對(duì)檔案內(nèi)容提前了解，工作中注意積累資料。這種培訓(xùn)與檔案管理工作和工程同步進(jìn)行，為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有一個(gè)切實(shí)的保障。

3.7加強(qiáng)水利檔案信息系統(tǒng)建設(shè)

水利檔案信息系統(tǒng)是水利工作的重要基礎(chǔ)，是水利現(xiàn)代化的重要體現(xiàn)，無(wú)論防汛抗旱、水資源配置、水環(huán)境管理，還是水利信息采集和發(fā)布、水利行政資源管理等，都離不開(kāi)水利檔案信息系統(tǒng)的支持。要克服輕視水利檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的思想，健全組織機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，籌集建設(shè)資金，培訓(xùn)水利檔案管理人才，營(yíng)造水利檔案信息系統(tǒng)保障環(huán)境，全面建設(shè)防汛抗旱指揮決策支持系統(tǒng)、水土保持監(jiān)測(cè)與管理信息系統(tǒng)、水資源管理決策支持信息系統(tǒng)、水文水質(zhì)監(jiān)測(cè)與評(píng)價(jià)信息系統(tǒng)、水利行政資源管理系統(tǒng)、水利網(wǎng)站等，基本形成水利檔案信息系統(tǒng)綜合體系，為水利工作自身和社會(huì)公眾提供水利檔案信息服務(wù)。

4.做好水利檔案的利用工作，為查閱者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

對(duì)全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，編制《水利檔案借閱規(guī)定》。為最大限度地提高檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案的作用，檔案員要熱情、及時(shí)、主動(dòng)地為各單位提供所需的一手檔案資料。這些原始資料能有效地解決水利各項(xiàng)工作中的問(wèn)題，為工程建設(shè)、灌溉管理、水事糾紛等各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)處理起到很大的作用，為水利建設(shè)提供重要依據(jù)和可借鑒的資料。

5.結(jié)語(yǔ)

總之，積極探索促進(jìn)水利檔案工作均衡發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的有效方式，形成一種長(zhǎng)期行之有效的監(jiān)管評(píng)價(jià)機(jī)制。對(duì)實(shí)體檔案的規(guī)范管理，要做到家底清楚、檔案齊全、利用便捷，不出安全問(wèn)題。不斷提高檔案管理工作的科技含量，適應(yīng)信息化、現(xiàn)代化管理發(fā)展需求。

參考文獻(xiàn)：

1.中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于加快水利改革發(fā)展的決定。

孫愛(ài)華：1982年8月，山東水利職業(yè)學(xué)院水利工程系教師，主要從事水利工程管理方面的教學(xué)和科研工作