建設(shè)工程的監(jiān)理資料管理工作之我見

謝敏艷

摘要：本文作者闡述了工程監(jiān)理資料的含義及重要性，介紹了監(jiān)理資料的內(nèi)容和資料管理的基本要求，介紹了監(jiān)理資料管理工作的內(nèi)容.

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；監(jiān)理資料；管理工作

1 工程監(jiān)理資料的含義

監(jiān)理資料是監(jiān)理單位在工程施工過程中形成的資料。監(jiān)理人員在施工現(xiàn)場(chǎng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)建設(shè)工程的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及施工圖紙等要求，檢查發(fā)現(xiàn)和處理解決質(zhì)量、進(jìn)度、安全等問題，這些工作的情況的真實(shí)反映就形成了監(jiān)理資料，也是監(jiān)理工程師工作成果的體現(xiàn)。

2 工程中監(jiān)理資料規(guī)范管理的重要性

監(jiān)理資料的管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是一項(xiàng)很重要的工作。為了促進(jìn)公司的正規(guī)化建設(shè)、提高公司的資料管理水平，使其更好更有效地為公司的各項(xiàng)工作服務(wù)，必須要把監(jiān)理資料的管理工作納入到工程施工組織的整體工作之中，不斷加強(qiáng)資料工作的基礎(chǔ)建設(shè)，有效發(fā)揮資料工作的功能，資料工作有了較大的發(fā)展。

一定要把資料工作作為管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容與其它工作同部署、同考核，使資料的管理工作逐漸正規(guī)化。資料的收集、整理、立卷、歸檔嚴(yán)格按照規(guī)定的要求進(jìn)行。要求各項(xiàng)目部監(jiān)理資料的管理工作由總監(jiān)理工程師全面負(fù)責(zé)，并設(shè)專人負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔工作，同時(shí)要求每位監(jiān)理人員都要了解資料工作，普及資料工作知識(shí)，使大家認(rèn)識(shí)到資料工作的重要性，齊心協(xié)力共同搞好監(jiān)理資料的管理工作。

由于監(jiān)理資料極其重要，所以對(duì)監(jiān)理資料進(jìn)行科學(xué)管理可以極大地提高監(jiān)理工作效率，可以為監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好的前提條件。科學(xué)地管理監(jiān)理資料，能在需要時(shí)及時(shí)有針對(duì)性的提供完整的資料，從而迅速解決監(jiān)理工作中的問題，也能在必要時(shí)作為為自己開脫責(zé)任的有力證據(jù)。反之，如果資料管理混亂，甚至散失，實(shí)際上是對(duì)工程的不負(fù)責(zé)，更是對(duì)自己的不負(fù)責(zé)，最終會(huì)影響監(jiān)理工作的正常進(jìn)行。

其次，對(duì)監(jiān)理資料進(jìn)行科學(xué)管理，還能為資料的歸檔提供可靠的保證。一方面在工程竣工以后，監(jiān)理人員可將一套完整的監(jiān)理資料移交建設(shè)單位；另一方面，完整的監(jiān)理資料是公司具有重要?dú)v史價(jià)值的資料。

3 監(jiān)理資料的內(nèi)容和資料管理的基本要求

3.1 監(jiān)理資料的內(nèi)容

監(jiān)理資料的內(nèi)容包括：監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理周報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、質(zhì)量問題和質(zhì)量事故的處理報(bào)告、造價(jià)和進(jìn)度控制資料、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工程師聯(lián)系單、監(jiān)理備忘錄、業(yè)主提供的前期資料（規(guī)劃許可證、施工許可證、施工圖及審批意見書、地質(zhì)勘查報(bào)告、消防審核意見書、中標(biāo)通知書、施工合同、定位放線規(guī)劃圖及確定水準(zhǔn)點(diǎn)、坐標(biāo)控制點(diǎn)的書面通知等等）、施工單位報(bào)審資料（施工單位資質(zhì)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、質(zhì)量保證體系、安全保證體系、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、人員資格證書及上崗證、進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審、各類材料進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)、各類機(jī)械設(shè)備進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)、分包單位合同及分包單位資質(zhì)報(bào)審、工序報(bào)驗(yàn)資料、計(jì)量設(shè)備儀器報(bào)審等等）。

3.2 監(jiān)理資料管理的基本要求

3.2.1 監(jiān)理資料應(yīng)滿足“整理及時(shí)、真實(shí)齊全、分類有序”的要求。

3.2.2 各專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)隨著工程項(xiàng)目的進(jìn)展負(fù)責(zé)收集、整理本專業(yè)的監(jiān)理資料，并進(jìn)行認(rèn)真檢查，不得接受經(jīng)涂改的報(bào)審資料，并及時(shí)將資料交資料管理存放保管。

3.2.3 應(yīng)利用計(jì)算機(jī)建立圖、表等系統(tǒng)文件建立監(jiān)理管理臺(tái)賬，輔助監(jiān)理工作控制和管理，如：工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)臺(tái)賬；施工試驗(yàn)（混凝土、鋼筋、水、電、暖通等）報(bào)審臺(tái)賬；分部分項(xiàng)驗(yàn)收臺(tái)賬；旁站臺(tái)賬；平行檢查臺(tái)賬等等。

3.2.4 監(jiān)理資料員應(yīng)及時(shí)對(duì)各專業(yè)的監(jiān)理資料的形成、積累、組卷進(jìn)行檢查，并分類、分專業(yè)監(jiān)理案卷盒，按規(guī)定編目、整理，做到存放有序、整齊，將不同類資料放在同一盒內(nèi)，應(yīng)在脊背處標(biāo)明。

3.2.5 對(duì)于已歸資料員保管的監(jiān)理資料，如本項(xiàng)目監(jiān)理部人員需要借用，必須辦理借用手續(xù)，用后及時(shí)歸還；其他人員借用，須經(jīng)總監(jiān)同意，辦理借用手續(xù)，資料員負(fù)責(zé)收回。

3.2.6 在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，由總監(jiān)理工程師組織項(xiàng)目監(jiān)理人員對(duì)監(jiān)理資料進(jìn)行整理和歸檔，監(jiān)理資料在移交給公司檔案資料部前必須由總監(jiān)理工程師審核并簽字。

4 監(jiān)理資料管理的工作內(nèi)容

監(jiān)理資料管理工作的主要內(nèi)容是：收（發(fā)）文件、傳閱管理、分類、編號(hào)、組卷、

裝訂和裝盒移交與歸檔等工作，在此主要談?wù)勈瞻l(fā)文、傳閱、文件的分類和編碼，監(jiān)理資料組卷、歸檔可參考《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，本文不再敘述。

4.1 收（發(fā)）文件

4.1.1 收文管理（來文→簽收→登記→傳閱→承辦→收集→歸檔）

收文注意事項(xiàng)：①參建單位所發(fā)文件由資料員統(tǒng)一簽收、登記；

②文件分類登記。

4.1.2 發(fā)文管理（擬稿→審稿→簽發(fā)）

發(fā)文注意事項(xiàng)：①、會(huì)議紀(jì)要由項(xiàng)目總監(jiān)指定擬稿人；

②、監(jiān)理函件由提出發(fā)文的監(jiān)理人員擬稿；

③、發(fā)文內(nèi)容必須通過項(xiàng)目總監(jiān)審核后才能定稿；

④、所發(fā)文件須經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)簽字蓋章后，方可發(fā)出；

⑤、轉(zhuǎn)發(fā)參建單位文件經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)審閱后轉(zhuǎn)出。

4.1.3 收發(fā)登記

分別建立收發(fā)文登記臺(tái)賬，收、發(fā)文臺(tái)賬按建設(shè)單位、施工單位、其他單位分別登記，做到有編號(hào)、內(nèi)容概要、簽收發(fā)日期、簽收發(fā)人登記齊全。

4.2 傳閱管理

收到文件后附上文件處理單，交項(xiàng)目監(jiān)理部總監(jiān)或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件是否需要轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位，傳閱的范圍。總監(jiān)或其授權(quán)的監(jiān)理工程師應(yīng)在文件處理簽上做出必要的批辦意見。處理完畢后，裝盒存放。

4.3 分類

監(jiān)理資料分類一般是按照文件資料的來源、類別、形成的先后順序進(jìn)行分類的，以便于資料的收集、整理、組卷。從整體上資料一般劃分為四大類，即來自建設(shè)單位的文件資料（包括立項(xiàng)文件、建設(shè)規(guī)劃文件、勘察設(shè)計(jì)文件、工程合同文件、工程開工文件、工程竣工驗(yàn)收及其他文件）；監(jiān)理單位的文件（包括監(jiān)理管理資料、監(jiān)理質(zhì)量控制資料、監(jiān)理進(jìn)度控制資料、監(jiān)理造價(jià)控制資料等）；來自施工單位的文件（包括施工管理資料、施工技術(shù)資料、施工物資資料、施工測(cè)量記錄、施工記錄、隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄、施工檢測(cè)資料、、施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄、單位（子單位）工程竣工驗(yàn)收資料等）。

4.4 編號(hào)

為了便于查閱，實(shí)行各類資料代碼分類是非常行之有效的辦法，以本人所參與建設(shè)的某工程為例：資料類別以阿拉伯?dāng)?shù)字開頭，1-工程圖紙及設(shè)計(jì)變更，2-工程技術(shù)核定單，3-工程現(xiàn)場(chǎng)簽證單，4-建設(shè)單位指令單，5-監(jiān)理聯(lián)系單、通知單類，6-政府監(jiān)督部門檢查記錄，7-其他；相關(guān)施工單位以英文字母表示，O-總包單位，A-弱電智能化施工單位，B-室內(nèi)裝飾單位…；如總包單位現(xiàn)場(chǎng)簽證單第六號(hào)，編號(hào)代碼為3O-006，智能化工程技術(shù)核定單第八號(hào)為：2A-008。

4.5 組卷

監(jiān)理資料組卷、歸檔可參考《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，本文不再敘述。

5 結(jié)束語

工程建設(shè)監(jiān)理資料是項(xiàng)目監(jiān)理組對(duì)工程項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理過程中直接形成的，是工程建設(shè)真實(shí)、全面的反映。監(jiān)理資料管理是監(jiān)理的基礎(chǔ)工作。工程建設(shè)監(jiān)理資料的管理水平反映了工程項(xiàng)目監(jiān)理組的管理水平、人員素質(zhì)和監(jiān)理工作的質(zhì)量。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息資料管理的作用顯得越來越重要。

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