提升高校辦公室服務(wù)能力的幾點(diǎn)思考

宗宇

摘要：本文分析了高校辦公室工作在參謀服務(wù)能力、督辦服務(wù)能力和協(xié)調(diào)服務(wù)能力上存在的不足，提出了提高高校辦公室服務(wù)能力的路徑。

關(guān)鍵詞：高校辦公室；服務(wù)能力；路徑

隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，高等教育事業(yè)持續(xù)發(fā)展，高校內(nèi)部管理體制改革的不斷深化，建設(shè)服務(wù)型高校辦公室，提高高校辦公室服務(wù)水平是當(dāng)前高校辦公室工作需要解決的重要課題。

一、認(rèn)識(shí)三個(gè)基于：提升高校辦公室服務(wù)能力的現(xiàn)實(shí)之需

當(dāng)前，高校辦公室基本能夠適應(yīng)新形勢的要求，緊密圍繞學(xué)校的教學(xué)和科研兩大中心積極開展工作，努力提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，保證學(xué)校整體工作的協(xié)調(diào)推進(jìn)和有序高效運(yùn)作。但根據(jù)我國高校發(fā)展的實(shí)際，按照服務(wù)型高校辦公室的目標(biāo)要求，結(jié)合新時(shí)期高校協(xié)同創(chuàng)新戰(zhàn)略發(fā)展，也必須清醒地認(rèn)識(shí)到高校辦公室工作存在的問題和不足，才能有的放矢，更好地提升高校辦公室的服務(wù)能力。

（一）基于高校辦公室參謀服務(wù)能力不強(qiáng)。參謀是在校領(lǐng)導(dǎo)決策過程中幫助出主意、想辦法、提方案，供領(lǐng)導(dǎo)研究、選擇，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)。部分辦公室人員過多依賴傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)式管理，缺乏主動(dòng)參政意識(shí)，平時(shí)忙于應(yīng)付事務(wù)，沒有充分發(fā)揮傳遞信息、協(xié)調(diào)左右、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀作用。部分工作人員的調(diào)查做得不深、不扎實(shí)，對于國家教育方針政策研究不透徹，信息處理不夠科學(xué)，難以及時(shí)準(zhǔn)確全面地為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的服務(wù)信息。另外也有部分辦公室人員參政熱情過高，參謀過頭，出現(xiàn)越位現(xiàn)象，影響校領(lǐng)導(dǎo)的正常工作。

（二）基于督辦服務(wù)力度不夠。督辦工作是保證領(lǐng)導(dǎo)決策得以貫徹落實(shí)的重要手段。領(lǐng)導(dǎo)除親自過問重大問題外，一般的督辦工作，大多是授權(quán)給辦公室。在領(lǐng)導(dǎo)做出決策后，辦公室要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)督促檢查決策的貫徹執(zhí)行情況，做好反饋工作。但是，辦公室工作涉及面廣、事情繁雜、臨時(shí)或突發(fā)性事情較多；科學(xué)分解任務(wù)，辨別輕重緩急，抓好督辦工作的難度也在加大，給學(xué)校管理帶來很大的挑戰(zhàn)。尤其是當(dāng)前我國高校完整的督辦工作體系尚未形成，督辦的工作方法有待進(jìn)一步改進(jìn)，胡子眉毛一把抓，督辦工作沒有重點(diǎn)和層次，最終陷入繁雜的具體事務(wù)的情況時(shí)有發(fā)生。

（三）基于綜合服務(wù)質(zhì)量不高。為基層和師生員工服務(wù)是辦公室的主要職責(zé)。部分高校辦公室為學(xué)校各部門服務(wù)、為師生服務(wù)的力度不夠，把為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)作為終極目標(biāo)，安于現(xiàn)狀，不能深人基層和群眾之中，對基層反映的問題和身邊發(fā)生的事情無動(dòng)于衷，對全校師生的利益漠不關(guān)心，公仆意識(shí)淡薄，沒有主動(dòng)地樹立服務(wù)意識(shí)，缺少奉獻(xiàn)的熱情，事不關(guān)己高高掛起的思想嚴(yán)重，束縛了個(gè)人乃至集體創(chuàng)造性地開展工作。同時(shí)，由于對辦公室服務(wù)工作的范圍、方式、方法和內(nèi)容的認(rèn)識(shí)不當(dāng)，導(dǎo)致了辦公室工作的被動(dòng)性和盲目性問題較為突出，工作中主動(dòng)服務(wù)、超前服務(wù)和優(yōu)質(zhì)服務(wù)的能力和水平有待進(jìn)一步提高。

二、強(qiáng)化三個(gè)素養(yǎng)：提升高校辦公室服務(wù)能力的著眼點(diǎn)

高校辦公室工作人員的素質(zhì)是多方面的，但必須強(qiáng)化三個(gè)素養(yǎng)，即政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)和創(chuàng)新素養(yǎng)。這三個(gè)基本素質(zhì)之間互相聯(lián)系，互相制約，互為條件，缺一不可。高校辦公室的工作人員應(yīng)以努力培養(yǎng)這三個(gè)基本素養(yǎng)為切入點(diǎn)，提升服務(wù)能力。

（一）政治素養(yǎng)。政治素質(zhì)是各種素養(yǎng)中最關(guān)鍵也是最核心的素養(yǎng)之一，辦公室人員良好的政治素養(yǎng)是執(zhí)行學(xué)校的政策制度與實(shí)施學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略的基本要求。作為辦公室人員要具有高度的政治敏銳性和較高的政治覺悟，密切關(guān)注行政工作的嚴(yán)肅性、嚴(yán)謹(jǐn)性。高校辦公室的日常工作就是要貫徹好新時(shí)期黨的教育方針和路線，做好上傳下達(dá)的行政工作。這就要求辦公室工作人員必須具備扎實(shí)可靠的政治素質(zhì)和政治信仰，善于學(xué)習(xí)并運(yùn)用科學(xué)發(fā)展觀和新時(shí)期社會(huì)主義核心價(jià)值理念，內(nèi)化其思想內(nèi)涵，樹立為師生員工服務(wù)的思想。

（二）業(yè)務(wù)素養(yǎng)。業(yè)務(wù)素養(yǎng)是辦公室人員對行政工作的認(rèn)識(shí)程度，是做好辦公室各項(xiàng)工作的核心條件，優(yōu)良的業(yè)務(wù)素養(yǎng)能極大地提高辦公室的工作效率。它包括辦公室工作自身特點(diǎn)以及辦公室工作的要求等方面，是辦公室工作人員應(yīng)具備的最基本素質(zhì)。高校辦公室的職能與定位，要求其工作人員必須具備良好的口頭表達(dá)能力、書面匯報(bào)能力、調(diào)查研究能力、使用現(xiàn)代化辦公設(shè)施能力、參謀決策能力、綜合協(xié)調(diào)能力以及科學(xué)、合理地安排日常事務(wù)的能力。同時(shí)也要求工作人員協(xié)調(diào)好單位內(nèi)部的關(guān)系，屬于本職范圍的事情扎扎實(shí)實(shí)地做好，為單位工作的持續(xù)發(fā)展盡職盡責(zé)。

（三）創(chuàng)新素養(yǎng)。創(chuàng)新是當(dāng)代社會(huì)中人的最具潛能和活力的要素，是推動(dòng)工作和社會(huì)進(jìn)步的巨大動(dòng)力和永恒主題。辦公室工作人員是學(xué)校各項(xiàng)政策和制度的執(zhí)行者，在工作中對學(xué)校的發(fā)展可以說是起著重要的作用，只有不斷創(chuàng)新，才能使學(xué)校步入跨越式發(fā)展的軌道。高校是傳播文化以及進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新的場所，同時(shí)又是培養(yǎng)知識(shí)人才的“象牙塔”，這必然對辦公室人員提出更高的要求。

三、優(yōu)化三種結(jié)構(gòu)：提升高校辦公室服務(wù)能力的著力點(diǎn)

要使辦公室工作高效運(yùn)行，充分發(fā)揮辦公室的職能，必須按需設(shè)崗，按崗選人，實(shí)現(xiàn)人員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化組合。根據(jù)具體需要可設(shè)立綜合、文字、行政等崗位。根據(jù)崗位需要，選拔一個(gè)有預(yù)測能力、組織管理能力、語言表達(dá)能力、業(yè)務(wù)實(shí)施能力的綜合型人才擔(dān)任辦公室主任，并逐步建立辦公室工作的競爭機(jī)制，構(gòu)建一個(gè)能發(fā)揮群體功能的整體。

（一）知識(shí)能力結(jié)構(gòu)。高校辦公室工作的特點(diǎn)要求所屬人員的知識(shí)應(yīng)縱橫交叉，高低搭配，全專結(jié)合。從團(tuán)隊(duì)角度看，辦公室需要有深謀遠(yuǎn)慮、善于出謀獻(xiàn)策的智士，也要有堅(jiān)持原則、不計(jì)名利、任勞任怨的無名英雄。從個(gè)體角度看，行政辦公室工作人員要知識(shí)全面和專業(yè)兼顧，是通才又是專家型的人才。

（二）性格氣質(zhì)結(jié)構(gòu)。辦事人員的性格、氣質(zhì)要合理組合。從行政辦公室工作內(nèi)容來看，可分內(nèi)務(wù)和外務(wù)兩大類。從個(gè)人的經(jīng)歷、修養(yǎng)、心理性格來看，可分為內(nèi)向型和外向型等。從工作適應(yīng)性來看，內(nèi)向型性格的人從事文書處理、文件收發(fā)、立卷歸檔等程序性的工作，以達(dá)到條理化、規(guī)范化的效果。善于應(yīng)酬、活潑開朗的外向型性格的人員，承擔(dān)組織協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系、收集了解各種信息等，必將會(huì)干得十分出色。

（三）年齡結(jié)構(gòu)。行政辦公室除了大量的日常工作外，還會(huì)遇到很多突發(fā)性事件。這不僅要求辦事人員要有滿腔的熱情，還要有旺盛的精力。辦公室有些工作需要年長者擔(dān)任，有些工作卻需要中青年來完成。從年齡結(jié)構(gòu)上看，盡管經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)的積累與年齡的增長有關(guān)，但實(shí)踐表明，人的知識(shí)水平和年齡之間沒有必然的正比關(guān)系。加之辦公室工作內(nèi)容、辦公手段在不斷更新，中青年的比例應(yīng)適當(dāng)?shù)卮笮话憧砂蠢?、中、青的比例來合理組合，以達(dá)到互相補(bǔ)充、相得益彰的效果。

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