信息技術(shù)在傳統(tǒng)圖書行業(yè)中的應(yīng)用

韓棟

引言：作為一個傳統(tǒng)圖書發(fā)行企業(yè)的信息維護人員，我想在這里談一些自己的看法，希望能夠給類似的傳統(tǒng)企業(yè)一些建議和幫助。

這是一個圖書發(fā)行公司，主營業(yè)務(wù)就是圖書。按照軟件公司對行業(yè)的分類規(guī)則，這里需要一個整體ERP軟件來滿足公司的需求。軟件也就相當(dāng)于一個大賬房，為了能夠后期做到強大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作，生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的有效數(shù)據(jù)必須有記錄，將數(shù)據(jù)記錄工作做到完善，是滿足企業(yè)需求的基礎(chǔ)。同時，要考慮到作為一個傳統(tǒng)企業(yè)，這里面會有很多棘手的歷史問題。

既然是進銷存，那就從頭開始聊一聊吧。作為進銷存的第一步----“進”，其實又可以分為了訂貨和到貨。而作為第一步的訂貨，又分為期貨和現(xiàn)貨。其中期貨以文教圖書為主，根據(jù)整個公司及子公司對市場的分析做出的一個預(yù)估，一般在學(xué)校放假之前三個月左右下訂單，學(xué)校放假前就會鋪貨。這里的細節(jié)問題就在于訂單中的書目信息怎么去處理。一般情況下是圖書是由書名，書號，定價三項來確定一個品種的，而在這個時候出版社對于部分圖書是沒有明確的書號信息的。這個時候需要拿模糊的書目信息來定義一個值，將訂數(shù)與其做對應(yīng)記錄。如果這個自定義的東西能夠帶到出版社，發(fā)貨的時候再帶回來，這樣是最好的。但是由于現(xiàn)在大多數(shù)出版社并不能夠很好的做到這點。所以軟件只能是在新書到貨之后再做二次匹配。關(guān)鍵的地方在于二次匹配如何做到簡捷，因為圖書到貨和給子公司分發(fā)，鋪貨的時間是越短越好的。選擇最合適的書目信息去定義會做到事半功倍。首先本身文教圖書的特點就是經(jīng)常會出現(xiàn)一個書號對應(yīng)多種圖書的情況，兩本書可能只是書名不同，書號和定價都相同。針對這個情況，我建議拿貨源（出版社或者圖書公司）+版本（人教）+科目+年級+春秋（上下）+系列（可選）作為條件來做二次匹配。雖然字段有些多，但是都是比較明確的，可以極大避免人為判斷的失誤。在新書到貨之后，準(zhǔn)確的圖書信息錄入之后就可以由系統(tǒng)自動匹配訂單，進行發(fā)貨。對于現(xiàn)貨，其實信息系統(tǒng)并不需要做太多的東西，當(dāng)企業(yè)對市場分析之后，發(fā)現(xiàn)需求時，根據(jù)實際的圖書制作訂單，將訂單傳遞到出版社。然后圖書到貨之后，進行錄入，由系統(tǒng)自動分書。談到現(xiàn)貨分書，又有一個問題出現(xiàn)了。因為現(xiàn)貨訂單有些是由總公司發(fā)起的，有些是由子公司發(fā)起的。由子公司發(fā)起的自然而然的就正常的下發(fā)了。而由總公司發(fā)起的訂單，當(dāng)圖書到貨之后，就有不同的去向了。這個時候應(yīng)該提到的是第二個我覺著很關(guān)鍵的地方，按照某個規(guī)則去處理這些沒有子公司訂單的現(xiàn)貨新書。在數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)生效之前，這部分書應(yīng)該正常的全部上架，然后由子公司的業(yè)務(wù)根據(jù)市場分析進行訂貨。當(dāng)信息系統(tǒng)積累了一定量的銷售數(shù)據(jù)之后，就應(yīng)該出現(xiàn)一個數(shù)據(jù)決策功能，對子公司的銷售情況進行判斷，并對新書做出部分分配（這里，我個人的看法是一定要在庫房留有庫存）。對于具體的實施方法，我的推薦是在圖書分類的基礎(chǔ)上統(tǒng)計購買頻率高的月份?？梢院唵蔚呐e個例子，A市大學(xué)比較多，大學(xué)生讀物在平時的銷售頻率可能會高一些，但是到了假期，外地學(xué)生大多都回家了，可能銷量會受影響。所以建議是按照月份來判斷。同時，按照購買頻率來判斷是避免有大批量團購某一品種帶來的誤判。

談到這里，有一個問題同時也需要提一下，在圖書行業(yè)有很多考試用書是時效性特別強的。信息系統(tǒng)一定要有預(yù)設(shè)功能，在上線之前提前將各類考試的時間定義好，對于不定期的考試要允許業(yè)務(wù)員做設(shè)定。這個提醒功能可以讓業(yè)務(wù)員及時的訂購圖書，不僅僅是業(yè)績，更重要的是在圖書發(fā)行行業(yè)，能夠及時的滿足客戶的需求，才能贏得顧客的口碑，對企業(yè)的發(fā)展有著特別重要的作用。

上面談到的是圖書的“進”，其實也部分的涉及了“銷”的內(nèi)容。下面，我就來談?wù)剬τ谛畔⑾到y(tǒng)在“銷”的方面如何滿足圖書行業(yè)的要求。其實這里的銷售就是總公司向分公司分發(fā)的一個過程，也談不上是實際的銷售?？偣镜娜蝿?wù)，就是將發(fā)貨單據(jù)以信息系統(tǒng)的形式傳遞到分公司，來方便分公司進行最終銷售。信息系統(tǒng)這里的角色就是一個記錄員，能夠幫助公司做決策的地方不多。我在這個過程中需要強調(diào)的只有一點，就是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。發(fā)貨單和差異單的關(guān)聯(lián)問題，在這里很重要，涉及到以后的賬務(wù)問題。這里應(yīng)該提到的還有一種出版單位直接將貨發(fā)運到分公司的情況，期貨業(yè)務(wù)使用這種方法的比較多，因為同一出版單位對分公司的供貨量單對單供貨量都很大。對于這種模式下的發(fā)貨單據(jù)問題，處理起來會有很多辦法，我個人認為比較便捷的是由分公司直接錄入，以便可以及時銷售。但是這里的錄入只是說在分公司的局域范圍內(nèi)生成一張單據(jù)和對應(yīng)的書目信息。在分公司將出版單位的清單回傳總公司后，再由總公司專門負責(zé)人員進行錄入之后下發(fā)，對分公司單據(jù)依據(jù)出版單位發(fā)貨單號進行匹配替換，而在這個過程中分公司對該單據(jù)的銷售整體不上報。這樣既可以保證信息的準(zhǔn)確性，又可以使分公司及時的進行圖書銷售。

下面該談一談“存”的問題了，其實這里并不是簡單的存放，而是由信息決策系統(tǒng)對總公司以及分公司的庫存進行科學(xué)分析，以便能夠及時的做到補貨和退貨。在這個地方，就要用到圖書行業(yè)業(yè)務(wù)人員的經(jīng)驗了，很多業(yè)內(nèi)的規(guī)律性的東西會在這里發(fā)揮作用。在信息系統(tǒng)建立這個決策功能的時候一定要耐心的聽取業(yè)務(wù)員的描述。這里比較普遍的規(guī)則就是圖書的銷售期規(guī)則。另外一個就是文教圖書以及考試用書，要及時判斷及時清退，最大限度的控制庫存，保證最優(yōu)庫存。

接下來的部分是圖書的退貨。首先是分公司向總公司做的退貨，除了決策系統(tǒng)產(chǎn)生的建議退貨以外，分公司還會有一部分自己的主動退貨。我建議的方法是，按包錄入。分公司錄入人員下架錄入打包（這里建議能夠包頭貼紙能有條形碼），要運輸?shù)臅r候掃碼裝車，同時出包件清單。這個過程中，信息系統(tǒng)依舊是記錄員的功能。當(dāng)包件運輸?shù)娇偣镜臅r候，信息系統(tǒng)需要做出決策，來最大程度的減少工作量?，F(xiàn)有圖書發(fā)行行業(yè)一般情況下，圖書返回的時候都是要拆包分揀的，滿足A條件的會返回庫房上架，不滿足A條件的可能就直接退出版單位了。我的建議是，由系統(tǒng)提前判斷是否滿足A條件，這里指的是按照設(shè)定的比例去判斷，例如某包書共100冊，其中有70冊滿足A條件可以返廳上架，就掃碼換箱直接整包返廳。如果只有30本是滿足A條件的，就拆包分揀走正常操作。當(dāng)然這個比例是要經(jīng)過科學(xué)論證的一個合理值。至于從總公司向出版單位的退貨，我在講“存”的時候基本上都已經(jīng)提到了，這里就不再說了。

最后要提的就是對賬和數(shù)據(jù)統(tǒng)計的問題了。其實這也是最重要的問題。因為之前信息系統(tǒng)的作用都是為了提高效率和記錄信息，這個時候就該處理錢的問題和領(lǐng)導(dǎo)的問題了，當(dāng)然是最關(guān)鍵的了。對賬的問題，分公司對總公司的發(fā)貨和退貨，總公司對出版單位的發(fā)貨和退貨。這里我認為有兩點很重要，第一無論發(fā)貨和退貨，有差異的單據(jù)對賬時，一定要原單和差異單一起對賬，這樣會很明了;第二出版單位給分公司的直接發(fā)貨，信息系統(tǒng)的單據(jù)對賬時一定要核對出版單位的發(fā)貨單?，F(xiàn)在要說的是給領(lǐng)導(dǎo)的報表問題，辛辛苦苦一年又一年，年底了要給領(lǐng)導(dǎo)個明白賬啊。主要就是進銷存退的報表一定要出的明白清楚，在這個基礎(chǔ)上，可以再做一些比較有針對性的報表，比如說一些信息系統(tǒng)決策功能產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。我的經(jīng)驗是，能讓領(lǐng)導(dǎo)開心的系統(tǒng)才是好系統(tǒng)。

尾聲，在圖書行業(yè)做信息系統(tǒng)維護也有些日子了，其實有很多業(yè)務(wù)用文字挺難描述的，我這里也只是重點的介紹了一些我個人認為比較重要的地方，有什么大家有異議的地方，歡迎大家聯(lián)系我一起切磋交流。