淺談退耕還林工程檔案管理

張文娥　卜濤　邸俊鵬

摘 要：退耕還林工程檔案是全面準(zhǔn)確記載退耕還林活動、真實(shí)反映退耕還林行為的有效手段，記錄了工程實(shí)施前后的動態(tài)變化，是工程建設(shè)情況在文字圖表上的真實(shí)反映，是進(jìn)行工程檢查驗(yàn)收和政策兌現(xiàn)的重要依據(jù)。

關(guān)鍵詞：退耕還林工程；檔案管理；建議；對策

退耕還林工程是黨中央、國務(wù)院著眼于經(jīng)濟(jì)與社會可持續(xù)發(fā)展做出的全局性重大決策。該工程是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，涉及面廣、政策性強(qiáng)且兌現(xiàn)時(shí)限長、群眾參與程度高。城固縣自1999年開展退耕還林工程以來，截至2013年冬季，共實(shí)施退耕還林工程造林25.83萬畝，其中退耕地還林8.5萬畝，配套荒山造林14.23萬畝，封山育林3.1萬畝，工程涉及全縣18個(gè)鎮(zhèn)，193個(gè)行政村，農(nóng)戶12486戶。這項(xiàng)工程操作繁雜，在日常管理中產(chǎn)生了大量的檔案資料，做好、管好、用好檔案資料，使它為工程管理有效服務(wù)，成為進(jìn)一步提高退耕還林工程建設(shè)質(zhì)量，保證工程順利有序?qū)嵤┑幕颈ＷC。

1 退耕還林檔案管理的意義

1.1退耕還林工程檔案為不斷完善退耕還林工程管理提供科學(xué)參考

退耕還林檔案真實(shí)地反映了退耕還林工程實(shí)施的全過程以及實(shí)施過程中出現(xiàn)的新情況、新問題，實(shí)施過程中形成的檔案可為政府政策決策部門不斷補(bǔ)充、調(diào)整、完善相關(guān)法律法規(guī)提供更加科學(xué)、更加詳實(shí)的基礎(chǔ)資料，使政策執(zhí)行更具可行性和操作性。

1.2退耕還林工程檔案為政策兌現(xiàn)提供直接依據(jù)

退耕還林工程是一項(xiàng)惠民工程，退耕還林檢查驗(yàn)收是為農(nóng)戶開展政策兌現(xiàn)的唯一依據(jù)，同時(shí)是鞏固退耕還林成果的一項(xiàng)重要措施。退耕還林檢查驗(yàn)收形成的檔案資料成為工程質(zhì)量的直接反映，完整、真實(shí)的檔案資料也成為反映工程連續(xù)性、長期性、階段性的最重要依賴載體。退耕還林工程檔案資料的健全，使工程各個(gè)程序環(huán)環(huán)相扣、緊密銜接，有利于促進(jìn)工程有序、良性開展。

1.3退耕還林工程檔案能夠真實(shí)反映農(nóng)村廉政建設(shè)成效

退耕還林工程實(shí)施過程中的造林設(shè)計(jì)、檢查驗(yàn)收、政策兌現(xiàn)、錢糧發(fā)放等程序都要求鎮(zhèn)、村、組進(jìn)行公示，種苗供應(yīng)環(huán)節(jié)要求資金實(shí)行專戶儲存、專帳管理、單獨(dú)核算、?？顚Ｓ茫铱h工程用苗全部實(shí)行政府統(tǒng)一招標(biāo)、采購，做好檔案管理，把農(nóng)村廉政建設(shè)貫徹到工程實(shí)施的全過程，有利于使這項(xiàng)惠民工程在實(shí)施過程中做到公平、公開、透明，使退耕還林工程真正政策明晰、民心歡暢。

2 退耕還林工程檔案管理的內(nèi)容

退耕還林工程檔案是指在退耕還林活動中直接形成的、具有保存利用價(jià)值的各種形式和載體（包括圖、表、卡、冊、聲、像、計(jì)算機(jī)存儲介質(zhì)等）的原始記錄。有文書檔案、技術(shù)檔案、財(cái)會檔案、資料檔案、音像檔案和實(shí)物檔案等。

2.1文書檔案 主要指國家有關(guān)退耕還林工程方針、政策、法規(guī)、各級下達(dá)任務(wù)計(jì)劃的文件、各級黨政領(lǐng)導(dǎo)講話、工作總結(jié)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、案件查處等材料。

2.2技術(shù)檔案 主要指工程規(guī)劃設(shè)計(jì)、種苗供應(yīng)、施工作業(yè)、檢查驗(yàn)收、政策兌現(xiàn)、工程管理。

2.3財(cái)會檔案 主要指退耕還林工程開展過程中形成的會計(jì)憑證和賬簿。

2.4資料檔案 主要指退耕還林工程政策法規(guī)、專業(yè)資料以及與工程相關(guān)的有關(guān)資料。

2.5音像資料 主要指工程實(shí)施過程中形成的錄音、錄像、照片以及磁帶、光碟等。

2.6實(shí)物檔案 主要指工程實(shí)施過程中產(chǎn)生的錦旗、獎牌和印章等。

3 退耕還林工程檔案管理存在問題

3.1對檔案管理工作重視程度不夠高

隨著退耕還林工程的不斷深入開展，退耕還林檔案越來越被重視，但仍有單位不注重日常原始檔案的收集與整理歸檔，認(rèn)為檔案管理就是文書資料的收集和堆積，造成用時(shí)忙亂。在單位檔案的借閱制度執(zhí)行中有松動現(xiàn)象，致使檔案不能保證真實(shí)、完整。

3.2缺乏專業(yè)檔案管理人員

由于專業(yè)管理人員嚴(yán)重匱乏，非專業(yè)、兼職居多，加之各單位之間人才流動，使退耕還林工程檔案日常維護(hù)成為難題，單位人員變動，工作移交不規(guī)范容易造成檔案混亂甚至丟失，這都給整個(gè)檔案管理工作帶來不便甚至不可彌補(bǔ)的損失。

3.3缺乏鄉(xiāng)鎮(zhèn)退耕還林工程檔案工作的建立

就我縣而言，全縣53.6萬人口，原有24個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)，隨著2002年、2006年兩次合并鄉(xiāng)鎮(zhèn)后，現(xiàn)有18個(gè)建制鎮(zhèn)，全部涉及有退耕還林工程實(shí)施。在1999年開始實(shí)施退耕還林工程以來，全縣各鎮(zhèn)均已產(chǎn)生大量的退耕還林工程檔案資料，但目前建有獨(dú)立退耕還林工程檔案的鎮(zhèn)僅有三個(gè)，大部分鎮(zhèn)沒有自己的退耕還林工程檔案資料，一旦需要查閱檔案只有到縣退耕辦，使縣退耕辦檔案管理工作任務(wù)量大且十分繁瑣。

4 退耕還林工程檔案管理工作的建議及對策

4.1強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、教育，提高管理人員素質(zhì)

檔案管理不是文書材料的簡單堆積工作，它更是一項(xiàng)系統(tǒng)的、專業(yè)的工作，尤其是退耕還林工程檔案中檢查驗(yàn)收資料的保存更關(guān)系到千萬戶林農(nóng)政策兌現(xiàn)的落實(shí)、林地、林木確權(quán)發(fā)證檔案也是處理林權(quán)糾紛的有力依據(jù)。日常檔案管理工作中應(yīng)該不斷加強(qiáng)人員培訓(xùn)教育，增強(qiáng)管理人員的工作責(zé)任感，養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，牢固樹立“無檔則亂”的檔案管理思想，同時(shí)還應(yīng)學(xué)會必要的檔案管理業(yè)務(wù)技能，熟練掌握檔案工作的方法和規(guī)律，并且在熟悉檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)一步加強(qiáng)計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力的提高，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。

4.2加強(qiáng)檔案管理硬件建設(shè)，加快檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)

退耕還林工程建設(shè)周期長，政策兌現(xiàn)時(shí)限長，群眾參與廣泛，工程建設(shè)必定會產(chǎn)生大量的檔案資料，并且隨著工程實(shí)施，每年仍然會有相當(dāng)數(shù)量的資料增加，建立專門的退耕還林工程檔案室，并配備“十防”設(shè)施十分必要。對退耕還林工程建設(shè)檔案妥善保管，科學(xué)管理將成為衡量、評估退耕還林工程實(shí)施成果的有力依據(jù)。在檔案管理中要從一開始的文書資料收集審核抓起，將工程規(guī)劃、任務(wù)下達(dá)、設(shè)計(jì)批復(fù)、設(shè)計(jì)變更、種苗供應(yīng)、檢查驗(yàn)收、政策兌現(xiàn)等分類歸檔、裝訂。爭取使初始文書標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，并制定檔案的立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序。編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案查閱提供必要的檢索工具。

4.3及時(shí)將鞏固退耕還林成果項(xiàng)目資料納入退耕還林工程檔案管理

自國務(wù)院2007年下發(fā)25號文件，決定完善退耕還林政策，開展鞏固退耕還林成果項(xiàng)目以來，我縣已相繼開展了生態(tài)移民、口糧田建設(shè)、能源建設(shè)、補(bǔ)植補(bǔ)造、后續(xù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展和退耕農(nóng)民就業(yè)創(chuàng)業(yè)技能培訓(xùn)等項(xiàng)目。其中補(bǔ)植補(bǔ)造、后續(xù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展和退耕農(nóng)民就業(yè)技能培訓(xùn)項(xiàng)目由林業(yè)部門負(fù)責(zé)開展，近年來已完成補(bǔ)植補(bǔ)造4.85萬畝，核桃栽植3.77萬畝，連片木本中藥材種植0.4萬畝，林下種植天麻31萬窩，開展農(nóng)民技能培訓(xùn)65次，培訓(xùn)農(nóng)民2萬余人次。這些工作開展形成的資料也應(yīng)納入退耕還林工程檔案管理中，使退耕還林工程檔案不斷充實(shí)，更加完善，更能真實(shí)反映該工程實(shí)施全過程的各個(gè)細(xì)節(jié)。

4.4完善檔案管理的相關(guān)制度，加強(qiáng)檔案的日常管理

建立《退耕還林工程檔案管理制度》，明確檔案管理人員的工作職責(zé)。特別要規(guī)范檔案的借閱制度，單位內(nèi)部借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時(shí)歸還，歸還時(shí)，檔案管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)檔案冊數(shù)頁數(shù)，之后再入庫。非單位人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，經(jīng)本單位主管同意后方可借閱，并限定借閱、歸還時(shí)限。盡早完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)林業(yè)站退耕還林檔案，保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定。對確需人員變動的，要做好檔案移交、承接。

5 結(jié)束語

退耕還林工程是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)性工程，退耕還林工程檔案正是見證這一工程實(shí)施過程的真實(shí)反映，也是工程建設(shè)水平高低的重要標(biāo)志，建立系統(tǒng)、完整的退耕還林工程檔案，使檔案方便利用，能夠?yàn)楣こ探ㄔO(shè)服務(wù)是檔案管理工作的宗旨和目標(biāo)。endprint