提升高校干部人事檔案利用工作水平的途徑

洪涓

摘 要：高校干部人事檔案管理是高校管理的一個分支，也是人事工作的一個重要組成部分。高校干部人事檔案是人事部門了解人、任用人的主要信息來源。人事檔案較全面、公正、客觀地反映每個人、每個階段的德、才、勤、績、查閱人事檔案既能了解其長，也能了解其短，既能了解過去，也能了解現(xiàn)在，對合理選人用人具有可靠的依據(jù)參考。同時，它具有很強(qiáng)的憑證價值，能為落實政策、調(diào)整工資、考察任免、晉升、外調(diào)、培訓(xùn)、入黨、出國和確定或更正有些同志參加工作時間提供詳細(xì)可靠的依據(jù)。因此，高校干部人事檔案管理的最終目的就體現(xiàn)在對檔案的利用上。

關(guān)鍵詞：高校干部；人事檔案

1 強(qiáng)化各層面對干部人事檔案利用工作的認(rèn)識與重視

為了更好地開發(fā)和利用高校干部人事檔案，高校務(wù)必要首先從認(rèn)識和觀念上強(qiáng)化和提升全校各個部門和師生對干部人事檔案工作的知曉和重視。

（一）要提高各級領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識

隨著《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》的深入貫徹執(zhí)行，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)對干部人事檔案工作的重視與支持也在逐漸加強(qiáng)。那么如何重視，在哪些方面支持，是擺在各級領(lǐng)導(dǎo)面前的一項重要工作。

（1）轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識干部人事檔案工作

當(dāng)前高校干部人事檔案的管理模式與方式，管理理念已經(jīng)隨著時代的發(fā)展，發(fā)生諸多的變化，帶來諸多新的訴求和挑戰(zhàn)。這些都需要高校領(lǐng)導(dǎo)干部要主動了解高校干部人事檔案的發(fā)展現(xiàn)狀和存在的問題，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理的專業(yè)知識和相關(guān)法律法規(guī)，積極掌握現(xiàn)代化的檔案信息化管理技能。

（2）積極創(chuàng)造條件，為干部人事檔案部門創(chuàng)造良好的工作環(huán)境

高校干部人事檔案工作事關(guān)學(xué)校全局發(fā)展 ，關(guān)系到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)組織的發(fā)展，因此，學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從多視角多方面著手，將學(xué)校干部人事檔案的建設(shè)發(fā)展納入學(xué)校日常工作應(yīng)該重視的范疇；帶頭協(xié)調(diào)好學(xué)校干部人事檔案部門與其它部門的關(guān)系，積極爭取學(xué)校各個部門對高校干部人事檔案的重視和關(guān)心支持；從職稱、待遇、工作條件等方面，積極關(guān)心高校干部人事檔案管理工作人員的成長發(fā)展。

（二）全力提高干部人事檔案管理工作人員的各種檔案意識

鑒于高?，F(xiàn)代化和國際化信息化發(fā)展，高校服務(wù)社會的需要，高校干部人事檔案管理工作人員務(wù)必要從自身檔案工作意識、工作能力和工作精神等方面全力提升自己。

（1）強(qiáng)化政治意識，把握好必要的政治性工作原則。這就要求高校干部人事檔案管理工作人員應(yīng)該抱著對黨和人民負(fù)責(zé)的態(tài)度，以社會主義核心價值觀為引領(lǐng)，構(gòu)建自己科學(xué)的、健康的人生觀、世界觀、價值觀，依照干部人事檔案管理法律法規(guī)和具體的政策要求，調(diào)整好自己的工作心態(tài)，以熱情和飽滿的精神投入到高校干部人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)，提供工作績效。

（2）牢固樹立責(zé)任意識，力求實事求是與求真務(wù)實。這就要求高校干部人事檔案工作人員樹立要不斷強(qiáng)化自己的責(zé)任意識和責(zé)任精神，因為高校干部人事檔案管理工作事關(guān)黨的干部成長，事關(guān)黨的教育事業(yè)和組織的發(fā)展。為此，高校干部人事檔案工作務(wù)必要對歷史要負(fù)責(zé)，要對黨和學(xué)校負(fù)責(zé)，對高校干部負(fù)責(zé)。

（3）強(qiáng)化法制意識，依法管理高校干部人事檔案。這就要求高校干部人事檔案管理者認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，切實增強(qiáng)依法治檔的自覺性；同時，高校干部人事檔案工作人員還要堅持學(xué)習(xí)和把握干部檔案的管理工作辦法，推動高校干部人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)制度化運行。

（4）強(qiáng)化自身的大服務(wù)觀念，務(wù)必做到高校干部人事檔案工作力求精益求精。這就要求高校干部人事檔案工作者要甘于奉獻(xiàn)和甘于寂寞，及時更新自己的檔案管理水平和不斷豐富自己的檔案專業(yè)知識，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識，提高自己服務(wù)的知識基礎(chǔ)和能力基礎(chǔ)；要拓展干部人事檔案有效利用的范圍；及時進(jìn)行整理、編目，方便單位領(lǐng)導(dǎo)和上級組織人事部門調(diào)閱。

（三）要提高全體公民對干部人事檔案工作的認(rèn)識。

高校干部人事檔案部門要充分利用新舊媒體，大力開展干部人事檔案管理工作的宣傳，在高校中努力營造一種大家都關(guān)心與支持高校干部人事檔案管理工作部門的良好氣氛和環(huán)境，努力提升全校廣大干部教職工對干部人事檔案工作的認(rèn)識；同時，高校應(yīng)通過舉辦一系列與干部人事檔案相關(guān)的校園文化活動，走近大眾，吸引大家參與，引起全校干部和師生重視高校干部人事檔案，以此提高高校干部人事檔案的知曉度和利用度。

2 扎實做好高校干部人事檔案的基礎(chǔ)工作，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

高校除了在認(rèn)識和觀念上強(qiáng)化全校各個部門和各類人員對高校干部人事檔案工作的知曉和重視，更為重要的是要努力落實到高校干部人事檔案工作運行的實際過程中，具體應(yīng)該做好以下工作：

（1）材料收集上，要做到及時、完整和有效。這就要求高校干部人事檔案管理工作人員根據(jù)干部人事檔案材料的源頭，采用多種方式做好全面的收集工作，打好高校干部人事檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作。

（2）在材料的歸檔上，要做到科學(xué)鑒別與科學(xué)化歸類整理。這就要求高校干部人事檔案管理工作人員在既有的干部人事檔案材料基礎(chǔ)上，及時整理新的干部人事檔案資料，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，做好編目和入庫工作，力求綱目分明，便于準(zhǔn)確查找。

（3）檔案管理上，做到科學(xué)化和規(guī)范化，推動服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。這就要求干部人事檔案的科學(xué)管理要有檔案員的責(zé)任心和相應(yīng)的物質(zhì)條件保證，建立科學(xué)管理的秩序及有關(guān)規(guī)章制度，推行崗位責(zé)任制與實行目標(biāo)管理，使管理工作有科學(xué)的程式與依據(jù)。

3 提升高校干部人事檔案服務(wù)利用工作水平的途徑

在提升認(rèn)識和加強(qiáng)檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作上，高校干部人事檔案工作要不斷根據(jù)時代的發(fā)展和檔案的發(fā)展，努力拓展干部人事檔案利用開發(fā)的途徑。

（一）與時俱進(jìn)，更新觀念。這就要求高校干部人事檔案工作人員務(wù)必要及時把握大眾對干部人事檔案的需求，為全社會提供檔案信息的有效利用，建構(gòu)方便人民群眾的檔案利用體系；努力轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化服務(wù)宗旨，通過建立檔案服務(wù)管理模式及強(qiáng)化人才培養(yǎng)等多種方式，不斷提高高校干部人事檔案的服務(wù)水平。

（二）面向社會與公民個人，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念。這就要求高校干部人事檔案工作人員始終牢記服務(wù)是自己工作的最終目的，盡可能使用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)范圍，為各項工作服務(wù)。

（三）充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷推動高校干部人事檔案管理自動化和信息化發(fā)展。

（1）學(xué)校層面應(yīng)該從經(jīng)費上加大投入，不斷購買配備先進(jìn)的檔案管理技術(shù)設(shè)備，引進(jìn)國外先進(jìn)檔案管理技術(shù)和經(jīng)驗，建立一套完整健全的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，提高人事檔案信息化管理工作的效率。

（2）從檔案資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)上 ，不斷推動干部人事檔案信息資源的數(shù)字化和國際化建設(shè)。這就要求高校干部人事檔案管理部門要積極學(xué)習(xí)西方發(fā)達(dá)的人事檔案信息化系統(tǒng)，建立全國范圍的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化，力求檔案信息共享化。

（3）注重高校干部人事檔案信息的安全。這就要求檔案管理部門采取嚴(yán)密地安全保護(hù)措施，做到嚴(yán)格執(zhí)法，確保人事檔案信息的真實性；提高檔案管理人員的政治素養(yǎng)、管理能力以及現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)辦公能力，對人事檔案信息進(jìn)行及時備案，明確檔案信息數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。

（4）全力提高高校干部人事檔案管理工作的現(xiàn)代化服務(wù)水平。這就要求利用計算機(jī)技術(shù)將檔案的文字、圖像、聲音、視頻等信息資料進(jìn)行數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化處理，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn)距離傳輸和交流，從而提高高校干部人事檔案管理工作的服務(wù)水平。

總之，高校干部人事檔案管理利用工作是一項非常重要而系統(tǒng)復(fù)雜的工作，需要各個部門的協(xié)作和支持。目前最重要的是要高校要認(rèn)識、宣傳、制度建設(shè)、經(jīng)費人員等上全力構(gòu)建起高校干部人事檔案開發(fā)利用的長效機(jī)制，從而推動高校干部人事檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

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