淺談高校圖書館檔案管理

武育杰

摘要：圖書館檔案是在圖書館工作實踐中直接形成的具有參考價值并按一定規(guī)律保存起來以備查考的各種文件、材料、數(shù)據(jù)體系。它來源于圖書館各項業(yè)務(wù)工作本身，能全面、準(zhǔn)確、及時地反映圖書館發(fā)展概貌、活動規(guī)律、成敗教訓(xùn)，是圖書館發(fā)展變化的歷史見證。本文闡述了高校圖書館檔案管理工作的內(nèi)容、作用及現(xiàn)狀，提出了加強(qiáng)高校圖書館檔案管理工作的對策建議。

關(guān)鍵詞：高校圖書館 檔案管理

圖書館作為高等院校的文獻(xiàn)信息、情報服務(wù)中心，也是為教學(xué)和科學(xué)研究服務(wù)的學(xué)術(shù)性機(jī)構(gòu)，其發(fā)展?fàn)顩r直接影響到高校培養(yǎng)人才的質(zhì)量。檔案管理工作作為圖書館建設(shè)的重要環(huán)節(jié)和現(xiàn)代圖書館評估考核的一個重要方面被人們重新認(rèn)識。各高校圖書館都在加強(qiáng)圖書館檔案的建設(shè)和管理工作。然而，隨著檔案管理工作的深入展開，在管理過程中出現(xiàn)了一些有礙于檔案管理和利用的問題，規(guī)范檔案管理解決檔案管理工作面臨著的一些問題是高校圖書館迫在眉睫的任務(wù)。

一、轉(zhuǎn)變觀念，重視加強(qiáng)高校圖書館的檔案管理工作

轉(zhuǎn)變觀念必須落實到實處，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要親自抓檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好圖書館檔案管理工作的關(guān)鍵。要深刻認(rèn)識圖書館檔案是圖書館管理工作中不可或缺的重要信息資源。圖書館檔案像一面鏡子，系統(tǒng)地、全方位地反映了圖書館各項活動的真實情況，是對圖書館客觀、公正地回顧和總結(jié)，是高校圖書館領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。要設(shè)有專職的檔案管理人員，做好檔案的管理和利用對圖書館管理工作有著非常深遠(yuǎn)的意義。以往每年同樣是辛苦做出大量的管理服務(wù)工作，然而因為沒有重視檔案管理工作，沒有及時地將圖書館管理工作過程中產(chǎn)生信息資料及時的收集歸檔，沒有及時地建立健全完整的檔案資料。各方面的工作沒有支撐材料，無法清晰、明確地展現(xiàn)。因此，在做好圖書館工作的同時加強(qiáng)了圖書館檔案建設(shè)管理工作，總結(jié)時以完整的工作檔案為依據(jù)，用完整的檔案信息資料說話，以事實成果服人。

二、建立健全檔案管理制度

規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度是做好圖書館檔案管理工作的保證。要搞好圖書館檔案管理工作，必須建立一系列科學(xué)、合理、適用的規(guī)章制度。要結(jié)合圖書館自身的工作特點和具體情況，制定出既符合《檔案法》的要求，又適應(yīng)于高校圖書館工作開展的各項檔案管理的規(guī)章制度，圖書館檔案管理包括檔案的基礎(chǔ)工作和檔案的利用工作。

有了完善的規(guī)章制度檔案管理就可以按要求來規(guī)范檔案從材料收集、整理、編目到形成案卷的全過程。規(guī)章制度包括：制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)的分類、組卷和編目和建立完善的檢索體系等內(nèi)容。這一系列的規(guī)章制度和規(guī)范化管理是搞好圖書館檔案管理工作的保障。在制度的建立時應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)針對性，要結(jié)合圖書館實際根據(jù)本館檔案管理具體工作任務(wù)及管理人員狀況來制定制度。檔案管理制度應(yīng)當(dāng)有全面性、科學(xué)性、效果性、嚴(yán)肅性。

三、配備必要的設(shè)備、專職的檔案管理人員

在高校圖書館現(xiàn)代化和數(shù)字化建設(shè)快速發(fā)展的今天，檔案管理現(xiàn)代化水平嚴(yán)重滯后于圖書館發(fā)展水平，這勢必將影響圖書館事業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程。要應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)于檔案管理，提高檔案管理工作效率。加大對圖書館檔案管理投入力度，配備必要的設(shè)備。設(shè)置專職檔案員接受統(tǒng)一的培訓(xùn)，通過現(xiàn)代化手段管理圖書館檔案，進(jìn)一步提高圖書館檔案管理中收集、處理、存儲、開發(fā)、利用檔案信息的能力。

四、提高圖書館檔案管理人員素質(zhì)

圖書館檔案工作人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理的質(zhì)量和利用。面對信息時代的檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，作為檔案管理工作者，我們不但要有較強(qiáng)的政治素質(zhì)和較高的業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)當(dāng)要有勇于開拓創(chuàng)新。因此，要加強(qiáng)對高校圖書館檔案工作管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)知識、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問題的基本能力等方面的培訓(xùn)。使圖書館檔案管理人員既有一定的政治素養(yǎng)、具備檔案專業(yè)和相關(guān)專業(yè)知識，又能夠適應(yīng)時代、勇于創(chuàng)新，能夠運(yùn)用現(xiàn)代化手段對檔案資料進(jìn)行科學(xué)地管理。

五、加強(qiáng)檔案資源的特色化建設(shè)

高校圖書館應(yīng)加強(qiáng)特色專題檔案建設(shè)，各管要根據(jù)本館的管理活動特色進(jìn)行重點的收集、整理、儲存，形成資料數(shù)量大、利用頻繁、能夠突出圖書館特色的檔案。將有特色的資料有選擇、有重點地形成專題，比如將讀書活動設(shè)計、讀書活動的展開、讀書活動的成果、以及讀書活動的反饋信息等全部資料集中歸類整理形成專門的特色活動檔案，這樣一整套的特色活動檔案不僅豐富了館藏檔案資源，也形成高校圖書館管理活動中的特色化建設(shè)。

六、完善管理體制和館員業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度，激勵員工工作積極性

在圖書館中長時間的工作就會使館員覺得繁瑣枯燥并產(chǎn)生消極情緒，通過輪崗和轉(zhuǎn)變服務(wù)方式是把工作做活的途徑，由此將館員的被動工作變?yōu)橹鲃臃?wù)，所以合理安排員工工作，不斷完善管理體制是一種促進(jìn)圖書利用的方法之一。定期對館員進(jìn)行培訓(xùn)或者多途徑提供繼續(xù)教育機(jī)會，使圖書館員對于圖書館計算機(jī)集成系統(tǒng)的利用逐步精通。同時館員在工作崗位上也應(yīng)該大膽探索和實踐，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，更新服務(wù)手段，積極開拓適應(yīng)新時期讀者需求的創(chuàng)新服務(wù)方式，以更好地為讀者提供真正有效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

總之，檔案管理是高校圖書館管理工作中不可或缺的一項工作。圖書館的許多工作都離不開檔案工作的支持。首先應(yīng)當(dāng)樹立正確的理念，建立健全檔案管理規(guī)章制度，不斷加大和改善經(jīng)費投入，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案管理人員，做好檔案收集管理和利用工作，加速檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，為圖書館事業(yè)的快速發(fā)展提供便捷的信息咨詢服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]賈春勤.做好高校圖書館的檔案管理[J].蘭臺世界，2006（7）.

[2]王夢菊.檔案與圖書一體化管理模式的思考[J].檔案管理，2005（5）.

[3]方敏.高校圖書館檔案建設(shè)與管理工作研究[J].大學(xué)圖書館學(xué)報，2008（1）.

[4]趙美.淺議圖書館檔案工作.山東檔案，2008（6）.

[5]閆玲.圖書館檔案管理的發(fā)展趨勢[J].圖書館工作與研究，2008（4）.

[6]楊揚(yáng).基于職業(yè)生涯規(guī)劃的館員培訓(xùn)[J].情報探索，2006（9）.

（責(zé)編 張景賢）