談高校電子檔案管理

董秀芬

電子檔案是學(xué)校檔案室的文獻(xiàn)資源信息中心不可或缺的一部分，是為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等方面提供專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)。隨著現(xiàn)代社會電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化成為學(xué)校教育教學(xué)的發(fā)展方向，在檔案室收集、整理、借閱、數(shù)字資源建設(shè)、檢索各方面都要廣泛應(yīng)用，使全校各項(xiàng)工作極大改變了以前的業(yè)務(wù)模式和服務(wù)手段，提高了服務(wù)效率。然而，隨著電子信息網(wǎng)絡(luò)的開放性、共享性，也不可避免出現(xiàn)不安全因素的威脅，使得電子信息安全成為了檔案界新的安全隱患。因此，檔案電子信息網(wǎng)絡(luò)安全防御體系的構(gòu)建，是學(xué)校檔案室電子信息與建設(shè)的保證。

一目前高校電子檔案管理創(chuàng)新的形勢

1高校電子檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

電子信息的到來，高校電子檔案工作也進(jìn)入了一個(gè)新時(shí)代。檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，本文對新時(shí)期教學(xué)改革的條件下，高校電子檔案工作的新舉措作一論述，供廣大檔案工作者參考。

過去做教學(xué)分類、科研分類、設(shè)備、資料、統(tǒng)計(jì)分析、干部培養(yǎng)、對學(xué)生創(chuàng)新精神和實(shí)踐能力的操作分類、姓名、學(xué)號索引卡片，其它檢查都是設(shè)有登記簿，全是手工操作?，F(xiàn)在絕大多數(shù)都采用電腦來登記、分類，各教研室、辦公室、服務(wù)部門都設(shè)有電腦，這些部門分工將“檔案首頁”分別按要求認(rèn)真地、一項(xiàng)不漏地輸入電腦，職工、教師、學(xué)生在使用這些資料的時(shí)候，通過電腦即能調(diào)出想用的索引卡片和其它登記項(xiàng)目，統(tǒng)計(jì)部門也能調(diào)出符合上級部門統(tǒng)一要求的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。這是反映學(xué)校教學(xué)、科研、管理水平的標(biāo)志。而作為學(xué)校檔案室主體的管理人員又是建設(shè)、使用、管理好檔案室的基本隊(duì)伍。而檔案管理人員的政治水平、業(yè)務(wù)技術(shù)素質(zhì)與管理能力的高低都直接影響著檔案室的建設(shè)和管理水平、電子設(shè)備的使用效果、教學(xué)質(zhì)量的提高和科研工作的進(jìn)程等。因此解決電子檔案管理中的問題，如何改革與創(chuàng)新是當(dāng)務(wù)之急。高校電子檔案管理是學(xué)校對教學(xué)、科研管理、資料存檔、信息交流和干部培養(yǎng)等學(xué)校發(fā)展中極為重要的環(huán)節(jié)，這樣既節(jié)省了紙質(zhì)檔案的占用空間，又為全體教職員工提供方便。

2高校電子檔案管理中存在的問題

由于高校電子檔案事業(yè)還是一個(gè)新興事業(yè)，沒有一個(gè)現(xiàn)成的公式或模版套用，各個(gè)學(xué)校的情況也有很大差異。電子檔案因其磁盤、磁帶、光盤等具有存量大、占有空間小、傳輸快捷、查閱方便等多方面的優(yōu)勢，節(jié)省了紙張和用于信息存儲的空間，而受到全社會的普遍重視，應(yīng)用的領(lǐng)域也越來越廣泛。進(jìn)入電子信息時(shí)代，并且隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的不斷改善，但針對于電子檔案管理的保密性機(jī)制還不夠健全。電子檔案的真實(shí)性、可靠性難以保證。電子文件信息易被復(fù)制、刪除、修改等并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離輸出。政策支持力度趕不上事業(yè)發(fā)展的速度，電子檔案管理體系還不夠健全，要深化創(chuàng)新改革，轉(zhuǎn)變觀念，解決好資源分散，使用不科學(xué)、不合理的問題，建立資源共享平臺，實(shí)現(xiàn)最大效能為教學(xué)和科研服務(wù)。發(fā)展與創(chuàng)新的思想觀念還不夠到位，隊(duì)伍建設(shè)和人才培養(yǎng)力度和速度還需要進(jìn)一步加大，真正切實(shí)認(rèn)識到人才尤其高水平人才是提升高校核心競爭力的關(guān)鍵，加強(qiáng)高水平人才引進(jìn)力度，加大人才培養(yǎng)力度，著力加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，為學(xué)校發(fā)展提供強(qiáng)有力的智力支持和人才保障。

二高校電子檔案管理需要解決的關(guān)鍵性問題

1高校電子檔案管理需要營造一個(gè)好的環(huán)境

電子檔案管理技術(shù)在高校的發(fā)展，技術(shù)上采取相應(yīng)措施保障電子檔案的原始性與真實(shí)性，充分剖析高校改革發(fā)展面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，高起點(diǎn)定位，與時(shí)俱進(jìn)的確定新的奮斗目標(biāo)、戰(zhàn)略重點(diǎn)，強(qiáng)化工作措施，很大程度上決定于高校主管校領(lǐng)導(dǎo)對電子檔案管理技術(shù)的認(rèn)識水平。真正把高校電子檔案管理工作納入學(xué)校中心工作，從部門工作實(shí)際出發(fā)，解放思想、開拓創(chuàng)新、認(rèn)真學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，研究新環(huán)境、新問題，牢牢把握新時(shí)期電子檔案的主導(dǎo)權(quán)，要充分發(fā)揮傳統(tǒng)檔案和新時(shí)期電子檔案工作的積極作用，引導(dǎo)大家養(yǎng)成良好的電子化使用習(xí)慣。

2高校電子檔案管理工作需要健全管理體制

對于電子檔案管理技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校電子檔案技術(shù)管理體制存在著明顯的滯后和不協(xié)調(diào)關(guān)系，還要逐步完善建立電子文件與電子檔案管理方面的規(guī)章制度，使廣大高校檔案工作者在工作中有所遵循。全面規(guī)劃與開發(fā)全校電子檔案管理技術(shù)資源，要充分利用電子檔案網(wǎng)絡(luò)平臺，整合檔案資源，開展檔案的電子利用，使電化教育、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)各自發(fā)揮好優(yōu)勢，建設(shè)學(xué)校電子檔案管理中心與教學(xué)科研網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中心，進(jìn)一步加強(qiáng)服務(wù)于全校教職員工的工作力度。協(xié)同創(chuàng)新，快速成長，共同提高電子檔案目標(biāo)管理改革水平。

3建設(shè)高校電子檔案管理工作人才隊(duì)伍

高校把人才隊(duì)伍建設(shè)作為首要戰(zhàn)略支點(diǎn)，人才是立校之本，是第一位的資源。學(xué)校取得的成功得益于人才的支撐，學(xué)校存在的差距也在于人才的差距，全校上下要調(diào)動一切積極因素，從國內(nèi)外引進(jìn)教學(xué)、科研、管理等方面的人才，要樹立科學(xué)的人才觀，在學(xué)校積極營造尊重勞動、尊重知識、尊重人才、尊重創(chuàng)造的環(huán)境和氛圍?；疖嚺艿目?，全靠車頭帶。同時(shí)，要加大對現(xiàn)有人才的培養(yǎng)，增強(qiáng)服務(wù)意識，為人才的培養(yǎng)創(chuàng)造條件，打好平臺，不斷提高辦學(xué)質(zhì)量和水平。要想成就一番事業(yè)，一定要熟悉電子檔案管理技術(shù)業(yè)務(wù)，有事業(yè)心、有領(lǐng)導(dǎo)才能，要達(dá)到團(tuán)結(jié)協(xié)作，有前瞻性和超前意識。更需要一支具有承前啟后、富有創(chuàng)新精神的人才隊(duì)伍。要精心培育，在人才、資金等方面優(yōu)先配置資源。能帶領(lǐng)檔案管理人員走在高校檔案管理改革的前列，更好的服務(wù)學(xué)校。

4高校電子檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新

創(chuàng)新是一個(gè)民族的靈魂，是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力.也是各項(xiàng)事業(yè)永葆生機(jī)的源泉。江澤民同志“三個(gè)代表”的重要思想里用馬克思主義的立場、觀點(diǎn)和方法，針對我們黨面臨的許多重大理論和實(shí)際問題，進(jìn)行了一系列具有創(chuàng)造性的新思路、新論斷和新觀點(diǎn)，體現(xiàn)了馬克思主義的活的靈魂，凝聚著馬克思主義的創(chuàng)新精神。

檔案工作是不斷發(fā)展的，使電子檔案管理技術(shù)工作發(fā)展迅猛，光靠工作熱情和干勁還不行，必須要有一個(gè)活的靈魂創(chuàng)新。創(chuàng)新是根據(jù)客觀實(shí)踐的發(fā)展要求，也是對電子檔案管理創(chuàng)新的認(rèn)識高度，其自身所具備的管理素養(yǎng)和技術(shù)能力。因此，從思想意識觀念、技術(shù)設(shè)備等各方面要領(lǐng)先，所以成果和成績才能領(lǐng)先，加強(qiáng)對學(xué)校資源交流平臺的參與和利用，促進(jìn)電子檔案管理水平的提升，為營造創(chuàng)新高校電子信息技術(shù)和領(lǐng)頭人物的培育，就要具備這種活的靈魂才能對電子檔案信息管理技術(shù)的發(fā)展和創(chuàng)新起著重要作用。

5高校電子檔案管理要有一支精明強(qiáng)干的專兼職隊(duì)伍

高校電子檔案管理工作一定要從全局上去謀劃，在謀劃基礎(chǔ)上，制定科學(xué)的規(guī)劃，最終結(jié)果要體現(xiàn)在結(jié)構(gòu)的優(yōu)化上。人才工作涉及方方面面，學(xué)校著眼開拓創(chuàng)新發(fā)展的理念，以科學(xué)發(fā)展觀和科學(xué)人才觀為指導(dǎo)，制定切實(shí)可行的電子檔案管理技術(shù)人才培養(yǎng)規(guī)劃，有計(jì)劃的引進(jìn)有遠(yuǎn)見卓識和決策能力的領(lǐng)軍人物，有電子檔案管理知識與經(jīng)驗(yàn)的管理人才，有對電子檔案信息技術(shù)業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力的技術(shù)型管理人才。第一位的就是配置好人才資源，調(diào)整好人才結(jié)構(gòu)，形成從領(lǐng)軍人物到核心團(tuán)隊(duì)的合理梯隊(duì)，具有團(tuán)結(jié)、務(wù)實(shí)、干事，相互學(xué)習(xí)，共同提高，今后還要做得越來越好、好上加好，保證學(xué)校電子檔案信息技術(shù)專業(yè)能夠不斷做強(qiáng)做大。

6高校電子檔案管理工作要形成一個(gè)良好的運(yùn)行機(jī)制

建立良性運(yùn)行機(jī)制。學(xué)校啟動，自己發(fā)展，完善制度建設(shè)，是提高電子檔案管理科學(xué)化水平的關(guān)鍵和保證。強(qiáng)化電子信息轉(zhuǎn)化意識，要根據(jù)工作需要，規(guī)范地、系統(tǒng)地、科學(xué)地整理出相關(guān)內(nèi)容。用創(chuàng)新的思路、創(chuàng)新的舉措推動電子檔案管理工作，充分發(fā)揮各方面的優(yōu)勢，形成促進(jìn)人才發(fā)展的整體合力。要加強(qiáng)對專業(yè)人才工作的宣傳，形成關(guān)心專業(yè)人才工作、支持人才發(fā)展的良好氛圍。

三科學(xué)規(guī)劃，優(yōu)化管理

1高校電子檔案管理要科學(xué)規(guī)劃、優(yōu)化結(jié)構(gòu)

從管理來看，要建設(shè)學(xué)校電子信息檔案管理中心委員會，關(guān)鍵是提高管理水平，要制定長遠(yuǎn)規(guī)劃和目標(biāo)，這必須要有高水平的管理團(tuán)隊(duì)和一批高水平的管理人才。但是，從現(xiàn)狀看，我們的管理人才很匱乏，而且青黃不接，沒有形成合理的梯次結(jié)構(gòu)。檔案管理人員對電子檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，加大對檔案事業(yè)的投入，學(xué)校給予一定的資金與政策扶持，逐步改善辦公條件及庫房的建設(shè)力度、增加檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)、保護(hù)、征集、開發(fā)利用等方面的工作經(jīng)費(fèi)。更要合理配置資源、規(guī)范技術(shù)管理、提高服務(wù)質(zhì)量。并納入學(xué)校管理運(yùn)行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進(jìn)行，從而切實(shí)把學(xué)校電子檔案管理納入制度化軌道。

2電子檔案管理技術(shù)工作的最佳體制

要將電子檔案管理納入學(xué)校業(yè)務(wù)管理程序，納入學(xué)校各業(yè)務(wù)部門、職能部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。建立一個(gè)綜合性的電子檔案管理技術(shù)中心，將統(tǒng)籌全校檔案專業(yè)技術(shù)管理工作。在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，把電子檔案管理技術(shù)設(shè)備優(yōu)先配置，將檔案信息資源建設(shè)與信息資源開發(fā)利用工作結(jié)合起來，與網(wǎng)絡(luò)辦公室建設(shè)結(jié)合起來，使其發(fā)揮更大的效益。

電子檔案管理事業(yè)的成敗關(guān)鍵是人才。培養(yǎng)專業(yè)帶頭人，培養(yǎng)專兼職管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與文化素養(yǎng)，從不同的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)、學(xué)術(shù)思想、業(yè)務(wù)工作能力中相互學(xué)習(xí)，在比較思考中不斷提升自身的素質(zhì)與能力，具備開闊的胸懷和心態(tài)，更加具有創(chuàng)新的理念。因此，一定要把高校電子檔案技術(shù)工作的事情做好，堅(jiān)持以人為本，更新觀念，樹立崇高理想，全面提高管理人員素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，以敢為人先的開拓精神、全力以赴的實(shí)干精神和艱苦奮斗的創(chuàng)業(yè)精神，明確任務(wù)，開拓創(chuàng)新，銳意進(jìn)取，扎實(shí)做好這項(xiàng)工作，為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)又好又快發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

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