如何在新形勢下做好辦公室行政管理工作

韓寧

一、辦公室工作的重要性

辦公室在一個(gè)單位中的地位和作用是非常重要的，它是一個(gè)單位的“窗口”。首先，從辦公室的地位來看，辦公室是單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的“橋梁”和“紐帶”，辦公室及其工作人員是聯(lián)系上下工作的保證。比如，電話結(jié)轉(zhuǎn)這個(gè)工作，它就代表著聯(lián)系內(nèi)外、左右單位的第一形象，他要反應(yīng)上級指示、各種問訊以及最新情況等。所以，辦公室工作雖然處理的都是一些瑣碎事物，每天都是簡單的重復(fù)，但卻是一個(gè)單位的“窗口”。辦公室工作人員在認(rèn)識到這一點(diǎn)后，就必須在事前充分掌握單位的基本情況，在處理相關(guān)人員的咨詢時(shí)注意講話的態(tài)度和意識，才能使咨詢者滿意，維護(hù)好單位的美好形象。其次，從辦公室效率來看，辦公室綜合協(xié)調(diào)、處理、解決單位每項(xiàng)工作各個(gè)環(huán)節(jié)的合理、準(zhǔn)確、及時(shí)的鏈接。所以，辦公室工作人員必須找準(zhǔn)、認(rèn)識到行政管理工作的位置和職能，以全方位服務(wù)為理念，盡心盡力為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)。這樣才能樹立一個(gè)良好的“窗口”形象，把辦公室工作效率提高起來，有序開展辦公室的各項(xiàng)工作。[1]

二、辦公室的行政管理職能

辦公室處理的主要是上級部門和本單位下達(dá)的工作，其行政管理職能主要包括以下四個(gè)方面：

參謀職能。辦公室人員要做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，深入一線，掌握和了解基層情況，進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，提出合適的改革建議，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，適時(shí)的提出自己的意見。這樣，領(lǐng)導(dǎo)人員才能真實(shí)掌握基層情況，并作出相應(yīng)的調(diào)整和改變。

助手職能。辦公室人員也是領(lǐng)導(dǎo)的助手，辦公室人員要嚴(yán)格按照上級機(jī)關(guān)的部署，結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)意見，貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指令，檢查落實(shí)執(zhí)行結(jié)果。只有做到了這些方面，才能更好的加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理、保證工作質(zhì)量、維護(hù)工作的正常秩序。

保障職能。辦公室是上級部門和本單位布置的各項(xiàng)具體工作及時(shí)有效完成的重要保障。辦公室不僅要保證領(lǐng)導(dǎo)集中精力處理工作問題，還要注意與單位各部門建立良好的工作關(guān)系，與他們進(jìn)行良好的溝通，傾聽他們的意見。這樣才能使員工工作更有積極性，形成一種團(tuán)結(jié)的工作氛圍，共同完成工作任務(wù)。

協(xié)調(diào)職能。我們前面提到過，辦公室在單位里起著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的作用，它在行政管理工作中主要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各方面的工作，維持工作正常秩序，傳達(dá)上級領(lǐng)導(dǎo)的指示，協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系。因此，辦公室必須做好協(xié)調(diào)工作，協(xié)調(diào)單位上下級以及各部門之間的關(guān)系，保證單位工作的正常的運(yùn)行。[2]

三、做好辦公室行政管理工作的建議

辦公室其實(shí)也是一個(gè)單位的服務(wù)部門，是單位的“窗口”，所以辦公室人員必須提高自身服務(wù)意識，主動為人服務(wù)。該文原載于中國社會科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//www.ems86.com總第539期2014年第07期-----轉(zhuǎn)載須注名來源辦公室的作用主要是貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決策、及時(shí)反饋群眾意見以及協(xié)調(diào)內(nèi)外之間的關(guān)系。辦公室人員在工作時(shí)要增強(qiáng)工作的預(yù)見性，對于事情要盡量全面一些。另外，辦公室人員雖然只是傳達(dá)上下級的意見，但在工作中還是要提高創(chuàng)新意識，與時(shí)俱進(jìn)，以開拓創(chuàng)新的精神來工作，這樣才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。還有要積極思考，善于提出問題，發(fā)現(xiàn)問題，并對于出現(xiàn)的問題及時(shí)采取各種措施予以解決。

辦公室是一個(gè)單位對外形象的“窗口”，并且經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，所以辦公室人員必須樹立良好的形象，這樣才能不失領(lǐng)導(dǎo)的形象。對于此，要加強(qiáng)廉政建設(shè)，幫助辦公室人員樹立正確的價(jià)值觀，工作上忠于職守，生活上樂于奉獻(xiàn)，思維上勇于創(chuàng)新，這樣才能樹立良好的形象，同時(shí)也做好了單位的“窗口”，為企業(yè)的形象大大加分。

辦公室是一個(gè)整體，是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，在工作上必須注重團(tuán)結(jié)協(xié)作，同心協(xié)力，共同配合。企業(yè)管理人員要堅(jiān)持以人為本的管理思想，鼓勵(lì)辦公室人員主動發(fā)表自己的看法，同時(shí)也要認(rèn)識到他們各有各的特點(diǎn)以及特長，所以要注重激發(fā)工作人員的潛能，鼓勵(lì)他們發(fā)揮自己的特長，為企業(yè)貢獻(xiàn)自己的一份力量。最后，還可以適當(dāng)?shù)牟捎眉?lì)機(jī)制，鼓勵(lì)創(chuàng)新，做到人盡其才，人盡其用。只有形成這樣一個(gè)具有活力且團(tuán)結(jié)的團(tuán)隊(duì)，才能把辦公室行政管理工作做好。

前面我們提到過辦公室具有參謀職能，所以辦公室人員必須做好調(diào)研工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供正確有效的依據(jù)。辦公室人員在做好調(diào)研后，要認(rèn)真寫好調(diào)研報(bào)告，并提出行之有效的建議和意見。另外，辦公室工作人員在制定工作目標(biāo)時(shí)，要注重效率以及目標(biāo)的可行性，將預(yù)期目標(biāo)與奮斗目標(biāo)相結(jié)合。

從辦公室工作人員個(gè)人來說，要多學(xué)習(xí)，多思考，注重提高個(gè)人素質(zhì)。這樣才能不斷進(jìn)步，不斷更新思想，才能適應(yīng)當(dāng)前不斷發(fā)展的形勢。第一、辦公室人員必須有辨別政治是非和理論聯(lián)系實(shí)際的能力，所以必須加強(qiáng)政治理論的學(xué)習(xí)，了解和掌握現(xiàn)階段的改革發(fā)展的思路和方針，樹立堅(jiān)定的政治信念。第二、辦公室人員要提升法律觀念，注重學(xué)習(xí)法律法規(guī)。同時(shí)還要監(jiān)督其他部門學(xué)習(xí)，依法辦事，這樣才能整體提高單位的依法行政水平。第三、辦公室也需要全面型的人才，必須具備政治理論、政策法規(guī)、科學(xué)文化、專業(yè)知識、行政管理以及公共關(guān)系等各方面的知識，所以辦公室工作人員必須不斷學(xué)習(xí)，完善知識結(jié)構(gòu)，才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。第四、現(xiàn)在計(jì)算機(jī)已被運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域，所以辦公室人員不僅要提高自身業(yè)務(wù)水平，還要熟練掌握辦公室自動化系統(tǒng)，這樣才能提高工作效率。[3]

（作者單位：中國科學(xué)院過程工程研究所）