地方高校電子文件歸檔工作的思考

肖永菊 莫曉龍

(湖北醫(yī)藥學(xué)院,湖北十堰 442000)

地方高校電子文件歸檔工作的思考

肖永菊 莫曉龍

(湖北醫(yī)藥學(xué)院,湖北十堰 442000)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展,信息化進程的不斷加快,高校也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件已逐步被自動化產(chǎn)生的電子文件取代。高校電子文件是信息時代高校教學(xué)、科研、管理活動中的原始記錄,它具有與紙質(zhì)檔案同等的參考和用價值。但是,電子文件的歸檔工作在一些高校沒有得到應(yīng)有的重視,特別是有的地方高校很多教學(xué)、科研、管理方面的重要電子文件游離于檔案的管理之外,造成館藏檔案不完整,給學(xué)校的管理工作和利用者造成不可挽回的損失。因此,電子文件的歸檔工作是地方高校檔案部門亟待研究和解決的問題。

高校 電子文件 歸檔管理

1 電子文件的特點

電子文件是指能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁盤、磁帶或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。其特點在于：一是電子文件不同于紙質(zhì)文件，它的產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)和利用都依賴于計算機硬件和軟件設(shè)備及信息網(wǎng)絡(luò)。它同其它載體的文件一樣，要求由法定的作者制發(fā)，具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)行效用，具有規(guī)范的體式和特定的處理程序。二是電子文件具有極強的技術(shù)性，電子文件的信息內(nèi)容皆以二進制代碼形式存在，是一種純粹的數(shù)字化信息，因此具有非人工識讀性、對系統(tǒng)的依賴性、信息的易更改性、載體與信息內(nèi)容的分離性、信息存貯的高密度性、載體的不穩(wěn)定性等。

2 地方高校電子文件歸檔管理現(xiàn)狀

(1)電子文件出現(xiàn)時間不長 ，電子文件的管理在很多地方高校處于起步階段，電子檔案管理設(shè)備落后 ，硬件設(shè)施建設(shè)層次不一，沒有建立現(xiàn)代的檔案管理系統(tǒng)。

(2)電子文件歸檔意識淡薄，觀念落后，習(xí)慣于紙質(zhì)文件的管理模式和方法，大部分檔案人員缺乏信息管理知識和技術(shù)， 更談不上在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下收集、歸檔文件，有的對電子文件的管理束手無策，極大地制約了電子文件歸檔的廣泛深入開展。

(3)地方高校檔案部門專業(yè)技術(shù)人員少，技術(shù)力量薄弱，沒有應(yīng)對檔案信息化的能力，沒有制定系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范的電子文件歸檔制度。

(4)電子文件歸檔管理系統(tǒng)不完善，無法在線歸檔。隨著地方高校信息化“數(shù)字化校園”建設(shè)的逐步深入，學(xué)校各部門已普遍使用辦公自動化(OA)、每年都有大量電子文件產(chǎn)生，而學(xué)校檔案信息化、數(shù)子化建設(shè)已明顯緩慢滯后，電子文件無法實現(xiàn)及時歸檔。[1]隨著時間的推移，對存儲在計算機磁盤上的電子文件，無法得到妥善保存，導(dǎo)致已經(jīng)產(chǎn)生的有保存價值的電子文件(檔案)流失現(xiàn)象嚴(yán)重。

(5)隊伍結(jié)構(gòu)欠合理，從目前大多數(shù)地方高校檔案管理工作現(xiàn)狀來看，尚未形成素質(zhì)優(yōu)良，結(jié)構(gòu)合理，科學(xué)高效的檔案管理隊伍。一是大部分專職檔案工作人員專業(yè)不對口，且相當(dāng)一部分檔案工作人員未接受過檔案管理專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏檔案管理知識及檔案信息化建設(shè)基本技能；部分專職檔案工作人員雖專業(yè)對口，但學(xué)歷結(jié)構(gòu)，知識結(jié)構(gòu)，年齡結(jié)構(gòu)，職稱結(jié)構(gòu)都不盡合理。二是一些高校對檔案工作重視不夠，把檔案部門視為可有可無的附屬機構(gòu)，忽視檔案管理人員的配備，使檔案管理隊伍不但數(shù)量不足，而且素質(zhì)參差不齊。

3 地方高校電子文件歸檔管理工作的對策

(1)隨著信息時代的不斷發(fā)展和深入，目前，地方高校電子文件歸檔管理，也以傳統(tǒng)的檔案管理手段正在發(fā)生變化，漸向計算機現(xiàn)代化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方式過渡。地方高校有著得天獨厚的優(yōu)越條件。特別是校園局域網(wǎng)的開通和辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的不斷推進，為電子文件歸檔管理提供了契機。地方高校檔案部門應(yīng)利用校園網(wǎng)絡(luò)平臺開展電子公文歸檔管理系統(tǒng)的建設(shè)，首先是配備相應(yīng)的計算機、掃描儀、移動硬盤、DVD刻錄機、光盤打印機等硬件設(shè)備，達到文檔管理一體化的要求。其次，地方高校檔案部門相互合作購置或研發(fā)先進、實用的辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)、文件網(wǎng)絡(luò)歸檔專用系統(tǒng)等軟件。按照“相對統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)通用”的原則要求，加快地方高校電子文檔一體化的信息管理軟件建設(shè)。做好電子文檔管理系統(tǒng)與辦公自動化管理系統(tǒng)的銜接。實現(xiàn)檔案計算機管理系統(tǒng)與辦公自動化管理系統(tǒng)的互聯(lián)。

(2)解放思想、更新觀念、提高對電子文件歸檔管理重要性的認識、破除封閉僵化觀念、樹立現(xiàn)代意識，改變現(xiàn)行的工作方法和行為習(xí)慣，是開創(chuàng)電子文件歸檔管理工作新局面的前提。地方高校要加大對檔案管理有關(guān)人員進行應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高掌握和運用現(xiàn)代技術(shù)的技能。檔案工作者與工程技術(shù)人員的有機結(jié)合將是搞好電子文件歸檔工作以及利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)至關(guān)重要的保障和措施。充分發(fā)揮檔案人員的專業(yè)優(yōu)勢，調(diào)動工程技術(shù)人員發(fā)揮電子專業(yè)技術(shù)優(yōu)勢，兩者取長補短，有機結(jié)合，可有效地解決電子文件和電子檔案的設(shè)計，形成，歸檔以及管理中的專業(yè)技術(shù)問題，這是搞好電子文件歸檔管理工作的重要舉措。

(3)加強地方高校檔案管理部門相關(guān)人員專業(yè)技術(shù)和信息化知識的培訓(xùn)。把與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、電子文件歸檔、檔案數(shù)字化加工等現(xiàn)代管理知識列入培訓(xùn)計劃中，每年至少組織一次培訓(xùn)，外請專家、教師講授檔案信息化知識。重點、定向培養(yǎng)網(wǎng)頁制作、軟件指導(dǎo)、硬件維護、資源加工、電子檔案(文件)管理等各方面人才。同時，地方高校按照國家檔案局頒發(fā)的《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)范性文件，結(jié)合實際加快研究和制訂地方高校電子文件歸檔管理辦法、電子文件生成、檔案信息公開和上網(wǎng)安全、網(wǎng)站建設(shè)與管理等方面的行政規(guī)章，形成有效的激勵機制，推動地方高校檔案信息化建設(shè)有序開展。

(4)加快在線歸檔管理體系建設(shè)，確保電子文件檔案資源整合。是地方高校檔案管理工作實現(xiàn)檔案信息化或數(shù)字館建設(shè)的思想基礎(chǔ)和追逐目標(biāo)，核心是將來自各方面的電子文件(檔案)能夠通過網(wǎng)絡(luò)向校檔案館實現(xiàn)實時或定時歸檔。根據(jù)檔案信息化管理的要求，地方高校協(xié)同合作，制定科學(xué)合理統(tǒng)一的管理辦法，共同研究地方高校電子檔案接受、保管、利用的技術(shù)方法；加強對本高校電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)；開發(fā)統(tǒng)一的操作管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等檔案管理軟件，保證有保存價值的歸檔電子文件(檔案)的真實性、完整性、安全性和可識別性。[2]同時，要加強電子文件歸檔管理。實現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制。對立檔單位產(chǎn)生的永久、長期保管的檔案，在向檔案館移交時，必須按照檔案管理部門的統(tǒng)一要求，將紙質(zhì)文件和電子文件同步移交，缺一不可。同時加快基礎(chǔ)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的實時接收、歸檔、管理、利用和統(tǒng)計。

(5)以人為本，切實加強檔案管理隊伍建設(shè)。隨著高校辦公自動化，信息網(wǎng)絡(luò)化的步伐日益加快，地方高校檔案管理正邁進一個新的發(fā)展時期，電子文件歸檔管理勢在必行。因此，建設(shè)高素質(zhì)的地方高校檔案管理隊伍已成為當(dāng)務(wù)之急。高校檔案管理者自身要切實轉(zhuǎn)變觀念，走出對檔案管理隊伍建設(shè)認識的誤區(qū)，切實增強緊迫感和危機感，積極穩(wěn)妥地推進檔案管理隊伍建設(shè)。[3]要著眼于學(xué)校發(fā)展之大局，深刻認識加強檔案管理隊伍建設(shè)的重要性和必要性，改變過去忽視檔案管理隊伍建設(shè)的傾向和做法，制訂適合本校實際的檔案管理隊伍建設(shè)規(guī)劃。切實配足，配好檔案管理人員，使檔案管理隊伍在學(xué)歷結(jié)構(gòu)，知識結(jié)構(gòu)，年齡結(jié)構(gòu)，職稱結(jié)構(gòu)等方面更加合理，實現(xiàn)檔案管理隊伍的專業(yè)化，正規(guī)化。

總之：電子文件歸檔管理工作是新時期地方高校檔案管理工作中的一個新課題，需要掌握新的知識理論與技術(shù)手段。高校所有的工作人員都應(yīng)當(dāng)具有電子文件的歸檔意識及新時期檔案工作的參與意識，使地方高校電子文件歸檔管理工作邁上新臺階，取得新成效。

[1]周虹.高校電子文件歸檔淺談[J].福建電腦,2007,(4);40-62.

[2]楊艷娜.高校電子文件的歸檔與管理[J].鞍山科技大學(xué)學(xué)報,2005,(2);158-160.

[3]牛福蘭.關(guān)于高校電子檔案管理問題的思考[J].太原教育學(xué)院,2003,(2);121.

肖永菊,女,漢,副研究館員,湖北醫(yī)藥學(xué)院。