電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合探析

崔靜

摘要：檔案是伴隨人一生，對(duì)人一生行為和事跡的記錄，更是一種具有重要參考價(jià)值和歷史參考意義的一種憑證。它是原稿，是歷史文獻(xiàn)，具有不可替代的地位。伴隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，檔案的發(fā)展趨勢(shì)越發(fā)明顯，紙質(zhì)檔案的弊端日益顯露，電子檔案作為一種新的檔案形式存在于我國(guó)的檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互促進(jìn)和融合，為我國(guó)的檔案管理帶來(lái)更為科學(xué)的模式。本文就將針對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案的融合進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析與思考。

關(guān)鍵字 ：電子檔案；紙質(zhì)檔案；融合

伴隨著信息化程度的不斷提高，在我國(guó)的檔案管理當(dāng)中，電子檔案作為一種新的檔案管理模式，填補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足和弊端，不僅僅為我國(guó)的檔案管理工作提供了一種更為科學(xué)有效地管理模式，還保障個(gè)人檔案的安全，為個(gè)人檔案的長(zhǎng)時(shí)間保存和個(gè)人信息的進(jìn)一步保護(hù)都帶來(lái)了重要的意義和作用。

一、電子檔案管理概況

（一）電子檔案的概況

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是進(jìn)入21世紀(jì)之后，現(xiàn)代化的信息產(chǎn)物已經(jīng)將要替代以紙質(zhì)為媒介的文件，并應(yīng)用到了我國(guó)的多個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中。檔案的管理也是如此。信息化、網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化、電子化也成為了檔案管理未來(lái)發(fā)展的一個(gè)趨勢(shì)。電子檔案主要就是以代碼的形式將信息存儲(chǔ)與磁盤(pán)、光盤(pán)等載體之上，通過(guò)在計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)并且利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行文件傳送和傳輸?shù)囊环N檔案管理方式。

（二）電子檔案的管理特點(diǎn)

任何一種新事物的產(chǎn)生，都會(huì)有優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)并存，首先來(lái)說(shuō)電子檔案的優(yōu)點(diǎn)：存儲(chǔ)量大，信息可以長(zhǎng)時(shí)間的進(jìn)行保存，操作方便快捷，充分的實(shí)現(xiàn)資源共享，可以進(jìn)行文件的傳輸和傳送，并且所占有的空間極小。而它的缺點(diǎn)則在于：信息缺乏安全性、對(duì)設(shè)備的依賴程度較高，同時(shí)容易被修改，原始數(shù)據(jù)和信息得不到安全保障。

二、紙質(zhì)檔案管理概述

（一）紙質(zhì)檔案的概況

紙質(zhì)檔案相比較于電子檔案來(lái)說(shuō)，具有更加直觀和簡(jiǎn)明的特點(diǎn)，也是我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理形式。紙質(zhì)檔案相比較點(diǎn)愛(ài)檔案來(lái)說(shuō)，書(shū)寫(xiě)簡(jiǎn)單，閱讀方便，紙張記錄的穩(wěn)定性更是電子檔案所無(wú)法取代的。當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)的單位都還保留著紙質(zhì)檔案的管理方式，利用紙張記錄個(gè)人的信息，還有單位的一些原件需要印章、簽字等形式進(jìn)行確認(rèn)，紙質(zhì)檔案就發(fā)揮了重要的意義和作用。

（二）紙質(zhì)檔案的管理特點(diǎn)

紙質(zhì)檔案和電子檔案相比，最主要的有點(diǎn)就是書(shū)寫(xiě)起來(lái)非常容易，同時(shí)閱讀也比較方便，存在著記錄信息的穩(wěn)定性，同時(shí)便于傳遞，造價(jià)低廉。而紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)也日益顯露出來(lái)，比如保存所占有的空間較大，在保存的過(guò)程當(dāng)中容易造成損壞和丟失，對(duì)個(gè)人檔案的管理帶來(lái)嚴(yán)重的影響。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合

（一）電子檔案與紙質(zhì)檔案融合的必要性

1、電子檔案管理促進(jìn)了紙質(zhì)檔案管理的改革

對(duì)紙質(zhì)檔案管理的改革，在一定程度上是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理形式的一種突破。首先電子檔案的出現(xiàn)實(shí)現(xiàn)了檔案管理一體化的進(jìn)程，促進(jìn)了檔案管理更加的科學(xué)化和信息化。其次也實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的一種簡(jiǎn)化，更加有利于檔案管理的科學(xué)化和簡(jiǎn)單化的實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)檔案管理需要更多的人力和物力，占有更多的空間，對(duì)紙質(zhì)檔案的保存和保護(hù)也顯得尤為復(fù)雜。而電子檔案更好的保障了信息的存儲(chǔ)，改變了紙質(zhì)檔案的管理弊端，更為科學(xué)的對(duì)信息進(jìn)行了記錄，是一種歷史性的改革和突破。另外電子檔案促進(jìn)紙質(zhì)檔案管理的改革也可以體現(xiàn)在電子檔案根據(jù)需要，建立起了檔案管理的多維聯(lián)系。只要在檢索出輸入檔案的關(guān)鍵字，就可以找到對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案更為科學(xué)和安全的管理。

2、紙質(zhì)檔案管理可以幫助和促進(jìn)電子檔案管理的完善

電子檔案管理在我國(guó)的檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中還不夠完善，所以需要紙質(zhì)檔案管理的促進(jìn)和幫助，才能夠更好的保障電子檔案的順利進(jìn)行和完善。二者并不是沖突的，而是相互促進(jìn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，為我國(guó)的檔案管理事業(yè)帶來(lái)幫助和作用。兩種管理方式的融合與并存，逐漸會(huì)形成一種相對(duì)完善的綜合檔案管理系統(tǒng)。

（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案融合的途徑

1、互相借鑒、取長(zhǎng)補(bǔ)短

紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有各自的優(yōu)勢(shì)，因此在檔案管理工作當(dāng)中要格外的重視二者之間的相互借鑒和融合，將優(yōu)勢(shì)進(jìn)行結(jié)合，同時(shí)摒棄各自發(fā)展當(dāng)中的不足，更好的對(duì)檔案管理帶來(lái)幫助。紙質(zhì)檔案具有書(shū)寫(xiě)簡(jiǎn)單，信息閱讀和瀏覽一目了然的特點(diǎn)，對(duì)于簽字和印章的生效具有重要的證據(jù)和歷史意義，是紙質(zhì)檔案憑證性的重要體現(xiàn)。這些都是紙質(zhì)檔案在發(fā)展過(guò)程當(dāng)中日益顯露的優(yōu)點(diǎn)，所以要繼續(xù)的保持和利用，并且更好的與電子檔案優(yōu)勢(shì)進(jìn)行融合與并存。而電子檔案由于其信息化程度較高，對(duì)于數(shù)據(jù)的保存更加的快捷，操作簡(jiǎn)單方便，同時(shí)也節(jié)省了保存空間，這些和紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行結(jié)合，則可以更好的對(duì)我國(guó)的檔案管理帶來(lái)幫助。

2、采取“雙套制”原則

所謂“雙套制”，實(shí)際上就是對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)進(jìn)行提交保存和存檔，這樣就像雙保險(xiǎn)一樣對(duì)檔案的管理帶來(lái)安全保障。這也是近些年來(lái)檔案管理者提出的對(duì)檔案管理最新的方法和途徑，一方面保障了檔案信息的安全性和長(zhǎng)久性，另外也可以體現(xiàn)出檔案的憑證性，對(duì)于紙質(zhì)檔案的印章和簽字憑證有了更完善的保障。當(dāng)然各地都要結(jié)合自己的實(shí)際，有選擇的進(jìn)行“雙套制”的選擇，從而更好的節(jié)省人力物力，也更好的實(shí)現(xiàn)“雙套制”本身的目的和作用，在最大程度上完善檔案管理，為各地的檔案管理事業(yè)的開(kāi)展帶來(lái)幫助，同時(shí)為檔案的科學(xué)管理和安全帶來(lái)保障。

結(jié)束語(yǔ)：

總之，我國(guó)的電子檔案管理是紙質(zhì)檔案管理的升級(jí)和完善，電子檔案管理是信息化的產(chǎn)物，也是未來(lái)檔案管理的一種方式和形式。紙質(zhì)檔案和電子檔案各自發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，摒棄和改善其不足，更好的進(jìn)行融合與發(fā)展，才能夠從根本上提升檔案管理的質(zhì)量，為我國(guó)的檔案管理事業(yè)帶來(lái)更多實(shí)質(zhì)性的提升和跨越。

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