如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化

張福生

摘 要： 醫(yī)院檔案，是記載醫(yī)院歷史發(fā)展過(guò)程中最可靠的原始記錄，是最具有權(quán)威性的憑證。尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失其原始原貌無(wú)法復(fù)原再生，其損失無(wú)法估量。因此，不斷強(qiáng)化檔案管理，對(duì)于保護(hù)檔案資料，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案無(wú)可替代的憑證作用，至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案；管理

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，加強(qiáng)對(duì)這一信息資源的管理，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)尤其重要。醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動(dòng)資料。醫(yī)院如何適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，就必須在調(diào)查醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)上，了解醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，簡(jiǎn)析其原因，并相應(yīng)地采取一些對(duì)策，才能更好地做好新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作。醫(yī)院檔案，是記載醫(yī)院歷史發(fā)展過(guò)程中最可靠的原始記錄，是最具有權(quán)威性的憑證。尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失其原始原貌無(wú)法復(fù)原再生，其損失無(wú)法估量。因此，不斷強(qiáng)化檔案管理，對(duì)于保護(hù)檔案資料，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案無(wú)可替代的憑證作用，至關(guān)重要。面對(duì)日益深化的醫(yī)療改革和競(jìng)爭(zhēng)，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，如何更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是目前醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該思考的問(wèn)題，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作：

1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理人員一般來(lái)自臨床或其它非檔案管理專業(yè)的人員，人員素質(zhì)參差不齊。檔案管理水平高低、檔案服務(wù)質(zhì)量如何，決不單純地決定于檔案管理人員在數(shù)量上的多少，而是取決于檔案管理人員的整體素質(zhì)、專業(yè)技術(shù)水平、先進(jìn)的工作方法和科學(xué)的管理體制。檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，檔案事業(yè)的健康發(fā)展，以及今后檔案工作逐步全面實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理，特別是現(xiàn)代化管理，都需要擁有一定數(shù)量的學(xué)歷高、素質(zhì)高、多功能的復(fù)合型檔案專業(yè)人才。這種檔案專業(yè)復(fù)合型人才，精通檔案專業(yè)知識(shí)并能掌握現(xiàn)代高科技知識(shí)；精明強(qiáng)干，以少勝多，能一兼數(shù)職，辦事效率高；能靈活運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和光盤刻錄技術(shù)；有較強(qiáng)的應(yīng)變能力。那么，要提高檔案管理人員整體素質(zhì)，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

首先，在檔案管理人員的選擇上，要注意將思想素質(zhì)好，社會(huì)關(guān)系較簡(jiǎn)單、檔案管理專業(yè)技能較強(qiáng)的人員選任在檔案管理崗位，并且保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。

其次，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員，按其所具有的專業(yè)技能層次，舉辦各種檔案專業(yè)技能培訓(xùn)，請(qǐng)檔案局專家或本系統(tǒng)中有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才授課，傳授檔案專業(yè)知識(shí)；定期實(shí)行嚴(yán)格的專業(yè)理論與實(shí)踐測(cè)驗(yàn)；要求撐握計(jì)算機(jī)方面專業(yè)知識(shí)和英語(yǔ)的讀寫聽(tīng)能力。經(jīng)考核，合格者持證上崗，不合格者，自然淘汰。采取公開(kāi)招聘，實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)，優(yōu)勝劣汰，能者上，庸者下。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策

我院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、保健為一體的三級(jí)甲等綜合醫(yī)院，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)特別重視醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，重視醫(yī)院人才的培養(yǎng)和學(xué)科建設(shè)發(fā)展，對(duì)檔案管理方面重視不夠。檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息資源，檔案管理工作的好壞是一個(gè)單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到只有在這種思想指導(dǎo)下，才會(huì)強(qiáng)化對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和支持，才會(huì)給予硬件及軟件等方面的支持，醫(yī)院檔案管理者才有信心搞好檔案管理，所以，領(lǐng)導(dǎo)層的重視對(duì)檔案工作的開(kāi)展起著決定性的作用。

2.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，提高依法歸檔的自覺(jué)性

大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的形成?！稒n案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。此外，醫(yī)院管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當(dāng)一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺(jué)性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。

2.2 檔案只能集中統(tǒng)一管理，不能分散管理

運(yùn)用行政手段和法律手段對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，這是建立統(tǒng)一的、科學(xué)的檔案工作制度，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)。實(shí)行檔案統(tǒng)一管理，才能對(duì)綜合性醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，真正地、充分地發(fā)揮其憑證和利用作用。

2.3 建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度

促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。對(duì)各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。

2.4 加大投入，提高配備，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫(kù)房的去濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲(chóng)、滅火設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容；另一方面要引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡(jiǎn)單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。

3 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，就是要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容，包括組卷的方式和格式、分類規(guī)則、檔案著錄和標(biāo)引規(guī)則、檔案文獻(xiàn)編纂規(guī)則等。特別是檔案整理工作和著錄、標(biāo)引工作是否規(guī)范化，對(duì)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用有著重要影響，做到標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化問(wèn)題就迎刃而解了。 檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運(yùn)用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動(dòng)中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。近年來(lái)，隨著醫(yī)院辦公自動(dòng)化、信息化程度日益提高，傳統(tǒng)的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管，輕利用”的工作思路已經(jīng)不能滿足醫(yī)院檔案管理工作的需要。醫(yī)院檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開(kāi)發(fā)利用的水平。如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，成為醫(yī)院檔案管理工作的重要議題。這要求醫(yī)院盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，特別是醫(yī)院人事檔案，要使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化；有計(jì)劃地把縮微、光盤技術(shù)應(yīng)用于檔案的應(yīng)用管理；充分利用局域網(wǎng)及辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案（電子版）管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。

總之，在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，將綜合素質(zhì)較高的檔案專業(yè)管理人員放在這個(gè)重要崗位，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、信息化，同時(shí)認(rèn)真貫徹執(zhí)行《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)，醫(yī)院檔案管理工作一定會(huì)更好地服務(wù)于衛(wèi)生事業(yè)，并大力推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。