醫(yī)院檔案管理信息化建設探討

摘 要：隨著我國科學技術的不斷快速發(fā)展，檔案管理業(yè)向著信息化的方向發(fā)展，醫(yī)院是檔案文件較為集中的地方，因此，開展檔案管理的信息化建設就顯得至關重要，當前在醫(yī)院檔案管理信息化建設當中依然存在著較多的問題，制約了檔案管理的有效性。本文主要闡述了檔案管理信息化建設的重要性，并詳細的分析了醫(yī)院檔案管理信息化中出現(xiàn)的問題，并提出了相關的對策。

關鍵字：醫(yī)院檔案；管理信息化；存在問題

醫(yī)院檔案管理信息化的建設有效的提高了檔案的管理水平，解決了傳統(tǒng)檔案管理工作之中繁雜、混亂的局面，對于檔案資源的共享具有重要的現(xiàn)實意義。因此，進一步提高其檔案管理信息化水平對于提高工作效率，優(yōu)化資源管理等工作有不可忽視的作用。通過本文的論述，筆者一方面希望能夠起到一個拋磚引玉的作用，另一方面，希望能夠給相關的工作人員提供一點參考借鑒的材料。

1 醫(yī)院檔案管理信息化的重要意義

醫(yī)院檔案管理信息化有助于檔案元件的保護，信息化的管理方式是通過電子掃描的方式把檔案信息錄入到計算機系統(tǒng)中，從而方便以后的查詢、瀏覽等，避免了對原檔案文件的損壞，同時也節(jié)省了紙質(zhì)檔案占據(jù)的空間。此外信息化的管理方式減少了人力物力的投入，極大提高了了檔案管理工作的效率。最重要的實現(xiàn)了檔案信息對的歸檔和分類工作，可以及時進行查閱、調(diào)取、整改的工作。

再者檔案管理的信息化可以整合信息資源，符合時代發(fā)展的潮流，當前數(shù)據(jù)管理軟件的應用實現(xiàn)了檔案信息錄入、轉換、整合和提取的自動化，有利于減少檔案調(diào)取、查找的時間，增強了檔案的有效利用率，通常只需要幾秒鐘就可以獲取所需的檔案信息，同時檔案檢索的信息不僅包含檔案目錄，也全面涵蓋了檔案具體內(nèi)。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設中存在的問題

當前由于種種原因，例如對檔案信息化管理認識不足、檔案管理不規(guī)范、管理人員管理意識缺乏等等，這些客觀因素和主觀因素都影響了醫(yī)院檔案信息化管理工作的開展。

2.1 缺乏檔案管理信息化的意識

在管理檔案工作方面，部分管理者對檔案工作的認識不足。在這方面主要存在兩個問題：一方面是沒有認識到檔案管理的必要性和重要性，對工作的重要性存在認識偏差，在工作中不能全神貫注、盡職盡責的對待本職工作，忽視了檔案管理的重要意義，導致醫(yī)院檔案的管理工作經(jīng)常出現(xiàn)各種問題；另一方面的問題是對傳統(tǒng)檔案管理方式的依賴，不能掌握信息化檔案管理的重點，部分檔案管理人員甚至連普通的電腦查閱操作都不能熟練掌握，從而給檔案管理信息化的開展帶來一定的困難。

2.2 檔案管理信息化工作不規(guī)范、制度不健全

檔案管理信息化工作不規(guī)范、制度不健全也制約著信息化管理工作的開展。由于工作性質(zhì)繁瑣、信息量大、管理方式不合理等原因，當前我國的醫(yī)院檔案管理工作，一直都處于一個無序、不規(guī)范、放任自流的狀態(tài)。基層工作人員在檔案業(yè)務素質(zhì)、檔案意識等方面達不到國家標準要求，管理者大都缺乏過硬的業(yè)務能力，對保管技術的專業(yè)知識也了解過少，很多從業(yè)者都是跨專業(yè)從事工作，因此容易造成管理的混亂。再者各級人員分工不明確、職責不清晰，部分領導對檔案管理工作不重視，導致管理工作效率低下，出現(xiàn)各部門推諉責任，出現(xiàn)工作的“真空區(qū)”。

2.3 管理設備的陳舊

部分檔案管理部門硬件設備上存在不容忽視的隱患，如保管條件簡陋，沒有升級保管設備，對檔案庫缺乏保護性措施。由于在醫(yī)院檔案管理工作中，很容易出現(xiàn)紙質(zhì)、圖片的檔案信息，這些信息不能直接通過計算機錄入，因此需要大量的人力去轉換成數(shù)字化信息，從而給檔案管理信息化的開展帶來困難。此外部分管理部門配套的軟件管理系統(tǒng)建設和專業(yè)人員應用水平滯后，也很難對現(xiàn)有醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息進行排序和查詢，阻礙了檔案信息的共享。

3 醫(yī)院檔案管理信息化的建設對策

3.1 轉變檔案管理觀念

檔案工作人員要重視檔案管理工作的重要性，徹底改變以往的工作觀念，要從保管人員轉為管理者，主動學習系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識、現(xiàn)代管理知識，提高工作效率。利用先進的管理設備和手段，增強信息分析能力和捕捉能力，從繁瑣復雜的資料中提取有價值的信息，簡化信息量。并把提煉信息總結歸納，傳遞到知識生產(chǎn)和知識創(chuàng)新中，服務于政府決策，由保管人員轉變?yōu)橹R提供者和決策咨詢者。相關領導也要重視檔案管理工作，給檔案管理提供更多的工作支持，監(jiān)督整治工作中出現(xiàn)的紕漏，杜絕人為錯誤的發(fā)生。

3.2 更新檔案管理流程

檔案管理工作是復雜繁瑣的工程，耗費大量的人力物力，為了避免在檔案的管理過程中出現(xiàn)過多的資源浪費，就需要規(guī)范檔案管理工作，制定明確的工作流程和方案，讓醫(yī)院檔案管理工作保持有序、健康的發(fā)展。簡化更新原有的工作流程，對管理流程進行重組，在工作流程設計環(huán)節(jié)中融入隱形知識，并使隱形知識顯性化，在這過程中，檔案管理的參與者應該定義流程中與檔案相關的基本概念，對檔案的保存、流轉、鑒定提出具體要求，確保流程的科學性和高效性。

3.3 提升管理人員素質(zhì)、健全管理制度

在檔案管理 信息化建設中，要注重人才的作用，及時的升級檔案管理人員的結構組成，吸引更多的優(yōu)秀管理人才進入檔案管理部門，同時要加強管理人員的工作水平，尤其是提高其工作技能和管理專業(yè)能力。此外要加強評估，建立健全檔案管理的獎勵和消除系統(tǒng)。根據(jù)

工作和工作要求，需要整改，優(yōu)化結構，鼓勵和獎勵優(yōu)秀員工，充分調(diào)動積極性提高工作的主動性和創(chuàng)造性的積極性，有效性和整體水平。

3.4 加強檔案管理工作網(wǎng)絡系統(tǒng)化建設

網(wǎng)絡技術的發(fā)展給生活工作帶來了極大的便利，加強醫(yī)院檔案管理工作網(wǎng)絡系統(tǒng)化建設可以節(jié)省了更多的人力和財力資源。檔案工作是計劃醫(yī)院工作的重要組成部分，要充分認識做好檔案工作的重要性，把檔案管理信息化工作作為一項重要工作內(nèi)容，需要實現(xiàn)檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡化。實現(xiàn)網(wǎng)絡系統(tǒng)化，能夠有效地保證工作的正常運轉，不但減少工作人員的勞動量，提高工作效率，而且能更好地起到資料的交流和共享作用，實現(xiàn)更好的信息搜集和資源共享。

4 總結

總而言之，隨著醫(yī)院檔案管理技術的發(fā)展，信息化建設，檔案信息管理的一個重要手段將成為現(xiàn)代健康管理，逐步實現(xiàn)無紙化管理檔案，檔案管理創(chuàng)新機制，提高管理效率。因此，相關的領導和工作人員應該重視檔案管理信息化的建設，徹底轉變觀念，提高工作人員的素質(zhì)，精簡工作流程，利用新設備和新技術，提高科學管理水平。同時，醫(yī)院方面也應給予必要的投入，解決所需經(jīng)費，為科學管理檔案工作創(chuàng)造良好的條件。以上是本人的粗淺之見，但是由于本人的知識水平及文字組織能力有限，因此文中如有不到之處還望不吝賜教。

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作者簡介

孫常華（1985-），女，河北承德人，工作單位：承德市中醫(yī)院。