如何加強(qiáng)水利部門的檔案管理

夏榮

摘要：檔案管理是重要的基礎(chǔ)性工作,是一個單位對事業(yè)發(fā)展作出重大決策的重要依據(jù)。水利項(xiàng)目檔案，是指開展某項(xiàng)水利業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄，是反映該水利業(yè)務(wù)活動開展全過程的重要憑證。檔案管理工作的總體目標(biāo)是確保各項(xiàng)信息檔案能夠安全、有序與共享應(yīng)用。就目前的情況來看。水利部門在檔案管理方面還存在著不足，本文分析了加強(qiáng)水利部門的檔案管理的相關(guān)方面。

關(guān)鍵詞：水利部門；檔案管理；措施

中圖分類號：TV文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

引言

水利檔案是指水利工程在規(guī)劃、勘探、設(shè)計、施工、竣工驗(yàn)收等各個環(huán)節(jié)中形成的具有保存價值的各種資料。水利檔案在水利工程的技術(shù)專利、質(zhì)量評定、工程驗(yàn)收、安全防護(hù)方面起著不可替代的重要作用，關(guān)系到工程竣工后的日常運(yùn)行維護(hù)和管理。水利檔案不僅在工程項(xiàng)目建設(shè)中對規(guī)范工程建設(shè)管理，及時界定工程中存在的問題和責(zé)任，同時也對后續(xù)的維護(hù)與保養(yǎng)提供依據(jù)。

1、水利部門檔案管理的基本信息

1.1、水利部門檔案管理的內(nèi)容

水利部門的檔案管理是整個水利工程的重要組成部分，同時還是水利信息化建設(shè)中的中心環(huán)節(jié)，不僅包括了檔案的有序整理和信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，還包括了信息資源的開發(fā)和利用。水利部門的檔案管理主要是對工程各期資料的管理，包括工程前期、工程建設(shè)設(shè)計期、工程施工期、工程建設(shè)后期以及文件的建立和設(shè)備的資料管理。

1.2、水利部門資料的特點(diǎn)

1.2.1、分散性

水利的資料檔案主要在于資料的收集，但是跟水利工程的總體建設(shè)相比，分散性較強(qiáng)，所有的水利投資基本設(shè)計和建設(shè)完成的過程中都會累積大量的資料和資源。如果不提前整理和收集好資源，容易在過程中造成一些不必要的失誤和引起資料的散失。

1.2.2、可塑性

水利工程的建設(shè)是一個長期的過程，所以水利部門的資料也應(yīng)該跟隨工程的建設(shè)不斷修改和完善，隨時關(guān)注工程的進(jìn)度和變化，將初期資料和后期修改資料同時收藏整理，便于工程竣工后的分析。

1.2.3、周期性

重大的水利工程建設(shè)歷時較長，周期性也相對比較長，特別是在進(jìn)行水文勘測資料的收集整理中，需要及時更改資料，做好查缺補(bǔ)漏工作，全面細(xì)致的收檔。

2、水利工程檔案管理的重要性

水利工程檔案管理的主要功能時真實(shí)的反映水利工程建設(shè)以及工程管理的全過程，真實(shí)、完整的水利工程檔案不僅可以全面、系統(tǒng)的反映水利工程在運(yùn)行管理過程中每一個細(xì)節(jié)的真實(shí)情況，同時在水利工程竣工后的工程質(zhì)量評定、維護(hù)以及管理工作中也起著重要作用，因此水利工程檔案管理水平直接體現(xiàn)著水利單位的綜合管理水平。在水利工程建設(shè)的整個過程中會有不同的階段，每一個階段會有很多細(xì)小的分支，不同專業(yè)技術(shù)人員會形成不同種類的檔案信息，只有確保檔案的形成環(huán)節(jié)以及檔案形成后的管理環(huán)節(jié)都沒有出現(xiàn)偏差，才可以確保整個施工環(huán)節(jié)的質(zhì)量以及安全。同時，健全、完善的水利工程檔案資料方便相關(guān)工作人員及時掌握工程的動態(tài)，及時的做好維護(hù)及改造工作，從而確保整個水利工程的安全運(yùn)行。

3、水利部門檔案整理現(xiàn)存的問題

3.1、管理意識淡薄，影響檔案完整

政府職能的轉(zhuǎn)變，行政審批制度的簡化，水利工程建設(shè)管理體制的變革，項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制、招標(biāo)投標(biāo)制、建設(shè)監(jiān)理制度、竣工驗(yàn)收備案制和質(zhì)量終身制等制度的逐步完善，均促使水利工程檔案的管理內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度及各種檔案載體發(fā)生了相應(yīng)的變化。但水利工程檔案管理手段落后的情況沒有根本改變。個別單位負(fù)責(zé)人及檔案管理者，對水利工程檔案管理的重要性認(rèn)識不足，重視程度不夠，沒有把檔案工作滲透到水利工程建設(shè)的全過程，缺乏相應(yīng)的管理制度來規(guī)范日常的水利工程檔案管理行為，致使水利工程檔案的收集、整理不及時，甚至延誤，影響了檔案收集整理、歸檔的時效性和完整性。

3.2、管理機(jī)構(gòu)不全，檔案殘缺丟失

水利工程檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。一些單位沒有設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門，只是把檔案管理工作納入綜合部門的管理職能；雖然制定了相關(guān)的規(guī)章制度，但大多是流于形式，形同虛設(shè)，沒有形成有效的監(jiān)督管理機(jī)制，缺乏對水利工程施工單位檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，造成水利工程建設(shè)部門和綜合管理部門各自為政，工作中存在著很大的隨意性，出現(xiàn)由于工程技術(shù)人員的流動，檔案也隨之流失的情況，導(dǎo)致檔案資料殘缺不全，給檔案的收集、整理和歸檔帶來困難，嚴(yán)重影響了日后水利工程的正常維護(hù)與管理。

3.3、管理人員管理水平低下

水利工程的檔案管理工作在較強(qiáng)政策性下具有很高的專業(yè)技術(shù)性。水利工程檔案管理的一系列性質(zhì)對管理人員的工作水平提出了較高的要求。水利工程檔案管理人員的基本上崗要求就是其應(yīng)該具有工程檔案管理的資質(zhì)。在擁有基礎(chǔ)條件下，還必須具有水利工程工作經(jīng)驗(yàn)或者具有一定程度上的水利工程知識，只有檔案管理人員具有這些資質(zhì)才能夠高質(zhì)、高效的做好檔案管理工作。就目前情況來看，大部分水利工程的檔案管理人員都不具備較高的管理水平，只是單純的將檔案進(jìn)看管，沒有切實(shí)做到將檔案進(jìn)行分類管理。更有甚至，有一部分管理人員不單單不具備相應(yīng)的管理水平，更加沒有按照管理制度對檔案進(jìn)行管理。忽略了大難管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化。在社會經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步，管理水平不斷提高的前提下，水利工程的檔案管理人員遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)水利工程建設(shè)對檔案管理的客觀要求。

3.4、收集方法單一，管理方式被動

一些單位不能根據(jù)不同水利工程特點(diǎn)，采取不同的檔案資料收集管理辦法。一方面，一些單位負(fù)責(zé)人和檔案管理者平時只注重抓工程質(zhì)量、進(jìn)度和安全等工作，而忽略了檔案管理工作的前期投入和管理，往往在工程建設(shè)后期，才突擊收集整理資料；另一方面，個別檔案管理者缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，只是機(jī)械和被動地從工程技術(shù)人員手中接收資料，往往是有多少接多少，致使工程原始資料收集不全。最后，不得不用復(fù)印件充數(shù)，從而造成工程檔案收集的遺漏和不完整。

4、水利部門檔案管理加強(qiáng)的對策

4.1、提高對基層水利檔案的認(rèn)識

水利檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)深入基層水利部門，搞好檔案法規(guī)的宣傳，提高基層水利工作者的認(rèn)識。要靈活運(yùn)用各種方式，如配發(fā)宣傳手冊、現(xiàn)場講解宣傳，提高一線檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平；主管部門應(yīng)督促下屬單位健全檔案管理制度，進(jìn)行合理的工作分工，明確各自職責(zé)，形成行之有效的監(jiān)管監(jiān)督體制。

4.2、建立專門的水利工程管理機(jī)構(gòu)

單位管理者應(yīng)指派專人來負(fù)責(zé)水利工程的檔案管理工作，努力實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”、“協(xié)調(diào)配合”、“專人負(fù)責(zé)”的管理模式，如果是尚未具備設(shè)置專門的檔案管理部門，可以先行安排一名專業(yè)的工程檔案管理人員進(jìn)行管理；若完全有實(shí)力創(chuàng)建一個專門獨(dú)立的水利工程檔案管理部門的單位，應(yīng)全部按照專業(yè)的專職檔案管理人員。同時應(yīng)注意與施工部門人員做好協(xié)調(diào)工作，將水利工程檔案管理工作真正的融入到施工建設(shè)的全過程中。

4.3、提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

水利檔案管理人員不僅要具備檔案專業(yè)管理知識，還應(yīng)具備一定的水利工程專業(yè)知識，只有這樣，才能更細(xì)致、更合理、更符合工程特點(diǎn)地制定相應(yīng)的水利工程檔案管理體系，有的放矢地要求水利工程專業(yè)技術(shù)人員及時歸檔，更好地做好水利檔案管理工作。為此，要加強(qiáng)水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，打造一支優(yōu)秀的水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作隊(duì)伍，使水利檔案實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理有一個切實(shí)可行的保障。

4.4、改變管理方式，豐富收集手段

根據(jù)不同水利工程特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道，變被動為主動收集檔案資料，采取靈活多樣的收集手段，適應(yīng)水利工程檔案管理的要求。對建設(shè)周期較長的大型水利工程檔案收集，應(yīng)與施工現(xiàn)場資料員及其他施工部門保持聯(lián)系，及時溝通，隨時掌握水利工程進(jìn)展情況，分階段催收檔案資料，盡量避免原始檔案資料遺失，從而保證工程檔案的完整性和連續(xù)性。對建設(shè)周期較短的小型水利工程檔案的收集，采取追蹤收集的辦法，主動到施工現(xiàn)場了解施工進(jìn)度，及時掌握施工信息，指導(dǎo)和督促施工現(xiàn)場資料員，有針對性地收集檔案資料，從而保證檔案資料的完整性。

4.5、加強(qiáng)樞紐工程檔案規(guī)范化管理

作為水利樞紐工程建設(shè)單位,為實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化,根據(jù)國家《檔案法》、水利部的《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》等有關(guān)法律法規(guī),制定樞紐工程《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制》等管理規(guī)定,并嚴(yán)格按照執(zhí)行,使水利樞紐工程檔案從產(chǎn)生到形成的那一刻起就對它的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。樞紐工程建立了檔案統(tǒng)計臺帳,做到了帳實(shí)相符,做到查閱、借閱有登記,利用效果有記載,使檔案業(yè)務(wù)管理工作井然有序。

結(jié)束語

水利檔案管理作為做好水利工作的重要內(nèi)容，對提高基層水利管理效益，確保水利工作安全、有效運(yùn)行具有重要作用。因此，在實(shí)際工作中，必須根據(jù)檔案裝訂、整理等工作進(jìn)程以及存在問題，從各方面完善水利管理檔案管理工作，提高生活與社會效益。

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