淺談建筑施工企業(yè)合同綜合管理

□文/何中偉

（中交第一航務(wù)工程局有限公司 天津）

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)，是契約經(jīng)濟(jì)、合同經(jīng)濟(jì)，合同是商品經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，是市場(chǎng)交易的重要紐帶，一個(gè)企業(yè)對(duì)外發(fā)生的絕大多數(shù)業(yè)務(wù)都是通過合同聯(lián)系起來的，生產(chǎn)經(jīng)營中的法律糾紛大多源于合同風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)的經(jīng)營成敗與合同管理有密切關(guān)系。因此，加強(qiáng)合同管理既是企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的客觀要求，更是企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的內(nèi)在需要。建筑施工企業(yè)由于合同數(shù)量多、合同標(biāo)的額大、合同類型豐富，在企業(yè)合同管理中有必要按類別將不同合同劃分到相關(guān)業(yè)務(wù)部門分類管理，同時(shí)明確合同綜合牽頭管理部門。綜合管理事關(guān)合同管理全局，在施工企業(yè)合同管理中意義重大，本文主要從合同綜合管理角度論述建筑施工企業(yè)如何加強(qiáng)合同管理。

合同綜合管理主要體現(xiàn)在綜合牽頭上，把防范法律風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益作為核心思想貫穿合同管理始終，認(rèn)真做好“建制度、制范本、管授權(quán)、審文本、監(jiān)履約、查合同、解糾紛、教業(yè)務(wù)”八項(xiàng)重點(diǎn)工作，積極促進(jìn)各部門之間、總部與基層單位之間的協(xié)調(diào)互動(dòng)，建立以“綜合牽頭、專業(yè)分類、協(xié)調(diào)互動(dòng)”為管理原則的閉合的、聯(lián)動(dòng)的合同管理體系。

一、建制度——建立健全合同管理制度體系

“無規(guī)矩不成方圓”，企業(yè)合同管理必須要有一套協(xié)調(diào)、務(wù)實(shí)、科學(xué)的制度體系，從而使合同管理實(shí)現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。首先，應(yīng)當(dāng)制定合同綜合管理辦法，主要明確各部門職責(zé)、管理原則、工作流程以及罰則等，切實(shí)解決“合同多頭管理，實(shí)際無人管理”的問題；同時(shí)，有必要在綜合管理辦法中明確本單位一些重要合同管理措施，比如重大合同的標(biāo)準(zhǔn)、簽約權(quán)限及程序等；其次，要根據(jù)合同管理的各環(huán)節(jié)，制定操作性強(qiáng)且切合企業(yè)管理實(shí)際的管理細(xì)則，如合同評(píng)審管理辦法、合同履約監(jiān)控管理辦法、合同印章管理辦法、合同代表授權(quán)管理辦法、合同檔案管理辦法、合同監(jiān)督檢查管理辦法、合同糾紛案件處理管理辦法、合同業(yè)務(wù)培訓(xùn)管理辦法等。制定上述細(xì)則主要把握兩點(diǎn)：一是要注意與合同綜合管理辦法以及各個(gè)細(xì)則之間的銜接對(duì)應(yīng)；二是程序要具有可操作性，既要滿足防范風(fēng)險(xiǎn)的需要，又要盡量簡潔明快；還應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位實(shí)際和現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目管理需要，制定有關(guān)操作指引和指導(dǎo)意見，比如制定調(diào)價(jià)索賠操作指引，制定加強(qiáng)合同檔案資料保管的指導(dǎo)意見等，這些指引、意見和上述管理辦法、細(xì)則，共同組成了企業(yè)的合同管理制度體系。

另外，為了讓合同管理相關(guān)人員對(duì)合同管理制度有比較直觀的了解，合同綜合管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)上述管理辦法、細(xì)則、指引、意見等，制定流程圖，使工作程序更加直觀、清晰，便于各項(xiàng)管理制度的貫徹落實(shí)。

二、制范本——制定并發(fā)布合同標(biāo)準(zhǔn)文本

建筑施工企業(yè)職工特別是合同管理員大多數(shù)是工程建設(shè)專業(yè)出身，一般對(duì)合同法律知識(shí)掌握不全面、不深入，而建筑施工合同比較復(fù)雜，條款多、內(nèi)容多、類型多、合同多，因此合同綜合管理部門有必要推行標(biāo)準(zhǔn)文本，從而提高基層項(xiàng)目合同簽訂水平。

合同綜合管理部門應(yīng)當(dāng)先分析統(tǒng)計(jì)本企業(yè)簽訂的各類合同，就主營業(yè)務(wù)相關(guān)的經(jīng)常性、反復(fù)性的合同制訂合同文本，并邀請(qǐng)基層項(xiàng)目、各專業(yè)管理部門征求意見，甚至召開專題會(huì)議進(jìn)行充分討論，最終從法律、各專業(yè)口、基層一線對(duì)合同文本把關(guān)，從而使合同文本切合企業(yè)管理實(shí)際，又能達(dá)到防范風(fēng)險(xiǎn)的需要。合同文本對(duì)本企業(yè)來講要作為強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一推行，在合同監(jiān)督檢查中要把合同文本的使用情況作為重要內(nèi)容來抓，對(duì)于因市場(chǎng)、法律要求等各種原因確實(shí)不能使用本單位制定的合同文本應(yīng)當(dāng)?shù)?，給予匯報(bào)解釋。合同文本發(fā)布后，要對(duì)企業(yè)合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，主要講解合同文本條款以及在實(shí)踐中如何運(yùn)用，讓相關(guān)人員理解合同意思。合同文本發(fā)布一段時(shí)間后，一般兩年比較合適，綜合管理部門要征求專業(yè)部門和基層一線的意見、建議，對(duì)合同文本進(jìn)行修訂，從而保證合同文本滿足生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際需要。

三、管授權(quán)——主管合同代表授權(quán)委托

這項(xiàng)工作主要涉及到三個(gè)方面：一是要制定合同代表授權(quán)管理辦法，明確授權(quán)管理部門職責(zé)、授權(quán)程序、罰則，制定授權(quán)委托書樣式；二是合同綜合管理部門要嚴(yán)格執(zhí)行合同代表授權(quán)管理辦法，認(rèn)真做好合同代表授權(quán)工作，仔細(xì)核實(shí)被授權(quán)人的授權(quán)權(quán)限及時(shí)間，并建立授權(quán)臺(tái)賬。需要強(qiáng)調(diào)的是，要關(guān)注授權(quán)期限完畢后授權(quán)委托書的歸還情況，防范表見代理；對(duì)于越權(quán)代理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照罰則進(jìn)行處罰，嚴(yán)肅授權(quán)紀(jì)律；三是要認(rèn)真審查合同相對(duì)方的授權(quán)書，主要核查相對(duì)方的主體資格、法定代表人身份信息，被授權(quán)人的權(quán)限及期限，是否由法定代表人作出授權(quán)，必要時(shí)要通過工商局或有關(guān)途徑仔細(xì)核實(shí)，防范無效代理、表見代理等，避免給企業(yè)造成損失。這里再補(bǔ)充說明，除核實(shí)相對(duì)方合同代表授權(quán)外，還要發(fā)揮法律部門專業(yè)優(yōu)勢(shì)，審查相對(duì)方的資信狀況，包括簽約資格、履約能力、以往的履約信譽(yù)等，具體如查看營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、資產(chǎn)負(fù)債情況、相關(guān)業(yè)績等。

四、審文本——會(huì)簽評(píng)審合同文本

作為合同綜合管理部門，會(huì)簽評(píng)審合同的重點(diǎn)主要放在合同的合法合規(guī)性及法律風(fēng)險(xiǎn)防范方面，其他方面由合同承辦部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門起草、會(huì)簽評(píng)審把關(guān)。

一是制定合同評(píng)審管理辦法，明確各部門評(píng)審合同的職責(zé)、合同會(huì)簽評(píng)審流程，以及合同評(píng)審意見的反饋等。目前，大多數(shù)建筑施工企業(yè)都實(shí)行項(xiàng)目管理制度，因此合同評(píng)審有必要實(shí)行多級(jí)會(huì)簽評(píng)審制度，如某項(xiàng)目部要簽訂合同，首先由該項(xiàng)目部相關(guān)部門對(duì)該合同進(jìn)行評(píng)審，然后提交項(xiàng)目部的上級(jí)管理單位各部門進(jìn)行評(píng)審，通過多級(jí)把關(guān)，防范合同簽訂階段的法律風(fēng)險(xiǎn)。

二是認(rèn)真評(píng)審每份合同。要重點(diǎn)審查合同當(dāng)事人主體資格，主體資格不當(dāng)則影響合同效力；要防范合同條款掛一漏萬，特別是注意防止漏掉違約責(zé)任，實(shí)踐中許多項(xiàng)目部不重視違約責(zé)任的約定，認(rèn)為合同雙方關(guān)系很好，不會(huì)產(chǎn)生糾紛，一旦發(fā)生爭議不利于追究對(duì)方的違約責(zé)任；要避免合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)、用詞不準(zhǔn)確，從而產(chǎn)生歧義，不能完全體現(xiàn)雙方的真實(shí)意志；要關(guān)注支付條款，建設(shè)工程工期長、金額大，如果付款條件不明確或嚴(yán)苛，施工單位的資金壓力就很大，甚至不得不墊資施工，因此必須審核付款條件、比例；另外，要關(guān)注主合同、從合同關(guān)系，原協(xié)議和補(bǔ)充協(xié)議關(guān)系等。合同評(píng)審后，綜合管理部門和各業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)督促評(píng)審意見的落實(shí)，基層項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)對(duì)上級(jí)單位評(píng)審意見的落實(shí)情況進(jìn)行反饋，從而保證合同會(huì)簽評(píng)審制度的閉合性。需要強(qiáng)調(diào)的是，合同評(píng)審切忌流于形式，實(shí)踐中不少企業(yè)的合同評(píng)審都存在滯簽、倒簽現(xiàn)象，甚至?xí)炘u(píng)審合同只是為了應(yīng)付各種檢查，這些都要通過有關(guān)罰則給予堅(jiān)決處理，從而保證管理制度得到嚴(yán)肅執(zhí)行。

五、監(jiān)履約——監(jiān)控合同履約情況

由于建筑施工企業(yè)項(xiàng)目分布點(diǎn)多面廣，合同期限長、標(biāo)的大、類型多，從企業(yè)總部角度進(jìn)行履約監(jiān)控的難度相對(duì)要大，是許多建筑施工企業(yè)合同管理的短板。

一是制定合同履約監(jiān)控管理辦法。筆者認(rèn)為，履約監(jiān)控的重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)是合同變更的程序、往來信函（包括會(huì)議紀(jì)要）的簽收與發(fā)送、簽證管理、調(diào)價(jià)索賠管理、收付款管理、工程進(jìn)度及質(zhì)量等。

二是注意履約過程中的證據(jù)保留。在履約過程中及時(shí)發(fā)出必要的書函或簽證，是合同動(dòng)態(tài)管理的需要，是履約的一種手段，也是施工企業(yè)自我保護(hù)的一種招數(shù)。需要強(qiáng)調(diào)的是，并不是所有書面證據(jù)都具有法律效力。有效的證據(jù)，應(yīng)當(dāng)是原件的、與事實(shí)有關(guān)的、有蓋章和（或）簽名的、有明確內(nèi)容的、未超過期限的書面證據(jù)，不具備法律效力的書面證據(jù)只是廢紙一張。例如，發(fā)送的書函必須要獲得對(duì)方的簽收，現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議紀(jì)要需各參會(huì)人員簽字，否則難以成為有效證據(jù)。另外，現(xiàn)場(chǎng)管理人員要重視簽證，否則發(fā)生爭議無法舉證，履約監(jiān)控管理辦法應(yīng)當(dāng)明確簽證的責(zé)任主體、程序、方法等，如有必要可以細(xì)化制定有關(guān)簽證管理辦法。

三是重點(diǎn)監(jiān)控發(fā)包方的付款情況和本單位（施工單位）、分包方的工程進(jìn)度及質(zhì)量。對(duì)建筑施工企業(yè)而言，發(fā)包方除前期義務(wù)、協(xié)助義務(wù)外，主要義務(wù)是按合同約定付款，因此應(yīng)當(dāng)按照合同約定對(duì)發(fā)包方付款情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控；同時(shí)，要關(guān)注本方工程進(jìn)度及質(zhì)量，防范自身違約。

四是重視調(diào)價(jià)索賠工作。由于建設(shè)工程規(guī)模大、工期長、工藝多、現(xiàn)場(chǎng)復(fù)雜等特點(diǎn)，因各種原因?qū)е鹿こ套兏默F(xiàn)象很多，再加上發(fā)包方原因、其他原因等造成工期延誤等，因此調(diào)價(jià)索賠是挽回成本損失的重要手段，甚至是企業(yè)創(chuàng)利的重要途徑，合同綜合管理部門要制定基層項(xiàng)目調(diào)價(jià)索賠的有關(guān)操作指引，并對(duì)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)價(jià)索賠工作給予指導(dǎo)監(jiān)督。

五是建立健全合同臺(tái)賬。實(shí)踐中，許多施工企業(yè)無論是基層項(xiàng)目部還是總部，對(duì)本單位合同簽訂數(shù)量、正在履行的合同數(shù)量以及合同履行完畢數(shù)量等無法準(zhǔn)確掌握，顯然不利于對(duì)合同進(jìn)行綜合管理，尤其是不利于履約監(jiān)控。因此，建筑施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全合同臺(tái)賬，可以考慮從總部到基層都統(tǒng)一臺(tái)賬格式，并由各業(yè)務(wù)部門建立分臺(tái)賬，合同綜合管理部門匯總各分臺(tái)賬為總臺(tái)賬，并定期對(duì)合同臺(tái)賬進(jìn)行分析梳理，從而達(dá)到對(duì)合同履約情況進(jìn)行有效監(jiān)控。

六是及時(shí)正確行使合同權(quán)利?！逗贤ā访鞔_規(guī)定了合同抗辯權(quán)，但大多數(shù)施工企業(yè)不會(huì)行使。發(fā)包方不按合同約定支付工程進(jìn)度款，施工企業(yè)可以行使抗辯權(quán)停工，但卻沒有行使，怕單方面停工要承擔(dān)違約責(zé)任，結(jié)果客觀上造成了墊資施工，發(fā)包方的欠款數(shù)額愈來愈大，問題更難解決。另外，積極行使合同抗辯權(quán)，也是應(yīng)對(duì)發(fā)包方、分包方、供貨商等索賠、訴訟的重要策略。

六、查合同——監(jiān)督檢查合同管理情況

許多建筑施工企業(yè)都很重視合同監(jiān)督檢查，但實(shí)踐中制定合同監(jiān)督檢查制度的企業(yè)并不多，從而加大了合同監(jiān)督檢查的隨意性、盲目性。一是要制定合同監(jiān)督檢查辦法，要明確監(jiān)督檢查的主體、檢查程序、檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查評(píng)價(jià)以及檢查后的整改反饋等。二是建筑施工企業(yè)合同量很大、涉及到的合同類型多，且大多數(shù)合同標(biāo)的額相當(dāng)大，可以要求各基層單位先對(duì)照檢查標(biāo)準(zhǔn)開展自查，然后由合同綜合管理部門采取重點(diǎn)檢查和抽查的方式。檢查內(nèi)容主要包括：合同簽訂情況，主要檢查合同文本；合同履約情況，察看各方是否按合同約定全面履行合同，以及合同變更情況；合同違約情況，查看合同當(dāng)事人是否存在違約，這是監(jiān)督檢查的主要工作。己方違約時(shí)，合同綜合管理部門應(yīng)及時(shí)調(diào)查違約原因，督促承辦部門盡早采取補(bǔ)救措施，并盡快與對(duì)方協(xié)商確定處理辦法，為防止合同相對(duì)方過分追究違約責(zé)任，應(yīng)特別注意保存相應(yīng)有利證據(jù)材料。在合同相對(duì)方違約或預(yù)期違約時(shí)，應(yīng)及時(shí)掌握違約的事實(shí)證據(jù)，必要時(shí)依法中止履行合同，避免擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)損失，并及時(shí)與相對(duì)方協(xié)商處理。因?yàn)樘幚磉`約情況涉及大量法律規(guī)定，所以合同綜合管理部門對(duì)此過程應(yīng)重點(diǎn)監(jiān)控。三是應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)監(jiān)督檢查進(jìn)行評(píng)價(jià)，總結(jié)合同管理比較好的經(jīng)驗(yàn)，通報(bào)合同管理中存在的不足，尤其是帶有普遍性的問題。通過總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，查找不足，不斷推動(dòng)合同管理水平提升。

七、解糾紛——處理合同糾紛案件

合同綜合管理部門對(duì)本單位合同簽訂、履行等情況比較熟悉，且實(shí)踐中一般由法律事務(wù)部門作為綜合管理部門，因此由綜合管理部門負(fù)責(zé)處理合同糾紛案件比較合適。一是要制定合同糾紛案件處理的管理辦法，明確各部門職責(zé)、案件上報(bào)程序、案件處理程序、訴訟費(fèi)用的承擔(dān)、外聘律師的聘請(qǐng)要求和程序及罰則等；二是要與合同履約監(jiān)控結(jié)合起來，主要體現(xiàn)在要密切關(guān)注履約情況比較差的合同，特別是合同相對(duì)方發(fā)生違約或預(yù)期違約行為時(shí)，要及時(shí)采取有效措施，同時(shí)要注意合同履約過程中證據(jù)資料的保管，一旦發(fā)生爭議確保有資料可查閱，有證據(jù)可采信；三是訴前應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做好案件風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，不但要靈活采用訴前財(cái)產(chǎn)保全措施，更要防范對(duì)方當(dāng)事人的反訴，因?yàn)榻ㄔO(shè)工程施工經(jīng)常存在雙方都違約的情況，特別是施工企業(yè)在向發(fā)包方主張工程款時(shí)，往往會(huì)忽略自身存在工期、質(zhì)量問題，所以施工企業(yè)要謹(jǐn)慎分析，認(rèn)真防范反訴風(fēng)險(xiǎn)；四是要及時(shí)總結(jié)案件處理經(jīng)驗(yàn)，特別是要通過案件剖析存在的管理問題，不斷完善企業(yè)管理。有條件的單位不妨把本單位發(fā)生的合同糾紛案件進(jìn)行匯編，通過介紹案件事實(shí)、裁判處理，分析案發(fā)原因和存在的管理問題，以案說法，不斷提高全員法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和企業(yè)管理水平。

八、教業(yè)務(wù)——開展合同業(yè)務(wù)培訓(xùn)

作為合同綜合管理部門，應(yīng)當(dāng)對(duì)本單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部、經(jīng)營管理人員及合同管理員進(jìn)行有關(guān)合同法律的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高相關(guān)人員的合同法律意識(shí)和合同管理技能，從而促進(jìn)企業(yè)合同管理整體水平的提升。一是要制定合同培訓(xùn)的管理制度，明確合同培訓(xùn)的對(duì)象、培訓(xùn)需求調(diào)查、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)費(fèi)用、培訓(xùn)后的考試評(píng)價(jià)等，通過合同培訓(xùn)的制度化，減少培訓(xùn)的盲目性，提高培訓(xùn)質(zhì)量；二是培訓(xùn)對(duì)象主要是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部尤其是各單位、各項(xiàng)目部的負(fù)責(zé)人和合同主管領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)市場(chǎng)開拓的經(jīng)營管理人員以及合同管理人員，對(duì)上述三類人員應(yīng)當(dāng)分層次、有重點(diǎn)地進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，如對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部主要側(cè)重于合同法律意識(shí)培養(yǎng)，而對(duì)合同管理員主要側(cè)重于合同法律知識(shí)的培訓(xùn)；三是培訓(xùn)內(nèi)容主要包括兩個(gè)方面：一方面是要對(duì)本單位的合同管理制度、合同標(biāo)準(zhǔn)文本等進(jìn)行講解，讓合同管理的相關(guān)人員切實(shí)領(lǐng)會(huì)本單位合同管理的各項(xiàng)要求，從而保證本單位合同管理制度得到正確有效執(zhí)行；另一方面要對(duì)國家的合同法律知識(shí)以及建筑施工領(lǐng)域的有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行講解，讓合同相關(guān)人員知法、守法，并能正確運(yùn)用法律維護(hù)本單位合法權(quán)益。

另外，有必要補(bǔ)充說明，在信息技術(shù)比較成熟的今天，建筑施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視合同信息化建設(shè)，通過開發(fā)科學(xué)合理且切合企業(yè)管理實(shí)際的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同會(huì)簽評(píng)審、履約監(jiān)控、資料歸檔等網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，從而提高合同管理效率和水平。

總之，企業(yè)合同管理是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)管理的一項(xiàng)核心內(nèi)容，企業(yè)管理的方方面面都應(yīng)圍繞著這個(gè)核心而開展。建筑施工作為微利行業(yè)，施工企業(yè)只有切實(shí)認(rèn)真加強(qiáng)合同管理，不斷提高合同管理水平，才能積極防范生產(chǎn)經(jīng)營法律風(fēng)險(xiǎn)，才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭中得到持續(xù)健康發(fā)展?！?/p>