從內(nèi)控的角度談如何加強(qiáng)物資管理工作

●劉虎

從內(nèi)控的角度談如何加強(qiáng)物資管理工作

●劉虎

隨著國民經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型升級，外部經(jīng)濟(jì)形勢的不明朗，給作為第三產(chǎn)業(yè)的建筑服務(wù)施工安裝企業(yè)帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。在競爭激烈的市場經(jīng)濟(jì)條件下，如何讓企業(yè)立于不敗之地，永續(xù)發(fā)展，值得我們施工企業(yè)深思。安裝企業(yè)作為專業(yè)性的施工配套企業(yè)，要想發(fā)展企業(yè)只有居安思危才能基業(yè)長青，只有精細(xì)化管理才能突出特色，因此必須要始終堅持“穩(wěn)中求進(jìn)，創(chuàng)新致勝”的企業(yè)精神。

內(nèi)控制度 物資管理 協(xié)調(diào)發(fā)展

“物資管理”在建筑企業(yè)中是一項(xiàng)吃力不討好的工作。每天碰到是：項(xiàng)目上要供料，今天要，明天到，急得不得了；張三要錢，李四要錢，急得不得了；看到材料成本，好像總是不理想，這個材料價格高了，那個材料價格也高了，煩得不得了；項(xiàng)目退場時，退庫的物資一大堆，堆得倉庫都放不下，亂得不得了。同行們深感于工作的壓力，物資管理部門和相關(guān)人員對在企業(yè)快速發(fā)展過程中存在的問題，進(jìn)行了廣泛的討論，大家一致認(rèn)為，要想解決目前工作中的困境，就要從企業(yè)內(nèi)部制度上進(jìn)行設(shè)計和約束。江蘇省建設(shè)廳負(fù)責(zé)同志在講話中指出：“在企業(yè)管理中，個人獨(dú)資企業(yè)靠個人，家族企業(yè)靠親情，現(xiàn)代企業(yè)要靠制度。物資管理工作要規(guī)范，也必然從制度上著手?！惫P者深有同感。

企業(yè)內(nèi)部控制是企業(yè)決策層、管理層和全體員工共同實(shí)施的實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過程，也是保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略的過程，且其過程是動態(tài)的。每一家企業(yè)雖然都有管理制度，但還是要進(jìn)一步梳理采購業(yè)務(wù)流程，建立和完善物資管理的相關(guān)制度，統(tǒng)籌安排采購計劃，明確請購、審批、購買、驗(yàn)收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限。按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)，定期檢查和評價采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制措施，確保物資采購滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要，并且要為企業(yè)資產(chǎn)安全提供扎實(shí)的制度保障。

一、必須做好事前計劃工作

計劃是一切管理工作的出發(fā)點(diǎn)，沒有計劃的工作往往是事倍功半，甚至失敗。采購計劃安排不合理，市場變化趨勢跟不上，就會造成庫存短缺或積壓，可能導(dǎo)致項(xiàng)目施工進(jìn)度停滯或資源浪費(fèi)。以前項(xiàng)目一接下來，根據(jù)預(yù)算，跟著會做一個“人、材、機(jī)”的分析，實(shí)際上這就是項(xiàng)目的總計劃。近年來由于任務(wù)增多，人手緊張，忽視了這方面的工作。因此，必須加強(qiáng)采購計劃安排。在每月的月度生產(chǎn)會上，要根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度，制定相應(yīng)的明確而詳細(xì)的要料計劃。這樣，整個物資管理工作便處于事前控制中。比如，根據(jù)事先準(zhǔn)確的計劃，以及科學(xué)的市場預(yù)測，在資金允許的情況下，可以低價采購作為項(xiàng)目庫存。對于生產(chǎn)中缺少圖紙或變更增加的例外事項(xiàng)，更要通過嚴(yán)格的審批，方能請購。

二、采購環(huán)節(jié)是物資管理工作中的重中之重

1.現(xiàn)代企業(yè)以價值最大化為基本目標(biāo)。材料價差是施工利潤的重要源泉。公司明確要求杜絕材料虧本、不贏利的狀況發(fā)生。對于大宗材料，要求控制在10%利潤空間以上。完成這樣的指標(biāo)對我們來說具有非常的挑戰(zhàn)性。為了在保證質(zhì)量、貨期的前提下，滿足項(xiàng)目生產(chǎn)需要，物資部門與造價部門、項(xiàng)目部門要共同配合，做好前期投標(biāo)及施工過程中的材料認(rèn)價工作；同時，采購部門要加強(qiáng)市場調(diào)研，開展多方面詢價，通過供應(yīng)商、本地市場、項(xiàng)目部、網(wǎng)絡(luò)信息，進(jìn)行全面有效的比價，力求最低價采購。例如，在確保質(zhì)量的前提下，我們可以采用網(wǎng)購的方式進(jìn)行采購。

2.企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度。要按照ISO三合一體系標(biāo)準(zhǔn)要求，確定合格供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，在集團(tuán)內(nèi)信息共享。對供應(yīng)商提供物資的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行實(shí)時管理和綜合評價，根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整。目前受制于資金壓力，大宗材料的供應(yīng)商墊資在數(shù)百萬以上，對于價格談判時還是有影響的。為了既定的利潤目標(biāo)，還需要再尋找新的供應(yīng)商，這樣也會造成供應(yīng)鏈的不穩(wěn)定性。供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購方式不合理，授權(quán)審批不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。

3.為了防范采購過程中的風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、代購價格等情況擬訂采購合同。要明確雙方責(zé)任權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，并按規(guī)定權(quán)限簽訂合同，相關(guān)項(xiàng)目責(zé)任人全程參與合同訂立并簽字確認(rèn)；所有合同應(yīng)當(dāng)歸檔。為了確保采購業(yè)務(wù)的可追溯性，需要加強(qiáng)物資供應(yīng)過程的管理，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，及時跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度的異常情況，需到生產(chǎn)廠家實(shí)地查詢，防止拖拉，耽誤時機(jī)；造成損失的，要及時進(jìn)行索賠。因計劃不準(zhǔn)確造成退貨問題，合同中也需明確。

三、物資驗(yàn)收和使用是項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)

1.項(xiàng)目必須杜絕材料數(shù)量的超支，保證合理的節(jié)約率。為了達(dá)到上述目標(biāo)，現(xiàn)場材料人員應(yīng)熟悉公司物資管理相關(guān)規(guī)章制度。在驗(yàn)收環(huán)節(jié)，項(xiàng)目要有兩人共同收貨，核對要料計劃與來料清單，做好詳細(xì)記錄。對于過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時匯報，查明原因并及時處理；材料與財務(wù)之間賬目應(yīng)清晰，做到分文不差。對于已入庫但發(fā)票未到的材料，為了同期真實(shí)準(zhǔn)確地反映項(xiàng)目成本，可以暫估入賬，待憑證到達(dá)后再正式入賬，并沖減暫估量。項(xiàng)目按月做好盤點(diǎn)工作，這是項(xiàng)目經(jīng)營管理的需要，更是項(xiàng)目核算盈虧的需要。

2.物資使用中要加強(qiáng)對勞務(wù)隊組的管理，保證工完料清，限額領(lǐng)料，并與之結(jié)賬相掛鉤。勞動力是建筑業(yè)的一項(xiàng)重要資源，企業(yè)要規(guī)范內(nèi)部勞務(wù)管理制度，加大對勞務(wù)隊組的評審力度，加強(qiáng)對勞務(wù)隊組的科學(xué)化、人性化管理，逐步建立起勞務(wù)人員的檔案制度，在內(nèi)部形成良性競爭，做到獎罰分明，優(yōu)勝劣汰，為材料節(jié)約做好人力資源準(zhǔn)備。

四、材料人員的素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平是物資管理成敗的決定性因素

1.內(nèi)部控制是全員參予的工作，材料崗位不像技術(shù)崗位，我們干的就是一份勞神的活，肩負(fù)著重大的責(zé)任。所以責(zé)任心是選配和考核材料人員的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。一方面，材料員的思想素質(zhì)和覺悟必須絕對正派，拒腐防變，守住一顆平常心，經(jīng)得起考驗(yàn)。材料把關(guān)不嚴(yán)，采購過程監(jiān)督不到位，就容易造成漏洞；另一方面，不相容職務(wù)要分離，加強(qiáng)財產(chǎn)控制，建立反舞弊機(jī)制，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督。

2.材料崗位人員存在年齡結(jié)構(gòu)不合理，收入偏低，不受重視等方面問題。為保證內(nèi)控制度落到實(shí)處，要加強(qiáng)對新進(jìn)場大學(xué)生的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，做好“傳幫帶”，另外，在切實(shí)可行的條件下，進(jìn)行輪崗制度。企業(yè)要加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，凝聚員工的歸屬感、積極性和創(chuàng)造性，重視人的因素，強(qiáng)調(diào)精神文化的力量，用一種無形的文化力量形成一種行為準(zhǔn)則、價值觀念和道德規(guī)范。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)文化建設(shè)，培育積極向上的價值觀念和社會責(zé)任感，倡導(dǎo)誠實(shí)守信、愛崗敬業(yè)、開拓創(chuàng)新和團(tuán)隊協(xié)作精神，樹立現(xiàn)代管理理念，強(qiáng)化風(fēng)險意識。

內(nèi)控既是制度，又是方法。制度是呆板的，人是具有靈活性和創(chuàng)造性的，兩者是協(xié)調(diào)發(fā)展的。我們不能淪為制度的奴隸，喪失能動性，但制度作為最基礎(chǔ)的保障，不可缺失。按照德魯克的觀點(diǎn)，就是在破壞中成長。二者既對立，又要統(tǒng)一于“穩(wěn)中求進(jìn)，創(chuàng)新致勝”的企業(yè)精神與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)這一最終主旨上。

[1]萬金蘭.淺談如何加強(qiáng)物資管理中的內(nèi)部控制[J].城市建設(shè)與理論研究，2013（20）

[2]衛(wèi)安軍.淺談施工企業(yè)物資管理的內(nèi)部控制檢查[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2012（10）

[3]張小霞著.現(xiàn)代商業(yè)銀行內(nèi)控制度研究[M].中國財政經(jīng)濟(jì)出版社，2005

[4]敬海峰.淺析施工企業(yè)資金營運(yùn)內(nèi)部控制的管理[J].中國外資，2011（18）

[5]朱娜.淺談施工企業(yè)物資管理存在的問題及對策[J].黑龍江科技信息，2010（21）

（作者單位：江蘇揚(yáng)建集團(tuán)有限公司 江蘇揚(yáng)州 225000）

（責(zé)編：若佳）

F123.17

A

1004-4914（2014）07-255-02