進(jìn)行合理規(guī)范的檔案管理使檔案自身功能發(fā)揮最大化作用

武貴云

目前，孟縣人力資源和社會(huì)保障局共收集文書(shū)檔案35卷；養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案160卷，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案137卷，失業(yè)保險(xiǎn)檔案95卷，監(jiān)察檔案13卷，仲裁檔案23卷，人事檔案6卷，退休檔案37卷；錄像2盤(pán)、光盤(pán)57張；圖書(shū)資料1200冊(cè)；會(huì)計(jì)檔案57卷；科技檔案12卷。按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定，還定期移交了縣檔案局歷年卷宗。各類檔案的立卷歸檔均符合規(guī)范化要求。經(jīng)過(guò)市局驗(yàn)收成為標(biāo)準(zhǔn)檔案室?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為，要做好檔案規(guī)范化管理，必須創(chuàng)新工作思路，切實(shí)抓好以下幾個(gè)方面：

一、強(qiáng)化工作責(zé)任，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)

我局成立了由分管副局長(zhǎng)任組長(zhǎng)，社保股長(zhǎng)任副組長(zhǎng)，同時(shí)確立了包括我在內(nèi)的兩名專職檔案員，明確責(zé)任分工。建立了崗位責(zé)任制和查檔流程圖，完善相關(guān)制度，并作為年度目標(biāo)考評(píng)指標(biāo)，形成較為完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。分管領(lǐng)導(dǎo)在整檔期間進(jìn)行不定期督導(dǎo)，對(duì)整理進(jìn)度進(jìn)行調(diào)查。工作人員制定詳細(xì)的檔案整理計(jì)劃，做到工作有目標(biāo)、有效率。

二、強(qiáng)化宣傳培訓(xùn)，提高檔案管理意識(shí)

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門(mén)的事，更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事，而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。采取多種行之有效的措施，努力增強(qiáng)廣大干部職工的檔案意識(shí)。

（一）將檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)納入機(jī)關(guān)學(xué)習(xí)計(jì)劃。

（二）開(kāi)辦宣傳窗和懸掛宣傳橫幅。

（三）堅(jiān)持“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的學(xué)習(xí)方式。一方面積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，另一方面邀請(qǐng)縣檔案專職人員到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)不符合規(guī)定的地方及時(shí)進(jìn)行修改，做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊、查找方便。

（四）重視檔案質(zhì)量。堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，嚴(yán)格按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》對(duì)所有文件進(jìn)行分類整理和立卷歸檔，對(duì)一些應(yīng)歸檔而未歸檔的重要文件，進(jìn)行再收集、再整理，使檔案內(nèi)容不斷得到豐富和充實(shí)。

同時(shí)對(duì)每年產(chǎn)生的收文登記簿、發(fā)文登記簿、會(huì)議記錄，介紹信存根、信訪登記簿、電話記錄和值班日志等文書(shū)資料進(jìn)行收集整理，連同已裝訂好的文件檔案一起裝盒入柜，以便查詢。

三、強(qiáng)化硬件建設(shè)，健全檔案保管體系

我局規(guī)劃了四間檔案室，實(shí)現(xiàn)了庫(kù)房、閱檔、辦公用房三分開(kāi)。同時(shí)，為確保檔案安全，便于查閱，又將原檔案室檔案存放柜全部更新為新式蜜集架，共有8列，可以存放本局十年以上的各門(mén)類檔案。此外，我局在庫(kù)房安裝了空調(diào)、去濕機(jī)和溫濕度自控系統(tǒng)。配置了計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、滅火器材等檔案保管保護(hù)設(shè)備等。

四、強(qiáng)化軟件建設(shè)，提升檔案管理水平

對(duì)檔案管理工作始終堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，常抓不懈。

（一）按照歸檔文件要以本單位形成的文件為主的原則。推行各股室、各部門(mén)文件檔案立卷歸檔制度，使歸檔文件完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。對(duì)散落在各業(yè)務(wù)室的重要文件進(jìn)行收集，對(duì)已經(jīng)存檔的各類文件按照規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格的篩選，剔除沒(méi)有價(jià)值的文件材料。將本局發(fā)文依據(jù)業(yè)務(wù)歸口分設(shè)人事人才、勞動(dòng)關(guān)系、社會(huì)保險(xiǎn)、就業(yè)服務(wù)和機(jī)關(guān)建設(shè)五類，歸檔率達(dá)到100%，查檔率達(dá)到98%，滿意率達(dá)到100%。

（二）對(duì)分類方案進(jìn)行完善和修改：

1、文書(shū)檔案

文書(shū)檔案改原來(lái)的機(jī)構(gòu)分類法為問(wèn)題分類法。

（1）規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，排版形式為橫排，左側(cè)裝訂，歸檔文件按正本在前，定稿在后，正文在前，附件在后的要求整理，然后用鉛筆在文件左上角編寫(xiě)頁(yè)碼，去除金屬物（訂書(shū)針、別針、大頭針等）并以“三孔一線”的線裝方法裝訂。在接入庫(kù)前，對(duì)各科室的檔案進(jìn)行案卷質(zhì)量檢查，對(duì)不符合入庫(kù)要求的，按《檔號(hào)編制規(guī)則》，指導(dǎo)并幫助進(jìn)行整理；

（2）注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題、主送單位和抄送單位等是否準(zhǔn)確，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用；

（3）公文字跡要牢固清晰。不使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利于；

（4）嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》，著重注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂；二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工；三是在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入；同時(shí)，還隨時(shí)注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

（5）精心編制目錄索引。為方便檔案的查詢利用，對(duì)已裝訂的文件編制統(tǒng)一格式的目錄和封面，并將每本目錄的電子版進(jìn)行整理和存檔，編制每一年的文書(shū)檔案全引目錄，做到檔案搜索電子化，查詢某個(gè)文件可以精確到本的水準(zhǔn)，并在原有檢索工具的基礎(chǔ)上，根據(jù)局內(nèi)檔案利用情況不斷完善，不斷增加，續(xù)添了職務(wù)任免專題目錄、專業(yè)技術(shù)職務(wù)專題目錄、先進(jìn)個(gè)人專題目錄，人名索引條、養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案條、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案條、失業(yè)保險(xiǎn)檔案條、仲裁監(jiān)察檔案條、農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案條，健全了檢索體系。

2、人事檔案

嚴(yán)格按《人事檔案保管制度》、《人事檔案保密制度》、《人事檔案查閱制度》等，在職工人事檔案整理工作中，對(duì)檔案中記載的個(gè)人基本信息，包括個(gè)人的姓名、出生時(shí)間、單位、參加工作時(shí)間、文化程度等情況全部實(shí)行微機(jī)管理，從而極大地方便人事檔案的查閱，提高辦事效率，定期對(duì)全縣職工人事考核資料歸檔，嚴(yán)防丟失。對(duì)人事的年度考核表、工資變動(dòng)表、入黨材料等及時(shí)予以整理填充，做到了人事檔案分類準(zhǔn)確、材料齊全、外觀整齊。使檔案管理水平和工作服務(wù)質(zhì)量不斷提高，逐步形成檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。

這些年來(lái)，通過(guò)自己的努力工作，順利的完成了各項(xiàng)工作任務(wù)。其中，2000年承辦完成了盂縣勞動(dòng)和社會(huì)保障局所轄檔案的收集整理工作：包括對(duì)往年的招工檔案1萬(wàn)余件、知青檔案3700余份、復(fù)轉(zhuǎn)軍人1500余人安置檔案、破產(chǎn)企業(yè)1.3萬(wàn)余人檔案、職改檔案1.9萬(wàn)件、調(diào)資檔案2.7萬(wàn)件、干部職工交流調(diào)動(dòng)任免檔案1900件、信訪仲裁監(jiān)督檔案1190件、企業(yè)職工個(gè)人檔案5770件、企業(yè)職工培訓(xùn)檔案2780件等等，完成之后，一并將這些民生檔案上交至盂縣檔案局收集管理。endprint

2012年參與完成了養(yǎng)老保險(xiǎn)18770件收集整理工作。2013年參與完成了醫(yī)療保險(xiǎn)19853件、失業(yè)保險(xiǎn)9235件的收集整理工作。

今年以來(lái)，重點(diǎn)是規(guī)范了流動(dòng)人員的“棄檔” 問(wèn)題 伴隨著人才的大量頻繁流動(dòng)，越來(lái)越多的人變成了“社會(huì)人”，他們普遍認(rèn)為人事檔案與自己工作、生活的關(guān)系已不再密切，對(duì)其處置時(shí)也變得比較隨意和不聞不問(wèn)。 因此，近幾年來(lái)出現(xiàn)了大量“棄檔”現(xiàn)象， 調(diào)查顯示，超過(guò)43%的人都不清楚自己的檔案去哪兒了，這直接增大了流動(dòng)人員人事檔案管理的難度，對(duì)我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化等各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程產(chǎn)生著不可估量的消極影響。

在這方面，我們的應(yīng)對(duì)辦法是通過(guò)多種媒體廣泛宣傳其重要性，并印發(fā)資料和告示：“凡是統(tǒng)招大學(xué)生，就有學(xué)籍檔案，工作后，學(xué)籍檔案插入一張報(bào)到證，就是人事檔案，里面有黨團(tuán)材料、學(xué)籍材料、大學(xué)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等。人事檔案里會(huì)增加報(bào)道證、轉(zhuǎn)正定級(jí)表等更多的材料。檔案最重要的影響就是自己的干部身份，干部身份不等于你就是國(guó)家干部，它是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的遺留產(chǎn)物。所有統(tǒng)招大專以上學(xué)歷畢業(yè)生，都會(huì)被認(rèn)定為干部身份，高中及以下學(xué)歷的，被認(rèn)定為工人身份。沒(méi)有干部身份，考公務(wù)員，或者進(jìn)一些國(guó)企和事業(yè)單位，就不能，此外，檔案還關(guān)系到考研、評(píng)職稱、辦準(zhǔn)生證、出國(guó)政審、工齡計(jì)算、住房補(bǔ)貼發(fā)放、入團(tuán)入黨等。”另外，還告知畢業(yè)生畢業(yè)了，應(yīng)關(guān)注檔案去向，更要主動(dòng)拿上報(bào)到證到人才交流中心辦理人事代理手續(xù)，而且，檔案派遣一年后，必須辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)，這樣，干部身份才正式缺認(rèn)，不然就要當(dāng)一輩子工人！檔案丟了，或者超過(guò)5年沒(méi)有繳費(fèi)，或者自己拿著，就會(huì)變成死檔和棄檔。

通過(guò)這些辦法，流動(dòng)人員的棄檔問(wèn)題大大減少和改進(jìn)。

3、聲像和圖書(shū)檔案

采取了必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室建立了一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失、杜絕歸為己有。對(duì)照片按《照片檔案管理規(guī)范》和要求進(jìn)行了整理歸檔；按《中國(guó)圖書(shū)分類法》對(duì)圖書(shū)進(jìn)行了分類整理，近年來(lái)按規(guī)范要求整理資料 1000余冊(cè)。并按省一級(jí)檔案管理的要求，建立健全了資料接收、整理與管理體系。

4、電子信息檔案

信息成果采取多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各部門(mén)，擴(kuò)大社會(huì)影響，拓寬服務(wù)范圍，以提升檔案自身地位。

總之，進(jìn)入21世紀(jì)，檔案工作發(fā)生了深刻的變化，最明顯的是：由機(jī)關(guān)向公眾的轉(zhuǎn)變、后臺(tái)向前臺(tái)的轉(zhuǎn)變、紙質(zhì)向電子的轉(zhuǎn)變、行政向法制的轉(zhuǎn)變。只有調(diào)整和創(chuàng)新當(dāng)前檔案管理的運(yùn)作模式，檔案工作才能產(chǎn)生新的生產(chǎn)力，從而促進(jìn)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展。

（作者單位：盂縣人力資源和社會(huì)保障局再就業(yè)服務(wù)中心）endprint