淺談法院檔案管理的新模式

解冰

法院的訴訟檔案是國家重要的專業(yè)檔案，是人民法院審判活動的真實記錄，是做好審判活動的重要依據(jù)和必要條件。自1984年制定《人民法院訴訟檔案管理辦法》以來已近30年，法院檔案工作面臨許多難題，特別是信息化背景下如何管理訴訟檔案一直困擾著廣大檔案工作者。令人欣喜的是，近兩年最高人民法院和國家檔案局聯(lián)合下發(fā)了《人民法院檔案工作規(guī)定》（以下稱《規(guī)定》）、《人民法院訴訟檔案管理辦法》（以下稱《辦法》）和《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》（以下稱《暫行辦法》），給迷茫中的檔案管理者帶來了希望。下面筆者結合實際工作，談談法院檔案管理的新模式。

一、提高級別、增加人員

隨著法院案件數(shù)量的激增，法院檔案室工作量大已是不爭的事實。以我院為例，每年審結各類案件8000余件，形成檔案約12000多冊，不僅需要檢查驗收，裝盒上架，更要應對頻繁的借閱利用。而檔案人員鮮有增加、檔案機構鮮有提高，已經不適應迅速增加的檔案工作量。檔案工作機構設置偏低造成檔案工作沒有地位、沒有分量，不能發(fā)揮其應有的作用，檔案干部偏少造成專職檔案員僅疲于應付日常工作，沒有精力和時間進行檔案信息化建設和深度的檔案開發(fā)利用，嚴重影響了法院檔案工作的長遠發(fā)展。

《規(guī)定》明確了檔案機構級別設置和人員配備數(shù)量。第九條規(guī)定，高級人民法院一般應設立檔案處，中級人民法院設立檔案科，基層人民法院設立檔案科（室）。第十一條規(guī)定，專職檔案人員以保管檔案一萬卷設一人為基數(shù)，每超過二萬卷增配一人。這就規(guī)定了檔案機構應是各級人民法院的中層部門，把檔案員增加到了3人以上，將會極大地促進人民法院檔案工作的全面發(fā)展。同時，一些法院好的做法也值得借鑒，如山西省高級人民院通過多年的努力，已經設立了檔案館，檔案機構和編制的問題得到了有效解決；某地中級人民法院設立了檔案信息處，中層部門， 7名檔案員，解決了活多人少、簡單查閱的局面。這些法院的檔案工作開展地如火如荼，各有特色，各具亮點，正在向全國法院推廣經驗。

二、大力發(fā)展檔案信息化

檔案信息化是提高檔案工作標準化程度的必然需要，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。檔案信息化可以改變傳統(tǒng)的檔案工作模式，利用計算機系統(tǒng)進行管理，使檔案利用更為方便、簡捷、高效。同時也減少了檔案因頻繁利用對紙質實體造成的極大損害，有利于更好地保護紙質檔案。

《規(guī)定》第十條，人民法院檔案機構負責本院檔案信息化工作，開展檔案網絡化服務。這就給法院檔案機構做了角色定位，它總體負責檔案信息化工作，負責全程管理電子訴訟檔案，負責歷史檔案數(shù)字化處理，技術部門提供技術支持?，F(xiàn)實中，由于檔案機構級別低、人員少、影響力小，檔案信息化工作往往本末倒置，由信息技術部門插手、指揮，甚至全權負責，檔案機構的力量微乎其微，不能起到規(guī)范檔案信息化的作用。

訴訟檔案信息化具體包括，歷史檔案數(shù)字化、新生成檔案同步數(shù)字化和電子檔案網絡應用等方面。訴訟檔案是人民法院的專業(yè)檔案，也是法院檔案中量最多的一類，約占庫藏量的90%。訴訟檔案數(shù)字化，主要有數(shù)字化外包和案件辦理同步數(shù)字化兩種方式。由于訴訟檔案基數(shù)大、增幅快、專業(yè)要求高，加之法院活多人少、工作量大，筆者建議采用數(shù)字化外包的形式，由有資質、懂業(yè)務、高效率的專業(yè)公司進行數(shù)字化加工，更有利于檔案數(shù)字化工作迅速高效完成。因為我省推行案件辦理同步數(shù)字化，結合筆者法院工作經驗，下面分別介紹這兩種模式。

（一）檔案數(shù)字化外包

目前，絕大多數(shù)進行訴訟檔案數(shù)字化的法院采取的都是外包的形式。專業(yè)掃描公司在進行數(shù)字化掃描工作上有著極大的優(yōu)勢：一是管理嚴、效率高，專業(yè)掃描公司對數(shù)字化人員有著一套嚴格的管理制度，如保密制度、安全措施、質量控制制度等，根據(jù)任務量和工序的安排合理配置人力資源，工作效率得到了最大發(fā)揮；二是圖像質量高，掃描人員熟悉各項數(shù)字化質量標準，能夠迅速地通過去污、去雜質、糾偏等方式處理掃描圖像，使之更符合標準；三是人員水平高、成本低，專業(yè)掃描人員經過保密知識、檔案知識的培訓，在工作中磨練了技能，操作水平較高。數(shù)字化外包可以節(jié)省檔案機構的人力、物力，不用購置專門的檔案數(shù)字化設備和材料。這樣就節(jié)省了費用、降低了成本。

雖然訴訟檔案數(shù)字化外包有很多優(yōu)勢，但也要看到，畢竟是委托外單位進行檔案數(shù)字化加工，因此必須做好檔案安全、檔案保密等方面的準備。絕不能掉以輕心，要把好關鍵環(huán)節(jié)，從選擇外包商、簽訂合同、檔案出入庫、掃描現(xiàn)場管理、圖像質檢和數(shù)據(jù)掛接備份等方面，加強監(jiān)督檢查力度，確保檔案掃描安全、完整、高質、高效。

1、選擇合適的外包商

要根據(jù)《關于加強對檔案文件資料數(shù)字化生產加工保密管理的通知》、《唐山市檔案局關于切實加強檔案數(shù)字化和檔案信息化服務外包管理杜絕失泄密隱患的通知》要求，認真審核外包公司的情況，選擇沒有外資背景或外籍人員的公司；選擇具有《國家秘密載體復制許可證》等資質條件的公司；選擇檔案（特別是訴訟檔案）數(shù)字化掃描加工經驗豐富的公司；選擇實力雄厚、技術高超、人員素質過硬的公司；要明令禁止分包、轉包，并不得有污點（因自身原因在檔案數(shù)字化加工過程中引起訴訟）。只有這樣才能確保訴訟檔案數(shù)字化加工工作安全、有序、順利進行。

2、簽好委托加工合同

選定外包商后一定要簽定委托加工合同，明確雙方各自的權利義務。主要注意五個方面：一是標的物數(shù)量，由于訴訟檔案頁數(shù)多是估算，和實際情況有出入，因此在簽訂委托加工合同時要明確以實際掃描數(shù)量為準，標的額也要根據(jù)標的物的數(shù)量最終確定；二是數(shù)字化加工標準，數(shù)字圖像要達到不偏不斜、不臟不亂、清晰可辨，錄入條目要符合項目齊全、完整，錄入準確率不低于98%等，檔案整理要達到頁碼核對準確，加邊、加襯、折疊規(guī)范等，要一一說清列明，以防事后推諉扯皮；三是時間要求，合同雙方根據(jù)數(shù)字化加工內容協(xié)商確定完成時間，加工方要根據(jù)時間合理安排人員和進度，委托方要做好協(xié)調配合工作；四是安全保密要求，加工方要確保訴訟檔案安全，要在防火、水、盜等方面做好安全隱患排查工作，要在人員管理、工作紀律、操作流程方面確保檔案完整、不損毀、不丟失，要簽署保密協(xié)定，杜絕失泄密隱患。五是違約責任。要約定全面的違約責任，一旦出現(xiàn)時限、質量、安全、保密等方面的違約，嚴格按照合同約定追究責任。endprint

3、緊抓過程管理

要安排專人管理訴訟檔案出入庫，制定訴訟檔案出入庫交接登記表，把好訴訟檔案出入庫卷冊數(shù)，審查訴訟檔案完整性（有無破壞、污損、缺頁、掉頁等現(xiàn)象），及時借出歸還、排號上架。

要安排專人緊盯訴訟檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場，檢查掃描場所的安全情況，檢查掃描工作人員遵守工作紀律的情況，檢查數(shù)據(jù)錄入及影像，檢查實體檔案恢復裝訂情況，協(xié)助解決訴訟檔案數(shù)字化過程中遇到的各種問題。

4、嚴把質量標準

主要指數(shù)字圖像質量、錄入條目準確性和檔案恢復裝訂質量。

嚴格按照《唐山市市直單位紙質檔案數(shù)字化實施細則》中的要求，審核數(shù)字圖像是否有遺漏的現(xiàn)象，檢查數(shù)字圖像分類是否正確，數(shù)字圖像是否進行了糾偏、去污、裁邊等處理。

按照《暫行辦法》的要求，檢查錄入條目是否齊全完整，錄入內容是否準確無誤，如有不符規(guī)定的要修改或重錄。

檔案恢復裝訂方面，要檢查檔案材料是否完整，是否與檔案卷內目錄相符，裝訂是否規(guī)范，封條粘貼是否牢固，有無蓋檔案室章等等。

5、做好掛接備份

實行按案卷年度或數(shù)字化加工日期定期掛接，檢查掛接條目和圖像是否吻合，數(shù)字圖像是否齊全完整，有無漏掛、多掛的情況。經驗收合格后應及時備份。為保證數(shù)據(jù)的安全，采用多種備份載體、多種備份套數(shù)（至少2種以上）的方式備份并異地保存，同時檢查備份內容是否齊全完整。

（二）案件辦理同步數(shù)字化

省法院結合最高院三大平臺建設（審判流程公開、裁判文書公開、執(zhí)行信息公開），把案件辦理同步數(shù)字化作為今年的一項重點工作，要求全省法院今年辦理的全部案件同步數(shù)字化，以便實行網上調卷。案件辦理同步數(shù)字化具有劃時代的意義，給多年不重視法院信息化的領導們打了一針強力催化劑，向法院訴訟檔案全部數(shù)字化邁進了一大步，必將推動法院訴訟檔案現(xiàn)代化的快速發(fā)展。

但隨之而來的問題也擺在了面前，如何進行案件信息審查核對，如何進行電子案卷的檢查歸檔，誰來負責，如何分工等等。根據(jù)筆者的工作實際，做以下建議：

1、建立檔案信息處，統(tǒng)一負責同步歸檔

根據(jù)《暫行辦法》第四條、第十五條之規(guī)定，檔案機構負責電子檔案的質量驗收，負責電子檔案的檢查、保管、利用等。這就給檔案機構增加了檢查驗收電子檔案的工作量，檔案機構可以借此機會，增加人員，擴充編制，提高級別，建立檔案信息處，統(tǒng)一負責電子檔案和紙質檔案的檢查驗收。由于檔案機構無論對紙質檔案還是電子檔案的質量標準都輕車熟路，由檔案機構全面負責有利于實現(xiàn)電子案卷和紙質案卷的無縫銜接，，有利于同時提高紙質和電子檔案的質量，有利于案件歸檔的及時、完整、同步，有利于減輕審判人員工作量。

2、由審管辦負責檢查，檔案室負責歸檔

審判管理辦公室簡稱審管辦，負責審判流程管理和案件的實質審查。如果電子案卷審判流程檢查、統(tǒng)一結案都由審管辦負責，也就是形式審查，那也必定會增加專門人員做審核。同樣是作為形式審查的紙質和電子案卷的歸檔檢查，從利于案件結案歸檔的角度，從便于審判員工作的角度，應由一個部門一次審查完畢，防止不同標準、重復勞動、增加負擔。因此應由審管辦統(tǒng)一負責，檔案室只負責歸檔，不再做案卷檢查。

三、訴訟檔案網絡應用

訴訟檔案利用主要包括三類，即法院內部因審判工作需要在上下級、同級法院之間調閱，檢察院、紀檢、監(jiān)獄、公安等部門因工作需要查閱，案件當事人因自身需要查閱。訴訟檔案由于其自身特殊屬性調閱、查閱、借閱量非常大，以本院為例，每年需接待近500人次的利用，工作量非常大。訴訟檔案全部數(shù)字化以后，這項工作就變得簡單且易于操作，只需輕點鼠標，就能完成大部分借閱利用工作，不用頻繁去庫房找卷，不用擔心訴訟檔案借出總不歸還，不用天天在復印機旁勞累、受污染。具體有以下方面：

（一）法院系統(tǒng)內部調閱卷

省法院今年在全省范圍內推行案件辦理同步數(shù)字化，下半年開始，凡是上訴的案件全部數(shù)字化后再報上級法院，從源頭上開展系統(tǒng)網內調卷，不再郵寄紙質卷宗。這節(jié)省了法院大量的人力、物力，降低了案卷因調閱不退、丟失的風險。

本院內部調卷，主要包括主審法官本人、本業(yè)務庭、其他業(yè)務庭等的審判、審查業(yè)務工作需要調閱。全部數(shù)字化后，法官只要在局域網內提交調卷需求（法官自己辦理的案件可直接查閱，無需審批），經所在庭、室、處領導和檔案部門同意后，就可以直接在計算機上瀏覽查閱，輸出打印，極為方便、快捷。

（二）對外查閱

對外查閱需設立電子閱檔室，根據(jù)實際情況配備適當數(shù)量的計算機和打印機，安裝適合當事人查詢訴訟檔案信息的軟件，方便當事人利用。訴訟檔案管理軟件當事人客戶端，建議只掛接訴訟檔案正卷庫，對于正副卷合一的需經檔案管理員特別授權才能查閱，刑事卷的公安卷、檢察卷不建議對外查閱。訴訟卷正卷利用時只能瀏覽，不得隨意進行下載和打印，確有需要的要進行申請，由檔案管理員來完成。同時還要注意計算機的安全管理，不得插U盤，要設置重啟恢復程序，不得進行查詢?yōu)g覽外的其他操作等等，確保設備和數(shù)據(jù)安全。

四、開展鑒定銷毀移交

對于訴訟檔案的鑒定銷毀，各地各級法院都持審慎的態(tài)度，盡量能不銷毀的絕不銷毀。主要考慮當事人信訪、申訴甚至翻案，一旦銷毀卷宗，案件的來龍去脈，審理的情況，不得而知，沒有辦法交代。以本院為例，雖然銷毀過兩次，但都是極少量的，大部分案卷自創(chuàng)立之始都一直保存著，刑事卷早至建國前1948年的都有。但現(xiàn)如今案件量與日俱增，大多數(shù)法院庫房都已滿滿當當?shù)?，根本沒有空間存放新生成的訴訟檔案，僅為一兩個案件就犧牲大量的存檔空間，有些得不償失。筆者建議按照文件要求開展訴訟檔案的鑒定銷毀工作，為新訴訟檔案騰地方。具體來說，成立鑒定銷毀委員會，逐一審查保管期限屆滿的訴訟檔案，保留有信訪案底的，銷毀沒有保存價值的。對即將銷毀的檔案進行數(shù)字化掃描備份，同時將判決書、裁定書、調解書或其他結論性材料取出，按照年度、類別、案號的順序整理立卷，永久保存。

《規(guī)定》和《辦法》對訴訟檔案移交檔案館也做出了概括性規(guī)定，要求按照國家有關規(guī)定，定期移交。而在此前長達30年的時間里，法院系統(tǒng)一直執(zhí)行1986年最高法院暫緩移交的通知。具體如何移交，哪些類別可以移交，保存多少年后移交，《規(guī)定》和《辦法》并沒有給出詳細的說明。筆者認為，出于利于法院系統(tǒng)內部借閱利用的考慮，刑事卷和執(zhí)行卷要在本院檔案室至少保存20年，民事、行政卷至少保存15年，才可以移交檔案館。對于移交檔案館的訴訟檔案，最好也要進行數(shù)字化掃描備份，以便日后查找。同時要向檔案館檔案員介紹訴訟檔案借閱利用的相關規(guī)定，嚴格按照《辦法》要求審核訴訟檔案查詢條件，不符合條件的絕不借閱，符合條件的也只能查閱正卷，確保不泄露審判秘密。

（作者單位：唐山市中級人民法院）endprint