高職院校二級檔案管理的探索與實踐

陳新　張宇華

在經歷了高校擴招之后，高職院校大多已發(fā)展到以萬人計的規(guī)模。隨著規(guī)?；l(fā)展的置頂，加強內涵建設成為擺在高職教育工作者面前的重要而迫切的課題。作為內涵建設中的重要方面甚至是關鍵保障，管理顯得尤為重要。其中檔案管理是管理之中的基礎性課題，唯其基礎，更要完善、穩(wěn)固、順暢、有效，才能起到基礎的支撐與保障作用。

高職院校的規(guī)模與架構需要實施檔案二級管理模式。高職院校的在校生規(guī)模大多以萬計，更有二萬人以上的超大規(guī)模的高職院校，由于管理的需要尤其是教學管理的需要，大多采取三層級管理模式，相近的專業(yè)或系（部）組成專業(yè)群或是二級學院，由教學處、學生處（團委）、就業(yè)指導處等部門負責對各專業(yè)群或二級學院進行業(yè)務管理或協(xié)調。各專業(yè)群或二級學院無論在教學團隊、專業(yè)設置乃至財務管理、招生就業(yè)等方面相對獨立。為保證各專業(yè)群或二級學院各項工作的連續(xù)性和有序開展，很有必要對專業(yè)群或二級學院的檔案實行相對獨立的管理。

自2002年起，國家教育部對高職院校進行每五年一輪的人才培養(yǎng)工作水平評估。為配合此項工作，國家教育部又出臺實施了高等學校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數據采集平臺填報制度，每年要填報一次數據平臺，以便于對高職院校人才培養(yǎng)工作進行有效的動態(tài)監(jiān)督。這就在一定意義上把評估工作常態(tài)化并進一步規(guī)范化了。人才培養(yǎng)工作評估是對高職院校的全面評估，重點是教學工作，需要準備必要又充分的評估指標支撐材料，考察的是對于日常教學工作的規(guī)范化以及創(chuàng)新特色所在，同時也考察對于日常教學資料管理的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性與科學性。為此，有必要對專業(yè)群或者二級學院的檔案實施二級管理，在一定時期內把相關檔案保存在專業(yè)群或二級學院內部，利于對評估工作及時有效地提供支撐材料。

因此，在高職院校實施二級檔案管理模式非常必要，符合實際工作的要求。

高職院校實施二級檔案管理，需要安全必備的配套設施設備作保障。按照檔案管理的規(guī)定，檔案室應該是一個獨立設置的空間，單獨存放，獨立使用，而且要達到“八防”的要求，即：防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物（蟲、霉、鼠等）。要實現“八防”，就要配備相應的防護設備，其中“三鐵”（鐵門、鐵窗、鐵柜）更是必不可少。按照高職院?，F有條件，為二級檔案管理配備相應的檔案室及檔案設備是完全可能的。

高職院校實施二級檔案管理，需要安排檔案管理專（兼）職工作人員。檔案管理是一項政治性、業(yè)務性要求都比較高的工作，對檔案管理人員的綜合素質要求相應也比較高。檔案管理人員要求思想覺悟高、工作責任心強，還要具備認真、細致、踏實、嚴謹的工作習慣與工作作風。因此，對于二級檔案管理的專兼職工作人員的選配應該嚴肅認真，嚴格標準，嚴格審核。

因為檔案管理有較強的業(yè)務性，因此需要對二級檔案管理人員進行必要的業(yè)務培訓。主要有以下兩種方式：一是校外培訓，即參加市級以上檔案職能部門組織的業(yè)務培訓。二是組織校本培訓，或由參加第一種培訓的人員擔任講師，為全院檔案管理人員進行培訓；或由學院檔案室負責人和經驗豐富的檔案管理人員擔任講師，對全院檔案管理人員進行培訓。因為第一種培訓往往因為種種限制因素，參加培訓人數總是有限，因此對于二級檔案管理人員的培訓主要采用第二種培訓方式。校本培訓的方式亦可多樣化，并且應著重培訓效果，或采用講座方式，或采取座談交流方式，或以會代訓方式，將業(yè)務培訓與工作安排部署、檢查督導等相結合，在有限的時間內取得更多更佳的效果。

高職院校實施二級檔案管理，應該建立和完善相應的管理制度。

一是要建立與學院檔案管理相配套的檔案整理歸檔、檔案查閱、檔案利用開發(fā)等管理制度。檔案的歸檔范圍應該根據實際工作需要及時進行修訂、補充、完善，以期做到二級檔案應收盡收、真實完整、系統(tǒng)規(guī)范。二級檔案在服從服務于學院檔案歸檔范圍的基礎上，應該根據新的工作內容，及時就擴充歸檔范圍、劃分歸檔類別、檔案保管期限等內容與學員檔案室溝通協(xié)商，以便對學院的檔案歸檔范圍進行及時的修訂完善。二級檔案的歸檔范圍應該是一個動態(tài)的管理范疇，因此需要建立相應的管理制度，以保證動態(tài)管理的科學縝密。檔案歸檔范圍的確定，是檔案管理最基礎的工作，對于歸檔范圍的研究、補充、完善，也應該是檔案管理校本培訓的一項基礎性的必須的基本培訓、交流和研討內容。

二是要建立檔案工作人員培訓制度。檔案業(yè)務培訓工作是提高從業(yè)人員業(yè)務素質的基本途徑和關鍵保障，要保證培訓工作的常態(tài)化、科學化和有效性，就必須建立嚴格、嚴謹的培訓制度。如果二級檔案管理人員的變動性比較大，則常態(tài)化的檔案業(yè)務培訓則顯得尤為重要而迫切。檔案培訓制度的制定應該充分考慮從業(yè)人員檔案意識的強化、培訓內容的明確、培訓紀律的嚴格以及培訓效果的考核等關鍵要素，以保證培訓制度的嚴肅性與權威性，避免業(yè)務培訓流于形式，形同虛設。

三是要建立檔案管理的日常督導制度。建立檔案管理的日常督導制度，可以將學院檔案室與二級檔案管理部門（專業(yè)群或二級學院）的檔案管理業(yè)務有效銜接起來，利用檔案室相對專業(yè)的人力資源，有效指導和提高二級檔案管理水平。為了職責明確和有利考核，可以采用分片包干的形式，將檔案室工作人員合理分工，擔任二級檔案管理的督導員，負責二級檔案管理的檢查、指導和督導工作。督導員根據檢查督導情況，及時向檔案室和二級檔案所在部門反饋存在問題及整改意見。

四是建立二級檔案管理的日常巡查制度。由檔案室主任和學院檔案室歸屬部門負責人擔任巡視員。針對督察員反饋問題和意見進行重點巡查，一方面全面掌握二級檔案實際管理情況，實地了解督察員對于二級檔案的督導工作，為檔案管理人員的考核工作提供翔實的第一手材料；一方面可以更有針對性、更直接有效地幫助二級檔案所在部門檔案管理中存在的實際問題。

五是建立二級檔案移交制度。檔案最終要由檔案室統(tǒng)一歸檔管理，二級檔案的保管具有明確的期限性。高職院校學制一般為三年（招收初中起點的學制為五年，一般所占比例很?。?，原則上應該以在校生的屆別為一個周期，畢業(yè)生離校之后一段時間內，二級檔案管理部門應該將該屆期間的相關檔案移交檔案室統(tǒng)一歸檔保存。為此，需要建立二級檔案的移交制度，保證檔案移交的完整、規(guī)范。

六是建立二級檔案管理的考核制度?？己酥贫葘τ诠ぷ鞯拈_展及結果具有約束力和評價衡量的權威性。對于二級檔案管理的考核，一方面要納入二級檔案所在部門的考核范圍，作為一項重要的考核指標，考核其基礎管理工作水平；一方面要納入二級檔案管理人員的考核指標，考核其崗位履職情況和檔案開發(fā)利用情況；一方面更要納入檔案室檔案管理人員（督導員）的考核指標，切實發(fā)揮考核這一“指揮棒”的作用，督促檔案管理人員注重二級檔案的管理、督導、移交和歸檔工作。

高職院校二級檔案管理是一項業(yè)務性比較強的具體工作，在做好檔案基礎設施配備的基礎上，應該著力加強人員培訓與制度建設，常態(tài)管理應該不斷完善，常抓不懈，才有可能保證檔案管理的完整、規(guī)范、系統(tǒng)與有效利用。

（作者單位：石家莊信息工程職業(yè)學院）endprint