班惠霄

藥檢檔案管理對(duì)保證藥檢所協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行和單位自身的科學(xué)發(fā)展，維護(hù)人民群眾正當(dāng)權(quán)益起著重要的作用。隨著改革的不斷深入，藥檢檔案管理的不足逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，如何優(yōu)化、改進(jìn)檔案管理，使其適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，已經(jīng)成為藥檢所急需解決的問(wèn)題。

一、做好藥檢檔案管理的重要意義

藥檢所是國(guó)家藥品監(jiān)督管理體系的重要組成部分，是國(guó)家對(duì)藥品質(zhì)量實(shí)施技術(shù)監(jiān)督檢驗(yàn)的法定機(jī)構(gòu)，擔(dān)負(fù)著對(duì)藥品進(jìn)行檢驗(yàn)，保障人民群眾用藥安全有效的重大使命。藥檢檔案是對(duì)藥品檢驗(yàn)過(guò)程及相關(guān)情況的真實(shí)記錄，是判定藥品質(zhì)量的重要依據(jù)。藥檢檔案的建立將有效促進(jìn)藥品檢驗(yàn)管理的科學(xué)化、規(guī)范化和法制化。

（一）藥檢檔案中匯集著大量的藥學(xué)信息。藥檢檔案中蘊(yùn)含著大量的藥學(xué)信息，如新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)研制檢驗(yàn)工作中形成的技術(shù)材料、研制記錄、報(bào)告書、實(shí)驗(yàn)原始資料、鑒定資料、檢驗(yàn)報(bào)告書等，需要對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用才能顯現(xiàn)出它的價(jià)值和功能。

（二）藥檢檔案對(duì)科研工作具有推動(dòng)作用。藥檢檔案能為藥檢、教學(xué)、科研等工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，通過(guò)對(duì)一定時(shí)期、一定數(shù)量的某種類別的藥檢檔案進(jìn)行定性和定量分析、概要了解檢驗(yàn)人員對(duì)藥檢報(bào)告完成的質(zhì)量和對(duì)藥學(xué)知識(shí)的掌握程度，有利于跟蹤了解新業(yè)務(wù)、新技術(shù)的開(kāi)展和運(yùn)用情況，促進(jìn)科研工作的開(kāi)展。

（三）加強(qiáng)藥檢所間協(xié)作和資源共建共享。藥檢檔案因其專業(yè)性較強(qiáng)，依靠單個(gè)藥檢所，無(wú)法保證藥檢檔案的全面采集，因此，各級(jí)藥檢所在藥檢檔案資源建設(shè)上，要有大文獻(xiàn)觀的理念，通過(guò)所際合作與協(xié)調(diào)，積極參加全國(guó)藥檢管理信息系統(tǒng)，共建共用數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案利用率，提高藥檢所整體的藥檢檔案信息保障水平和資料滿足率，實(shí)現(xiàn)藥檢檔案信息資源的共享、互惠互利。

二、藥檢檔案管理現(xiàn)狀的分析

（一）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視。有些藥檢所因辦公用房不足等原因，目前還沒(méi)有設(shè)立專門的檔案室，各類檔案還散存在各個(gè)形成科室辦公室的柜子里，沒(méi)有落實(shí)防火、防盜、防潮等“八防”安全措施，沒(méi)有空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，不能實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一綜合管理。

（二）檔案管理制度不健全。在藥檢所管理中，一般均按照《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》要求，制定了較為健全的《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書》等質(zhì)量保證體系、管理制度手冊(cè)和各科室、各類人員的崗位工作職責(zé)，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責(zé)較少，沒(méi)有相關(guān)的制度和檢查考核措施。雖然市食品藥品監(jiān)督管理局要求各單位設(shè)立專門的檔案室并規(guī)范化、認(rèn)真抓好檔案管理工作，但藥檢所卻未真正認(rèn)真實(shí)施，沒(méi)有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。

（三）檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊。檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在學(xué)歷層次、理論水平、專業(yè)素質(zhì)等方面參差不齊，與時(shí)代發(fā)展要求懸殊是目前我國(guó)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍的普遍現(xiàn)象，很多檔案部門是隨便可以往里塞人的地方，是安排老弱病殘的地方。在藥檢系統(tǒng)中還有表現(xiàn)為專職少、兼職多，專項(xiàng)管理經(jīng)驗(yàn)不足，管理觀念不強(qiáng)；在人才培養(yǎng)中，重視藥檢技術(shù)人員素質(zhì)及動(dòng)手能力的提高和繼續(xù)教育 ，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒(méi)有納入培訓(xùn)計(jì)劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

（四）檔案管理水平不高?，F(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差。隨著計(jì)算 機(jī)及 網(wǎng)絡(luò) 信息技術(shù)在藥檢所管理中的廣泛運(yùn)用，藥檢所管理手段在不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的卻很少，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的手段，不利于檔案的收集、編研、修史編志、開(kāi)發(fā)和利用，不利于發(fā)揮藥檢檔案更大的、應(yīng)有的技術(shù)支撐作用。

三、做好藥檢檔案管理工作的措施

（一）依法治檔是搞好藥檢檔案管理工作的根本。可采取多種形式，大力加強(qiáng)和廣泛開(kāi)展《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等法律法規(guī)的宣傳教育、學(xué)習(xí)貫徹活動(dòng)，實(shí)施《藥品檢驗(yàn)檔案管理規(guī)范》，增強(qiáng)藥檢所干部職工的檔案法制意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，依法編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，使藥檢檔案從形成、收集到整理、編目、歸檔、保管、借閱、保密、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都得到保障，做到依法治檔。

（二）領(lǐng)導(dǎo)高度重視是搞好藥檢檔案管理工作的關(guān)鍵。一個(gè)單位檔案工作的好壞，與單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有著直接的關(guān)系，尤其是藥檢檔案管理工作面對(duì)新形勢(shì)下存在的難度增大問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)重視與否起著決定性作用。因此，改變檔案工作的從屬地位，需強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替將來(lái)著想”的態(tài)度，提高對(duì)加強(qiáng)檔案資源建設(shè)重要性、必要性的認(rèn)識(shí)，把綜合檔案室建設(shè)特別是檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、設(shè)備配置、檔案保護(hù)、人員培訓(xùn)等列入本單位發(fā)展規(guī)劃。此外，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)明確：對(duì)檔案“實(shí)行集中統(tǒng)一保管”原則只是加強(qiáng)檔案工作的第一步，而確保檔案收集齊全完整、豐富室（館）藏，進(jìn)而提高檔案對(duì)藥檢、藥監(jiān)事業(yè)發(fā)展服務(wù)的效能，才是檔案管理工作的目的。

（三）加強(qiáng)制度建設(shè)是搞好藥檢檔案管理工作的保證。一是建立健全檔案工作管理機(jī)制和各項(xiàng)規(guī)章制度。完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，明確崗位責(zé)任制，確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行；完善檔案工作程序，理順單位、科室和檔案室之間的關(guān)系，逐步將檔案

管理由多頭分散管理過(guò)渡為大集中統(tǒng)一綜合管理，使檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)和每一個(gè)方面都有規(guī)范化的要求，保證檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)不脫節(jié)。二是堅(jiān)持檔案檢查驗(yàn)收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。因?yàn)樗帣z檔案是藥檢所科學(xué)技術(shù)和藥品檢驗(yàn)工作的歷史，它不僅真實(shí)地反映本單位科技活動(dòng)的現(xiàn)狀，說(shuō)明整個(gè)科技工作歷史的進(jìn)程。還為當(dāng)前的業(yè)務(wù)工作和科研工作服務(wù)，為今后的工作服務(wù)，是珍貴的科技資源和科技儲(chǔ)備。三是將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，同樣作為藥檢所質(zhì)量管理體系的組成部分，納入單位年度目標(biāo)管理責(zé)任制，與業(yè)務(wù)工作一樣同計(jì)劃、同布置、同檢查、同落實(shí)，不但與各科室、各崗位人員的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，做到獎(jiǎng)罰分明，還要在評(píng)優(yōu)、晉升、進(jìn)修政策上給予一定傾斜，以促進(jìn)檔案工作人員和專兼職文檔人員主動(dòng)收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統(tǒng)性。

（四）提高檔案人員素質(zhì)是搞好藥檢檔案管理工作的基礎(chǔ)。針對(duì)藥檢系統(tǒng)檔案人員絕大部分是半路出家、從事檔案工作時(shí)間和素質(zhì)參差不齊，且基礎(chǔ)管理薄弱、人員變動(dòng)性大、檔案業(yè)務(wù)生疏等現(xiàn)狀，著重在提升檔案室的軟實(shí)力、檔案工作的生命力、檔案事業(yè)的保障力、檔案隊(duì)伍的戰(zhàn)斗力上下功夫，切實(shí)加強(qiáng)和提高檔案人員素質(zhì)。一是加強(qiáng)藥檢檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。首先要重視智力引進(jìn)工作，可采取引進(jìn)檔案專業(yè)人才或通過(guò)向社會(huì)公開(kāi)招錄所學(xué)專業(yè)為檔案學(xué)、歷史學(xué)、漢語(yǔ)言文學(xué)或計(jì)算機(jī)專業(yè)人才的辦法，吸收一些基本素質(zhì)好、愿意從事檔案工作的大學(xué)畢業(yè)生充實(shí)到藥檢檔案工作隊(duì)伍中來(lái)，壯大藥檢檔案人才隊(duì)伍。其次拓寬人才培養(yǎng)渠道，有重點(diǎn)、有方向地培養(yǎng)造就藥檢檔案事業(yè)發(fā)展急需的人才，如對(duì)單位內(nèi)部綜合素質(zhì)好、有發(fā)展?jié)摿?、志愿獻(xiàn)身檔案事業(yè)的同志進(jìn)行專業(yè)培養(yǎng)和深造，促使他們施展才華，促進(jìn)人才脫穎而出。二是注重教育，努力提高檔案工作人員的 政治 思想水平。要改變舊傳統(tǒng)，樹(shù)立新觀念，用“三個(gè)代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建和諧社會(huì)的理念和改革開(kāi)放、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的思維方式指導(dǎo)檔案工作；要改變以往的封閉管理，由重視管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾暲茫灰淖儌鹘y(tǒng)的靜態(tài)管理，由坐等、送交轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)收集。三是加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力和管理水平。加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，是一項(xiàng)需要持之以恒的工作。一方面，要組織檔案人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)；辦好崗位培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和藥檢檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)、歷史、文化、法律等檔案?jìng)鹘y(tǒng)方面管理知識(shí)和系統(tǒng)工程原理和方法、縮微技術(shù)和數(shù)碼復(fù)印新技術(shù)應(yīng)用等現(xiàn)代管理、現(xiàn)代科技實(shí)踐技能和新技術(shù)的學(xué)習(xí)，吸取和 總結(jié) 新經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，以達(dá)到理論知識(shí)和實(shí)踐能力有機(jī)結(jié)合。另一方面，要與時(shí)俱進(jìn)加強(qiáng)檔案上崗和崗位繼續(xù)教育，建設(shè)新檔案管理模式，使全系統(tǒng)檔案工作人員適應(yīng)檔案工作特別是新形勢(shì)下藥檢檔案工作發(fā)展需要；要多走出去參加培訓(xùn)或開(kāi)展學(xué)術(shù)講座，學(xué)習(xí)一些院?；虬l(fā)達(dá)地區(qū)先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)，拓寬工作思路，促進(jìn)管理科學(xué)化，提升檔案管理水平。 （作者單位：石家莊市食品藥品檢驗(yàn)所）endprint