新形勢(shì)下如何做好平時(shí)立卷工作

耿潔

平時(shí)立卷工作是機(jī)關(guān)工作的重要環(huán)節(jié)，是機(jī)關(guān)檔案管理的基礎(chǔ)工作，是集政策性、原則性、嚴(yán)肅性于一體的重要工作。特別是在經(jīng)濟(jì)體制改革和人事、社會(huì)保障制度改革的新形勢(shì)下，如何為人力資源和社會(huì)保障機(jī)關(guān)提供政策依據(jù)和詳實(shí)可靠的數(shù)據(jù)服務(wù)，如何有力地促進(jìn)人力資源和社會(huì)保障機(jī)關(guān)工作健康發(fā)展，這是當(dāng)前面臨的主要問(wèn)題。

一、提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)做好平時(shí)立卷工作責(zé)任感

文件材料是部門和事業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄，是一種不可再生的寶貴信息資源。平時(shí)立卷，就是將平時(shí)處理完畢的具有保存價(jià)值的零散文件，依照其內(nèi)在聯(lián)系，分門別類地組織立卷。一個(gè)案卷，就是若干具有共同特征、互相聯(lián)系、經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的文件組合體。因此，作為機(jī)關(guān)文書檔案人員要提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，高度重視平時(shí)立卷工作，始終將機(jī)關(guān)平時(shí)立卷工作當(dāng)作重要工作抓緊抓好。

（一）充分認(rèn)識(shí)文件材料平時(shí)立卷工作的重要性。我最初與檔案為伴時(shí)，覺得工作枯燥、乏味，沒有創(chuàng)造性和挑戰(zhàn)性。每天對(duì)著一堆堆正在辦理或辦理完畢的文件材料，不斷地剪呀、貼呀、拆呀、訂呀，日日“躲”在辦公室里“默默無(wú)聞”。特別是整理過(guò)去的遺留文件，不管多么破舊，都得耐心地貼補(bǔ)整齊。往往是現(xiàn)有的還沒整理完，新的又來(lái)了。但有一個(gè)親身體會(huì)的例子讓我改變了態(tài)度、轉(zhuǎn)變了觀念。一天，機(jī)關(guān)同志要我查閱人事調(diào)動(dòng)方面的檔案文件，但他查閱的檔案是20年前的調(diào)動(dòng)材料，那時(shí)的檔案還沒有納入信息化管理，又沒有系統(tǒng)整理過(guò)，且正值酷暑，查找起來(lái)非常困難，我便逐年查找，逐件查閱，用了幾天時(shí)間，翻閱了20年來(lái)的檔案，為其找到了依據(jù)，該同志非常滿意，他說(shuō)，你立了大功了，你為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策提供了重要依據(jù)。還有一次，一位中年人滿頭大汗地來(lái)到檔案室，要我查閱前一年的專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審的文件材料，當(dāng)時(shí)恰逢機(jī)關(guān)事業(yè)單位工資制度改革，如能找到這個(gè)文件，就能保證他的工資待遇不受損失，由于我開展了平時(shí)立卷工作，準(zhǔn)確地幫他找到了這份文件，使他的個(gè)人利益免受損失，他高興地連聲說(shuō)：“謝謝”！我也被他愉悅的心情所感染，內(nèi)心充滿了喜悅，感受到了平時(shí)立卷工作確實(shí)很重要，它雖然是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，但它能為他人減少損失，帶來(lái)快樂。

看到平時(shí)立卷工作實(shí)踐給工作、給個(gè)人帶來(lái)的滿足，我心中充滿了幸福感。我想，平時(shí)立卷是多么重要的工作啊！雖然它是一項(xiàng)服務(wù)性工作，服務(wù)于部門工作、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)個(gè)人待遇，但它同時(shí)又是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，是人事部門工作的依據(jù)和參考，是做好人事工作的保障。因此，做好文件材料平時(shí)立卷工作是對(duì)歷史負(fù)責(zé)，對(duì)本部門事業(yè)負(fù)責(zé)的體現(xiàn)。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提高綜合素質(zhì)。在這方面，我在工作中，一是積極爭(zhēng)取參加國(guó)家、省、市檔案系統(tǒng)舉辦的各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有計(jì)劃、多途徑地加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，努力增強(qiáng)平時(shí)立卷意識(shí)，了解平時(shí)立卷工作的基本常識(shí)和基本要求，掌握平時(shí)立卷的方法和技能，不斷提高業(yè)務(wù)水平。特別是近幾年，為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求，我積極參加檔案信息化培訓(xùn)，不斷提高計(jì)算機(jī)操作水平?，F(xiàn)在的檔案管理已由過(guò)去翻閱厚厚的檔案，變?yōu)檩p輕地點(diǎn)擊鼠標(biāo)；由過(guò)去繁重的手工查詢，變?yōu)榭焖俚淖詣?dòng)檢索，使檔案的提供利用更加快捷和方便，極大地提高了辦公效率。二是加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)。平時(shí)立卷工作雖然十分繁雜，默默無(wú)聞，但它又是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作。在從事平時(shí)立卷工作的同時(shí)，盡快熟悉各個(gè)業(yè)務(wù)部門的工作內(nèi)容，了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的相關(guān)知識(shí)，積極向典型機(jī)關(guān)、部門和檔案業(yè)務(wù)骨干請(qǐng)教，主動(dòng)查找各種相關(guān)書籍、資料，把平時(shí)立卷的業(yè)務(wù)知識(shí)與本機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)結(jié)合起來(lái)，認(rèn)真鉆研，學(xué)中干，干中學(xué)，努力提高業(yè)務(wù)水平。

二、建章立制，規(guī)范程序，為做好平時(shí)立卷工作提供保障

文件材料的平時(shí)立卷是機(jī)關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，文件材料是否齊全完整，關(guān)系到各項(xiàng)工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，因此，建章立制，勢(shì)在必行。

（一）完善制度，確保文件材料平時(shí)立卷工作規(guī)范進(jìn)行。在工作中，我根據(jù)本機(jī)關(guān)的各業(yè)務(wù)科室的工作內(nèi)容形成的文件類型和檔案工作理論相結(jié)合，相繼起草并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)修改確定，建立了一套切實(shí)可行的規(guī)章制度，使機(jī)關(guān)文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)走向規(guī)范化，并把規(guī)范化建設(shè)貫穿于工作的全過(guò)程，制訂的相關(guān)規(guī)章制度有：《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍》、《機(jī)關(guān)文件材料保管期限表》、《機(jī)關(guān)平時(shí)立卷交接制度》、《機(jī)關(guān)平時(shí)立卷保密制度》、《機(jī)關(guān)平時(shí)立卷復(fù)印制度》、《機(jī)關(guān)平時(shí)立卷借閱制度》、《機(jī)關(guān)平時(shí)立卷分類制度》等，做到大的事項(xiàng)有制度，小的環(huán)節(jié)有細(xì)則，每項(xiàng)工作有規(guī)范，流程明確、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、環(huán)環(huán)相扣、銜接有序。具體工作中按照“有章、有序、有效”的原則，一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)，上個(gè)流程對(duì)下個(gè)流程負(fù)責(zé)，確保程序不少、環(huán)節(jié)不漏，扎實(shí)有效地保證了文件材料的齊全完整，為做好平時(shí)立卷工作，為檔案管理工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，提供了可靠的保障。

（二）嚴(yán)守機(jī)密，確保文件材料平時(shí)立卷工作安全進(jìn)行。文件材料涉及許多保密事項(xiàng)，特別是中央、省市文件很多內(nèi)容涉及黨和國(guó)家秘密，做好保密工作，是對(duì)我工作的必然要求。在工作中，我嚴(yán)格遵守《保密守則》，確保文件材料平時(shí)立卷工作運(yùn)行安全，避免文件失控、丟失。 特別是在接收上級(jí)文件時(shí)，有些文件保密期限還沒有到，為此，我更加嚴(yán)格按照中央、省市文件的保密規(guī)定，將這些有密級(jí)的文件放入帶鎖的文件柜內(nèi)單獨(dú)保管，如有特殊情況需要借閱，需主管領(lǐng)導(dǎo)批示后，履行借閱手續(xù)，并催其按時(shí)歸還。這樣，既按時(shí)完成工作任務(wù)，又確保文件材料及平時(shí)立卷工作安全進(jìn)行。

（三）嚴(yán)格規(guī)程，努力提高管理質(zhì)量。我從事檔案工作以來(lái)，一直都在嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)文件管理和檔案管理制度，嚴(yán)格按照操作規(guī)程辦事，對(duì)不按時(shí)移交文件或文件材料不齊全的部門，一律退回，并限期移交，愈期不交者，直接與主管部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，督促其部門盡快落實(shí)工作任務(wù)，確保文件收集的及時(shí)、高效，確保平時(shí)立卷工作順利進(jìn)行。

三、強(qiáng)化質(zhì)量，開拓創(chuàng)新，努力提升平時(shí)立卷工作水平

質(zhì)量保障是機(jī)關(guān)文件材料平時(shí)立卷工作的生命所在，特別是在當(dāng)前新的形勢(shì)下，我要求自己堅(jiān)持勤思考、勤動(dòng)手，為機(jī)關(guān)文件材料平時(shí)立卷工作注入新的生機(jī)和活力，開拓進(jìn)取，勇于創(chuàng)新，確保文件材料平時(shí)立卷質(zhì)量，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供有力保障。endprint

（一）注重時(shí)效，力求文件材料平時(shí)立卷工作有序進(jìn)行。我非常重視文件材料平時(shí)立卷的日常積累，特別是每一天的工作任務(wù)更應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成，并在此基礎(chǔ)上提高效率。在實(shí)際工作中，實(shí)行“三不”，即“不拖、不壓、不等”。每天收到需要整理的文件后，立即進(jìn)行核對(duì)，確保文件齊全完整后進(jìn)行分類整理，當(dāng)天事情當(dāng)天完成，日日清楚，月月明了，不積壓、不漏辦，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、高效、為人力資源和社會(huì)保障局檔案利用工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，確保文件材料平時(shí)立卷工作規(guī)范管理。文件材料平時(shí)立卷的規(guī)范管理勢(shì)在必行，它是各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，更是檔案管理工作的基石，特別是在平時(shí)立卷的各個(gè)環(huán)節(jié)中我實(shí)現(xiàn)了“三勤”。即勤問(wèn)、 勤記、勤溝通。每天收到需要整理的文件后，首先查看文件是否齊全完整，如有缺失，立即詢問(wèn)并將具體情況記錄在案， 俗話說(shuō)“好記性不如爛筆頭”。在平時(shí)立卷工作中，我建立了“收文記錄”，即對(duì)收到的文件都有記錄，并且每一份文件的接收過(guò)程都脈絡(luò)清晰、一目了然，以便與各科室經(jīng)常聯(lián)系、相互溝通，盡早將其收集齊全，及時(shí)組卷。

（三）勇于創(chuàng)新，把平時(shí)立卷工作做細(xì)做實(shí)。文件材料平實(shí)立卷工作非常繁雜，每一項(xiàng)工作都與全局有著密切聯(lián)系。為此，就要勇于解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、敢于創(chuàng)新。對(duì)日常工作不要循規(guī)蹈矩，要敢于打破舊框框，理清思路，統(tǒng)籌兼顧，合理安排，忙而不亂，緊張有序。面對(duì)新問(wèn)題、新情況，我堅(jiān)持勤于思考和探索，面對(duì)機(jī)關(guān)文件工作量大，形成檔案多的特點(diǎn)，在文件的收集、整理和分類等方面形成了一套切實(shí)可行的辦法，形成了平時(shí)立卷的模式，把年終的大工作量化為平時(shí)的小工作量，化整為零。對(duì)每天的工作做到認(rèn)真、細(xì)致、準(zhǔn)確，對(duì)每份文件能做到認(rèn)真核對(duì)、及時(shí)整理。例如：核對(duì)時(shí)間、份數(shù)、正文及附件等是否齊全等等，既提高了案卷質(zhì)量，又提高了工作效率，為全局工作提供了有力的幫助和保證，促進(jìn)了人力資源和社會(huì)保障工作健康發(fā)展。

特別是根據(jù)科室業(yè)務(wù)分類，我將各科室有關(guān)文件材料和業(yè)務(wù)資料在現(xiàn)存數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行了整理和歸納，建立并完善了《秦皇島市政府系統(tǒng)公務(wù)員登記信息數(shù)據(jù)庫(kù)》、《秦皇島市政府系統(tǒng)所屬事業(yè)單位科級(jí)職務(wù)任免臺(tái)帳》、《秦皇島市所屬事業(yè)單位人員管理數(shù)據(jù)庫(kù)》、《秦皇島市所屬事業(yè)單位人員管理臺(tái)帳》、《秦皇島市機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)》、《秦皇島市專業(yè)技術(shù)人員評(píng)審情況數(shù)據(jù)庫(kù)》等一系列人事管理工作的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，涵蓋了全市人事管理工作的基本內(nèi)容，形成了幾十萬(wàn)條數(shù)據(jù)的樣本資料。人才數(shù)據(jù)庫(kù)的形成，為高層次人才的引進(jìn)提供了重要依據(jù)，取得了明顯的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為全市的人才使用和經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出了積極貢獻(xiàn)。

回想從事檔案工作二十年來(lái)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，真是酸甜苦辣味味俱全，但我還是深深地愛上了這一行。每當(dāng)我墨守陳規(guī)地在字里行間，我感受到了墨香的芬芳；每當(dāng)我穿梭在檔案柜之間，我感受到了歷史的莊嚴(yán)；每當(dāng)我坐在電腦旁邊，我感受到了責(zé)任的重大；每當(dāng)我移動(dòng)著小小的鼠標(biāo)，我感受到了我的真實(shí)，我的存在，我感覺到心臟的跳動(dòng)，感覺到歷史的責(zé)任。有人因?yàn)樵谖疫@里找到“依據(jù)”而“手舞足蹈”、有人因在我這里找到了“參考”而“笑逐顏開”。

從事檔案工作二十年來(lái)，我積極學(xué)習(xí)國(guó)家、省、市有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)方針政策，學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》、《河北省檔案工作條例》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等法律法規(guī)精神，把檔案工作的重要性和必要性貫穿于我的本職工作始終。因?yàn)闄n案工作成績(jī)突出，我所在的單位和我本人連續(xù)多年被市委、市政府評(píng)為全市文書處理工作先進(jìn)單位、先進(jìn)個(gè)人，保密工作先進(jìn)單位、先進(jìn)個(gè)人，被市檔案局評(píng)為全市檔案工作先進(jìn)單位、全市檔案工作先進(jìn)工作者，個(gè)人被授予市政府記功獎(jiǎng)勵(lì)等多項(xiàng)榮譽(yù)，在全市檔案歷年聯(lián)查工作中，均得到檢查組好評(píng)，并成為兄弟單位參觀學(xué)習(xí)的典型單位。

（作者單位：秦皇島市人力資源和社會(huì)保障局）endprint