關(guān)于住房公積金檔案管理的思考

牛蕊

住房公積金制度建立二十年以來，從無到有，從小到大，經(jīng)歷了資金量和業(yè)務(wù)量的飛速發(fā)展。住房公積金檔案作為記載其發(fā)展歷程的原始記錄，體現(xiàn)出越發(fā)重要的歷史作用。作為檔案管理的一個分支，住房公積金檔案管理的規(guī)范與否直接關(guān)系到業(yè)務(wù)的開展和資金的安全。

一、住房公積金檔案的類型及特點(diǎn)

（一）住房公積金檔案的類型

住房公積金檔案是繳存單位及職工住房公積金賬戶設(shè)立、繳存、提取、使用、變更、注銷等活動中形成的，具有參考利用價值的各種形式和載體的原始記錄，按照住房公積金的業(yè)務(wù)類型主要包括住房公積金歸集檔案、住房公積金提取檔案及住房公積金貸款檔案三大類。

1、住房公積金歸集檔案。住房公積金歸集檔案是指在住房公積金歸集業(yè)務(wù)中形成的各類文件材料的總稱，主要包括：單位開戶登記、職工賬戶信息變更、繳存基數(shù)比例調(diào)整、年度對賬清冊等需要?dú)w檔的審核材料。

2、住房公積金提取檔案。住房公積金提取檔案是指住房公積金提取業(yè)務(wù)中形成的各類文件資料的總稱，主要包括：住房公積金提取申請、提取人有效身份證件及親屬關(guān)系證明復(fù)印件、辦理提取業(yè)務(wù)需要?dú)w檔的各種證明材料等。

3、住房公積金貸款檔案。住房公積金貸款檔案是指住房公積金貸款業(yè)務(wù)中形成的各位文件材料的總稱，包括住房公積金個人貸款檔案、住房公積金貸款樓盤檔案、房屋抵押登記管理檔案三個類別。

（二）住房公積金檔案的特點(diǎn)

住房公積金檔案在檔案類別中屬于專門檔案范疇，其檔案管理具有來源廣泛、內(nèi)容豐富、保存長期、隨時整理等諸多特點(diǎn)。

1、來源廣泛。住房公積金檔案主要來自于承擔(dān)住房公積金營運(yùn)和管理的職能部門，住房公積金的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，辦理住房公積金業(yè)務(wù)的單位及辦理貸款、提取、繳存等業(yè)務(wù)的個人等等，檔案形成者眾多，來源非常廣泛。

2、種類和內(nèi)容豐富。住房公積金檔案目前主要有歸集、提取、貸款三大類，每類業(yè)務(wù)檔案之下具體還有很多層次的細(xì)分。如貸款檔案包括樓盤檔案、貸款檔案和抵押檔案三類，其中的貸款檔案又分為新房貸款檔案、二手房貸款檔案、組合貸款檔案及以貸還貸檔案等類型。因業(yè)務(wù)類型的不同，其內(nèi)容有很大不同，具有種類和內(nèi)容豐富的特點(diǎn)。

3、保存期限長且存在變化。住房公積金檔案的保存期限全部在15年以上，其中貸款檔案的保存期限更長。一個借款人的檔案，從貸前審查、貸款審批、簽訂合同、發(fā)放到全部還清，需要最長30年的時間，期間還會遇到貸款變更或提前結(jié)清的情況，其檔案保存的期限很長且存在變化。

4、整理立卷具有時效性。住房公積金檔案是前臺窗口留存的業(yè)務(wù)資料，因每個業(yè)務(wù)辦理環(huán)節(jié)緊密相連，環(huán)環(huán)相扣，每種業(yè)務(wù)的辦理數(shù)量又具有不確定性，必須隨時進(jìn)行整理、立卷、復(fù)核，材料不能積壓，以免影響下一步的業(yè)務(wù)工作。因此，其檔案整理具有時效性。

二、當(dāng)前住房公積金檔案管理存在的問題

（一）法制建設(shè)尚不完善

與其他檔案的管理一樣，住房公積金檔案管理同樣需要遵循《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》及《河北省檔案工作條例》等法律法規(guī)所規(guī)定的各項制度，從檔案的立卷、移交、銷毀到檔案的利用、公布等方面嚴(yán)格管理。但因住房公積金檔案的專業(yè)性強(qiáng)且特點(diǎn)突出，涵蓋了文書檔案、會計檔案、專門檔案等多種檔案類型，其管理的復(fù)雜程度很高。但由于住房公積金行業(yè)起步較晚，法制建設(shè)滯后，目前行業(yè)內(nèi)部僅有一部2003年修訂的《住房公積金管理條例》作為行業(yè)規(guī)范正在執(zhí)行，且該《條例》為多年前制定，其中并未涉及住房公積金檔案管理的內(nèi)容。許多地區(qū)的住房公積金管理機(jī)構(gòu)或自行制定檔案管理辦法，或由業(yè)務(wù)部門代為管理業(yè)務(wù)檔案，很大程度上存在著檔案管理不統(tǒng)一、不規(guī)范的問題，亟需重新修訂《住房公積金管理條例》并增加檔案管理的內(nèi)容，并適時出臺住房公積金檔案管理實(shí)施細(xì)則。

（二）檔案管理條件落后

住房公積金制度是1993年開始在上海建立并逐漸向全國鋪開的，河北省各地市的住房公積金管理機(jī)構(gòu)基本上從2003年開始逐漸成立，且多數(shù)從當(dāng)?shù)胤慨a(chǎn)、建設(shè)部門分出。許多地市的住房公積金管理機(jī)構(gòu)因得不到政府重視、缺乏資金支持等多種原因，至今仍租用銀行或其他單位的場地辦公，沒有獨(dú)立的辦公用房，沒有條件配備專業(yè)的檔案庫房、檔案設(shè)施和裝具。沒有硬件條件的保障，檔案管理“八防三無”的要求就無法實(shí)現(xiàn)，住房公積金檔案管理面臨著“巧婦難為無米之炊”的困局。

（三）管理人員專業(yè)性不強(qiáng)

住房公積金管理機(jī)構(gòu)的工作人員多從房產(chǎn)、建設(shè)部門抽調(diào)，基本沒有檔案管理的專業(yè)人員。許多地市的住房公積金管理中心至今沒有成立獨(dú)立的檔案管理部門，業(yè)務(wù)檔案由多個業(yè)務(wù)部門分別管理，檔案管理人員變化多，管理的隨意性高。近年來，隨著住房公積金事業(yè)的不斷發(fā)展，這種業(yè)務(wù)人員兼職管理檔案的模式已經(jīng)不能適應(yīng)迅速發(fā)展的檔案管理形勢，亟需成立住房公積金檔案管理的專門性機(jī)構(gòu)，配備檔案管理的專業(yè)性人員，科學(xué)規(guī)范地管理住房公積金檔案。

（四）信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

目前，全國乃至各省的住房公積金業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)均未實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，信息系統(tǒng)中的檔案管理子系統(tǒng)也是千差萬別，造成住房公積金檔案的管理模式差異較大，全國性的檔案信息聯(lián)網(wǎng)更是遙遙無期。許多地市的住房公積金檔案數(shù)字化進(jìn)程比較緩慢，甚至有的地區(qū)至今尚未開展，仍停留在紙質(zhì)檔案管理階段。信息化建設(shè)的落后使得住房公積金檔案的管理停滯不前，數(shù)量巨大的紙質(zhì)檔案在查閱、篩選、統(tǒng)計等許多方面存在弊端，亟需加快檔案的信息化建設(shè)，早日實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化和科學(xué)管理的目標(biāo)。

三、住房公積金檔案管理的改革方向

（一）加強(qiáng)與完善制度建設(shè)

1、加強(qiáng)制度建設(shè)。政府應(yīng)盡快修訂《住房公積金管理條例》或出臺《住房公積金法》，制定科學(xué)規(guī)范的住房公積金管理制度，參照《檔案法》的主要條款增加有關(guān)住房公積金檔案管理的內(nèi)容，在法制層面形成統(tǒng)一的制度約束。endprint

2、出臺詳細(xì)的行業(yè)規(guī)范。在落實(shí)全國統(tǒng)一的制度建設(shè)之后，配套設(shè)計全國統(tǒng)一的住房公積金檔案管理實(shí)施細(xì)則，在管理機(jī)構(gòu)、人員編制、管理方法和設(shè)施建設(shè)等方面制定詳細(xì)的管理辦法，從檔案的收集、整理、交接、利用等多個方面設(shè)計詳細(xì)的管理規(guī)范，建立健全檔案管理人員的崗位責(zé)任制和檔案保密制度，檔案管理做到有章可循，保證檔案管理工作安全有效地開展，確保檔案的準(zhǔn)確、完整和安全。

（二）加強(qiáng)檔案管理的軟、硬件建設(shè)

1、提高政府重視程度。加強(qiáng)住房公積金的檔案管理，既是住房公積金規(guī)范管理的需要，更是防范和化解住房公積金風(fēng)險的需要。各地住房公積金管理中心應(yīng)充分認(rèn)識并大力宣傳住房公積金檔案管理的重要性及改革的急迫性，打破目前 “重業(yè)務(wù)、輕檔案”的情況，提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度，在辦公用房、人員編制、信息建設(shè)等多個方面積極爭取政府支持，提高住房公積金檔案的管理水平。

2、加大檔案資金投入。住房公積金檔案管理是一項耗時、耗資、費(fèi)力的后臺工作，但它卻是衡量住房公積金管理機(jī)構(gòu)是否做到資金安全和管理高效的重要性指標(biāo)。各地住房公積金管理中心應(yīng)在爭取政府支持的基礎(chǔ)上，加大對檔案管理的庫房、設(shè)備和裝具的資金投入，按照“八防三無”的要求配備防盜門窗、空調(diào)、除塵等重要設(shè)施，做到庫房、辦公、閱覽三分設(shè)，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面優(yōu)化檔案的管理環(huán)境，確保檔案管理的規(guī)范運(yùn)行。

3、提高管理人員專業(yè)水平。隨著住房公積金事業(yè)的逐步發(fā)展、延伸和完善，其檔案數(shù)量上不斷增長，檔案內(nèi)容也更加豐富，住房公積金檔案管理工作也越來越被各級所重視。住房公積金檔案管理應(yīng)順應(yīng)發(fā)展形勢，逐漸從業(yè)務(wù)科室單獨(dú)管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案部門統(tǒng)一管理，并不斷提高管理人員的專業(yè)水平。

一是引進(jìn)檔案管理專業(yè)性人才。按照檔案管理規(guī)模的大小，增加人員編制，引進(jìn)檔案管理的專業(yè)性人才，提高檔案管理的科學(xué)化水平，達(dá)到與時俱進(jìn)的目的。

二是加強(qiáng)管理人員專業(yè)化培訓(xùn)。檔案管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)以及近年來檔案管理的新理論、新方法、新觀念，并不斷加強(qiáng)與檔案局等檔案管理部門的學(xué)習(xí)和溝通，增強(qiáng)檔案學(xué)科知識，提高檔案管理水平。

三是加強(qiáng)對住房公積金各項業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)。住房公積金檔案的管理人員應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)對住房公積金各項業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，掌握《住房公積金管理條例》的各項規(guī)定，通過業(yè)務(wù)水平的提高促進(jìn)檔案管理工作，提高住房公積金檔案管理的業(yè)務(wù)水平和工作能力。

（三）加快檔案信息化建設(shè)

1、建設(shè)全國統(tǒng)一的業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)。先進(jìn)的管理信息系統(tǒng)是做好檔案信息化建設(shè)的前提。針對目前各省、各地市業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)不統(tǒng)一的問題，建議建設(shè)部等上級管理部門在考察調(diào)研的基礎(chǔ)上，盡快建設(shè)全國統(tǒng)一且互聯(lián)互通的住房公積金管理信息系統(tǒng)，解決各地公積金中心檔案管理混亂、管理水平參差不齊的問題。

2、加快推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。一方面，對多年來保存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描，實(shí)現(xiàn)文書檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換，方便檔案查詢和管理。另一方面，充分利用住房公積金管理信息系統(tǒng)中的檔案管理子系統(tǒng)，把檔案管理工作前移，在住房公積金業(yè)務(wù)前臺將歸集、提取、貸款的審核資料當(dāng)場掃描入數(shù)據(jù)庫，避免重復(fù)輸入信息，對檔案資料實(shí)現(xiàn)快速、高效的管理。

住房公積金檔案管理工作起步較晚卻發(fā)展迅速。近年來，許多地區(qū)的住房公積金管理機(jī)構(gòu)已經(jīng)開始探索本地區(qū)住房公積金檔案管理新的發(fā)展方式。河北省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳就于2010年12月17日，頒布并實(shí)施了《河北省住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理暫行規(guī)定》，首次明確了省內(nèi)住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理的方向和管理方法，為同行業(yè)的檔案管理工作提供了寶貴經(jīng)驗(yàn)，住房公積金檔案管理的安全性和規(guī)范性也有了很大的提高。

作為住房公積金檔案的管理者，我們要認(rèn)真貫徹上級部門的文件精神，遵循住房公積金檔案的規(guī)律和特點(diǎn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等法律法規(guī)的理論精髓，嚴(yán)格執(zhí)行工作要求，建立安全、規(guī)范、高效的住房公積金檔案管理體系，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和系統(tǒng)化，推動住房公積金檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

（作者單位：秦皇島市住房公積金管理中心）endprint