對高校檔案管理現(xiàn)狀的思考

程彥葳

高校檔案是高校的歷史載體，是高校的教學(xué)總結(jié)，真實客觀地記錄了學(xué)校發(fā)展的歷程，是學(xué)校重要的信息資源，隨著改革開放和市場經(jīng)濟的不斷深入，高校檔案工作成為高校建設(shè)工作的重要內(nèi)容，對學(xué)校具有重要的推進作用。加強高校檔案管理工作，對促進教育、教學(xué)、教研活動，推動學(xué)校自身形象建設(shè)，有著重大意義。但目前高校檔案管理工作還存在著一些問題，需要各高校認(rèn)真思考解決。

一、高校檔案管理中存在的問題

（一）學(xué)校對檔案工作重視不夠，檔案工作薄弱

有些高校決策層對檔案管理工作認(rèn)識不足、重視不夠，檔案工作在高校教育管理工作中地位不高，有的高校檔案管理機構(gòu)不健全，經(jīng)費投入有限，檔案工作人員數(shù)量嚴(yán)重不足，各級管理層面上的檔案意識薄弱，歸檔工作缺乏細(xì)致的規(guī)章和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)某绦蛄鞒?，沒有形成檔案管理工作的科學(xué)體系和順暢機制，致使檔案工作處于被動應(yīng)付，檔案管理僅僅停留在簡單保存的粗放狀態(tài)，檔案工作人員地位不高而責(zé)任不輕、工作繁重，嚴(yán)重影響了檔案工作的開展，無法進一步發(fā)揮檔案工作各項功能。所建檔案亦缺乏系統(tǒng)性和完整性，相對于教學(xué)科研等工作十分薄弱。

（二）檔案工作場所條件局限，制約檔案工作發(fā)展

目前在很多學(xué)校檔案工作的經(jīng)費投入所占比例過少，檔案辦公條件不適應(yīng)工作需要，很多高校沒有實行庫房、辦公、查閱三分開，由于場所和人員有限，各類檔案往往混雜一室，未能分類、專門化管理，檔案規(guī)范性管理目標(biāo)不明確，導(dǎo)致檔案的生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號編目等規(guī)范化程度不高。檔案現(xiàn)代化及檔案保護設(shè)施配備不全，缺少掃描儀、復(fù)印機等硬件，甚至不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防盜、防火等條件要求。落后的工作條件、檔案管理手段，嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展，亟待改善。

（三）檔案工作技術(shù)落后，檔案信息化建設(shè)任重道遠(yuǎn)

雖然大部分高校的檔案管理部門配置了計算機，但計算機遠(yuǎn)未實現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢服務(wù)等功能，有的僅僅用來打印人事檔案目錄、進行文件存儲，并未真正實現(xiàn)檔案管理的信息化，不能快捷檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息，檔案管理很多操作還是采取人工進行，提供檔案實體利用的手段為主，以網(wǎng)絡(luò)為依托，進行檔案信息傳輸?shù)牟欢?，檢索體系不健全，沒有形成完整的系統(tǒng)，嚴(yán)重制約了檔案信息的快速傳播、流通和利用。檔案利用率不高，不能完全適應(yīng)人們的利用需要，檔案的利用現(xiàn)狀與社會利用需求不相適應(yīng)，與國家要求的檔案管理信息化差距甚遠(yuǎn)。

（四）檔案工作人員職業(yè)素質(zhì)偏低，跟不上時代要求

一般學(xué)校沒有專業(yè)的檔案工作人員，有的檔案管理人員是教師兼職或是臨時配備，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)， 職業(yè)素質(zhì)普遍偏低，思想觀念比較陳舊，工作缺乏創(chuàng)新精神。檔案人員缺少與外界的交流，安于現(xiàn)狀，未能積極主動地開展多種形式的利用服務(wù)，且因待遇不高、工作枯燥等原因很多檔案工作人員積極性不高，工作服務(wù)缺少活力，工作效率和服務(wù)質(zhì)量受到影響，檔案的作用得不到充分的發(fā)揮，造成檔案資源的浪費和工作時間的極大浪費。

二、改進高校檔案管理工作的對策思考

（一）提高認(rèn)識，加強檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和制度規(guī)范

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以教育部公布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》為指導(dǎo)，轉(zhuǎn)變思想，加強對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的地位。達到建立檔案館要求的高校應(yīng)建立檔案館，其他未達到建館條件的也要專門設(shè)立綜合檔案室。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常過問檔案工作，采取強有力的措施，幫助解決檔案工作中的各種實際問題；健全和完善檔案管理的規(guī)章制度，逐步建立和完善檔案在收集、整理、歸檔、查閱、轉(zhuǎn)遞等方面的流程管理和制度細(xì)則，號召廣大的教職工強化檔案管理意識，促使檔案的管理工作走向規(guī)范化和制度化軌道。實行責(zé)任制，層層落實檔案工作責(zé)任，使高校檔案工作健康發(fā)展，跟上學(xué)?？焖侔l(fā)展的步伐，促進教育事業(yè)發(fā)展。

（二）加大投入，為檔案工作提供良好的硬件保障

硬件建設(shè)是提高檔案管理水平的保障，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。高校應(yīng)加大對檔案工作的投入力度，給予檔案工作必要的正常的工作場所，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定增添必要的設(shè)備，從硬件建設(shè)上提供有力保障，特別是要做到九防和三室分開，確保檔案材料保管安全、利用方便，這既可以保證檔案管理的安全性、科學(xué)化，同時又是對檔案工作人員人身安全的保障。

（三）加快信息化建設(shè)，提升檔案利用價值

加快檔案工作的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案電子化，采用更為先進的檔案管理軟件，加快檔案工作互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。利用現(xiàn)代化管理手段將管理檔案信息及時提供給校內(nèi)和社會有關(guān)部門，提高使用利用率，提高服務(wù)水平，最大限度發(fā)揮檔案信息的價值。此外，高校應(yīng)加強對檔案工作的宣傳，重視人事檔案等信息資源的開發(fā)和利用，可以根據(jù)時代發(fā)展需要，豐富檔案信息，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。如高校學(xué)生檔案目前承載的信息量仍是計劃經(jīng)濟體制下設(shè)置的，缺少個性特征，與用人單位的期望相差甚遠(yuǎn)?？梢灾卦黾尤矫娴膬?nèi)容：增加信用檔案、體現(xiàn)學(xué)生各方面能力的材料、建立心理檔案。增加富有時代精神和時代需求的檔案內(nèi)容，可以為用人單位提供有效的信息，增強人們的檔案意識，幫助人們樹立利用檔案的觀念，提升檔案利用的社會和經(jīng)濟價值，適應(yīng)時代需求。

（四）加強人員培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍素質(zhì)

檔案工作人員必須具有較高的政治思想素質(zhì)、職業(yè)道德修養(yǎng)和科學(xué)文化素質(zhì)。高校要選拔具有高度的政治責(zé)任感、職業(yè)道德水平和政策水平的人員從事檔案工作，工作人員要能夠愛崗敬業(yè)、忠于職守、熱情服務(wù)、嚴(yán)格保密。高校要積極引進具備以上政治素質(zhì)同時具備專業(yè)的檔案管理和計算機網(wǎng)絡(luò)管理知識的復(fù)合型人才，提高檔案管理人員的基本素質(zhì)，使其能勝任信息化時代下的檔案管理工作。要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，運用利用現(xiàn)代先進技術(shù)設(shè)備，加強檔案工作的科學(xué)管理，提高檔案工作的管理水平、服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效果。同時注意提高檔案工作人員的福利待遇，加強勞動保護，提高其工作積極性，保持檔案工作的人員相對穩(wěn)定，使檔案工作人員能夠默默奉獻、嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實地做好檔案工作。

總之，高校檔案工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，全面加強高校檔案管理，促進檔案管理盡快從封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，從手工操作型向現(xiàn)代管理型轉(zhuǎn)變，從實體檔案管理向虛擬檔案管理轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮檔案價值，是高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是高校檔案工作應(yīng)努力發(fā)展的方向。

（作者單位：東北大學(xué)秦皇島分校）endprint