淺談企業(yè)文書檔案以“件”為保管單位歸檔的利與弊

朱惠君

隨著電子計(jì)算機(jī)等一系列現(xiàn)代化辦公設(shè)施進(jìn)入企業(yè)文件的形成與管理領(lǐng)域以及辦公自動(dòng)化的普及，傳統(tǒng)文書材料立卷方法的繁瑣、復(fù)雜、隨意性大，案卷質(zhì)量難把握，提供利用不便等弊端不可避免地凸現(xiàn)出來，這客觀上已成為制約企業(yè)檔案工作發(fā)展的“瓶頸”。改革文書立卷方法勢在必行。以“件”為保管單位代替?zhèn)鹘y(tǒng)的以“六個(gè)特征”和以問題為主線的組卷方法在大多數(shù)企業(yè)中已基本推廣，現(xiàn)結(jié)合本人在工作中的實(shí)際情況，淺談企業(yè)文書檔案以“件”為保管單位歸檔的利與弊。

企業(yè)文件材料以“件”為保管單位歸檔在提高工作效率、對文件檔案的鑒定、開放利用以及檢索等方面有明顯的優(yōu)勢。

一、減少勞動(dòng)量，提高了工作效率

以“件”為保管單位的歸檔方法，歸檔文件材料不再組成案卷、撰寫案卷標(biāo)題，不再編寫卷號、編制案卷目錄，不用在電腦軟件上輸入案卷目錄等，所以要檔案的整理、保管、利用等過程中所花的勞動(dòng)量會(huì)大幅度減少，從而提高了工作效率。同時(shí)，減少了卷皮、目錄紙、裝訂設(shè)備等圍繞立卷的消耗品，節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力。

二、便于文件檔案的鑒定和開放利用

無論是傳統(tǒng)的文書立卷方法，還是改革后的以“件”為單位的歸檔方法，對文件鑒定都是以“件”為單位進(jìn)行的。傳統(tǒng)的立卷歸檔方法，當(dāng)裝訂的案卷中出現(xiàn)不同價(jià)值的文件時(shí)，不是拆卷后重新裝訂，就是容忍超過保管期限已無價(jià)值的檔案繼續(xù)存在，這樣使鑒定工作不僅不能減少勞動(dòng)量，而且也不能達(dá)到“取其精華”為目的。以“件”為單位的歸檔方法克服了這種不足，由于無需立卷，文件與文件之間具有相對的獨(dú)立性，對單價(jià)文件進(jìn)行鑒定時(shí)，不受其它文件鑒定的影響，也不會(huì)出現(xiàn)不同價(jià)值文件排放在一起的現(xiàn)象。

在對文件檔案進(jìn)行開放利用方面：以往，以“卷”為單位進(jìn)行的傳統(tǒng)歸檔方法，使數(shù)份文件訂成一卷，影響到對“卷”中單份文件的開放用。企業(yè)文書檔案以“件”為單位對檔案進(jìn)行管理，在提供檔案利用時(shí)針對性強(qiáng)，可以開放單價(jià)文件，避免擴(kuò)大閱讀范圍同，在辦公自動(dòng)化軟件的支持下，可以開放單份文件的“全息信息”，提高了對文件的利用。

三、有利于對文件檔案的檢索和保密

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和OA辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，在計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的隨機(jī)檢索功能支持下，以“件”為單位進(jìn)行文件歸檔，大大方便了對文件的檢索。有觀點(diǎn)認(rèn)為：以“件”為單位進(jìn)行歸檔工作時(shí)，割裂了文件間的有機(jī)聯(lián)系，使檔案很難保持和反映文件之間內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，也在一定程度上破壞了系統(tǒng)文件完整。本人卻認(rèn)為：文件最終的“聯(lián)系”不應(yīng)是針對檔案載體，而是檔案載體所包含的信息（包括來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等）之間的聯(lián)系。所以，在新的方法下已沒有必要強(qiáng)調(diào)保持實(shí)體間的聯(lián)系，“用歸檔文件信息間的聯(lián)系代替歸檔文件載體間的聯(lián)系，”用歸檔文件信息間的聯(lián)系代替歸檔文件載體間的聯(lián)系，通過編制專題目錄、提示相關(guān)文件等方法，解決分散保存不同年代、不同保管期限內(nèi)，有相互聯(lián)系的文件間其它方面的聯(lián)系。所以，新方法只是淡化了對檔案實(shí)體的整理，而實(shí)際上加強(qiáng)了對檔案信息的組織，而且更加注重加強(qiáng)檔案信息的內(nèi)在歷史，更有利于檔案信息的檢索、開發(fā)與利用。廢棄立卷，以“件”當(dāng)家，體現(xiàn)了“粗加工、細(xì)管理、精檢索”的宗旨。

四、不利之處

同時(shí)，文件級的計(jì)算機(jī)檢索，可以調(diào)整、準(zhǔn)確的為利用者提供服務(wù)，解決了手工檢索時(shí)費(fèi)力的問題，而且，檔案原文可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查詢，使參考性利用不再需要檔案原件，減少了調(diào)檔的數(shù)量，有利于對那些無需調(diào)檔實(shí)體的保密。正如事物總是“一分為二”這一普遍原理所提示的那樣，以“件”為檔案保管單位，在充分體現(xiàn)出優(yōu)勢的同時(shí)，也暴露了不少的弱點(diǎn)。首先，不利于檔案的安全保管。取消了檔案卷皮，檔案原件失去了卷皮的保護(hù)，在存取檔案時(shí)會(huì)或多或少的出現(xiàn)磨損的現(xiàn)象，不利于對檔案原件的安全保管。其次，不利于對檔案進(jìn)行插取。從當(dāng)前在企業(yè)中推廣的辦公自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用情況來看，由于文件材料的實(shí)體歸檔依據(jù)于檔案管理系統(tǒng)中“信息文件”的歸檔，在實(shí)際操作中，以“件”為保管單位的檔案進(jìn)行插取時(shí)，插取后邊的早已排列好并加蓋了檔號章的第一份文件的檔案號就都要依次改變，插取幾次文件就要改變幾次檔號，與此相應(yīng)的《文件歸檔目錄》也要加編或減去所插取的文件的內(nèi)容項(xiàng)目，如果插取文件份數(shù)較多時(shí)，也可能對插取文件后邊的《歸檔文件目錄》重新編制，重新編制就必須重新?lián)Q《目錄》，更甚者要重新?lián)Q新卷盒，這樣會(huì)造成較大的浪費(fèi)。

以“件”為保管單位在工作中確實(shí)大大方便了我們檔案人員的工作，但對企業(yè)檔案人員的素質(zhì)提出了新的要求，檔案工作人員不僅要學(xué)習(xí)要新的檔案管理知識，同時(shí)，要加強(qiáng)對檔案計(jì)算機(jī)知識的掌握和辦公自動(dòng)化知識的學(xué)習(xí)。而且以“件”為整理單位需要企業(yè)強(qiáng)有力的計(jì)算機(jī)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的支持，這就要求企業(yè)加大設(shè)備方面的投資。

（作者單位：山西太鋼不銹鋼股份有限公司煉鋼二廠）endprint