讓流動人員的檔案有“家”可回

張妮

隨著社會市場經(jīng)濟與人事制度改革的深入，人員的流動越來越頻繁。自上世紀80年代流動人員人事檔案工作誕生以來，至今已有30余年的歷史。期間它逐漸由各地自發(fā)的行為衍變成為全國的規(guī)范管理制度，并且也建立了相關的人事檔案工作機構，使得服務的領域不斷拓寬，在為廣大流動人員提供人事轉接、社會保障等方面提供了優(yōu)質的服務，受到社會及廣大流動人員的好評。但隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，流動人員數(shù)量急劇增多，相關群體的人事檔案管理與服務問題也隨之顯現(xiàn)。流動人員的人事檔案不僅記錄和反映個人經(jīng)歷、德能勤績和工作表現(xiàn)，還是人力資源管理的重要手段。但目前相關領域工作上的疏漏卻制約著人員的合理流動，也給社會的治安帶來了很多的不確定性因素。因而，對其進行深入調查分析，適時妥善解決這一問題已成為不可回避的重要課題。

一、流動人員人事檔案的重要性

人員的流動促進了社會的發(fā)展，建立流動人口檔案不僅可以及時收集流動人口的分布、變動情況，摸清底、掌握他們的最新境況，而且有效的維護了人事檔案的真實性、嚴肅性、完善流動人員社會化服務體系，促進人員合理流動，并且可以將隱藏在流動人口中的不法分子揭露出來。

個人的檔案不僅代表著個人的綜合素養(yǎng)與身份，而且這種不確定信息能夠指導雇用者進行某種程度的不確定投資。其中檔案也就相當于“人物素描”扮演著過濾器的作用，幫助用人單位初步地了解個人，從而促進人才資源的合理配置。

檔案能夠真實地反映出一個人的綜合能力，一個高質量的檔案更能夠反映社會所存在的某種現(xiàn)象。通過對流動人員人事檔案的動、靜態(tài)資料進行分析研究，也可以了解該時期某地區(qū)人口管理的大致情況及存在的問題，從而為制定流動人口管理的方針、政策提供寶貴的參考。

二、流動人員人事檔案管理中存在的問題

（一）管理意識不強

目前流動人員范圍在擴大，檔案來源渠道復雜，由于我國人事檔案管理長期遵循著保密性和封閉性的原則，無論是利用者還是檔案歸屬者在轉接、管理檔案方面都有嚴格的規(guī)定。也就是說檔案歸屬者本人不得與自己的檔案進行直接接觸，致使大量檔案被束之高閣，公民的知情權長期難以得到真正的保障。長期以來，檔案管理工作在開放與不開放之間界限模糊、對象不清，最終導致絕大多數(shù)的公民歸檔意識薄弱，認為檔案可有可無。加之檔案轉接等辦事手續(xù)的繁瑣、辦事程序的不規(guī)范，各區(qū)域人才管理部門政策不統(tǒng)一，從而出現(xiàn)了部分流動人員人事檔案無“家”可歸，即“棄檔”、“死檔”、“黑檔”現(xiàn)象。

（二）管理體制混亂

流動人員具有穩(wěn)定性差、缺乏歸屬感的特點。而中共中央組織部、國家人事部于1996年12月發(fā)布的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》則明確表示：“流動人員人事檔案管理機構為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所住的人才流動服務機構，其他單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴禁個人保管他人人事檔案?！奔又?，流動人口頻繁的更迭，這就導致人事檔案管理的過嚴、過死，就使得流動人口的人事檔案無法進行及時更新，使得其真實性受到極大地威脅，檔案資料未免顯得過于陳舊、殘缺。

（三）管理機構的亂象

正如前文中所提，雖然我國法律政策明確規(guī)定只有某些符合資歷的機關部門才有權管理人事檔案，且個人不得擅自管理流動人口的人事檔案。但是由于該政策并未能得到很好的貫徹落實，一些中介機構、私人企業(yè)等不具備資格的單位和個人也擅自保管著流動人員的人事檔案，這無疑使得檔案管理工作的嚴肅性和權威性受到了挑戰(zhàn)。

（四）“檔隨人走”的檔案動態(tài)管理不到位

隨著人才的流動，人事檔案管理部門必須隨著該人員主管單位的變化及時將其人事檔案轉到新的主管部門或協(xié)管單位，即“檔隨人走”。但是在實際的工作中，一些單位因合同到期、改制清退等人事變動并沒有及時的將其人事檔案轉交給人才服務機構，或者沒有嚴格的按照程序進行規(guī)范轉接，致使檔案在轉接的過程中丟失或損壞，造成人檔分離的現(xiàn)象。

（五）檔案管理工作成效低

目前人才交流服務機構從事檔案管理的專業(yè)研究者及工作人員的數(shù)量少，且該領域的專業(yè)理論及實踐經(jīng)驗依舊十分貧乏。就實際管理檔案的工作者而言，缺乏對流動人員人事檔案管理的專業(yè)知識、現(xiàn)代信息素養(yǎng)、技能，且往往身兼多職。而檔案管理工作本身又十分復雜、繁瑣，這就使檔案材料的歸檔、整理、分類等業(yè)務僅僅局限于裝好袋子、鎖好柜子、收卷收費的程度，至于收集補充、整理編目等工作根本無暇顧及，從而出現(xiàn)了流動人員檔案管理工作處于被動應付、服務質量差的現(xiàn)象。

三、流動人員人事檔案管理工作的難點

（一）檔案材料收集難

筆者認為檔案材料收集、歸檔齊全完整困難主要是由于以下幾個方面的原因造成的：其一，由于流動人口的特殊性和檔案管理工作的復雜性，使得大量頻繁更迭的流動人口不能做到“人檔合一”。其二，一些私營企業(yè)等不具備相關檔案資質的用人單位違規(guī)另建檔案系統(tǒng)，私自違法保管個人的人事檔案，并不能及時向人才交流服務機構移交相關資料進行補充。其三，相關的法律規(guī)范體系不完善。俗話說建規(guī)立制是規(guī)范行為的保障。試想若法律法規(guī)中能明確規(guī)定檔案材料歸檔完整既是用人單位也是當事人應盡的職責和義務，對于部分未能嚴格履行提供員工在本單位期間所形成的新材料且及時歸檔職責的單位進行一定處罰，必然能在某種程度上提高當事人和用人單位的歸檔意識，促進人事檔案材料的不斷完善。

（二）管理方法更新難

隨著人才流動速度的加快、數(shù)量的不斷增多，傳統(tǒng)的檔案管理方法難以適應新時期的要求，比如很多單位仍然停留在傳統(tǒng)的紙質媒介和手工管理模式上。隨著信息時代的不斷推進，信息化的保管、檢索方式已經(jīng)成為必不可少的管理手段。但是很多管理人員僅僅將其同與使用計算機進行目錄錄入、打字等輔助管理相跟隨。盡管有部分人員意識到檔案現(xiàn)代化、信息化的重要性，但是由于培訓經(jīng)費、時間精力等因素難以將其付諸到實際操作中，使得檔案管理工作改革向現(xiàn)代化、信息化進行實質性發(fā)展難上加難。endprint

（三）收費制度改革難

對人事檔案管理進行收費本是為促進檔案管理工作的規(guī)范化及社會穩(wěn)定所采取的手段。但是一些中介服務機構、人才市場等組織將流動人員人事檔案存檔費看作是其贏利的重要來源。加之長期以來由于程序的不規(guī)范，一些機構還趁機鉆程序的空子，巧立名目地收取“轉檔加急費”等違規(guī)費用。為了能夠搶管檔案，收取費用，加劇了流動人員人事檔案多頭管理的現(xiàn)象。此外，對于人事檔案管理進行收費，就很多流動人口并不能理解，認為存管檔案無非就是裝袋子、鎖柜子、收票子，對于本來收入就低且工作不穩(wěn)定的他們而言，無疑還加重了自身的經(jīng)濟負擔。

四、流動人口人事檔案管理工作的對策

目前我國主要有三大流動群體，分別是擇業(yè)期的高校畢業(yè)生、再就業(yè)的組織人員和農村向城市轉移的勞力配置，保障流動人群及用人單位的合法權益，維護社會穩(wěn)定，就必須要堅持科學發(fā)展觀、以人為本、立檔為民的重要思想，對人事檔案管理工作進行深化改革、探索創(chuàng)新型人事檔案管理模式，使流動人員的人事檔案有“家”可回。

（一）普及知識調正費用，提高民眾意識

為了進一步促進人事檔案管理工作的規(guī)范化，雖然國家已經(jīng)出臺了不少的政策法規(guī)，譬如《檔案法》、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，但是民眾對其的了解程度還有待提高。為此必須要加強宣傳，提高整個社會的檔案意識，尤其是經(jīng)常外出的農民工，更要求勞動局、民政部門等進行通力合作，在流動人員群體中，培訓社會知識，提高注重個人檔案意識。充分發(fā)揮流動人員檔案的社會作用，使全社會，特別是流動人員重視檔案，相信檔案，自覺運用檔案。此外檔案管理是以“服務為主，適當收費”為宗旨，收取一定的服務費是為了改善管理的條件、設施、手段，以促進檔案管理工作長效運行。當然，這絕對不能走“贏利”的險路，這一點必須要讓民眾了解，并且也要能夠經(jīng)得起民眾的監(jiān)督和考驗。

（二）改革檔案管理制度，更新檔案內容

我國《檔案法》明確規(guī)定，任何個人不得擅自保管自己及他人的人事檔案。多年來人事檔案一直蒙著一層神秘面紗，很多人對自己的檔案內容知之甚少，甚至于被遺忘，因而一個都不與當事人發(fā)生直接關系的物件該如何才能被合理利用，這必然要對現(xiàn)有的部分管理制度進行適當?shù)卣{整。這就要在公平、公正、公開的基礎上，適當?shù)叵蛏鐣绕涫潜救碎_放，尊重公民的知情權，這樣也有利于相關機構能夠根據(jù)本人的真實情況進行補充，人才流動服務機構應加強流動人員及其所在單位的聯(lián)系，做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員人事檔案的內容，并保證它的真實性，完整性。進一步有效地反映一個人的綜合素質，提高檔案的利用率。

（三）規(guī)范檔案管理機構，明確部門職責

根據(jù)《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，只有黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才服務機構有權管理人事檔案。對于各行業(yè)為了賺取利益而開設的違規(guī)管理機構，必須依法進行查處。此外，還需進一步強化流動人員人事檔案的管理監(jiān)督機制，對于在工作中出現(xiàn)的違規(guī)違紀行為，尤其是擅自管理流動人員人事檔案的單位和個人進行嚴格處理，督促有關部門明確自身職責，依法行政，相互協(xié)調，為人才流動的良性發(fā)展創(chuàng)造一個良好的環(huán)境。

（四）加強檔案隊伍建設，提高工作成效

隨著信息化社會的發(fā)展，對傳統(tǒng)檔案工作帶來的沖擊力度也在不斷加大，提高現(xiàn)有的檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)勢在必行。檔案管理人員是檔案管理工作的主體，檔案管理人員業(yè)務水平的高低直接關系到檔案管理的水平。在提高從業(yè)人員政治素養(yǎng)的基礎上，通過定期培訓、學習，不斷提高從業(yè)人員的專業(yè)能力和業(yè)務素質，尤其是要提高檔案庫管的合理化和檔案的信息化建設，建立健全流動人員人事檔案管理的內部規(guī)章制度，加強流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究，實行目標管理，不斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質量，才能從根本上規(guī)范有序地管理流動人員的人事檔案。

（作者單位：運城市鹽湖區(qū)檔案局）

注 釋：

[1]徐佳潔.簡歷流動人口檔案，打造維穩(wěn)和諧基礎——以上海市寶山區(qū)為例[J].上海檔案，2011.（12）.

[2]王雁賓.規(guī)范流動人員人事檔案管理[J].中國人才，2006.（17）.

[3]陳二祥.加強我國流動人員人事檔案管理的必要性分析[J].理論月刊，2008.（06）.

[4]于虹.流動人員人事檔案管理問題與分析對策[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2012.（09）.

[5]鄧紹興.流動人員人事檔案管理和對策[J]. 中國人才，2007.（19）.

[6]所桂萍.[J].淺析流動人員人事檔案管理的疏漏及解決對策，檔案時空，2005（14）.

[7]中共中央組織部、國家人事部于1996年12月發(fā)布的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》.endprint