淺談民營(yíng)企業(yè)的檔案管理模式

南曉敏

當(dāng)民營(yíng)企業(yè)在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的所占比重越來(lái)越大的時(shí)候，民營(yíng)企業(yè)的檔案就必然會(huì)引起社會(huì)有關(guān)方面的重視。

民營(yíng)企業(yè)檔案是什么？民營(yíng)企業(yè)檔案是指民營(yíng)企業(yè)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的、各種形式、各種載體的文件材料。是民營(yíng)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)和歷史沿革的真實(shí)記錄和反映，是民營(yíng)企業(yè)科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作的重要依據(jù)和重要參考。

民營(yíng)企業(yè)檔案是民營(yíng)企業(yè)的文化資產(chǎn)，是企業(yè)信息資源的重要組成部分，是企業(yè)的寶貴財(cái)富。民營(yíng)企業(yè)的檔案工作是科技研發(fā)、生產(chǎn)管理、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)等各種活動(dòng)的基礎(chǔ)，完善的企業(yè)檔案是企業(yè)文化的積淀，有利于企業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備和技術(shù)儲(chǔ)備，有助于保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和維護(hù)企業(yè)形象，是企業(yè)生產(chǎn)力發(fā)展的橋梁和紐帶，是企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保障，也是促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)繁榮的不可或缺的重要資源。

一、民營(yíng)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題

改革開(kāi)放幾十年來(lái)，民營(yíng)企業(yè)的發(fā)展規(guī)模勢(shì)頭迅猛，諸多優(yōu)秀的民營(yíng)企業(yè)規(guī)模裂變式擴(kuò)大，已經(jīng)或正在步入全球500強(qiáng)。而民營(yíng)企業(yè)的數(shù)量更是呈幾何級(jí)數(shù)增長(zhǎng)。民營(yíng)企業(yè)的規(guī)模和管理水平?jīng)Q定著企業(yè)檔案的管理水平，民營(yíng)企業(yè)檔案工作的發(fā)展很不平衡。由于民營(yíng)企業(yè)發(fā)展規(guī)模不一樣，其檔案管理水平也不相同。在民營(yíng)企業(yè)陣營(yíng)中，由民間資本生成的民營(yíng)企業(yè)中有一定規(guī)模者，檔案工作都比較規(guī)范；由國(guó)有或集體企業(yè)轉(zhuǎn)制而成的民營(yíng)企業(yè)，大多沿用著原有的檔案管理模式；而大量的小型民營(yíng)企業(yè)的檔案管理狀況不是很樂(lè)觀。由于民營(yíng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模相差懸殊，其經(jīng)濟(jì)狀況不同，信息化建設(shè)水平不同，企業(yè)的檔案管理水平就不同。大多數(shù)的中小民營(yíng)企業(yè)尚處于“抽屜式”的管理階段。而在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)，相當(dāng)一部分現(xiàn)代化民營(yíng)企業(yè)，其信息化發(fā)展水平較高，企業(yè)高層注重企業(yè)文化建設(shè)，企業(yè)的檔案管理已實(shí)現(xiàn)了信息化管理。

隨著社會(huì)信息化程度的快速提高，隨著民營(yíng)企業(yè)的規(guī)模和數(shù)量的迅猛發(fā)展，隨著國(guó)內(nèi)外競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，隨著信息資源的生產(chǎn)力屬性的逐步展現(xiàn)，檔案這個(gè)信息資源的重要性越來(lái)越被民營(yíng)企業(yè)家們重視，大部分民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)自覺(jué)建檔和規(guī)范管理；而檔案管理部門(mén)的行政監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)也在推動(dòng)著民營(yíng)企業(yè)檔案工作不斷規(guī)范和發(fā)展。

目前，在民營(yíng)企業(yè)的檔案管理中存在的問(wèn)題主要有：一是還有相當(dāng)一部分規(guī)模較小的民營(yíng)企業(yè)對(duì)檔案的資源性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)企業(yè)檔案管理的模式理解不透；二是民營(yíng)企業(yè)檔案管理的人才缺乏、人員缺位，檔案管理的水平較低，檔案服務(wù)的能力弱；三是照搬或沿用國(guó)有企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)適應(yīng)不了現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求。

二、民營(yíng)企業(yè)檔案管理模式及其特點(diǎn)

（一）三種檔案管理模式

通過(guò)調(diào)查研究諸多優(yōu)秀民營(yíng)企業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，可以總結(jié)出我國(guó)目前民營(yíng)企業(yè)檔案管理常見(jiàn)的三種管理模式有：分散式、集中式和寄存式三種管理模式。

分散式，是指企業(yè)將生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)別檔案按類(lèi)別分散保管在形成檔案的各職能部門(mén)，各部門(mén)設(shè)立有兼職檔案管理員，綜合檔案室按照統(tǒng)一的規(guī)范指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案收集歸檔工作，并集中保管所有類(lèi)別檔案的目錄。

集中式，是指由企業(yè)綜合檔案部門(mén)將生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)別檔案按照統(tǒng)一的管理制度和規(guī)范要求收集歸檔，集中管理，形成檔案的各部門(mén)也設(shè)兼職檔案管理人員，只負(fù)責(zé)收集和整理本部門(mén)形成的檔案，并按時(shí)移交企業(yè)綜合檔案室。

寄存式，是指民營(yíng)企業(yè)將生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)別檔案寄存到檔案中介機(jī)構(gòu)或地方檔案館，按時(shí)交納寄存和管理費(fèi)用。

（二）各種檔案管理模式的特點(diǎn)

不同的檔案管理模式具有不同的特點(diǎn)。

1. 檔案分散式管理也就是誰(shuí)形成誰(shuí)保管誰(shuí)利用。其優(yōu)點(diǎn)是分工明確，方便利用。即成即存，隨用隨拿。例如企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案保存在財(cái)務(wù)部門(mén)，合同檔案保存在經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)，文書(shū)檔案保存在辦公室，人事檔案則保存在人事部門(mén)。這種檔案管理模式在民營(yíng)企業(yè)中占有很大的比例，企業(yè)不用專(zhuān)設(shè)檔案人員，都是各部門(mén)人員兼做。不足之處是缺乏整體的檔案管理規(guī)范，在檔案的收集保存上往往會(huì)出現(xiàn)重復(fù)或者空白，在具體的檔案管理方法上也不盡相同。這種方式在企業(yè)發(fā)展初期還可以應(yīng)付，當(dāng)企業(yè)規(guī)模逐步擴(kuò)大，企業(yè)檔案數(shù)量增加，信息需求加大時(shí)，檔案管理混亂的弊端就會(huì)越來(lái)越顯現(xiàn)，最大的缺陷是制約企業(yè)檔案資源信息共享。

2. 檔案集中式管理就是由企業(yè)的檔案部門(mén)對(duì)企業(yè)的所有類(lèi)別檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。該模式的優(yōu)點(diǎn)是能夠保證民營(yíng)企業(yè)檔案的完整和安全，并利于形成統(tǒng)一的檔案信息資源管理模式，便于企業(yè)信息資源共享，能夠充分發(fā)揮檔案的資源優(yōu)勢(shì)，有利于企業(yè)的科技研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)及領(lǐng)導(dǎo)決策。不足之處是這種管理模式的管理難度相對(duì)較大，往往受到企業(yè)規(guī)模、企業(yè)管理體制的制約，而且檔案人員的文化素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)直接影響著企業(yè)檔案的管理水平，影響企業(yè)檔案的服務(wù)效能。

3.檔案寄存式管理模式民營(yíng)企業(yè)委托檔案館或者檔案中介機(jī)構(gòu)來(lái)管理企業(yè)檔案，這是現(xiàn)代社會(huì)專(zhuān)業(yè)分工明細(xì)、現(xiàn)代企業(yè)制度下的一種新型的檔案管理模式。其優(yōu)點(diǎn)是檔案管理專(zhuān)業(yè)規(guī)范，能確保企業(yè)檔案有效地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，而且能減低民營(yíng)企業(yè)設(shè)立檔案管理體系的成本。但令人擔(dān)憂(yōu)的是目前檔案中介機(jī)構(gòu)的發(fā)展還是初步階段，真正能讓企業(yè)放心選擇的、資質(zhì)過(guò)硬的檔案中介機(jī)構(gòu)還是鳳毛麟角，而不少地方的檔案館還存有官僚傾向，沒(méi)有開(kāi)展或者沒(méi)有深度開(kāi)展檔案寄存服務(wù)，民營(yíng)企業(yè)挑選放心、適合的檔案寄存機(jī)構(gòu)還不是十分順暢。檔案寄存式管理往往讓企業(yè)顧慮的是怎樣確保企業(yè)檔案中涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密的檔案安全的問(wèn)題。

（三）民營(yíng)企業(yè)的檔案管理模式該如何選擇

民營(yíng)企業(yè)的規(guī)模大小不一，經(jīng)營(yíng)模式也是各有特點(diǎn)，所以各個(gè)企業(yè)的檔案管理模式也會(huì)各不相同。那么，民營(yíng)企業(yè)如何選擇適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的檔案管理模式？

傳統(tǒng)的國(guó)企檔案管理往往過(guò)分依賴(lài)于行政辦法，偏重運(yùn)用條例制度，檔案工作的自我發(fā)展動(dòng)力弱，檔案工作的效率不高。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛的當(dāng)今，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛的當(dāng)今，探討民營(yíng)企業(yè)檔案管理模式，必須建立數(shù)據(jù)化管理的思維模式，制定與現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度。民營(yíng)企業(yè)選擇檔案管理模式的關(guān)鍵是要與企業(yè)的實(shí)際需求相適應(yīng)。endprint

1.檔案管理模式要與企業(yè)需求及發(fā)展規(guī)模相適應(yīng)。一種現(xiàn)象是民營(yíng)企業(yè)出于即時(shí)效益的考慮，只顧眼前需求，忽略檔案管理體系的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃建設(shè)，只是簡(jiǎn)單保存檔案，以致于未來(lái)的檔案欠賬太多，造成無(wú)法彌補(bǔ)的遺憾。另一種現(xiàn)象是沒(méi)有制定合理的歸檔范圍和保管期限，或者為了追求規(guī)模效應(yīng)，過(guò)多過(guò)久地保存檔案，造成管理成本浪費(fèi)，檔案管理效率低下。所以，民營(yíng)企業(yè)選擇企業(yè)檔案管理模式既要適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)階段的發(fā)展需求，更要著眼于企業(yè)的發(fā)展前景，要有前瞻性和全局性。檔案管理的階段目標(biāo)要和企業(yè)發(fā)展步伐相適應(yīng)，依照國(guó)家檔案局10號(hào)令以及相關(guān)專(zhuān)業(yè)的規(guī)定，編制科學(xué)合理的歸檔范圍和保管期限，保存好需要保存的檔案，及時(shí)鑒定銷(xiāo)毀無(wú)效檔案，把檔案資源建設(shè)的重點(diǎn)放在企業(yè)的有效需求上。

2. 檔案管理的核心任務(wù)要適應(yīng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)形態(tài)。民營(yíng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)形態(tài)形形色色，經(jīng)營(yíng)形態(tài)不同其文件材料的種類(lèi)不同，檔案的構(gòu)成也不同，核心檔案就不同。檔案管理的重心無(wú)疑是要放在核心檔案上。比如，加工型企業(yè)的核心檔案是產(chǎn)品檔案和銷(xiāo)售檔案，服務(wù)型企業(yè)的核心檔案是客戶(hù)檔案，研發(fā)型企業(yè)的核心檔案是知識(shí)產(chǎn)權(quán)和科研項(xiàng)目檔案。不同的經(jīng)營(yíng)形態(tài)需要不同的檔案管理模式，所以，企業(yè)的檔案管理模式是要適應(yīng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)形態(tài)，但也不能生搬硬套一種模式，要因地制宜，靈活高效，制定與之相適應(yīng)的檔案管理體系，科學(xué)制定企業(yè)檔案管理制度。抓好企業(yè)核心檔案的管理，是企業(yè)檔案工作服務(wù)企業(yè)運(yùn)營(yíng)最直接的任務(wù)，是企業(yè)檔案工作的重中之重。

三、提升民營(yíng)企業(yè)檔案管理水平的關(guān)鍵要素

（一）在民營(yíng)企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃中，一定要有企業(yè)檔案工作的設(shè)計(jì)。

企業(yè)的高層、中層管理人員，一定要樹(shù)立檔案資源意識(shí)，從戰(zhàn)略的高度，重視和加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)的檔案管理工作，為企業(yè)的健康生存與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，做好信息資源的建設(shè)。

（二）民營(yíng)企業(yè)檔案工作體系的設(shè)置要與企業(yè)規(guī)模相適應(yīng)，檔案崗位要選配合適人選。

建立與企業(yè)規(guī)模相適應(yīng)的檔案管理體系，選配合適的檔案人員，是民營(yíng)企業(yè)有效推動(dòng)民營(yíng)企業(yè)檔案工作開(kāi)展的最基本的條件。檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)的管理工作，檔案人員不僅需要具備檔案管理理論知識(shí)，還要熟練掌握管理檔案的技術(shù)手段，還必須懂得企業(yè)所需要的專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)，既懂檔案又懂企業(yè)專(zhuān)業(yè)，還要掌握數(shù)據(jù)化、信息化技術(shù)，才能收集全面、歸檔科學(xué)、管理規(guī)范、高效服務(wù)。

（三）建立規(guī)范化的民營(yíng)企業(yè)檔案管理制度。

企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置依賴(lài)于企業(yè)的管理形態(tài)。民營(yíng)企業(yè)規(guī)模和管理形態(tài)各不相同，檔案的管理模式就不同，檔案管理制度也會(huì)有區(qū)別。遵照國(guó)家檔案管理制度的總要求，結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模和管理形態(tài)制定適合本企業(yè)的檔案管理制度，用制度規(guī)范管理；健全與企業(yè)發(fā)展規(guī)模相適應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)企業(yè)自律、行政監(jiān)督、業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合，保證和促進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作的有序發(fā)展。

（四）提升檔案的服務(wù)效能，推動(dòng)民營(yíng)企業(yè)檔案管理制度高效運(yùn)行。

企業(yè)檔案是本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，直接為本企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)決策、各項(xiàng)管理和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)。一為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的決策服務(wù)。二為企業(yè)各部門(mén)工作服務(wù)。三為廣大企業(yè)員工服務(wù)。只有提升企業(yè)檔案的服務(wù)效能，才能引起各方面的關(guān)注和重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，推動(dòng)企業(yè)檔案工作正常運(yùn)行。企業(yè)檔案部門(mén)要準(zhǔn)確把握政策大局和企業(yè)的動(dòng)態(tài)，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)層提供方針政策和法規(guī)文件，發(fā)揮檔案和檔案工作在科學(xué)決策中的參謀作用。檔案部門(mén)還要積極了解各部門(mén)所需的檔案信息，及時(shí)為各個(gè)部門(mén)提供檔案服務(wù)，還要為企業(yè)員工提供涉及個(gè)人切身利益的相關(guān)文件材料。

（五）民營(yíng)企業(yè)檔案工作要與民營(yíng)企業(yè)的文化建設(shè)同步發(fā)展。

在文化繁榮、經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的大環(huán)境下，民營(yíng)企業(yè)發(fā)展迅猛，企業(yè)文化建設(shè)步子加快，民營(yíng)企業(yè)的檔案管理一定要與企業(yè)文化建設(shè)相同步，才能提升檔案服務(wù)企業(yè)發(fā)展的效能，實(shí)現(xiàn)民營(yíng)企業(yè)檔案的社會(huì)價(jià)值最大化。

（作者單位：山西省清徐縣房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍監(jiān)理所）endprint