論檔案館社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)

宋志新

檔案館是集中保管黨和國家重要檔案的基地，是社會(huì)各方面利用檔案信息資源的中心。我國已有各級各類檔案館3816個(gè)。如此龐大的檔案館隊(duì)伍，長期以來，卻由于歷史的和人為的因素，其社會(huì)功能未能得到充分實(shí)現(xiàn)。用戶對檔案館認(rèn)知程度差；檔案館開放水平低；服務(wù)水平低；服務(wù)效率低。切實(shí)解決這些問題，找到實(shí)現(xiàn)其社會(huì)功能的主要途徑，實(shí)現(xiàn)檔案館的社會(huì)功能，必將為社會(huì)創(chuàng)造巨大財(cái)富。

一、檔案館主要社會(huì)功能

1.1檔案館是檔案的保管基地

檔案館是保管我國檔案的基地。館藏檔案最早有唐代的，之后元、明、清、民國各不同歷史時(shí)期舊政權(quán)形成的檔案都有一定數(shù)量保存，大部分檔案館館藏主要是中華人民共和國建國后形成的檔案，這些檔案反映了不同歷史時(shí)期我國政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化生活的情況。

1.2檔案館是社會(huì)各方面利用檔案的中心

全國各級各類檔案館大力開發(fā)檔案信息資源，通過接待來館查檔，接受信函和電話委托代為查閱等，此外還通過編纂出版檔案史料、編史修志、舉辦檔案展覽和史料介紹會(huì)、拍攝電視等形式，多種途徑地介紹檔案史料和編研資料，不僅滿足了機(jī)關(guān)單位工作查考和專家學(xué)者學(xué)術(shù)科研的需要，而且比以往更多地滿足了普通市民對檔案信息的需要。

1.3檔案館是學(xué)術(shù)研究場所之一

中高級知識分子在從事科研、設(shè)計(jì)、教學(xué)等學(xué)術(shù)研究工作時(shí)，需要借鑒檔案?，F(xiàn)代檔案館以其擁有的檔案資源，在為中高級知識分子服務(wù)的同時(shí)，成為學(xué)術(shù)研究的場所。

1.4檔案館是情報(bào)信息源之一

檔案館的情報(bào)職能就在于讓信息有序地流動(dòng)起來，使其成為情報(bào)，為政府提供咨詢服務(wù)，為企業(yè)提供第一手資料，為學(xué)者的研究提供真實(shí)健全的信息情報(bào)。如：浙江省檔案館編寫的《檔案信息參閱》及有些地市檔案館編寫的直接提供給黨政機(jī)關(guān)的內(nèi)參信息。

1.5檔案館是愛國主義教育陣地

我國各級各類檔案館豐富的館藏，可以為愛國主義教育提供豐富而生動(dòng)的教材，使廣大人民通過參觀、介紹、學(xué)習(xí)檔案史料，珍惜今天得來不易的幸福生活，從而更加熱愛我們的社會(huì)主義祖國。

二、檔案館社會(huì)功能實(shí)現(xiàn)中存在的問題

2.1社會(huì)對檔案館的認(rèn)知度差

由于我國特殊的歷史及其階級斗爭的影響，檔案和檔案工作在社會(huì)上的透明度低，以至相當(dāng)一部分人對檔案館在促進(jìn)當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用問題上，還產(chǎn)生了錯(cuò)誤認(rèn)識。他們認(rèn)為，檔案館是堆積藏于橫木框檔之廢紙的場所，是老、弱、病、殘的療養(yǎng)所，與市場經(jīng)濟(jì)無緣。這樣，一些用戶要獲取有關(guān)信息時(shí)，很少首先想到找檔案館幫忙，給檔案服務(wù)蒙上了一層社會(huì)陰影。也有人把檔案館看作是保管國家機(jī)密的地方，把檔案工作者當(dāng)作特工看待。這些都直接導(dǎo)致了檔案的利用效果差。

2.2檔案館服務(wù)能力不足

2.2.1館藏結(jié)構(gòu)不合理，館藏質(zhì)量不高

檔案館尤其是區(qū)縣級檔案館，館藏資源結(jié)構(gòu)不合理是影響其社會(huì)功能發(fā)揮的重要因素。從館藏來源上看，政府機(jī)關(guān)檔案多，而作為社會(huì)公眾主體的企業(yè)和個(gè)人的檔案則寥寥無幾；從館藏檔案的載體形式上看，雖稱得上“門類齊全”，但通常是被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)利用的文書檔案占大多數(shù)，科技檔案、聲像檔案等卻很少；從檔案內(nèi)容上看，真正具有查考價(jià)值的檔案實(shí)在不多，可為社會(huì)公眾所用的檔案就更少了。

另一方面，過期檔案積壓，占用大量儲(chǔ)存空間，使新的檔案不能入館，造成現(xiàn)有檔案中可利用檔案偏少。多年來，由于國情的限制、認(rèn)識的不足以及有關(guān)法規(guī)的不完善，“豐富館藏”被片面地理解為只是館藏?cái)?shù)量增加。量的多少，成為檔案館是否壯大的標(biāo)志，甚至被作為檔案館增編進(jìn)人的條件，從而導(dǎo)致了館藏量的大幅度增加，大部分無價(jià)值的檔案被冠以“永久”、“長期”之美名，多年藏于庫內(nèi)， “留之無用，棄之可惜”，既無助于檔案價(jià)值的發(fā)揮，也給檔案鑒定工作造成了很大的困難。

2.2.2編研工作缺乏成效

檔案館的編研工作主要以匯編檔案文集為主，沒有較多地考慮編研成果的用戶對象及其所需形式，耗時(shí)長，實(shí)用性較差，造成檔案信息需求與檔案信息編研脫節(jié)。截止目前，雖有一定數(shù)量的編研產(chǎn)品，但大部分為應(yīng)付升級達(dá)標(biāo)匆匆而就，質(zhì)量不高、實(shí)用性不強(qiáng)、利用范圍狹窄、利用效果不顯著。

2.2.3現(xiàn)代科技管理水平不高

現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備，是檔案館開展檔案服務(wù)、進(jìn)行聯(lián)合協(xié)作的基礎(chǔ)。雖然目前我國檔案館配備了相當(dāng)數(shù)量的現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、縮微復(fù)印機(jī)、掃描儀等等。僅僅使用了一些新設(shè)備，這離檔案現(xiàn)代化管理還有一定的差距。

2.3檔案開放水平低

（1）檔案開放的范圍有待進(jìn)一步擴(kuò)大。根據(jù)《檔案法》規(guī)定， 一般年滿三十年的檔案向社會(huì)開放，但同時(shí)又規(guī)定，經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限可以少于三十年。從目前各檔案館開放檔案的情況來看，基本以三十年為限，所以范圍還可以進(jìn)一步拓寬，只要不損害國家的安全和利益，不侵犯他人的合法權(quán)益，均可依照《檔案法》及其他法規(guī)性文件的規(guī)定進(jìn)行檔案開放工作。

（2）檔案開放的力度有待加大。從目前開放檔案目錄看，主要以案卷級檔案開放目錄為主，極少具備能提高用戶查準(zhǔn)率的文件級檔案開放目錄，而且檔案開放目錄主要以全宗為單位進(jìn)行組織，極少具有符合用戶檢索習(xí)慣的以《中國檔案分類法》組織的分類檔案開放目錄。

（3）開放檔案的檢索方式主要以手工檢索為主， 用戶面對如此眾多的開放檔案目錄，去查找所需查用的某份或某類檔案，實(shí)在很不容易，并且漏檢率高。

2.4檔案館服務(wù)工作不到位

2.4.1服務(wù)對象的局限性

檔案館的社會(huì)功能就是指檔案館面向社會(huì)、面向公眾所具有的檔案服務(wù)功能。目前，多數(shù)地方檔案館提供服務(wù)的基本對象仍然局限于黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，至于各業(yè)人士、市民百姓則很少問津。

2.4.2服務(wù)項(xiàng)目的單一性endprint

許多基層檔案館，尤其是經(jīng)濟(jì)、文化比較落后地區(qū)的檔案館，為社會(huì)服務(wù)的內(nèi)容基本上是：你上門提出查檔要求，我按圖索驥，提供檔案。接待調(diào)卷幾乎成了檔案館與社會(huì)聯(lián)系的唯一紐帶。這種缺乏開拓創(chuàng)新精神的狀況，反映出一些檔案館的人員素質(zhì)、知識結(jié)構(gòu)、工作水平與社會(huì)需求之間的嚴(yán)重不適應(yīng)。

2.4.3服務(wù)效率低

檔案館管理水平低，查找檢索速度慢，查全率、查準(zhǔn)率低。檔案館目前還是以手工檢索為主，專題目錄少，管理水平低，利用者查找檔案速度很慢，有時(shí)找許多目錄也找不到所需檔案，有的檔案雖然有，但也因目錄不全而找不全，造成查全率、查準(zhǔn)率低，影響了檔案館社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)。

三、檔案館社會(huì)功能實(shí)現(xiàn)的主要途徑

3.1加強(qiáng)檔案館宣傳工作

檔案館應(yīng)面向社會(huì)，采取多種有效方式，讓用戶真正了解檔案館。

進(jìn)入社區(qū)，組織宣傳活動(dòng)，可通過懸掛條幅、印發(fā)圖片、回答公眾咨詢、贈(zèng)送紀(jì)念品以至舉辦宣傳周、宣傳月等方式強(qiáng)化公眾對檔案館的認(rèn)識。

借助新聞媒體，進(jìn)行有效宣傳。電臺、電視臺、報(bào)紙等新聞媒體，是宣傳檔案館的最佳場所，是溝通檔案館與社會(huì)公眾的一座橋梁。檔案館與新聞工作者團(tuán)結(jié)協(xié)作，采取“廣而告之”的方式，向公眾宣傳檔案館及檔案館工作成果，介紹館藏檔案內(nèi)容，勢必會(huì)收到良好的效果。

創(chuàng)辦刊物。檔案館可創(chuàng)辦刊物，在自己的宣傳媒介上設(shè)立園地，公布館藏檔案目錄及館藏檔案史料，登載檔案內(nèi)容簡介、介紹檔案館知識，介紹利用檔案的程序，并在一定范圍內(nèi)發(fā)行，以達(dá)到宣傳檔案館的目的。

3.2強(qiáng)化檔案館自身建設(shè)

3.2.1豐富館藏、創(chuàng)造條件

沒有豐富的館藏，“實(shí)現(xiàn)檔案館社會(huì)功能”就成為一句空談。豐富館藏任重而道遠(yuǎn)，筆者認(rèn)為在豐富館藏工作中，應(yīng)著重注意以下二點(diǎn)：

一是擴(kuò)大接收范圍。館藏是服務(wù)之本，要使檔案館為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，首先遇到的就是原有的館藏內(nèi)容多是機(jī)關(guān)的文書檔案，內(nèi)容單一。為改變這種狀況，不少地區(qū)都擴(kuò)大了檔案接收范圍，注意接收反映經(jīng)濟(jì)工作的名優(yōu)特新產(chǎn)品、科研成果、礦產(chǎn)資源、土壤普查、自然災(zāi)害等方面的檔案；廣泛收集反映當(dāng)?shù)攸h委、政府重大活動(dòng)的文件、照片、錄像等材料。大力收集經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的各種材料以及各種報(bào)刊、錄像等材料。

二是豐富館藏應(yīng)注重質(zhì)量。多少年來由于各種各樣的原因，“豐富館藏”被片面地理解為只是館藏?cái)?shù)量的增加。量的多少，成為檔案館是否壯大的標(biāo)志，甚至被作為檔案館增編進(jìn)人的條件，從而導(dǎo)致了館藏量的大幅度增加，大部分無價(jià)值的檔案，被冠以“永久”、“長期”之美名，多年藏于庫內(nèi)，“留之無用，棄之可惜”，既無助于檔案價(jià)值的發(fā)揮，也給檔案鑒定工作造成了很大的困難。因此，豐富館藏，必須克服重量不重質(zhì)的缺陷，將確實(shí)具有保存價(jià)值的檔案收集進(jìn)館。

3.2.2提高編研工作水平

編研工作，是檔案利用工作的較高形式，是開發(fā)館藏檔案信息資源的重要手段，其水平的高低，直接影響到檔案館社會(huì)功能的發(fā)揮。

一是加強(qiáng)編研工作，主動(dòng)為用戶提供有價(jià)值的檔案信息。從前檔案館的編研工作主要以匯編檔案文集為主，沒有較多地考慮編研成果的用戶對象及其所需形式，造成檔案信息需求與檔案信息編研脫節(jié)。為了改變這種脫節(jié)狀況，今后檔案館的編研工作除了匯編有歷史價(jià)值的檔案文集外，重點(diǎn)應(yīng)放在以用戶為中心，追蹤重點(diǎn)、熱點(diǎn)、焦點(diǎn)，編研短平快的具有重大現(xiàn)實(shí)價(jià)值的檔案參考資料，為相關(guān)用戶快速提供有關(guān)某一問題的完整、系統(tǒng)的檔案資料。有條件的檔案館還可以嘗試進(jìn)行檔案的情報(bào)研究和預(yù)測服務(wù)。

二是加強(qiáng)編研力量，編研工作開展起來周期長、見效慢，因此，在一些檔案館未得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。無論在機(jī)構(gòu)的設(shè)置上、人員的配備上，還是職能的安排上，都存在著問題，在一定程度上給編研工作的開發(fā)增加了難度。只有加強(qiáng)編研力量增加人、財(cái)、物的投入，為編研工作的開展創(chuàng)造良好的外部條件，才能保證編研工作的正常開展，不斷提高編研工作的水平。

3.2.3運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)參與檔案館的管理與利用工作

電子計(jì)算機(jī)的高效、準(zhǔn)確有助于實(shí)現(xiàn)檔案館的社會(huì)功能。建立信息聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案，作為一種信息，若要充分發(fā)揮其作用，必須進(jìn)入信息高速公路，進(jìn)入社會(huì)的大信息網(wǎng)絡(luò)，這是實(shí)現(xiàn)檔案館社會(huì)功能的最佳手段。目前，應(yīng)做到兩點(diǎn)：第一，檔案系統(tǒng)內(nèi)盡快實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，即市館、區(qū)縣館、檔案室等聯(lián)網(wǎng)使檔案信息，在較為廣泛的范圍內(nèi)得以交流，為檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造條件。第二，盡快加入公共信息網(wǎng)，使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會(huì)性，最大限度地發(fā)揮檔案館的社會(huì)功能。

3.3加大檔案開放力度

緊密結(jié)合政府信息公開工作，加大檔案開放力度，靈活開展檔案開放工作。檔案開放，就是在無損國家和個(gè)人利益的前提下，將檔案向社會(huì)公眾開放，以最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值。所以，做好開放工作，是保證檔案館社會(huì)功能得以實(shí)現(xiàn)的一個(gè)主要方面。開放檔案時(shí)，應(yīng)把握檔案開放原則、開放內(nèi)容應(yīng)與信息公開原則相對應(yīng)，只要不屬黨和國家機(jī)密，滿足開發(fā)條件，都應(yīng)該向社會(huì)公開。

3.4提供形式多樣的檔案服務(wù)

3.4.1提供參考服務(wù)

參考服務(wù)，這是檔案館基本服務(wù)之一，是檔案館得到黨和國家重視的直接原因。它要求檔案館檔案工作人員主動(dòng)為黨政有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考服務(wù)。同時(shí)檔案館還要廣泛收集國家及本地區(qū)有關(guān)個(gè)體、私營企業(yè)發(fā)展的產(chǎn)業(yè)政策、金融政策、稅收政策、勞動(dòng)用工政策等政策文件，在企業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展、擴(kuò)大融資渠道、開發(fā)人力資源等方面為企業(yè)提供政策參考信息。

3.4.2提供代存代管服務(wù)

近些年來，各地均按國家標(biāo)準(zhǔn)興建了一批檔案館舍，一般館庫都較充裕，設(shè)施較先進(jìn)，除收藏和科學(xué)管理按計(jì)劃接收的檔案外，還有一部分庫房設(shè)施，可用于企業(yè)、社團(tuán)及個(gè)人寄存、委托代管檔案資料，使那些無條件管理檔案的小企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人以及不屬于國家檔案館接收范圍的檔案管理社會(huì)化。這是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制，服務(wù)企業(yè)改革，防止檔案流失損毀的有效舉措?，F(xiàn)在一些有條件的檔案館已經(jīng)作了有效的嘗試，有些地方政府編制部門還正式下文成立了“檔案寄存中心”這類專門機(jī)構(gòu)，掛靠檔案館之下，現(xiàn)正健康地運(yùn)作。

3.4.3提供信息調(diào)研服務(wù)

檔案館檔案服務(wù)人員可以根據(jù)國家或所在地區(qū)、單位的某些重大科研課題、工程項(xiàng)目或產(chǎn)品，在充分了解用戶需求的基礎(chǔ)上，有目的地深入有關(guān)單位、場地、市場等進(jìn)行文獻(xiàn)調(diào)查、實(shí)地調(diào)查、市場調(diào)查、用戶調(diào)查，將分散的點(diǎn)點(diǎn)滴滴的原始信息最大限度地集中起來，加以認(rèn)真的分析、鑒別，并進(jìn)行歸納整理，最終以綜述、述評和專題信息研究報(bào)告等形式，提供給有關(guān)科研機(jī)構(gòu)、工程技術(shù)部門、決策部門和生產(chǎn)廠家。

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