關(guān)于企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的思考

鄧紅梅

一、“數(shù)字檔案館”的誕生

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為計算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)緊密結(jié)合的產(chǎn)物，它的成熟和完善，代表了計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展方向，并極大地推動了社會信息化建設(shè)的進(jìn)程。20世紀(jì)90年代，國家數(shù)字圖書館工程的推進(jìn)，極大地豐富了公共服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的信息含量，進(jìn)一步推動了我國信息化建設(shè)進(jìn)程，對檔案和檔案工作產(chǎn)生了巨大的影響。

檔案作為人類社會活動客觀的、真實(shí)的記錄，其信息本質(zhì)為檔案工作的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。一方面，作為“信息資源之源”的檔案信息將作為社會基礎(chǔ)信息資源的重要組成而受到重視，檔案的價值不斷得到體現(xiàn)；另一方面，社會信息需求的不斷擴(kuò)大，對檔案工作的服務(wù)質(zhì)量提出更高的要求，如何充分利用先進(jìn)技術(shù)，適應(yīng)新的社會環(huán)境，是檔案工作面臨的重點(diǎn)問題。

信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，已經(jīng)從根本上改變著檔案工作的各個方面。檔案工作由傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以利用檔案實(shí)體的數(shù)字化信息為主要形式面向社會提供服務(wù)的重心轉(zhuǎn)變，網(wǎng)絡(luò)化的管理方式取代了原有的手工管理，檔案工作的內(nèi)容也從單純地管理檔案信息本身，向?qū)崿F(xiàn)與信息活動有關(guān)資源的綜合管理方向發(fā)展，更重要的是檔案的服務(wù)利用方式從分散、孤立、局部的被動的信息服務(wù)向系統(tǒng)、整體、全局的主動的服務(wù)方式轉(zhuǎn)變。正是在信息技術(shù)高速發(fā)展的新形勢下，伴隨著檔案工作的轉(zhuǎn)變，作為檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向，“數(shù)字檔案館”的建設(shè)理念應(yīng)運(yùn)而生。

二、數(shù)字檔案館定義

數(shù)字檔案館是一個內(nèi)容管理系統(tǒng)、集成系統(tǒng)和數(shù)字信息長期保存系統(tǒng)的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主要管理對象的數(shù)字檔案館，它不僅僅起到一個數(shù)據(jù)中心的作用，也不僅僅起到發(fā)布利用的作用，而是具有有序處理和集成管理的功能。它的有序處理和管理過程包括收集、創(chuàng)建、確認(rèn)、轉(zhuǎn)換、存檔、管理、發(fā)布利用等涵蓋文件生命周期管理實(shí)踐的全過程。以利于優(yōu)化和增強(qiáng)檔案信息資源的真實(shí)性、完整性、有效性和有序性，最終提供以用戶需求為導(dǎo)向的檔案信息集成服務(wù)。

數(shù)字檔案館是把分散于不同載體，不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以高度有序的企業(yè)綜合檔案信息資源為處理核心，為企業(yè)生產(chǎn)、管理和決策提供可靠的信息服務(wù)的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容

企業(yè)數(shù)字檔案館應(yīng)依靠企業(yè)建設(shè)環(huán)境，充分利用各種網(wǎng)絡(luò)平臺以及各類網(wǎng)絡(luò)資源，以先進(jìn)的信息技術(shù)為手段，集成建設(shè)適應(yīng)本部門本單位一定時期內(nèi)數(shù)字檔案管理需要的網(wǎng)絡(luò)平臺，開發(fā)應(yīng)用符合功能要求的管理系統(tǒng)，推動館藏檔案資源數(shù)字化、增量檔案電子化，逐步實(shí)現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務(wù)。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

應(yīng)按照主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，集成建設(shè)適應(yīng)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和今后一定時期內(nèi)數(shù)字檔案增長規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿足數(shù)字檔案館各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。包括網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、硬件設(shè)施建設(shè)和軟件建設(shè)。

網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是數(shù)字檔案館的通信保障和基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)，要保證檔案館及其下屬單位有順暢高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保障數(shù)據(jù)傳遞的及時穩(wěn)定；硬件設(shè)施建設(shè)包括檔案館開展信息化建設(shè)所必需的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)字加工設(shè)備、海量存儲設(shè)備以及計算機(jī)和輸出設(shè)備；？軟件建設(shè)是數(shù)字檔案館運(yùn)行必需的各類操作系統(tǒng)軟件、管理系統(tǒng)軟件和資源數(shù)據(jù)庫等。

（二）數(shù)字資源建設(shè)

數(shù)據(jù)是數(shù)字檔案館的核心，是檔案信息資源的數(shù)字反映，所以數(shù)字檔案館實(shí)際上是一個龐大的數(shù)字信息資源庫，在這個資源庫中，不僅有文字、圖像，還有聲音等多媒體介質(zhì)，因此，數(shù)字檔案館除了現(xiàn)已存在的電子文件以外，還必須將館藏的實(shí)態(tài)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使其永久的存儲在服務(wù)器的磁盤、光盤或其他存儲介質(zhì)中，并建立各類數(shù)字資源數(shù)據(jù)庫。

1、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化。將歷史館藏各類檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過數(shù)字化工作，對館藏檔案進(jìn)行全面的梳理，重視檔案整理、鑒定、修復(fù)等基礎(chǔ)工作，為數(shù)字化工作提供高質(zhì)量的來源。

2、電子文件的接收。應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案接收范圍，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子文件雙軌并行歸檔制度，收集時，配備必要的技術(shù)手段，從源頭上保證數(shù)字檔案信息的真實(shí)、完整、可用。

3、建立各種數(shù)據(jù)庫。對信息資源進(jìn)行整理，根據(jù)數(shù)字資源分類、利用要求、安全密級等建立目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、元數(shù)據(jù)庫等。

（三）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)是一個動態(tài)的、可擴(kuò)展的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在整個數(shù)字檔案館體系中起著承上啟下的聯(lián)接作用。一方面可以按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與現(xiàn)有各應(yīng)用系統(tǒng)完整結(jié)合，獲取各方面信息，豐富數(shù)字信息資源；另一方面，通過良好的人機(jī)交互，為用戶提供跨地域、跨部門的信息服務(wù)。應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)遵循整體性、開放性、穩(wěn)定性等原則，實(shí)現(xiàn)收集、整理、保管、利用等檔案基礎(chǔ)工作的網(wǎng)絡(luò)化。

1、信息收集：能接收立檔單位產(chǎn)生的電子文件及其元數(shù)據(jù)、對傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化和采集重要數(shù)字信息資源等功能，能對電子文件格式識別功能，能進(jìn)行在線審批功能，保證數(shù)據(jù)的完整、真實(shí)、可靠性。

2、信息整理：實(shí)現(xiàn)電子文件的在線管理操作，包括在線、離線錄入，數(shù)據(jù)上傳、批量導(dǎo)出，檔案鑒定，條目裝盒、排序、生成檔號等功能，實(shí)現(xiàn)檔案基礎(chǔ)工作網(wǎng)絡(luò)化。

3、檔案信息利用服務(wù)系統(tǒng)：包括綜合智能搜索引擎、信息發(fā)布、專題制作、資料匯編、統(tǒng)計分析等功能，能滿足利用者在各種利用平臺對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確、全面的利用查詢要求。

4、文檔一體化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口：能和其他應(yīng)用系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)對其他系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的接收與管理，實(shí)現(xiàn)快速歸檔，減少重復(fù)工作，提高工作效率。

5、運(yùn)行維護(hù)跟蹤管理系統(tǒng)：包括對網(wǎng)絡(luò)信息流量、用戶授權(quán)進(jìn)行及時跟蹤調(diào)整，記錄日志等功能。

（四）檔案信息傳遞和利用網(wǎng)絡(luò)化

網(wǎng)絡(luò)化是信息社會的重要特征。要實(shí)現(xiàn)信息利用的社會化，首先必須實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，這是個重要的基礎(chǔ)。同樣，由于數(shù)字檔案館是在網(wǎng)上運(yùn)行的，目前，支持?jǐn)?shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)主要有：局域網(wǎng)技術(shù)，Internet技術(shù)和Intranet技術(shù)。檔案信息不同于圖書或其他信息，其傳遞的范圍要受到密級的限制和訪問權(quán)限的約束以及系統(tǒng)的安全性，因此，企業(yè)一般使用使用局域網(wǎng)技術(shù)。endprint

信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化需實(shí)現(xiàn)檔案收集中檔案審批網(wǎng)絡(luò)化、這將有助于推動檔案的利用效率和安全性，從而將檔案由靜態(tài)管理轉(zhuǎn)向動態(tài)管理。

信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化需實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)和其他數(shù)據(jù)系統(tǒng)對接，可實(shí)時動態(tài)查詢應(yīng)歸檔、未歸檔、已歸檔案，變收集工作被動為主動。

利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化需實(shí)現(xiàn)全文檢索管理，提供高級瀏覽器的檢索模式，對各種格式的電子檔案內(nèi)容進(jìn)行檢索。

利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化需建立自行維護(hù)的檔案館網(wǎng)站，發(fā)布檔案館相關(guān)法規(guī)、制度、編研成果、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、開放檔案信息等功能，全面展示檔案建設(shè)成果，直觀、快速提供利用。

（五）數(shù)字檔案的資源安全

為了保障檔案信息的原始性、保密性及網(wǎng)絡(luò)的安全，要采取相應(yīng)的技術(shù)措施。加密技術(shù)確保檔案的非公開性或分等級公開；身份驗(yàn)證技術(shù)確保用戶為網(wǎng)上合法用戶；防寫技術(shù)確保用戶只能讀取信息，而不能做任何改動；防火墻技術(shù)使本機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)與外界之間設(shè)置障礙，是保護(hù)層，阻止外界對本機(jī)構(gòu)的非法訪問，某種程度上減少了法律糾紛；分級閱讀下載技術(shù)能夠?qū)τ脩?、?shù)據(jù)項(xiàng)、功能組件進(jìn)行利用權(quán)限的角色授權(quán)處理，加強(qiáng)檔案資源安全管理。

要高度重視檔案基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)中的保密工作，提高人員保密意識，簽署保密協(xié)議，制訂應(yīng)急預(yù)案，完善災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，提高應(yīng)急處置能力。

（六）檔案人員素質(zhì)的復(fù)合化

建設(shè)數(shù)字化檔案館的同時，必須注重提高現(xiàn)有檔案工作人員的能力與素質(zhì)，包括專業(yè)知識、技術(shù)知識、管理能力等。因此就要進(jìn)行跨學(xué)科，跨領(lǐng)域的人才培訓(xùn)。目的使原先知識單一的檔案工作者成為既懂檔案管理，又能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。這樣才能符合信息時代的要求。其基本途徑，一是進(jìn)行現(xiàn)代人才繼續(xù)教育的培訓(xùn)，從現(xiàn)代化知識培訓(xùn)、管理科學(xué)培訓(xùn)、電腦技能培訓(xùn)和外語培訓(xùn)入手，對各類專業(yè)人才和管理層人員進(jìn)行查漏補(bǔ)缺式培訓(xùn)。同時，也要提高職工自主學(xué)習(xí)的意識，是“我要學(xué)”不是“要我學(xué)”。二是運(yùn)用動態(tài)的方式，組織各學(xué)術(shù)界與檔案界之間的學(xué)術(shù)研討和交流。一方面，促進(jìn)學(xué)術(shù)界彼此的溝通，互相學(xué)習(xí)、借鑒，達(dá)到互動的效果。另一方面，達(dá)到勇于“走出去”的目的，努力跟上時代發(fā)展的步伐。

數(shù)字檔案館的建設(shè)使檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和檔案管理人員發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變，并最大程度實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用，提高檔案人員技術(shù)水平，使檔案人員關(guān)門保管檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殚_門利用檔案，從而最大程度的發(fā)揮檔案作用，深度挖掘檔案信息資源價值，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，改變檔案館封閉、半封閉狀態(tài)，進(jìn)一步提升檔案信息資源在企業(yè)中的價值作用，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供強(qiáng)有力的信息支持。數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展將促使計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，并且數(shù)字檔案館將隨著這些高新技術(shù)的發(fā)展而日新月異，將成為由檔案資源為基礎(chǔ)，信息技術(shù)為支撐的超大規(guī)模的、便于使用的、沒有空間限制的信息知識中心。

（作者單位：冀東油田檔案信息中心）endprint