建設(shè)企業(yè)數(shù)字化檔案館的思考與實(shí)踐

王麗娜　趙秀敏　楊彩云

一、引言

近年來，電子信息技術(shù)飛速發(fā)展，“信息化”、“數(shù)字化”等高端科技詞匯充斥著人們的眼球，一個以現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息環(huán)境迅速形成，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟(jì)活動的戰(zhàn)略資源。隨著企業(yè)辦公自動化、無紙化、網(wǎng)絡(luò)化日臻完善，許多日常工作直接在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦理，產(chǎn)生了大量的電子文件， 以手工操作為主的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)新的信息環(huán)境，企業(yè)各部門對檔案的信息化、數(shù)字化的呼聲越來越高，傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字化檔案館轉(zhuǎn)型已成為企業(yè)檔案發(fā)展的必然趨勢，面對這種形勢，企業(yè)如何對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，盡快建立數(shù)字化檔案館，使檔案管理部門從封閉走向開放，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為企業(yè)和社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)已成為檔案管理的新課題。本文闡述了建設(shè)數(shù)字化檔案館的必然性、緊迫性及開灤在建設(shè)數(shù)字化檔案館中的具體做法和取得的成效。

二、 建設(shè)數(shù)字化檔案館的必然性和緊迫性

（一）、檔案數(shù)字化建設(shè)的必然性

信息時代的到來，使知識資源成為一種無形資產(chǎn)，檔案信息資源作為社會信息資源的重要組成部分，越來越受到人們的關(guān)注。在信息化環(huán)境中，形成的大量數(shù)字檔案信息，是傳統(tǒng)的檔案管理模式無法應(yīng)對，過去以載體管理為主線進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動，在時間上阻滯了電子信息的快速交流和傳播，在空間上制約了電子檔案的存貯和利用，要想適應(yīng)新形勢，檔案管理模式必須隨之變化和調(diào)整。檔案部門只有與管理部門、生產(chǎn)部門、后勤服務(wù)部門有機(jī)地聯(lián)系起來，成為高效協(xié)作和集成化的信息鏈，才能使電子文件、檔案信息發(fā)揮應(yīng)有的效能和充分的利用，在管理模式上，實(shí)行實(shí)時的管理，由傳統(tǒng)的實(shí)體管理向信息化管理方向轉(zhuǎn)變，以滿足企業(yè)發(fā)展的需求，這就必然要求檔案數(shù)字化，換言之，檔案數(shù)字化是信息時代的必然要求，檔案數(shù)字化管理較之傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理，有著無可比擬的先進(jìn)性和時效性。

（二）、檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動的真實(shí)記錄，是企業(yè)開展各項工作的基礎(chǔ)信息，是企業(yè)資產(chǎn)的重要憑證和依據(jù)。隨著企業(yè)辦公自動化、無紙化、網(wǎng)絡(luò)化日臻完善，檔案管理的內(nèi)涵和外延、方式和方法都在發(fā)生新的變化，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)新的信息環(huán)境，因此檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫。只有運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)和通訊技術(shù)，將檔案轉(zhuǎn)化為一種信息資源，在企業(yè)內(nèi)部充分實(shí)現(xiàn)資源共享，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變，為企業(yè)和社會提供高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、構(gòu)建數(shù)字化檔案館，實(shí)現(xiàn)文檔一體化

為了適應(yīng)新形勢，開灤檔案系統(tǒng)員工積極探索、勇于實(shí)踐，突破了傳統(tǒng)的、封閉的檔案管理模式，建立了綜合檔案信息管理平臺，對檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，逐步實(shí)現(xiàn)了檔案接收從定期采集向?qū)崟r采集，檔案管理由手工管理向自動化管理的轉(zhuǎn)變，檔案利用也由進(jìn)館查閱逐步向網(wǎng)絡(luò)查詢轉(zhuǎn)變，一個集檔案歸檔實(shí)時化、業(yè)務(wù)流程自動化、館藏檔案數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的全方位、立體式數(shù)字檔案館系統(tǒng)正在崛起。我們主要做了如下嘗試：

（一）、建立綜合檔案信息管理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)上共享

隨著開灤集團(tuán)公司OA辦公自動化系統(tǒng)投入應(yīng)用，電子文檔的管理已成為檔案工作的重點(diǎn)。為適應(yīng)現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化工作的需要，充分應(yīng)用信息技術(shù)拓展檔案管理的發(fā)展空間，開灤集團(tuán)公司檔案館及下屬各單位先后投資162萬元，與河北科怡科技公司合作，完成了綜合檔案信息管理平臺的建設(shè)。該平臺采用檔案管理系統(tǒng)C/S、B/S結(jié)合體系架構(gòu)，以光纖信息主干網(wǎng)為依托，與OA辦公自動化系統(tǒng)緊密銜接，實(shí)現(xiàn)了檔案分級管理體制下的數(shù)據(jù)集中、扁平管理、文檔一體、資源共享、高效運(yùn)行的管理模式。該平臺的使用，使開灤檔案館實(shí)現(xiàn)了OA自動化辦公系統(tǒng)與檔案管理軟件的無縫鏈接，有效解決了電子文件不能直接歸檔和網(wǎng)上查詢的問題，滿足了開灤現(xiàn)存各類檔案（包括現(xiàn)行文件中心、歷史檔案、文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、專題檔案等）的機(jī)讀管理，實(shí)現(xiàn)了資源共享，提高了檔案收、管、用的工作效率和安全保障。截至到2013年開灤直屬區(qū)域和下屬26個基層單位建立了綜合檔案信息管理平臺，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源網(wǎng)上共享，為建設(shè)數(shù)字化檔案館奠定了基礎(chǔ)。

（二）、實(shí)施數(shù)字化掃描工作，加快電子檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化和掛接

在檔案工作實(shí)踐中，我們始終把檔案信息化建設(shè)作為檔案工作的重點(diǎn)，突出體現(xiàn)在實(shí)施數(shù)字化掃描工作、電子檔案數(shù)據(jù)安全存儲與備份及電子檔案原文數(shù)據(jù)掛接等方面。如我們把列入河北省重點(diǎn)檔案搶救與保護(hù)對象的開灤重要?dú)v史檔案實(shí)施了掃描錄入和掛接。開灤誕生于中國近代“洋務(wù)運(yùn)動”，跨越三個世紀(jì)，至今已有136年的光榮歷史，是中國煤炭工業(yè)的搖籃，其豐富的館藏檔案資料不僅反映了開灤集團(tuán)輝煌燦爛的歷史，更是唐山這座城市從貧窮落后到繁榮昌盛的最好見證。這些檔案由于時代久遠(yuǎn)，有的字跡已開始褪變，亟需搶救，如何把這些世人矚目的、厚重的歷史檔案資料保護(hù)起來已成為秉待解決的問題。實(shí)際工作中，我們將庫存的紙質(zhì)檔案按照重要程度、使用頻率和時間的順序，分期分批的進(jìn)行掃描錄入和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化與掛接，開灤系統(tǒng)數(shù)字化館藏檔案案卷331130卷，2283330幅，439GB，以件為保管單位檔案，602291件，1444225幅，680GB，照片檔案6639張，21GB，錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案53小時，41GB。實(shí)現(xiàn)了不涉密的檔案目錄全部上網(wǎng)和重要檔案的原文全部上網(wǎng)，為全面提升開灤檔案現(xiàn)代化管理水平，將開灤檔案館建成集網(wǎng)絡(luò)化管理、數(shù)字化加工及信息化服務(wù)于一體的數(shù)字化綜合檔案館，提供了信息保障。

（三）不斷探索，勇于創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)文檔一體化

為了實(shí)現(xiàn)文檔一體化，在運(yùn)用實(shí)施綜合檔案信息管理平臺的過程中，檔案館不斷探索，勇于創(chuàng)新，與河北科怡科技公司合作，新研發(fā)了自動生成檔號章、自動劃分保管期限、自動組卷等新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息管理平臺中的每份文件的首頁自動生成檔號章，做到了依據(jù)每份文件的題名、責(zé)任者、年度、文件頁數(shù)、自動排序的序號、盒號等這些庫內(nèi)數(shù)據(jù)，自動填充到檔號章相應(yīng)的位置，并且依據(jù)國家檔案局制定的新保管期限表規(guī)定的永久保管、 30年保管、 10年保管的內(nèi)容，對現(xiàn)行開灤形成的文件進(jìn)行多次分析與研究形成了可供提取的數(shù)據(jù)關(guān)鍵詞，通過獲取多個關(guān)鍵詞自動生成保管期限添到檔案章相應(yīng)的位置，依托這些技術(shù)， 2013年開灤集團(tuán)公司檔案館率先實(shí)現(xiàn)了企業(yè)文檔一體化的智能化歸檔方式，由原來手工加蓋檔號章，劃分保管期限，填寫檔號、件數(shù)和盒號等工作，改為全部由計算機(jī)自行完成，將檔案管理人員從繁瑣的歸檔工作中解脫出來，大大提高了工作效率。如今開灤集團(tuán)公司檔案館已躍升為開灤電子文件管理中心和信息查詢利用中心，成為信息資源共享的平臺。endprint

（四）妥善處理保密、安全與開放的關(guān)系

檔案作為一種全面、準(zhǔn)確、有價值的信息，其中不泛國家秘密或商業(yè)秘密。檔案的保密工作不僅關(guān)系到國家的安全和利益，而且也關(guān)系到企事業(yè)單位的生存和發(fā)展，因此，涉密檔案的管理與控制就成了檔案管理者義不容辭的責(zé)任。在實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上共享的同時，我們采取對系統(tǒng)軟硬件的配置管理、信息更新、系統(tǒng)監(jiān)督、物理存取控制、分級管理等措施，建立了強(qiáng)大的電子檔案安全控制體系，從而確保檔案信息利用的安全性、便捷性和準(zhǔn)確性。在建立綜合檔案信息管理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)上共享的同時，明文規(guī)定：

1、涉密文件不上網(wǎng)，上網(wǎng)文件不涉密。

2、對軟件數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理。

3、設(shè)置了軟硬件防火墻。

4、服務(wù)器設(shè)置密碼，定期更改，并設(shè)專人負(fù)責(zé)。

5、采取用戶分級管理。嚴(yán)格審核網(wǎng)上歸檔、網(wǎng)上查詢、檔案數(shù)據(jù)維護(hù)權(quán)限的設(shè)置，對文件處理過程中的各類修改信息予以保留，確保檔案的真實(shí)性和保密性。普通級用戶登錄后只能查看目錄，需要查看原文需要向檔案管理員提交電子申請書，檔案管理員批準(zhǔn)后才能查閱原文。檔案管理員級用戶，可以查看自己分管檔案范圍內(nèi)的原文，并對普通用戶有批準(zhǔn)查看原文，和查看期限的權(quán)力。館長級用戶可以查看各個部門的檔案利用情況，以便了解全局電子檔案的借閱情況，并對管理員上報的特殊查詢情況，具有審批權(quán)。

四、企業(yè)建立數(shù)字化檔案館帶來的成效

（一）、檔案的數(shù)字化，有效地保護(hù)了原始檔案資料

傳統(tǒng)的檔案資料一般采用紙介質(zhì)、膠卷等進(jìn)行存儲。眾所周知，紙質(zhì)檔案的保質(zhì)期限一般較短，遇水蝕、蟲咬等破壞便不可恢復(fù)；膠卷資料的保質(zhì)期雖然較長，一旦遭遇潮濕、高溫、強(qiáng)光等侵蝕，便可對其造成毀滅性損害。另外，紙質(zhì)和膠卷資料一般是“僅此一份，別無二家”，且難以備份。數(shù)字化掃描后，將紙介質(zhì)、膠卷等傳統(tǒng)載體存儲的檔案資料轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式，很好地解決了上述問題。數(shù)字化資料不怕潮濕、強(qiáng)光、高溫和蟲害等，壽命長，而且復(fù)制備份也非常容易，能夠輕松應(yīng)對各種自然災(zāi)害，避免了因提供原件給紙質(zhì)檔案所帶來的損壞，永久的保護(hù)了檔案，有效的延長了歷史檔案的使用壽命，這無疑是保護(hù)檔案資料的上上之選。

（二）數(shù)字化檔案館的建立，方便了查詢和利用，提高了工作效率和經(jīng)濟(jì)效益

開灤綜合檔案信息管理平臺的建立，很好地把集團(tuán)公司OA自動化辦公系統(tǒng)與檔案管理軟件進(jìn)行了無縫鏈接，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化的智能化歸檔方式。從而將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，檔案工作的手段發(fā)生了質(zhì)的飛躍。隨著企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的不斷深人，企業(yè)規(guī)模增大，機(jī)構(gòu)層次增多，辦公地點(diǎn)分散，給檔案的查詢和利用帶來了很多不便，傳統(tǒng)的檔案館在提供服務(wù)時，需要耗費(fèi)大量時間來查找相關(guān)資料，且查準(zhǔn)率較低。數(shù)字化檔案館的建立，開通了網(wǎng)上借閱，各檔案館（室）之間、檔案用戶之間的地理距離由于網(wǎng)絡(luò)連接而消失，實(shí)現(xiàn)了跨時間、跨地域獲取資料，充分體現(xiàn)了資源共享帶來的便捷，加快了信息傳遞速度，給檔案的檢索和利用插上了騰飛的翅膀。借閱者登錄平臺后，只需在自己的計算機(jī)上發(fā)出請求查看某檔案的申請，經(jīng)管理員授權(quán)后，就能查閱相關(guān)檔案的原文，并且可以多人沒有沖突的同時查詢檔案，從而節(jié)省了時間，方便了查詢利用，提高了工作效率，同時還節(jié)約了保管費(fèi)用和占地空間，從而避免了反復(fù)印檔案資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)，查準(zhǔn)率達(dá)到100%，為企業(yè)編研、技術(shù)改造、工程搶險、解決經(jīng)濟(jì)糾紛等工作提供大量的原始憑證和技術(shù)依據(jù)，取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）、挖掘檔案的潛在價值，使檔案得以升華

檔案資料是一個企業(yè)發(fā)展歷史的記實(shí)，也是各大事記的最好佐證。然而，受其機(jī)密性特點(diǎn)和歷史原因等因素的影響，這些資料只能靜靜地躺在館里，終日與灰塵為伴。數(shù)字化檔案館的建立使他們重見天日，讓更多的人通過它們了解某一時代的歷史背景，使檔案原有價值得以升華，為檔案的編研工作帶來了勃勃生機(jī)。近年來開灤檔案館通過對檔案的進(jìn)一步挖掘，編寫了《開灤130年》、《紅色日志》、《黨旗在煤海飄揚(yáng)》、《開灤史鑒》、《開灤大事記》《開灤年鑒2012》等作品。一個企業(yè)的文化只有通過厚重的歷史底蘊(yùn)才能得以充分展現(xiàn)，成為引領(lǐng)和激勵企業(yè)完成歷史使命、戰(zhàn)勝艱難險阻、不斷發(fā)展壯大的動力源泉，檔案已成為企業(yè)的無形資產(chǎn)。

（四）、數(shù)字化檔案館的建立，贏得了多項優(yōu)秀創(chuàng)新成果

在建設(shè)數(shù)字化檔案館的實(shí)踐中，我們先后申報的《重要檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換與管理創(chuàng)新》、《電子檔案的集成管理與體系創(chuàng)新》、《建設(shè)數(shù)字化檔案館 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化》、《實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔一體化的理論與實(shí)踐》等管理創(chuàng)新項目，分別獲河北省煤炭行業(yè)企業(yè)管理現(xiàn)代化創(chuàng)新應(yīng)用成果一等獎、二等獎。其中《實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔一體化的理論與實(shí)踐》項目，獲國家檔案局科技項目成果三等獎，并獲2013年中國煤炭協(xié)會管理創(chuàng)新成果三等獎。開灤綜合檔案信息管理平臺已成為全省最先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng)。

（作者單位：開灤集團(tuán)公司檔案館）endprint