論傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的比較

何亞靜

計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，每天都有大量的信息不斷產(chǎn)生，人們面對(duì)大量真假難辨的信息感到無(wú)所適從，難以應(yīng)付，數(shù)字檔案館應(yīng)運(yùn)而生并迅速地成為我國(guó)檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。人們對(duì)新事物的認(rèn)識(shí)總是一個(gè)逐步深入的過程，在這個(gè)過程中難免會(huì)出現(xiàn)認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，比如很多人認(rèn)為數(shù)字檔案館必將取代傳統(tǒng)檔案館等。因此本文通過對(duì)傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的比較，論證兩者的共生性，從而使人們認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館都是黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，為國(guó)家和社會(huì)保存歷史記憶，兩者的并存發(fā)展是我國(guó)檔案館發(fā)展的主要方向。

一、傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館檔案載體形式的比較

傳統(tǒng)檔案館，作為社會(huì)信息資源的儲(chǔ)存庫(kù)，絕大部分都是紙質(zhì)檔案。傳統(tǒng)檔案館也主要是對(duì)這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管并開展統(tǒng)計(jì)和編研工作，為利用者提供編研成果，滿足社會(huì)需要，而形成的編研成果的載體和傳遞媒介主要也是紙張。紙質(zhì)檔案保存時(shí)間可長(zhǎng)達(dá)幾百甚至幾千年是光磁介質(zhì)無(wú)法比擬的，但是紙質(zhì)檔案的大量增長(zhǎng)給傳統(tǒng)檔案館的館藏空間帶來了巨大的壓力。

數(shù)字檔案館以磁介質(zhì)和光介質(zhì)等為主要載體，這些介質(zhì)存儲(chǔ)密度大，存儲(chǔ)信息集文字、數(shù)字、聲像和影像于一體，產(chǎn)生的效果直觀、形象、生動(dòng)。它具有“豐富的信息資源，海量的存儲(chǔ)空間、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及”。

這些新型的載體不僅能夠大大的節(jié)省檔案的存儲(chǔ)空間，更因?yàn)槠洳皇軙r(shí)間、空間和人數(shù)的限制，因此加速了檔案信息的利用和傳遞。但它也存在信息的長(zhǎng)期存取和安全問題等諸多的弊端，而這些弊端恰好是傳統(tǒng)檔案館的優(yōu)勢(shì)——可靠的憑證價(jià)值、安全性、標(biāo)準(zhǔn)化程度高。

通過以上的分析我們可以看到，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體和新型的光磁介質(zhì)各有利弊。盡管現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生給傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案帶來了巨大的沖擊，但是我們也不能否認(rèn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在工作、學(xué)習(xí)和生活中仍發(fā)揮著不可替代的作用。我們也應(yīng)該繼續(xù)探索和研究，最大限度地利用和發(fā)揮兩者的優(yōu)勢(shì)，共同為國(guó)家檔案事業(yè)的發(fā)展而奮斗。

二、傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館工作模式的比較

2.1檔案歸檔方式的比較

傳統(tǒng)檔案館主要通過歸檔制度無(wú)償接收應(yīng)歸檔文件。傳統(tǒng)檔案館的館藏大部分是按照有關(guān)接收和歸檔制度無(wú)償?shù)慕邮諔?yīng)歸檔的文件材料，也有一部分是通過向集體和個(gè)人征集、購(gòu)買而來，也有一些檔案館接受委托，將委托管理的檔案暫時(shí)保存，而不擁有其所有權(quán)。傳統(tǒng)檔案館的收集不僅是對(duì)檔案信息的收集，同時(shí)也將實(shí)體檔案接收進(jìn)館。這樣也帶來一個(gè)問題——檔案館藏空間壓力越來越大。

數(shù)字檔案館主要是傳統(tǒng)檔案館館藏資源的數(shù)字化和對(duì)電子檔案的接收。另外，也可以不必把檔案信息接收進(jìn)館，而是“通過網(wǎng)絡(luò)與立檔單位或文件中心的信息數(shù)據(jù)相連，并通過目錄與索引建立多途徑的檢索體系”[5]對(duì)檔案信息實(shí)行分散保管和集中控制。

相比較而言，數(shù)字檔案館的歸檔方式更加靈活，它不用接收實(shí)體檔案，所以存儲(chǔ)空間緊張的問題也就無(wú)從談起，甚至檔案信息也可以不進(jìn)館，而是采取分散保管和集中控制的組織方法。但是數(shù)字檔案館的館藏獲取始終是離不開傳統(tǒng)檔案館。傳統(tǒng)檔案館的館藏資源為數(shù)字檔案館進(jìn)行信息資源建設(shè)提供了基礎(chǔ)，而數(shù)字檔案館則為傳統(tǒng)檔案館解決了存儲(chǔ)空間、資源共享和珍貴典籍的利用與保護(hù)等問題。兩者相互依賴、相互促進(jìn)，只有兩者結(jié)合才能實(shí)現(xiàn)更大范圍的檔案信息服務(wù)。

2.2檔案整理工作的比較

傳統(tǒng)的檔案整理工作通常是對(duì)檔案實(shí)體和檔案內(nèi)容的整理，是檔案管理工作的重要組成部分。檔案館考證檔案內(nèi)容的客觀性和真實(shí)性，并將相關(guān)的有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行編纂和出版等的活動(dòng)可以看作是對(duì)檔案內(nèi)容的整理。而檔案工作人員將分散的、無(wú)序化的檔案通過分類、組合、排列、編目使之系統(tǒng)化和有序化的過程是對(duì)檔案實(shí)體的整理。檔案工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)中，檔案的整理通常就是指對(duì)檔案實(shí)體的整理。檔案的整理工作主要依靠手工進(jìn)行整理，因此這是檔案館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中最耗費(fèi)時(shí)間和人力的一個(gè)環(huán)節(jié)，嚴(yán)重降低了檔案館的工作效率。

由于數(shù)字檔案館采用分散管理和集中控制的管理模式，檔案館不需要再對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)體整理整理，而是將檔案實(shí)體分散在各個(gè)立檔單位，而檔案信息存放的物理位置自然也就體現(xiàn)了檔案的全宗關(guān)系。檔案信息的形成者或是立檔單位負(fù)責(zé)具體的數(shù)據(jù)充實(shí)和數(shù)據(jù)的維護(hù)。而檔案館要做的就是建立集中索引、分散管理式的數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索目錄，并及時(shí)地予以維護(hù)和更新，為用戶和立檔單位或是檔案信息搭造起一座橋梁。

這樣的整理方法大大的減少了檔案館的工作量，提高了檔案館的工作效率，同時(shí)也為后期的檔案檢索和服務(wù)提供了高效、快捷、靈活的方法。然而，在紙質(zhì)檔案還在大量的產(chǎn)生以及數(shù)字檔案館在解決了檔案信息的憑證價(jià)值、檔案信息的安全和長(zhǎng)期存取等等一系列問題后，這樣的理想化的檔案整理工作才會(huì)廣泛地為社會(huì)所用。

2.3檔案鑒定方法的比較

傳統(tǒng)的鑒定工作主要圍繞收集的紙質(zhì)檔案進(jìn)行進(jìn)館前的鑒定和館內(nèi)鑒定。進(jìn)館前的鑒定是根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式和其它狀況以及國(guó)家和社會(huì)對(duì)其的需求的變化來確定檔案的保存價(jià)值，有保存價(jià)值的確定其保管期限，沒有保存價(jià)值的則予以銷毀。館內(nèi)鑒定則是對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定、決定其存毀。因此檔案的鑒定工作是一個(gè)十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。

電子時(shí)代，傳統(tǒng)的以分析檔案內(nèi)容為基礎(chǔ)的直接鑒定已經(jīng)不再適應(yīng)社會(huì)發(fā)展潮流，檔案館應(yīng)該深入了解機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的主要職能活動(dòng)、管理方式，對(duì)其形成的檔案進(jìn)行職能鑒定。而且把鑒定提前到電子文件生命周期的最初階段，因?yàn)檫@與電子文件將以職能鑒定為主密切相關(guān)，設(shè)計(jì)階段階段是鑒定電子文件最適合的階段。

2.4檔案保護(hù)技術(shù)的比較

傳統(tǒng)的檔案保護(hù)工作主要采取“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的方針，對(duì)紙張和字跡的耐久性進(jìn)行保護(hù)，最大限度的延長(zhǎng)檔案的壽命。隨著縮微復(fù)制技術(shù)的迅速發(fā)展，光、磁介質(zhì)在檔案工作中被廣泛的應(yīng)用，然而，這很大程度上是為了減少檔案原件的利用次數(shù)，從而達(dá)到保護(hù)檔案原件的目的。endprint

電子文件的保護(hù)主要是對(duì)產(chǎn)生文件的環(huán)境進(jìn)行維護(hù)以及保護(hù)電子數(shù)據(jù)的安全。具體來說有兩點(diǎn)：一是在保存電子文件的時(shí)候，與其相適應(yīng)的軟硬件環(huán)境也必須一并保存，這主要是為了解決檔案長(zhǎng)期存取的問題；二是要保護(hù)檔案信息的安全，防止數(shù)據(jù)遭受計(jì)算機(jī)病毒感染、黑客的攻擊以及間諜等的復(fù)制和擴(kuò)散。

傳統(tǒng)的檔案保護(hù)工作能較好的保護(hù)檔案信息的安全，但是目前電子文件的產(chǎn)生日益增多，緊緊依靠傳統(tǒng)的“八防”措施已經(jīng)不能滿足檔案工作的需要。而電子文件的保護(hù)在防止數(shù)據(jù)被刪改、損毀以及外界攻擊等一些問題上還面臨著一系列的技術(shù)難題。因此，檔案的保護(hù)工作可以兩者相結(jié)合，保密的電子數(shù)據(jù)同時(shí)保存紙質(zhì)版，并通過傳統(tǒng)的保護(hù)工作技術(shù)將其妥善保管，而為了減少館藏空間的緊張，降低檔案工作的成本，非密的電子數(shù)據(jù)可以不進(jìn)行“雙套制”保存，但是要維護(hù)好其軟硬件環(huán)境，確保數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期存取。我們也相信，隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，將來一切難題都會(huì)迎刃而解。

2.5檔案檢索手段的比較

傳統(tǒng)檔案館的檢索，主要通過檔案工作者預(yù)先的編目工作，編制成一些手工檢索工具比如檔案全引目錄、案卷目錄等等，盡量為用戶提供不同的檢索途徑。編制這種檢索工具費(fèi)時(shí)費(fèi)力，形成的檢索工具也依賴于個(gè)體的工作人員，無(wú)法做到完全的規(guī)范化。用戶利用檔案必須到檔案館中去，不易滿足用戶遠(yuǎn)程利用的需求。盡管有些系統(tǒng)通過計(jì)算機(jī)著錄，采用計(jì)算機(jī)輔助檢索，但是仍然無(wú)法達(dá)到我們滿意的程度。

數(shù)字檔案館通過其建立的集中索引、分散管理式的數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索目錄，為用戶提供高效、靈活的智能化的全文檢索，用戶可以通過題名、責(zé)任者、關(guān)鍵詞、時(shí)間等多種途徑進(jìn)行檢索，快速、準(zhǔn)確、全方位的利用相關(guān)開放范圍內(nèi)的檔案信息。這種檢索方式大大提高了檢索工作的效率，用戶可以不受時(shí)間、空間的限制自由的檢索、復(fù)制、網(wǎng)絡(luò)上的信息。但是數(shù)字檔案館所提供的這種檢索方式要求檔案工作者和用戶掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而一定程度限制了一些用戶的對(duì)檔案信息的利用。

2.6檔案服務(wù)方式的比較

傳統(tǒng)的檔案館的服務(wù)方式通常包括閱覽服務(wù)、檔案咨詢服務(wù)、外借服務(wù)、陳列和展覽服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、編研服務(wù)、專題服務(wù)、證明服務(wù)等等。這些服務(wù)大都是圍繞檔案館自身的館藏資源，在館內(nèi)開展的，是以檔案館為中心開展的陣地式服務(wù)，這種服務(wù)大多是無(wú)償服務(wù)。這些服務(wù)方式為利用者帶來了諸多的方便，首先，用戶可以去檔案館就自己咨詢的問題進(jìn)行面對(duì)面的交流；其次，傳統(tǒng)檔案館可以最大限度地滿足不同知識(shí)水平和不同經(jīng)濟(jì)條件的利用者的需求；再次，檔案館可以直接了解到用戶的需求心理和利用效果，及時(shí)地吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，以便提供更高層次的服務(wù)。

然而，傳統(tǒng)檔案館的這些服務(wù)方式也受到諸多因素的制約使檔案信息資源得不到及時(shí)的利用和開發(fā)。首先是時(shí)間的限制，檔案館的開放時(shí)間是固定的，用戶必須在檔案館工作期間去查閱檔案；其次是空間的限制，用戶利用檔案必須到檔案館中去，而且檔案館的檔案除非出具單位證明或經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則是不予外借的；另外，這些服務(wù)通常是針對(duì)本地區(qū)或本單位履行了借閱手續(xù)的用戶，其他人很難得到相關(guān)服務(wù)。

數(shù)字檔案館通過互聯(lián)網(wǎng)將本館的檔案信息庫(kù)和互聯(lián)網(wǎng)上相關(guān)的信息直接傳遞到千家萬(wàn)戶。這種數(shù)字化的檔案信息不僅可以快速、高效的滿足用戶多途徑檢索的要求，并且在一定的權(quán)限下，用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過互聯(lián)網(wǎng)自由的檢索、復(fù)制、網(wǎng)絡(luò)上的信息。

數(shù)字檔案館的服務(wù)方式較傳統(tǒng)檔案館更加靈活，采用的技術(shù)也比較先進(jìn)，但是數(shù)字檔案館在進(jìn)行原始館藏資源數(shù)字化時(shí)，不可能將所有的檔案信息都放到互聯(lián)網(wǎng)上，因此用戶不可能隨心所欲地進(jìn)行查找，這其中還有用戶權(quán)限和保密問題。因此對(duì)于另外一部分涉及保密性質(zhì)的檔案，用戶還是要到檔案館中履行相關(guān)手續(xù)后方可查用。

由此可知，并不是有了數(shù)字檔案館就不再需要傳統(tǒng)檔案館的服務(wù)，兩者是缺一不可的。檔案館的服務(wù)工作是繼檔案的收集工作之后，檔案館與社會(huì)交流的又一次交流，任何一方服務(wù)水平的高低都可以影響檔案館在用戶心目中的地位。因此，我們要做的就是充分利用它們各自的優(yōu)勢(shì)，共同為用戶服務(wù)，為提高檔案工作在社會(huì)上的地位而努力。

三、對(duì)檔案工作人員素質(zhì)要求的比較

傳統(tǒng)檔案館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展主要是圍繞檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)利用，這對(duì)檔案工作人員的理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能要求較高。另外，檔案工作人員還要具備幾項(xiàng)基本的素質(zhì)。如良好的職業(yè)道德和端正的工作態(tài)度、開闊的視野、勇于創(chuàng)新的工作精神、和集體協(xié)作的意識(shí)。傳統(tǒng)檔案館的檔案工作人員只有具備這些基本的要求，并樹立與時(shí)俱進(jìn)和終身學(xué)習(xí)的理念，才能在現(xiàn)代化社會(huì)中立足，才能提高檔案和檔案工作的地位。

而數(shù)字檔案館則在此基礎(chǔ)上更注重檔案工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息檢索能力、分析能力等綜合能力。向檔案工作者的素質(zhì)提出了更高的要求。首先，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，積極地迎接時(shí)代的挑戰(zhàn)，順利的完成角色地轉(zhuǎn)變；其次，要精深專業(yè)知識(shí)，將檔案信息服務(wù)向縱深方向開展；第三，要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)，同時(shí)還要具備相應(yīng)的檢索能力、信息存儲(chǔ)技術(shù)、處理分析技術(shù)、通信技術(shù)等等。

通過上述幾方面的比較可知，傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館不是此消彼漲的關(guān)系而是相互依賴、互為補(bǔ)充。它們都是永久保存檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面利用檔案史料的中心。它們的基本職責(zé)都是維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和歷史的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要服務(wù)。因此兩者之間根本就沒有必要討論孰存孰亡的問題。同時(shí)，兩者也各有利弊。不論信息化的水平多高，傳統(tǒng)檔案館所具備的人文和歷史的精神是數(shù)字檔案館不可能具備的。同樣，數(shù)字檔案館在載體形式、服務(wù)手段上的優(yōu)勢(shì)也是傳統(tǒng)檔案館遙不可及的。在可以想象的未來里，數(shù)字檔案館只是逐步取代傳統(tǒng)檔案館的主體地位，但并不意味著它可以取代傳統(tǒng)檔案館。這不僅是受經(jīng)費(fèi)、技術(shù)和人類文化水平的限制，更是因?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展的步伐在歷史長(zhǎng)河中留下的足跡和原始憑證需要依賴傳統(tǒng)檔案館的妥善保管。因此傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館兩者并存發(fā)展是今后檔案館的發(fā)展方向。我們要極力的發(fā)揮二者的優(yōu)勢(shì)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，更好的發(fā)揮檔案館的文化傳播功能，共同為國(guó)家的檔案事業(yè)而奮斗。

（作者單位：河北建投新能源）

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