論企業(yè)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

楊亞靜

檔案數(shù)字化管理，是指在國(guó)家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲(chǔ)、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案載體目前正面臨著一個(gè)更新?lián)Q代的重要?dú)v史時(shí)刻，電子文件、電子簽名、電子檔案的大量涌現(xiàn)，已經(jīng)對(duì)檔案工作產(chǎn)生了巨大影響，檔案管理、保護(hù)、利用的理念、體制和工作方式都在經(jīng)歷重大變革。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的研究和建設(shè)成為目前檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。檔案部門迎接挑戰(zhàn)，穩(wěn)步開展檔案數(shù)字化建設(shè)，取得一批突破性成果。必須認(rèn)清檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的大趨勢(shì)，堅(jiān)持檔案數(shù)字化作為本企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展方向和檔案業(yè)務(wù)建設(shè)重點(diǎn)。要把積極研究應(yīng)用先進(jìn)適用的科學(xué)技術(shù)作為發(fā)展檔案事業(yè)的關(guān)鍵，把檔案科技放到檔案工作的重要位置加以謀劃，提高檔案工作的科技水平。在企業(yè)日常發(fā)展的過(guò)程中，檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅能提高企業(yè)檔案的管理效率，不斷創(chuàng)新檔案管理的模式。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

必須認(rèn)清檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的大趨勢(shì)，堅(jiān)持檔案數(shù)字化作為本企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展方向和建設(shè)重點(diǎn)。要把積極研究應(yīng)用先進(jìn)適用的科學(xué)技術(shù)作為發(fā)展檔案事業(yè)的關(guān)鍵，把檔案科技放到檔案工作的重要位置加以謀劃，提高檔案工作的科技水平。數(shù)字化檔案管理是檔案界新近出現(xiàn)的新課題，數(shù)字化檔案如何確保其準(zhǔn)確性，牽涉部門較多，還涉及人力資源等，是全方位的。關(guān)鍵是流程管理，流程管理是圖檔管理系統(tǒng)的核心，是企業(yè)對(duì)于圖檔信息管理的精髓。是企業(yè)科學(xué)技術(shù)管理水平的綜合反映，也是科技興企的一基具體措施。研究解決檔案工作中的重大理論和關(guān)鍵技術(shù)問(wèn)題。進(jìn)一步改變重研究、輕應(yīng)用狀況。作為圖檔案數(shù)字化數(shù)字建設(shè)信息系統(tǒng)一期開發(fā)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。根據(jù)檔案管理的需要，制定有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和具體要求。順利完成圖檔數(shù)字化建設(shè)信息化信息管項(xiàng)目，并建立了電子目錄和電子檔案。完成了檔案數(shù)字化建設(shè)考察、調(diào)研任務(wù)。

三、質(zhì)量是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心

建立科學(xué)的管理機(jī)制，是檔案數(shù)字化工作高效有序開展的有力保證，檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量直接影響著檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量。檔案數(shù)字化工作由多個(gè)工作環(huán)節(jié)組成，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量都必然影響到整個(gè)數(shù)字化工作的質(zhì)量的這一方針。明確檔案管理工作數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)要清楚、掃描要維護(hù)檔案原貌，光盤刻錄要格式正確、內(nèi)容完整等等，對(duì)檔案數(shù)字化工作的所有環(huán)節(jié)和流程實(shí)施專人負(fù)責(zé)，為確保檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量提供了可靠保障。本企業(yè)建立健全并有效落實(shí)檔案信息化管理制度；配備了檔案信息化所必要的軟硬件設(shè)備；以檔案信息資源共享為核心，以檔案資源開發(fā)利用為重點(diǎn)，構(gòu)建了目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)；加強(qiáng)電子文件歸檔管理，確保真實(shí)性、完整性和有效性；規(guī)范電子檔案數(shù)據(jù)管理。在數(shù)字檔案室建設(shè)中，按照輕重緩急、分門別類、認(rèn)真排序，對(duì)錄入工作程序進(jìn)行了優(yōu)化，先永久后長(zhǎng)期，最后錄入短期檔案，并指定專人對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行取出、存放和整理，做到出庫(kù)不亂，整理有序，原位入庫(kù)。在加快檔案數(shù)字化工作進(jìn)程中，始終堅(jiān)持“質(zhì)量第一”的方針。

四、實(shí)施備份和轉(zhuǎn)換確保檔案安全

檔案安全是檔案管理的重中之重，國(guó)家檔案企業(yè)將把加強(qiáng)檔案整理和數(shù)字化工作，加強(qiáng)電子文件管理，作為今后各級(jí)檔案館、室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的基本路徑，并作為確保檔案安全的一項(xiàng)制度來(lái)實(shí)施。今后檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的基本路徑就是：實(shí)施數(shù)字化帶動(dòng)戰(zhàn)略，逐頁(yè)對(duì)檔案進(jìn)行整理，并對(duì)內(nèi)容、數(shù)量、附錄等進(jìn)行著錄，然后通過(guò)數(shù)字化等方法進(jìn)行復(fù)制，以復(fù)制件提供利用，把原件封存。這樣既可以確保檔案安全，又可方便檔案利用。進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)載體檔案的整理和數(shù)字化工作，以數(shù)字化帶動(dòng)整理工作，方便利用工作，保證檔案安全。本企業(yè)將《電子文件管理辦法》所賦予的職責(zé)，聯(lián)合有關(guān)部門，加強(qiáng)電子文件的歸檔收集工作，確保應(yīng)歸盡歸。積極建立電子文件中心，對(duì)電子文件及時(shí)進(jìn)行備份和轉(zhuǎn)換，并實(shí)施有效的管理與利用。檔案室要把已有復(fù)制件的檔案原件進(jìn)行封存作為確保檔案安全的一項(xiàng)制度來(lái)執(zhí)行，凡是已有縮微、復(fù)印、數(shù)字化等副本的檔案原件一律封存，無(wú)特殊情況的，都不再提供利用，而以復(fù)制件提供利用。保證數(shù)據(jù)的安全和可用；編制多種檢索工具，建立健全電子檔案利用和利用登記制度，確保檔案信息資源在規(guī)定范圍內(nèi)有效共享。

五、以高度的責(zé)任心，認(rèn)真做好保密工作

在檔案數(shù)字化推進(jìn)工作中認(rèn)真做好安全工作，注意檔案的保密，對(duì)相關(guān)參與的人員進(jìn)行保密安全教育，并在檔案整理過(guò)程中務(wù)必保證檔案的完整度；在整個(gè)檔案數(shù)字化推進(jìn)過(guò)程中要建立日統(tǒng)計(jì)月報(bào)告制度，在工作上要加強(qiáng)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的溝通，確保工作的連續(xù)性。檔案管理工作整體發(fā)展需要出發(fā)，綜合考慮，科學(xué)、合理、務(wù)實(shí)地制定出近期目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，為全面開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描掛接的前期準(zhǔn)備工作。提早介入對(duì)檔案掃描設(shè)備、掃描軟件及技術(shù)規(guī)范的咨詢、比價(jià)，并結(jié)合實(shí)際，認(rèn)真編制了檔案掃描協(xié)議、保密責(zé)任書和檔案掃描技術(shù)規(guī)范書。檔案人員也積極做好數(shù)字化工作的的前期保密準(zhǔn)備工作，對(duì)檔案室室藏所有案卷與檔案信息平臺(tái)涉密數(shù)據(jù)目錄進(jìn)行數(shù)據(jù)的核查和校對(duì)工作。實(shí)施重要檔案?jìng)浞葜贫?，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)整改，嚴(yán)密堵塞各種安全漏洞，保證了檔案信息化過(guò)程中檔案實(shí)體的安全和信息安全，確保了檔案及數(shù)據(jù)安全萬(wàn)無(wú)一失。嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)安全管理制度和工作程序，加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)管理，落實(shí)保密防控措施，確保檔案實(shí)體和電子文件安全。在個(gè)工作現(xiàn)場(chǎng)都安裝了攝像監(jiān)控裝置。針對(duì)一些工作中可能發(fā)生錯(cuò)誤的常規(guī)性項(xiàng)目，本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)的態(tài)度，檔案工作人員對(duì)每日工作都要進(jìn)行常態(tài)檢查，目前各項(xiàng)工作進(jìn)展順利，操作程序嚴(yán)格、規(guī)范，未發(fā)生失、泄密事件。

六、更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用

檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，是完善、豐富網(wǎng)上檔案資源的重要基礎(chǔ)性工作，是推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求。傳承歷史，開拓未來(lái)。檔案室將秉承本企業(yè)“誠(chéng)信、責(zé)任、創(chuàng)新、奉獻(xiàn)”的核心價(jià)值觀，以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為宗旨，在服務(wù)本企業(yè)深入推進(jìn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”、加快建設(shè)“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代企業(yè)中發(fā)揮應(yīng)有作用。開展檔案數(shù)字化工作，是加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用的重大舉措。傳統(tǒng)檔案數(shù)字化，既可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案原件的有效保存，保證不可再生珍貴檔案資源的安全；又可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線共享，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

近年來(lái)，山西鋼建緊緊圍繞建設(shè)“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，以服務(wù)企業(yè)中心工作為主線，積極開展檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化、集約化管理，不斷提升檔案管理水平。同時(shí)，依托統(tǒng)一的檔案平臺(tái)，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化的成果，拓展和深化檔案編研的深度和廣度，挖掘檔案資源的利用價(jià)值。結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，從企業(yè)的自身需求出發(fā)，制定科學(xué)、合理的檔案數(shù)字化建設(shè)建設(shè)方案，并開展檔案業(yè)務(wù)檢查、先進(jìn)評(píng)比的常態(tài)機(jī)制，并將其實(shí)施到檔案建設(shè)中的各個(gè)環(huán)節(jié)，只有這樣，才能保障企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行，才能更有利于企業(yè)檔案管理及今后的發(fā)展。

（作者單位：山西鋼鐵建設(shè)（集團(tuán)）有限企業(yè)建筑工程公司）endprint