數(shù)字化檔案館建設(shè)中存在的問題及對策

呂新

隨著信息化時(shí)代的到來和計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代社會已不可逆轉(zhuǎn)地進(jìn)入數(shù)字時(shí)代、大數(shù)據(jù)時(shí)代。尤其是“智慧檔案”和建設(shè)“檔案強(qiáng)國”理念的提出，對檔案工作提出了更高的要求，促使檔案界大力推進(jìn)檔案館的數(shù)字化進(jìn)程，以便更好地適應(yīng)社會需求服務(wù)社會大眾。2012底在全國檔案局（館）長會議上，國家檔案局長楊冬權(quán)提出到2020年全國檔案館檔案數(shù)字化數(shù)量比2010年翻兩番的硬指標(biāo)，在2013年10月10日召開的全國檔案館（室）建設(shè)推進(jìn)會上，楊冬權(quán)進(jìn)一步提出：要用15年左右的時(shí)間，建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案館（室）體系的發(fā)展目標(biāo)，要求全國各級檔案館要把強(qiáng)力推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，建設(shè)數(shù)字化檔案館作為今后工作的重中之重。數(shù)字檔案館（室）建設(shè)已伴隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的臨近呼嘯而來。

數(shù)字檔案館（室）是數(shù)字時(shí)代檔案館（室）的發(fā)展方向，是現(xiàn)代新型的檔案館（室），是對傳統(tǒng)檔案館（室）的升級。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國能否成為檔案強(qiáng)國，其顯著標(biāo)志就是看是否建成數(shù)字檔案館（室）。可以說建設(shè)數(shù)字檔案館（室），是實(shí)現(xiàn)我國檔案工作現(xiàn)代化，把我國建成檔案強(qiáng)國的一項(xiàng)迫切任務(wù)和重要內(nèi)容。近幾年，經(jīng)各級檔案部門的大力推進(jìn)，數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)工作取得了顯著成效，但其中所存在的問題也讓人感到十分憂慮。

一、問題

（一）、認(rèn)識不清晰，統(tǒng)籌管理不到位

在數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)初期，各級檔案館（室）大多是自行探索摸石過河，這在當(dāng)時(shí)的數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)進(jìn)程中，也的確取得了一些的成績，積累了一些建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，但由于各級檔案部門對數(shù)字化檔案館（室）缺泛清晰的認(rèn)識，以及國家缺乏統(tǒng)一完備的規(guī)范和建設(shè)平臺，因此，存在各自為政的弊病，造成數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)參差不齊，質(zhì)量不高。具體表現(xiàn)在：

一方面是對數(shù)字化檔案館建設(shè)的理解上，由于沒有經(jīng)驗(yàn)可依，各檔案館在數(shù)字化進(jìn)程中僅能憑各自的理解和想象，各自為政，關(guān)起門來自己摸索，從而造成許多人對數(shù)字化理解上的偏頗，這在數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)的初期表現(xiàn)的尤為嚴(yán)重。比如筆者在實(shí)際工作中，就發(fā)現(xiàn)有人簡單地認(rèn)為只要把案卷目錄和全引目錄錄入到計(jì)算機(jī)中的WORD或EXCL軟件，就算實(shí)現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，并用這種錯誤的認(rèn)識指導(dǎo)檔案數(shù)字化實(shí)踐，用WORD和EXCL畫了大批量的全引目錄和案卷目錄表格，并把檔案數(shù)據(jù)錄入表格中，結(jié)果最后由于不能直接導(dǎo)入檔案管理軟件進(jìn)行檢索而造成返工；再如，有的人由于對電子檔案的概念理解不透徹，簡單地認(rèn)為各單位用WORD輸入的電子文件全文就是電子檔案，而忽略了判定是否是電子檔案的最關(guān)鍵的兩個(gè)依據(jù)：元數(shù)據(jù)和XML封裝格式，他們把基層各單位的WORD文檔簡單地復(fù)制回檔案館，就認(rèn)為是電子檔案接收進(jìn)館了。這些模糊的認(rèn)識造成了數(shù)字化檔案館進(jìn)程多走了彎路。

另一方面是在檔案管理軟件的使用上，由于國家沒有推行統(tǒng)一的檔案管理軟件，各地的檔案部門就存在各自為政的現(xiàn)象。就山西省而言，革命歷史檔案數(shù)據(jù)庫建立時(shí)，推行使用的是由山東省檔案館研發(fā)的檔案管理軟件。民國檔案數(shù)據(jù)庫建立時(shí)，推行使用的是由第二歷史檔案館與青島市檔案館聯(lián)合研發(fā)的檔案管理軟件，該軟件是基于windos98操作系統(tǒng)運(yùn)行的檔案管理軟件，在其他操作系統(tǒng)下無法運(yùn)行，目前，因windos98操作系統(tǒng)早已淘汰，所以面對新的操作環(huán)境該軟件已不能運(yùn)行。在現(xiàn)行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中推行使用的是由本省三友和軟件公司研發(fā)的檔案管理軟件。在建立革命歷史資料數(shù)據(jù)庫時(shí)，使用的是Excl。在綜合檔案館中，針對不同時(shí)期的檔案推行不同的檔案管理軟件的做法，雖然在一些具體業(yè)務(wù)上有針對性，但在整個(gè)檔案的管理上，多有不便，尤其在檔案的檢索中，當(dāng)已知條件不能明確是哪個(gè)時(shí)期的檔案時(shí)，就需要把所有的檔案管理軟件都打開，來一一查找所需檔案，這無形當(dāng)中就為檔案的查找增加了層次，與運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案的便捷要求十分不符。

再者，山西省在數(shù)字化檔案館的數(shù)據(jù)庫建設(shè)上，要求各地市檔案館在在數(shù)據(jù)庫中要建有開放庫、專題庫等，筆者對此實(shí)感不妥，因開放檔案庫、專題檔案庫內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)按照“是否開放”，或“是否是某一專題”提取出來而組建的庫，其數(shù)據(jù)本身就是各全宗的檔案數(shù)據(jù)，提取出來重新組建一檔案庫只能造成整個(gè)數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的重復(fù)，更何況建設(shè)數(shù)字檔案館的一個(gè)很重要的原因，就是想利用計(jì)算機(jī)的檢索便捷性來管理檔案，只要輸入“開放與否”這一條件，馬上就能把計(jì)算機(jī)中所有開放的檔案查找出來，根本就沒有必要專門建庫，造成整個(gè)數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的重復(fù)，對整個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫的管理造成不便。

（二）、法規(guī)不健全，宏觀管理不到位

數(shù)字化檔案館建設(shè)是一項(xiàng)功在千秋利在當(dāng)代的長遠(yuǎn)艱巨工程，不是一蹴而就的事，更不是一朝一夕即可完成的。這一工程對資金、技術(shù)、人才都有較高的要求，并且其所需的各項(xiàng)政策必需要具有連續(xù)性。所以，用制度和法律的手段來護(hù)航是數(shù)字化檔案館最終得以建成的必要條件。

自2002年以來，在數(shù)字化檔案館建設(shè)方面，國家檔案局先后發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》、《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》、《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》明確了數(shù)字 檔案館（室）建設(shè)的具體內(nèi)容，為數(shù)字檔案館（室）規(guī)范建設(shè)提供了保障。但這些指導(dǎo)性文件和標(biāo)準(zhǔn)，一方面是出臺的時(shí)間相對滯后，指導(dǎo)意義相對也滯后；另一方面是其內(nèi)容從宏觀要求的多，具體要求的少，原則性條文多，明確規(guī)定的少，涉及單個(gè)問題的多，綜合考慮的少。并且其規(guī)定未能涵蓋數(shù)字化檔案館建設(shè)的所有環(huán)節(jié) ，尤其是對判定建成數(shù)字化檔案館一些關(guān)鍵性的標(biāo)準(zhǔn)沒有出臺。

（三）、對技術(shù)參數(shù)設(shè)定值的意義理解不到位

在檔案數(shù)字化進(jìn)程中，筆者發(fā)現(xiàn)，許多單位對國家規(guī)定的一些數(shù)字化加工的技術(shù)參數(shù)指標(biāo)的含義理解不到位，不能從本館（室）長遠(yuǎn)利用的角度來加以設(shè)定技術(shù)參數(shù)，而造成不必要的重復(fù)勞動。比如，2005年4月30日國家檔案局發(fā)布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》中對紙質(zhì)檔案掃描的分辨率是這樣規(guī)定的：“采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議選擇≧100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率?！薄靶枰M(jìn)行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≧200dpi”其中所規(guī)定的“≧100dpi”和“≧200dpi”技術(shù)參數(shù)，只是基于對檔案普通閱讀最低的要求，如果是利用檔案掃描圖片來舉辦展覽，這一技術(shù)參數(shù)值就明顯偏低，導(dǎo)致所掃圖片在辦展時(shí)不能用，只好重新調(diào)卷再次掃描，造成不必要的重復(fù)。所以在掃描前設(shè)置技術(shù)參數(shù)時(shí)，最好能把檔案長遠(yuǎn)利用的一些因素考慮進(jìn)去，把技術(shù)參數(shù)適當(dāng)調(diào)高一些，以避免不必要的重復(fù)勞動。endprint

當(dāng)然，調(diào)高技術(shù)參數(shù)值會影響掃描的速度并會占用大量的儲存空間，但這一缺欠與檔案遭受二次被掃而造成的傷害相比，已顯得微不足道。

二、對策

（一）、開發(fā)功能強(qiáng)大的檔案管理軟件，打造數(shù)字化檔案館建設(shè)共享平臺

開發(fā)和使用功能強(qiáng)大的檔案管理軟件，打造數(shù)字化檔案館建設(shè)共享平臺，是數(shù)字化檔案館建設(shè)必不可少的前提條件，在這方面，國家檔案行政管理部門應(yīng)充分發(fā)揮統(tǒng)籌管理的職能，從宏觀的層面對全國的數(shù)字化檔案館建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，全國一盤棋，有步驟、有計(jì)劃地整體推進(jìn)。在具體實(shí)施上，可在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一推行功能強(qiáng)大的檔案管理應(yīng)用軟件，該軟件一方面能涵蓋綜合檔案館中不同時(shí)期、不同類別的檔案管理功能，另一方面應(yīng)具有自動標(biāo)引、智能檢索和自動關(guān)聯(lián)功能。以此為基礎(chǔ)在全國構(gòu)建檔案信息管理平臺，讓全國各級各類檔案館都成為這一檔案管理平臺的子系統(tǒng)，以此來促進(jìn)各級各類檔案館的數(shù)字化建設(shè)。以避免因各級各類檔案館各自為政各行其是，使用良莠不齊的檔案管理軟件，造成數(shù)據(jù)難以兼容的被動局面發(fā)生。

（二）、完善法規(guī)體系，保障數(shù)字化檔案館建設(shè)的健康發(fā)展

首先，要積極爭取各級黨委和政府的支持。要力爭將本館的數(shù)字化檔案館建設(shè)目標(biāo)列入本地區(qū)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計(jì)劃和政府信息化建設(shè)的總體規(guī)劃以及本級政府部門的年度考核計(jì)劃，從制度上來保障本地黨委和政府在人、財(cái)、物等方面對數(shù)字化檔案館建設(shè)的連續(xù)支持。

其次，要充分運(yùn)用法規(guī)來保障數(shù)字化檔案館的建設(shè)質(zhì)量。檔案館數(shù)字化建設(shè)的目的就是要使縣、市、省以至全國的檔案館通過網(wǎng)絡(luò)成為一體，以實(shí)現(xiàn)資源共享。這個(gè)具有一體性的數(shù)字化檔案館網(wǎng)是由分散在各地的相對獨(dú)立的數(shù)字檔案館實(shí)體聯(lián)結(jié)組成，這就要求每一個(gè)數(shù)字化檔案館在建設(shè)過程中必須嚴(yán)格遵照國家有關(guān)數(shù)字化檔案館建設(shè)的法律、規(guī)章和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能從整體上保證其一致性。但長期以來，我國的檔案的數(shù)字化檔案館建設(shè)所能遵循的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)不多，各檔案館的數(shù)字化進(jìn)程都是各自為政，數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)不規(guī)范，給實(shí)現(xiàn)資源共享帶來很大的困難。因此，國家檔案局應(yīng)加大力度從宏觀的層面制定更加詳細(xì)、適用的法律、規(guī)章、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)對全國的檔案館數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、整體協(xié)調(diào)發(fā)展，以保證數(shù)字化檔案館建設(shè)進(jìn)程中檔案數(shù)據(jù)生成、檔案標(biāo)引、數(shù)據(jù)的分類、安全保護(hù)等要求的一致性。

再者，要出臺一些對各級政府加以約束的數(shù)字化檔案建設(shè)法規(guī)，尤其是解決增量的電子檔案歸檔這一塊，更要讓各級政府部門遵法、守法從而保證電子檔案從其形成到最終歸檔能在制度上得到保障。充分運(yùn)用一盤棋的戰(zhàn)略思想，把數(shù)字化檔案館建設(shè)從法的角度納入本地區(qū)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展規(guī)劃，以此來促使各級政府重視本地區(qū)的數(shù)字化檔案館建設(shè)。

（三）、從利用和保護(hù)檔案的角度來制定數(shù)字化技術(shù)參數(shù)

我們建設(shè)數(shù)字化檔案館的主要目的就是為了方便利用和對檔案原件加以保護(hù)，因此在數(shù)字化加工過程中，要充分考慮到這一點(diǎn)，在參數(shù)設(shè)置上，要充分考慮各種利用需求，適當(dāng)調(diào)高一些技術(shù)參數(shù)，增加檔案數(shù)字化加工的清晰度，以實(shí)現(xiàn)保護(hù)檔案多方面利用檔案的目的。

（作者單位：陽泉市檔案局）endprint