新形勢下建筑企業(yè)檔案工作的思考

李軍紅

企業(yè)的發(fā)展壯大，需要永無止境的改革和創(chuàng)新。面對瞬息萬變的市場環(huán)境和日趨激烈的競爭，對信息的需求和依賴日益增強(qiáng)。企業(yè)檔案以其內(nèi)容豐富，詳實(shí)可靠優(yōu)于其他信息，成為現(xiàn)代企業(yè)生存發(fā)展不可缺少的重要條件，在企業(yè)改革的進(jìn)程中，檔案工作的地位和作用越來越重要。企業(yè)檔案工作是整個(gè)國家檔案工作的重要組成部分，隨著科技的日新月異，社會信息的急劇膨脹與廣泛利用，企業(yè)對檔案的需求發(fā)生了新的變化，檔案涉及了企業(yè)內(nèi)部和外部、上級與下級、社會與經(jīng)濟(jì)等方面，客觀地反映出企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的發(fā)展規(guī)律。同時(shí)也是企業(yè)主要的憑證依據(jù)、法律依據(jù)、決策依據(jù)和信息情報(bào)。

一.檔案管理工作的重要性

（一）檔案是保護(hù)企業(yè)權(quán)益的法律憑證。企業(yè)檔案作為企業(yè)資產(chǎn)權(quán)益的原始憑證，是維護(hù)企業(yè)生存和發(fā)展的生命線，企業(yè)檔案工作做得好壞，直接關(guān)系到企業(yè)的合法權(quán)益。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立、企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的不斷變化，企業(yè)在經(jīng)營生產(chǎn)活動中難免發(fā)生債權(quán)債務(wù)關(guān)系，如何理順關(guān)系，保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益呢？這就需要有價(jià)值的經(jīng)營合同、協(xié)議、結(jié)算書、工程竣工驗(yàn)收等檔案材料作為原始憑證和依據(jù)進(jìn)行訴訟，以法律的武器保護(hù)自己。例如我公司在追收寶鼎廣場工程和陜西科技大學(xué)工程款項(xiàng)過程中，由于建設(shè)方惡意拖欠我公司工程款數(shù)千萬元，為了保護(hù)資金不流失，公司將建設(shè)方推向法庭。檔案室提供了相應(yīng)工程的施工合同、施工協(xié)議、竣工驗(yàn)收等經(jīng)營檔案和工程檔案，使得建設(shè)方在訴訟過程中敗訴，公司在訴訟后兩個(gè)月內(nèi)將工程款及利息全部收回。利用這樣的合法權(quán)益，公司追回多項(xiàng)款額，減少了經(jīng)濟(jì)損失。

（二）檔案是日常工作的參謀。日常事務(wù)性工作中經(jīng)常有總結(jié)工作、制定計(jì)劃、調(diào)查研究和處理問題等工作，很多工作都需要了解過去時(shí)期的情況、掌握材料和精確的數(shù)據(jù)、并且要熟悉政策，此時(shí)翻閱大量的文件資料和檔案就成為必需的參考。例如，公司在進(jìn)行年終總結(jié)和制定下一時(shí)期的某項(xiàng)工作計(jì)劃和制度規(guī)定時(shí)就經(jīng)常利用到上一年度甚至幾年之內(nèi)的工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等大量文書檔案進(jìn)行借鑒和參考。

（三）檔案是企業(yè)發(fā)展的信息資源。檔案作為企業(yè)現(xiàn)有知識水平和管理經(jīng)驗(yàn)的積累，是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和條件，當(dāng)然也成為企業(yè)發(fā)展和提高可利用的重要資源。企業(yè)的一切活動和創(chuàng)造發(fā)展的全過程反映在企業(yè)檔案上，企業(yè)的現(xiàn)狀是歷史的延續(xù)，又是未來的歷史，企業(yè)目前和未來的經(jīng)營管理，都離不開對企業(yè)原有和現(xiàn)有人、財(cái)、物等各種基礎(chǔ)條件的準(zhǔn)確掌握，而所有這些信息資料都主要凝聚在企業(yè)檔案中。因此，我們要準(zhǔn)確掌握并利用檔案中存在的各種信息資源，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，使?jié)撛诘纳a(chǎn)力變成現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。

（四）檔案隱藏著企業(yè)的重要機(jī)密。企業(yè)檔案的內(nèi)容，記載了企業(yè)經(jīng)營管理及發(fā)展進(jìn)步的全貌。其中既有行政性管理資料，也有生產(chǎn)經(jīng)營活動和技術(shù)類資料，既有一般性檔案資料，也有內(nèi)涵重要商業(yè)機(jī)密的信息資料。特別是一些重要的文件和數(shù)據(jù)經(jīng)過一定的制度和手續(xù)轉(zhuǎn)化為檔案資料后，其歷史使命并非一次性完成，有的在很長時(shí)間內(nèi)一直起著重要作用。商業(yè)機(jī)密一但泄露外傳，將會給企業(yè)帶來難以估計(jì)的損失。

二、提升檔案管理工作的新思考

檔案發(fā)展利用永無止境，檔案價(jià)值提升永無止境，檔案管理創(chuàng)新永無止境。檔案作為具有原始記錄的屬性、內(nèi)容的唯一性和載體的典型性特點(diǎn)使得它難以簡單地被電子文件、電子載體等其他形式徹底取代，新形勢下對檔案工作的提出更高目標(biāo)和要求。因此，我們必須突出工作重點(diǎn)，加強(qiáng)自身建設(shè)，努力提高檔案管理水平。

（一）更新觀念，提高認(rèn)識。檔案工作人員必須更新觀念，從思想上跟著企業(yè)發(fā)展的新形勢、新步伐。由于企業(yè)不斷的創(chuàng)新管理，壓縮編制，減員增效，工作量卻不斷增加，作為建筑部門的檔案工作者的待遇較低于其他專業(yè)的人員，心里難免有些不平衡，但這是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，優(yōu)勝劣汰是各行業(yè)發(fā)展的必然所在，我們檔案工作者就要及時(shí)調(diào)整自己心態(tài)，摒棄陳舊的思想理論，不僅要認(rèn)識轉(zhuǎn)變，更要在行動上、實(shí)踐中轉(zhuǎn)變，從原來的坐等上門來查、形式單調(diào)、被動服務(wù)的局面，調(diào)整為解放思想、實(shí)事求是、著眼于新的實(shí)際和新的發(fā)展，使檔案工作更好地體現(xiàn)出時(shí)代性。所以現(xiàn)代企業(yè)制度下，市場競爭日益激烈，對我們檔案工作者就提出了更高的要求。要具備較高的政治思想素質(zhì)，較強(qiáng)的業(yè)務(wù)知識素質(zhì)、良好的心里素質(zhì)。更要積極主動地了解社會信息，了解企業(yè)發(fā)展動態(tài)，開發(fā)檔案中的有用信息，不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理知識，提高自身業(yè)務(wù)水平，同時(shí)樹立起法制觀念和經(jīng)濟(jì)觀念，嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí)《檔案法》，嚴(yán)格保管和合理利用檔案，配合企業(yè)的發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營活動，強(qiáng)化檔案管理制度，為企業(yè)取得效益服務(wù)。“有為才能有位”，這樣檔案部門在企業(yè)中就會有地位，自身也會得到更好的發(fā)展。

（二）做好檔案基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)編研工作，提高利用率。檔案的最終目的是得到利用。檔案的基礎(chǔ)工作是利用工作之本，因此作為綜合檔案室就要廣泛地收集，將收集面不斷地?cái)U(kuò)大，不僅是在機(jī)關(guān)收集各業(yè)務(wù)部門資料，還要延伸到分公司、項(xiàng)目經(jīng)理部，利用網(wǎng)絡(luò)平臺，爭取從各項(xiàng)工作開始之時(shí)，到工作經(jīng)過，直至工作最終結(jié)果，廣泛收集一切可用、有用的材料。比如科技檔案從工程施工初期的規(guī)劃證、施工許可證、各分包隊(duì)伍的資質(zhì)，到工程施工過程中的技術(shù)工藝、技術(shù)方案、試驗(yàn)資料、再到最后的分部分項(xiàng)驗(yàn)收、竣工備案等資料，都應(yīng)完整、真實(shí)的收集。再比如經(jīng)營檔案應(yīng)從工程施工合同、中標(biāo)通知書、期間的各項(xiàng)協(xié)議、到最后的逐項(xiàng)結(jié)算資料，都應(yīng)千方百計(jì)的完整收集，豐富庫藏。沒有一定的數(shù)量，就沒有更好的質(zhì)量。室藏豐富的同時(shí)不能臃腫，魚龍混雜，玉石不分，所以之后要認(rèn)真細(xì)致地進(jìn)行一系列的整理、分類、鑒定、編目、掃描、錄入等基礎(chǔ)管理工作，使得立卷質(zhì)量不斷提高。

有了扎實(shí)的基礎(chǔ)工作，利用工作就會更加有效，更上一層樓。利用工作能否得到提高，很重要的一點(diǎn)還在于進(jìn)行更有效的編研工作。編研與開放型檔案服務(wù)有著密切關(guān)系，不搞好編研，是搞不活檔案工作的，編研可以說是將沉睡的檔案“叫醒”、將凝固的知識“激活”，讓利用者發(fā)現(xiàn)它的魅力和價(jià)值。現(xiàn)在有些基層檔案室的編研比較薄弱，編研質(zhì)量不高，相當(dāng)于讓檔案搬家，如同將“西紅柿炒雞蛋”，變成“雞蛋炒西紅柿”，沒有深層次的加工，沒有進(jìn)行精裝修，工作也做了，但是使用價(jià)值卻不大。所以就要求檔案人員提高編研能力，有一顆熱愛檔案事業(yè)的恒心，有一雙發(fā)現(xiàn)利用者需要的眼睛，有一雙將檔案資源整合的巧手，成為“加工專家”。更要拓寬編研選題渠道，形成多元題材，用新的思想觀念、理論方法、技術(shù)手段等探討檔案編研工作的新規(guī)律、新特點(diǎn)，不斷提煉、開發(fā)有用的信息，變成現(xiàn)實(shí)的財(cái)富，滿足個(gè)性利用的需要。只有檔案室的編研工作很好地開展，利用率不斷上升，檔案才能真正地“活”起來，并且身價(jià)倍增，我們的檔案事業(yè)就會提升到一個(gè)新的檔次。

（三）與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案管理現(xiàn)代化。信息時(shí)代計(jì)算機(jī)作為現(xiàn)代化管理工具，在各行各業(yè)的工作中滲透著，企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)更應(yīng)該利用科學(xué)的現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行工作，未來辦公的趨勢是無紙化辦公，檔案由于其自身特征和價(jià)值所在，無法很快實(shí)現(xiàn)無紙化，但為了更快的檢索，更準(zhǔn)確的獲得檔案信息，利用互聯(lián)網(wǎng)等高科技的管理手段，已經(jīng)讓檔案工作者從龐雜的手工勞動進(jìn)化到先進(jìn)的現(xiàn)代化管理，然而有些單位的檔案部門卻沒有很好的利用這一高科技手段，還在用翻閱紙質(zhì)版目錄，或是擱置未用，或是不愿探索新的管理模式。利用者要找一份資料，如果說不清年限或文件題名，不能多角度查賬，如同大海撈針，這勢必成為企業(yè)發(fā)展的絆腳石。在我單位的企業(yè)資質(zhì)升級的過程中，檔案管理現(xiàn)代化是占有一定的比重，評委老師會要求演示現(xiàn)代化科技是如何管理企業(yè)檔案的，從文件級目錄至案卷級，從文書檔案到科技檔案，從簡單到詳細(xì)一一闡述，可見現(xiàn)代化管理手段已經(jīng)融入企業(yè)管理的方方面面，不利用現(xiàn)代化管理就等待著被淘汰，不發(fā)展就等待著滅亡。如今我們檔案的統(tǒng)計(jì)工作也已經(jīng)由基層單位通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和上報(bào)，這是檔案管理質(zhì)的飛躍，是高科技手段的廣泛應(yīng)用，意味著檔案管理在與時(shí)俱進(jìn)。我們要保持這種質(zhì)的高度，并持續(xù)發(fā)展。

（四）應(yīng)大力開展檔案宣傳，創(chuàng)造良好的客觀環(huán)境。目前社會的檔案意識還是很淡薄，檔案宣傳工作并沒有跟上時(shí)代的步伐，檔案宣傳工作還局限在檔案部門的業(yè)務(wù)小圈子內(nèi)，在內(nèi)部進(jìn)行的宣傳教育，缺乏社會性。檔案工作的開展，需要有一個(gè)良好的客觀環(huán)境。電視臺各種知識競賽品種繁多，例如“最強(qiáng)大腦”、“漢字英雄”，就是沒有對檔案知識的宣傳；網(wǎng)絡(luò)報(bào)紙上刊登的各種五花八門的廣告，唯獨(dú)沒有檔案知識的只字片語；微博微信中方方面面的掌上信息，也沒有一條是關(guān)于檔案信息的；各行各業(yè)的先進(jìn)模范不斷涌現(xiàn)，更沒有體現(xiàn)出檔案人員的無私奉獻(xiàn)。檔案人員只能默默無聞地埋頭苦干，用自己的雙手記載著企業(yè)發(fā)展的歷史，將自己的勞動成果變成珍貴的憑證放進(jìn)檔案柜，而大家卻不知道檔案人員的工作所在，有的領(lǐng)導(dǎo)更是看不到檔案人員的工作內(nèi)容，“幕后英雄”是應(yīng)該在必要的時(shí)候顯露一下了。這些都被社會大環(huán)境所壓制，沒有人真正地理解檔案工作的內(nèi)涵，有的人員一聽說檔案工作只是片面的認(rèn)為就是人事檔案，還有的本單位人員都從未踏進(jìn)檔案室的大門，遇到問題也根本想不到去利用檔案。所以，我認(rèn)為檔案工作不能總保持神秘的模樣，應(yīng)該揭開禁錮于它們的面紗，大力加強(qiáng)檔案知識普及，宣傳檔案工作是非常必要的，它可以讓利用者在滿足需要的過程中實(shí)實(shí)在在地體會到檔案的價(jià)值所在。宣傳形式可以靈活多樣，在本部門、本單位、本地區(qū)的各項(xiàng)工作中給檔案留出一席之地，創(chuàng)造出檔案工作的影響力，提高檔案工作社會地位，才能起到宣傳檔案的作用，有效地爭取社會及本單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視和支持。

（作者單位：北京城建建設(shè)工程有限公司）