會計信息化下的會計檔案

（浙江商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院財會金融學(xué)院 浙江杭州310053）

《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》第五條中將會計檔案定義為：“會計檔案是指各單位在進行會計記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)過程中形成或接收的，具有保存價值并歸檔保存的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的會計文件”，同時明確了會計檔案的內(nèi)容：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料。

一、社會信息化下會計檔案的新變化

（一）電子檔案和電子安全相關(guān)法律、法規(guī)的出臺和完善，使應(yīng)用電子會計檔案具備前提。近幾年來，與信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相關(guān)的法律法規(guī)不斷出臺。全國人大常委會于2004年8月通過了《電子簽名法》，在第十四條中明確規(guī)定“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”，使電子檔案在法律上得到肯定；中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳在2009年發(fā)布的《電子文件管理暫行辦法》中明確了電子文件和電子檔案的概念及相關(guān)管理規(guī)定；國家檔案局2012年4月發(fā)布了《電子檔案管理基本術(shù)語》，統(tǒng)一了檔案管理中相關(guān)術(shù)語的定義和內(nèi)容，并在2012年8月出臺《電子檔案移交與接收辦法》，規(guī)范了電子檔案移交與接收工作，明確電子檔案載體的標注內(nèi)容和存儲結(jié)構(gòu)。上述文件的出臺，保證了電子會計檔案的法律有效性，使電子會計檔案具備了實際可操作性。

（二）XBRL下的財務(wù)報告成為會計檔案新的內(nèi)容?？蓴U展商業(yè)報告語言（XBRL）的主要作用是解決各種商業(yè)信息在不同軟件、平臺之間的共享和交換。我國在2009年和2010年先后出臺了《關(guān)于全面推進我國會計信息化工作的指導(dǎo)意見》、《企業(yè)會計準則通用分類標準》、《可擴展商業(yè)報告語言（XBRL）技術(shù)規(guī)范系列國家標準》和《關(guān)于實施企業(yè)會計準則通用分類標準的通知》，這一系列文件和標準的發(fā)布是我國會計發(fā)展史上的重大里程碑，標志著我國進入了以XBRL應(yīng)用為標志的會計信息化時代。目前XBRL在會計中主要應(yīng)用于財務(wù)報告數(shù)據(jù)的存儲、傳遞和再利用，而財務(wù)報告是會計檔案的重要組成部分，因此XBRL下的財務(wù)報告是會計檔案重要的組成部分。

（三）電子商務(wù)、電子發(fā)票、網(wǎng)絡(luò)銀行的發(fā)展，使原始憑證以電子數(shù)據(jù)形式存在。作為會計檔案重要組成部分的原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的證明，傳統(tǒng)原始憑證都是以書面和紙質(zhì)的形式存在。隨著電子商務(wù)、電子發(fā)票、網(wǎng)絡(luò)銀行、網(wǎng)絡(luò)納稅的應(yīng)用，諸如發(fā)票、銀行回單、繳稅單等的外來原始憑證在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時將以電子數(shù)據(jù)存在；而隨著單位內(nèi)部管理信息化的實現(xiàn)，作為單位內(nèi)部經(jīng)濟業(yè)務(wù)證明的自制原始憑證，其在第一時間的存在形式也是電子數(shù)據(jù)。因此，隨著信息化的不斷深入，越來越多的經(jīng)濟業(yè)務(wù)證明不再以紙質(zhì)形式產(chǎn)生，而是以電子數(shù)據(jù)方式出現(xiàn)，原始憑證存在形態(tài)的變化，必然導(dǎo)致會計檔案產(chǎn)生相應(yīng)變革。

（四）會計檔案的信息源作用越來越受到重視。會計職能由傳統(tǒng)財務(wù)會計向現(xiàn)代管理會計轉(zhuǎn)變，是會計信息化的重要目標。在這一轉(zhuǎn)變過程中，由財務(wù)會計系統(tǒng)加工處理形成的記賬憑證、會計賬簿和財務(wù)報告中所包含的固化信息，已經(jīng)很難滿足企業(yè)內(nèi)部管理者的信息需求。會計人員更加注重會計檔案的信息源作用，更多利用各種數(shù)據(jù)處理工具，對會計檔案中的電子數(shù)據(jù)進行二次數(shù)據(jù)處理，來滿足企業(yè)科學(xué)管理對經(jīng)濟信息的精細需求。

二、現(xiàn)有會計檔案信息化中存在的不足

（一）會計檔案宏觀管理相對滯后?，F(xiàn)有會計檔案管理法律規(guī)范體系主要是以《會計法》和《檔案法》為根本法所制訂的 《會計檔案管理辦法》。該辦法在1984年6月由財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布，1998年第一次修訂，在2011年7月再次出臺修改的征求意見稿。在最新意見稿中，將會計檔案的定義“指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料”變更為“具有保存價值并歸檔保存的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的會計文件”；在會計檔案范圍的其他會計資料中增加了 “其他具有保存價值的會計信息記錄”；增加了電子會計檔案管理的有關(guān)內(nèi)容，但最后稿仍未正式發(fā)文。而且從征求意見稿的內(nèi)容來看，只是原辦法的修訂補充，未有實質(zhì)性的變化。僅規(guī)范了會計檔案的事后保管，對電子會計檔案的具體內(nèi)容、形成過程規(guī)范未見涉及，也未體現(xiàn)最新相關(guān)法律法規(guī)如電子簽名法的內(nèi)容。

（二）日常會計宏觀管理工作忽視電子會計檔案管理。我國會計管理工作由各級財政部門負責(zé)，同時行業(yè)主管部門對所屬單位會計工作負有指導(dǎo)、管理、監(jiān)督的責(zé)任。但實際工作中，各級財政會計管理部門限于人力物力，很難對單位具體會計工作實施有效管理；而隨著經(jīng)濟市場化的深入，行業(yè)主管部門在企業(yè)會計管理中的作用也越來越微弱。管理機制的不到位，使得會計檔案管理工作的好壞缺乏應(yīng)有的監(jiān)督。而作為會計檔案的新內(nèi)容——電子會計檔案，由于缺乏具體規(guī)定，更處于一種無標準、無人管和無人做的狀態(tài)，各單位電子會計檔案管理工作靠單位財務(wù)人員自發(fā)完成。

（三）會計軟件無法對電子原始憑證數(shù)據(jù)采集和轉(zhuǎn)換。在會計電算化階段，對紙質(zhì)原始憑證選取部分信息手工輸入到電算化系統(tǒng)，部分軟件提供掃描功能將紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子圖片后存放于系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，這一做法適用于紙質(zhì)原始憑證。但隨著電子發(fā)票、銀行電子回單、電子繳稅單等電子原始憑證的出現(xiàn)，大量原始憑證以電子數(shù)據(jù)形式存在，而現(xiàn)有的會計軟件卻不能直接對這種電子數(shù)據(jù)源進行數(shù)據(jù)采集和轉(zhuǎn)換，只能繼續(xù)沿用原有的手工輸入，使得會計信息化下的很多會計人員成了單據(jù)錄入員，既導(dǎo)致大量人力浪費，也割斷了會計信息與原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)源之間的應(yīng)有聯(lián)系。

（四）會計信息化過程中忽視會計檔案信息化。當前我國會計信息化重點放在會計信息處理和輸出環(huán)節(jié)，如電算化會計工作管理主要是針對會計信息的處理環(huán)節(jié)，XBRL在會計中的應(yīng)用則是針對財務(wù)信息的輸出環(huán)節(jié)，缺乏對會計檔案信息化工作應(yīng)有的重視。會計檔案具有一般檔案的共性，但同時也有其內(nèi)容和需求上的特殊性，與一般檔案信息化相比，會計檔案信息化更重視對會計數(shù)據(jù)的利用?，F(xiàn)有檔案信息化的一般做法，如主要是將各類檔案轉(zhuǎn)換成圖形文件加以存儲，不完全適用于會計檔案信息化，圖形文件能保持文件原有形狀，但不能滿足對會計檔案源數(shù)據(jù)的信息需求，也不適應(yīng)出現(xiàn)越來越多電子原始憑證這一變化。

三、完善會計檔案管理之對策

（一）進一步健全電子會計檔案管理相關(guān)法律規(guī)范體系。會計信息化下會計檔案最大的變化在于反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證和反映會計處理過程的記賬憑證、賬簿和報表的電子數(shù)據(jù)化，這一變化要求會計檔案管理相關(guān)法律規(guī)范體系不能只是原有法律法規(guī)的修修補補，而應(yīng)是一種創(chuàng)新和突破。應(yīng)根據(jù)這一電子數(shù)據(jù)化所帶來的變化，結(jié)合《檔案法》、《電子簽名法》等的要求，修訂《會計法》、《會計電算化基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件管理規(guī)定》、《會計檔案管理辦法》和《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》中涉及的會計檔案概念、內(nèi)容、形成、傳遞和保管等相關(guān)規(guī)定。

（二）重視會計檔案管理，加強單位會計工作宏觀管理。目前單位會計檔案管理工作的相對缺失，在很大程度上與宏觀管理缺失有關(guān)，有些省份建立了會計人員工作考核體系，通過稅務(wù)部門的信息反饋對會計人員的工作質(zhì)量、工作水平進行評分。這種做法在一定程度上有助于稅務(wù)部門征稅工作的開展，但從目的和程序上相對片面。要加強單位會計檔案管理工作，必須根據(jù)會計法的規(guī)定，由財政會計管理部門加強對企業(yè)會計工作的宏觀管理，被管理主體應(yīng)該是企業(yè)而不是會計人員。會計管理部門應(yīng)將會計檔案管理列入企業(yè)會計基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容，結(jié)合各方面信息按年度對企業(yè)會計工作進行考核，并將這種考核與單位的稅收檢查、稅收優(yōu)惠、年報審計和信用評級掛鉤，在此基礎(chǔ)上完成對單位會計人員的考核，從而真正實現(xiàn)對單位會計工作的有效宏觀管理。

（三）重視原始憑證標準化和交換平臺建設(shè)，提高會計軟件對電子原始憑證的處理能力。會計電算化時代的賬務(wù)系統(tǒng)以記賬憑證為唯一入口，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的外部數(shù)據(jù)主要依靠手工輸入。在會計信息化時代，隨著越來越多電子原始憑證的出現(xiàn)，會計軟件應(yīng)充分利用電子原始憑證的原始電子數(shù)據(jù)，利用通用原始憑證交換平臺判斷電子原始憑證的真?zhèn)?，通過標準接口完成電子原始憑證的導(dǎo)入，根據(jù)數(shù)據(jù)內(nèi)容在會計軟件中再現(xiàn)原始憑證，在此基礎(chǔ)上通過機制憑證自動形成記賬憑證，從而全自動完成常規(guī)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的輸入和會計核算過程。要實現(xiàn)這一過程，必須建立各類電子原始憑證的元數(shù)據(jù)標準，在現(xiàn)有網(wǎng)上銀行和網(wǎng)絡(luò)開票報稅的基礎(chǔ)上形成電子原始憑證數(shù)據(jù)交換平臺，使電子原始憑證在確保真實性的同時元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范化，為會計軟件自動處理電子原始憑證創(chuàng)造條件。

（四）重視會計檔案歸檔的標準化建設(shè)。會計信息化下的會計檔案歸檔保管形式可以為紙質(zhì)、微縮制品或電子文件形式。紙質(zhì)和微縮制品形式能完整的保存檔案的原樣，有效保證了會計檔案的可鑒證性，但不利于數(shù)據(jù)的二次利用；電子文件形式的會計檔案有助于數(shù)據(jù)的檢索和二次利用，在歸檔管理時也能節(jié)約保管空間和管理成本，但電子文件的讀取利用也受操作系統(tǒng)、軟件版本、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等因素制約。最有效的解決辦法是采取XBRL技術(shù)，將會計檔案分解為各項元數(shù)據(jù)后轉(zhuǎn)換為XML格式電子文件，真正實現(xiàn)平臺和軟件無關(guān)性。要實現(xiàn)這一辦法，必須分析各類會計檔案的具體內(nèi)容，明確各元數(shù)據(jù)的定義和轉(zhuǎn)換要求，形成各類會計檔案的XBRL標準，由會計軟件開發(fā)商提供轉(zhuǎn)換工具，在此基礎(chǔ)上完成電子會計檔案的生成和歸檔管理工作。