施工企業(yè)正走向移動辦公

文｜本刊記者 小雅

移動OA的出現(xiàn)，打破了傳統(tǒng)的辦公時間和辦公地點的空域和時域限制，豐富了辦公手段，加快了公文的傳遞速度，提高了辦公效率，減低了辦公成本。

協(xié)同辦公平臺是將現(xiàn)代化辦公思想和計算機、網(wǎng)絡(luò)、通信等現(xiàn)代化工作進(jìn)行整合，大多以“溝通、協(xié)作、控制”為設(shè)計理念，以工作流和信息流技術(shù)為核心，以軟件為載體和實現(xiàn)手段，實現(xiàn)辦公事務(wù)處理、信息管理與資源共享、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、即時提醒等方面的工作內(nèi)容平臺。

根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)，建筑施工企業(yè)的協(xié)同辦公平臺應(yīng)用相對比較成熟，且應(yīng)用的功能內(nèi)容也比較豐富。從住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部信息中心2013年的調(diào)查數(shù)據(jù)來看，協(xié)同辦公系統(tǒng)在建筑施工企業(yè)中的普及率比較高，整體占比達(dá)到了58.2%。并且還有6.3%的企業(yè)計劃在近期建設(shè)協(xié)同辦公系統(tǒng)。而且協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用情況也比較好，在企業(yè)員工的日常工作中，應(yīng)用比率可以高達(dá)93.2%，滿意度也可以達(dá)到97.7%。而且該系統(tǒng)應(yīng)用人員范圍也是眾多運營管理系統(tǒng)中最廣泛的。

系統(tǒng)辦公平臺的功能

事務(wù)管理，提高工作人員日常工作效率，提供個性化服務(wù)功能。通過該功能，工作人員可以及時了解需要辦理的各項事務(wù)，進(jìn)行自己的工作日程安排，管理個人文件，收發(fā)電子郵件，修改個人的登錄口令等。

公文管理，實現(xiàn)公文“收、發(fā)、辦、管”一體化管理，為領(lǐng)導(dǎo)閱示批示、簽發(fā)文件、部門閱辦文件、會簽文件提供快速方便的電子辦公手段。按可自定義的工作流，自動完成公文在各步驟（起草、審核、簽發(fā)、分發(fā)、歸檔等）流轉(zhuǎn)，并記錄相關(guān)文件內(nèi)容、擬稿人、審稿人、批準(zhǔn)人以及審批意見、審批時間等信息。

行政管理，利用系統(tǒng)輔助實現(xiàn)行政事務(wù)管理和后勤服務(wù)保障網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)“人、財、物”統(tǒng)一管理。理順各功能之間相互關(guān)系，實現(xiàn)信息在不同模塊中順暢流轉(zhuǎn)，從而做到“一次輸入，多處使用”，實現(xiàn)了行政事務(wù)審批的網(wǎng)絡(luò)化、流程化處理。

知識管理，以知識管理為核心，全面地收集、整理游離在各部門多方面知識，最大程度發(fā)揮知識的價值。

協(xié)同工作，為用戶構(gòu)筑一個安全、高效、實用的協(xié)作式工作平臺，實現(xiàn)與各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的協(xié)同集成，同時還能夠?qū)崿F(xiàn)與電子郵件系統(tǒng)、RTX及時通信系統(tǒng)、手機短信平臺、移動OA平臺等無縫集成，拓展信息交流渠道，提高信息傳輸速度。

如，河南二建的協(xié)同辦公系統(tǒng)搭建在企業(yè)自建服務(wù)器上（應(yīng)用和數(shù)據(jù)庫采用了在兩個服務(wù)器上分開部署的方式），集團級純B/S架構(gòu)網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公平臺、信息交流平臺和知識共享平臺，具備集團空間、單位（或部門）空間、業(yè)務(wù)空間、個人空間等四大維度空間。在信息化建設(shè)之前，河南二建傳統(tǒng)的辦公模式幾乎全靠手工作業(yè)，最多再輔以電話、傳真、郵件等相對先進(jìn)的辦公手段，集團公司和分支機構(gòu)、項目經(jīng)理部的文件溝通基本全靠人員出差和手工傳遞，管理手段落后，工作效率較低，辦公成本居高不下。通過建設(shè)信息化，開啟了河南二建無紙化網(wǎng)上協(xié)同辦公的新模式，借助網(wǎng)絡(luò)跨地域、跨時空和快速、高效傳遞的網(wǎng)絡(luò)特性和信息系統(tǒng)自身基于流程驅(qū)動標(biāo)準(zhǔn)化運行模式，普及了公司全員的計算機應(yīng)用知識，提高了公司全員信息化應(yīng)用水平。

隨著施工企業(yè)的信息化普及程度越來越高，建筑施工企業(yè)近幾年所關(guān)注的協(xié)同應(yīng)用主要集中在以下三個方面：

（1）供應(yīng)鏈的協(xié)同。重點幫助建筑施工企業(yè)，建立與材料供應(yīng)商之間的協(xié)同關(guān)系，通過協(xié)同平臺的應(yīng)用，實現(xiàn)材料采購、倉儲、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)的高效管理。

（2）大項目的協(xié)同。重點解決項目的相關(guān)數(shù)據(jù)信息如何在多個管理部門之間的協(xié)同流轉(zhuǎn)，幫助這些部門有效地利用項目有關(guān)數(shù)據(jù)。

（3）項目管理與財務(wù)的協(xié)同。重點解決項目收付款、成本與財務(wù)之間的協(xié)同應(yīng)用，通過協(xié)同既滿足財務(wù)部門對成本核算、收付款流程管控的要求，又滿足項目部對項目成本及時控制的需要。

施工企業(yè)需要移動辦公

建筑行業(yè)的項目分散性、人員的工作移動性強、現(xiàn)場環(huán)境復(fù)雜是制約信息化推廣應(yīng)用的主要原因之一。隨著信息技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展，例如3G網(wǎng)絡(luò)的普及，PAD平板電腦、智能手機等終端設(shè)備的技術(shù)成熟與普及，企業(yè)或個人利用移動終端設(shè)備進(jìn)行日常工作和生產(chǎn)作業(yè)成為可能。建筑施工企業(yè)70%左右的業(yè)務(wù)工作都發(fā)生在現(xiàn)場，這種特點正與移動信息化相匹配，實現(xiàn)了工作的時效性需求和空間性需求，可以在業(yè)務(wù)發(fā)生之時立即應(yīng)用信息化解決，決策層可以隨時隨地移動審批、運籌帷幄，大大提高企業(yè)的運作效率和運作質(zhì)量。

＞＞OA系統(tǒng)個人空間主界面圖

決策層領(lǐng)導(dǎo)在辦公室的時間也是非常有限，但是對于企業(yè)的運營狀況的了解，是需要隨時掌握的。作為企業(yè)的管理者，走出去參與到外部的聯(lián)系是企業(yè)發(fā)展的必然。河南二建作為建筑施工企業(yè)，管理者出差是無法避免的。在有了協(xié)同平臺之后，管理者出差一定會背著筆記本電腦以方便在某些時間能夠集中處理當(dāng)天的日常事務(wù)。但是漸漸，管理者隨身攜帶筆記本成為一種負(fù)擔(dān)，每次除了自帶的行李之外，筆記本電腦至少是幾公斤，每次開關(guān)機也需要耗費時間。隨著技術(shù)的發(fā)展，移動協(xié)同的出現(xiàn)，對管理者是再一次解放。

企業(yè)上了信息化系統(tǒng)后，通過手機移動終端的接入，利用商業(yè)智能的手段對業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和數(shù)據(jù)挖掘，并以圖表和報表的方式在手機或PAD的終端展示，非常直觀和方便地讓領(lǐng)導(dǎo)運籌帷幄。而且目前移動終端設(shè)備的技術(shù)發(fā)展、操作的人性化，極大地縮短了適應(yīng)過程，提高了操作效率。移動OA的出現(xiàn)，打破了傳統(tǒng)的辦公時間和辦公地點的空域和時域限制，豐富了辦公手段，加快了公文的傳遞速度，提高了辦公效率，減低了辦公成本。