簡述醫(yī)療機(jī)構(gòu)的大型醫(yī)用設(shè)備檔案

黃濤

(福建醫(yī)科大學(xué)附屬協(xié)和醫(yī)院設(shè)備科,福建福州 350001)

簡述醫(yī)療機(jī)構(gòu)的大型醫(yī)用設(shè)備檔案

黃濤

(福建醫(yī)科大學(xué)附屬協(xié)和醫(yī)院設(shè)備科,福建福州 350001)

大型醫(yī)用設(shè)備檔案分為管理檔案與設(shè)備檔案兩方面,內(nèi)容完善、資料完整的大型醫(yī)用設(shè)備檔案可在實(shí)際工作中發(fā)揮重要作用,可以利用檔案資料用于工作中,更好的管好用好大型醫(yī)用設(shè)備。

大型醫(yī)用設(shè)備檔案 內(nèi)容 利用

所謂大型醫(yī)用設(shè)備是指列入國務(wù)院衛(wèi)生行政部門管理品目的醫(yī)用設(shè)備,以及尚未列入管理品目、省級區(qū)域內(nèi)首次配置的整套單價(jià)在500萬元人民幣以上的醫(yī)用設(shè)備。就是納入國家規(guī)定管理品目的、價(jià)值高的、需要上級主管部門批準(zhǔn)才能購置的醫(yī)療設(shè)備。大型醫(yī)用設(shè)備管理品目分為甲、乙兩類。資金投入量大、運(yùn)行成本高、使用技術(shù)復(fù)雜、對衛(wèi)生費(fèi)用增長影響大的為甲類大型醫(yī)用設(shè)備,如：X線－正電子發(fā)射型計(jì)算機(jī)斷層掃描儀(PET-CT)、伽瑪射線立體定位治療系統(tǒng)(γ刀)、醫(yī)用電子回旋加速治療系統(tǒng)(MM50)、質(zhì)子治療系統(tǒng)、X線立體定向放射治療系統(tǒng)、斷層放射治療系統(tǒng)、內(nèi)窺鏡手術(shù)器械控制系統(tǒng)、306道腦磁圖等。管理品目中的其他大型醫(yī)用設(shè)備為乙類大型醫(yī)用設(shè)備,如CT、磁共振成像儀(MRI)、血管造影系統(tǒng)(DSA)、直線加速器、ECT等。根據(jù)衛(wèi)生部、國家發(fā)展改革委和財(cái)政部《大型醫(yī)用設(shè)備配置與使用管理辦法》,大型醫(yī)用設(shè)備的管理實(shí)行配置規(guī)劃和配置證制度。甲類大型醫(yī)用設(shè)備由國務(wù)院衛(wèi)生行政部門批準(zhǔn)購置、頒發(fā)甲類大型醫(yī)用設(shè)備的配置許可證;乙類大型醫(yī)用設(shè)備由省級衛(wèi)生行政部門批準(zhǔn)購置、頒發(fā)乙類大型醫(yī)用設(shè)備的配置許可證。

近年來,隨著醫(yī)療設(shè)備技術(shù)飛速發(fā)展,各醫(yī)院的大型醫(yī)用設(shè)備使用的大型醫(yī)用設(shè)備越來越多,目前CT與MRI檢查已是一項(xiàng)常規(guī)技術(shù),許多高等級的醫(yī)院有多臺CT與MRI,其它大型醫(yī)用設(shè)備也日益增多。故醫(yī)院必須建立大型醫(yī)療設(shè)備檔案,以便加強(qiáng)管理。這里所說的大型醫(yī)用設(shè)備檔案分為管理檔案與設(shè)備檔案兩方面。

1 管理檔案

建立管理檔案有如下幾方面內(nèi)容,相關(guān)資料要收集歸檔：

1.1 申報(bào)資料

主要包括：(1)甲、乙類大型醫(yī)用設(shè)備配置申請表;(2)甲、乙類大型醫(yī)用設(shè)備配置可行性研究報(bào)告;(3)醫(yī)療機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)許可證復(fù)印件;

(4)申請配置大型醫(yī)用設(shè)備相應(yīng)的技術(shù)人員資格證(包括執(zhí)業(yè)醫(yī)師證、專業(yè)技術(shù)職稱證、上崗資質(zhì)證明等復(fù)印件);(5)醫(yī)療機(jī)構(gòu)上年度財(cái)務(wù)報(bào)表;(6)資金來源證明。另外,有的甲類大型醫(yī)用設(shè)備申報(bào)除了上述內(nèi)容,根據(jù)需要還要增加：醫(yī)療機(jī)構(gòu)基本情況;申請配置甲類大型醫(yī)用設(shè)備相應(yīng)的相關(guān)科室學(xué)科帶頭人資質(zhì)資料;重點(diǎn)學(xué)科(?？?證明材料;相關(guān)科研項(xiàng)目證明材料;設(shè)備安裝計(jì)劃和機(jī)房基礎(chǔ)設(shè)施條件;醫(yī)療機(jī)構(gòu)相關(guān)的工作管理制度、醫(yī)療質(zhì)量管理方案、醫(yī)療突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案等。這類資料要留存歸檔,可作為下一臺同類大型醫(yī)用設(shè)備申報(bào)的參考資料與再利用資料。

1.2 上級行政主管部門的批復(fù)文件

上級行政主管部門批準(zhǔn)配置甲、乙類大型醫(yī)用設(shè)備文件下達(dá)后,要?dú)w檔妥善保存,以免丟失。當(dāng)購置設(shè)備、到貨安裝、發(fā)票進(jìn)賬等一系列相關(guān)事務(wù)完成后,就可以用該批文辦理領(lǐng)取配置許可證的相關(guān)手續(xù),取得甲、乙類大型醫(yī)用設(shè)備配置許可證。

1.3 大型醫(yī)用設(shè)備配置許可證

這是大型醫(yī)用設(shè)備非常重要的使用文件證明,領(lǐng)取后要?dú)w檔妥善保存。甲、乙類大型醫(yī)用設(shè)備配置許可證均有正、副本,一般情況下是正本用鏡框鑲嵌后隨相應(yīng)的設(shè)備掛在機(jī)房墻上,副本歸檔保存。但也可以正、副本都?xì)w檔保存,正本復(fù)印件隨設(shè)備掛在機(jī)房墻上,這樣可以防止正本丟失。

1.4 大型醫(yī)用設(shè)備管理文檔

此類文檔有甲、乙類大型醫(yī)用設(shè)備基本情況說明,甲、乙類大型醫(yī)用設(shè)備信息登記表,甲、乙類大型醫(yī)用設(shè)備配置許可情況檢查表等。因?yàn)樯霞壭姓鞴懿块T對大型醫(yī)用設(shè)備管理嚴(yán)格,經(jīng)常要求使用部門上報(bào)上述幾種文表,以了解、掌握大型醫(yī)用設(shè)備配備、使用情況。所以這方面的文檔資料要?dú)w檔保存。

1.5 操作人員資料

大型醫(yī)用設(shè)備上崗人員相關(guān)證書、個(gè)人信息資料要收集歸檔。按照相關(guān)的管理規(guī)定,大型醫(yī)用設(shè)備操作人員必須參加相應(yīng)的培訓(xùn)并考試合格取得大型醫(yī)用設(shè)備上崗人員技術(shù)合格證(即《大型醫(yī)用設(shè)備上崗合格證》或《全國醫(yī)用設(shè)備使用人員業(yè)務(wù)能力考評合格證》)后,方能從事大型醫(yī)用設(shè)備診療的工作。如果是操作PET-CT、伽瑪?shù)?、CT、DSA、直線加速器、EGT等放射類大型醫(yī)用設(shè)備的工作人員除取得上述證書外,還須參加相關(guān)的培訓(xùn)并取得《放射工作人員證》與《輻射安全與防護(hù)培訓(xùn)合格證書》兩本上崗資格證書,方能從事大型醫(yī)用設(shè)備放射診療的工作。個(gè)人信息資料是登記大型醫(yī)用設(shè)備操作人員的姓名、性別、身份證號碼、職稱、學(xué)歷、操作設(shè)備類型名稱、從事工作時(shí)間等信息資料的文件,是了解從事大型醫(yī)用設(shè)備工作人員情況的檔案資料。這方面資料可在大型醫(yī)用設(shè)備配置申請、設(shè)備使用管理、人員管理、等級醫(yī)院的檢查以及放射安全防護(hù)管理方面等工作中利用。

1.6 大型醫(yī)用設(shè)備單臺設(shè)備成本效益年度分析表

該表主要記錄每臺大型醫(yī)用設(shè)備每年的年度收入、人員工資費(fèi)用、消耗材料費(fèi)用、水電費(fèi)用、設(shè)備折舊、維修費(fèi)、本年度效益、利潤率、開機(jī)天數(shù)、診治人次、陽性率等數(shù)據(jù)。這類資料可以了解大型醫(yī)用設(shè)備的每年使用、效益等情況,起到管理大型醫(yī)用設(shè)備的作用。

2 設(shè)備檔案

每臺(套)大型醫(yī)用設(shè)備都必須建立一機(jī)一檔的設(shè)備檔案。

設(shè)備檔案的主要內(nèi)容有：(1)使用科室申購報(bào)告及論證報(bào)告;(2)上級相關(guān)管理部門批準(zhǔn)購置的批文復(fù)印件等相關(guān)資料;(3)設(shè)備購置過程形成的資料,如招標(biāo)文件(含：投標(biāo)書、評標(biāo)決議、開標(biāo)記錄、中標(biāo)通知書等)、訂貨合同及詳細(xì)配置清單、協(xié)議書、裝箱清單、到貨驗(yàn)收單、安裝調(diào)試報(bào)告、發(fā)票復(fù)印件、保修卡、使用及維修說明書等;(4)屬于射線裝置設(shè)備要有放射防護(hù)方面的資料,如環(huán)保檢測、監(jiān)督部門與職業(yè)病防治部門射線裝置的環(huán)境影響檢測、射線裝置的職業(yè)病危害預(yù)評估與控制效果報(bào)告等;(5)設(shè)備使用過程形成的資料,設(shè)備啟用后,使用過程中產(chǎn)生的維修保養(yǎng)、檢修報(bào)告、更換配件、升級更新等使用情況記錄文件;技術(shù)改造資料;職業(yè)病防治部門部、環(huán)保輻射防護(hù)監(jiān)測部門與計(jì)量監(jiān)測部門定期對含射線裝置的大型醫(yī)用設(shè)備檢測的檢測報(bào)告與檢定證書(包括：射線檢測報(bào)告、機(jī)房環(huán)境檢測報(bào)告、計(jì)量檢定證書等)等等。這方面的檔案資料可利用于大型醫(yī)用設(shè)備的采購、管理、使用、維修、放射安全防護(hù)與各有關(guān)管理部門工作檢查的實(shí)際工作中。

總之,建立內(nèi)容完善、資料完整的大型醫(yī)用設(shè)備的管理檔案與設(shè)備檔案,并充分利用檔案里的資料用于工作中,可在實(shí)際工作中發(fā)揮重要作用,就能更好的管好用好大型醫(yī)療設(shè)備。