論檔案鑒定中如何分析和預(yù)測(cè)檔案價(jià)值

高仕賢

(云南省大理州云龍縣檔案局,云南云龍 672700)

論檔案鑒定中如何分析和預(yù)測(cè)檔案價(jià)值

高仕賢

(云南省大理州云龍縣檔案局,云南云龍 672700)

檔案價(jià)值鑒定是決定檔案命運(yùn)的工作，必須全方位考查文件的去留，甑別和判定其價(jià)值，分析和預(yù)測(cè)檔案價(jià)值的方法。

檔案價(jià)值鑒定 分析和預(yù)測(cè)檔案價(jià)值

檔案的鑒定工作，就是甄別和判定檔案價(jià)值，并根據(jù)檔案對(duì)各方面所起的作用，確定其保管期限，并把不需要保管的檔案剔除銷毀的工作。鑒定工作直接決定檔案的存毀，也是檔案館和機(jī)關(guān)檔案管理工作中非常重要同時(shí)也是難度最大的一項(xiàng)工作。

檔案工作中的鑒定有兩方面含義：一個(gè)是鑒定檔案的真?zhèn)危?一個(gè)是鑒定檔案的價(jià)值。鑒定工作主要有兩方面內(nèi)容： 一是確定需要保存的檔案，并確定其保管期限； 二是要揀出不需要保存的檔案加以銷毀。 第一項(xiàng)是主要的，第二項(xiàng)是次要的。有的人片面地認(rèn)為檔案鑒定工作就是銷毀檔案。銷毀檔案不是我們的目的，鑒定是為了保存重要檔案的一種手段。人們的社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)在不斷的發(fā)展，各單位每年都會(huì)形成大量的文件，檔案也就會(huì)愈積愈多，如果全部都保存，就需要很多檔案柜和檔案庫(kù)房存放，將不利于保管和利用。

1 檔案鑒定的制度

建立檔案鑒定制度的目的，在于保護(hù)有價(jià)值的檔案，避免由于鑒定工作人員認(rèn)識(shí)不夠或疏忽大意而銷毀掉珍貴檔案。珍貴檔案一旦被銷毀，其損失是無(wú)法挽回的。因此，建立統(tǒng)一的鑒定制度是非常必要的，它是保證正確地、順利地鑒定檔案價(jià)值的重要依據(jù)。鑒定工作是一項(xiàng)極其嚴(yán)肅、細(xì)致的，決定檔案命運(yùn)的工作，必須嚴(yán)格按照黨和國(guó)家的規(guī)定和制度執(zhí)行。

(1)黨和國(guó)家及其檔案管理機(jī)關(guān)確定了統(tǒng)一的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，制定和頒發(fā)了鑒定工作的指導(dǎo)性文件和歸檔文件材料保管期限表。(2)檔案館(室)在鑒定檔案時(shí)，必須有組織有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行。(3)不按規(guī)定辦理批準(zhǔn)手續(xù)的，不得任意銷毀檔案。

檔案保存價(jià)值是客觀存在的，不是人們主觀認(rèn)識(shí)的產(chǎn)物。檔案的保存價(jià)值，是由檔案對(duì)于社會(huì)事業(yè)以及對(duì)我們的子孫后代的積極作用決定的。某一部分檔案，某一個(gè)案卷，某一份文件，是否有保存價(jià)值。一是看檔案本身的內(nèi)容、來(lái)源、形式上的一些特點(diǎn)反映和記載了歷史上的各種現(xiàn)象和歷史經(jīng)驗(yàn)；二是看國(guó)家、社會(huì)及個(gè)人對(duì)檔案利用的需要。

2 檔案鑒定的基本原則

以黨的方針政策為指導(dǎo)，用全面的、歷史的、辯證的觀點(diǎn)，去認(rèn)識(shí)和估計(jì)檔案對(duì)于社會(huì)事業(yè)的作用，是鑒定檔案的基本原則。

(1)以黨的方針政策為指導(dǎo)思想。社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)各方面都貫徹和體現(xiàn)了黨的方針政策，在分析檔案時(shí)，必須以黨的方針政策為指導(dǎo)思想，才能理解檔案的內(nèi)容和性質(zhì)。(2)從社會(huì)的總體需求出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)來(lái)判定檔案的價(jià)值。一是從檔案本身來(lái)說(shuō)，它的產(chǎn)生不是孤立的，各個(gè)全宗之間或一個(gè)全宗內(nèi)的檔案之間都有相互的聯(lián)系，在分析和估計(jì)檔案的價(jià)值時(shí)要從全部檔案作為一個(gè)整體來(lái)對(duì)待。二是對(duì)檔案的利用需要來(lái)說(shuō)，不能只從局部考慮檔案的作用，應(yīng)從全局觀點(diǎn)來(lái)考慮它的作用。

檔案是歷史的記錄，它的產(chǎn)生是與一定的歷史相聯(lián)系的，因此，必須用歷史的觀點(diǎn)來(lái)看待檔案的價(jià)值；另一方面從客觀對(duì)檔案的利用需要來(lái)看，既要考慮現(xiàn)實(shí)作用又要考慮將來(lái)的作用，用發(fā)展的觀點(diǎn)判定檔案價(jià)值。

3 分析和預(yù)測(cè)檔案價(jià)值的方法

第一、直接地、具體地審閱，檔案。分析檔案的價(jià)值，應(yīng)當(dāng)在總的原則指導(dǎo)下，以分析檔案的內(nèi)容為主結(jié)合考慮檔案的被保存程度，要從文件的作者、時(shí)間、名稱、可靠性、有效性以及外形特點(diǎn)等方面，直接審閱每一份文件，不能只從目錄、案卷的標(biāo)題來(lái)確定檔案的保存價(jià)值。界定檔案的保管期限時(shí)要體現(xiàn)“以我為主”的思想。第二、檔案價(jià)值是由社會(huì)需求決定的，全面地估計(jì)和預(yù)測(cè)對(duì)檔案的利用需要。利用檔案的需要是多方面的，從范圍來(lái)說(shuō)：有政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事等；從時(shí)間來(lái)說(shuō)：有現(xiàn)實(shí)、當(dāng)代、將來(lái)子孫后代的需要；從用途來(lái)說(shuō)：有用作參考或憑證，有正面或作反證用的，用其全部?jī)?nèi)容或部分內(nèi)容也有用其外表形式的。第三、研究過(guò)去檔案被利用的情況，總結(jié)鑒定工作的經(jīng)驗(yàn)。如：有的縣檔案館為了減少重復(fù)文件，凡是上級(jí)頒發(fā)的文件過(guò)了若干年就認(rèn)為沒(méi)有保存價(jià)值，在十年動(dòng)亂中都銷毀了?？墒?，要查十五年或二十年以前黨中央、國(guó)務(wù)院的有關(guān)規(guī)定只好到省、州去借閱， 非常不方便。由此得出一個(gè)認(rèn)識(shí)，不能認(rèn)為上級(jí)普發(fā)性文件都沒(méi)有保存價(jià)值，在一個(gè)縣檔案館范圍內(nèi)至少要存一、二份。第四，鑒定檔案價(jià)值需要注意的幾個(gè)問(wèn)題。(1)近年來(lái)檔案界提出了新的鑒定標(biāo)準(zhǔn)—效益標(biāo)準(zhǔn)，已日趨實(shí)用化。鑒定檔案不能只看現(xiàn)實(shí)作用，而當(dāng)檔案發(fā)揮的作用所代來(lái)的利益，超過(guò)因保存檔案所付出的代價(jià)時(shí)，才判定檔案具有保存價(jià)值。(2)檔案的保存價(jià)值，是由重要性和時(shí)間性兩方面的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量的，兩者應(yīng)統(tǒng)一起來(lái)進(jìn)行考察。(3)鑒定檔案的保存價(jià)值，既然是對(duì)檔案可能被利用的一種估計(jì)和預(yù)測(cè)？所以不太可能完全準(zhǔn)確。應(yīng)保存從寬，銷毀從嚴(yán)；孤本(別的單位沒(méi)的)從寬，復(fù)本從嚴(yán)。

鑒定檔案的方法有直接鑒定法與間接鑒定法兩種。一般是采用直接的逐件審查卷內(nèi)文件，確定保管期限；間接是根據(jù)案卷目錄和標(biāo)題確定保管期限。第二種辦法，不拆卷，如一個(gè)案卷，有部分永久，一部分長(zhǎng)期，可以就高不就低，不重要的服從重要的。我們?cè)阼b定過(guò)程中有兩種可能： (1)不利用原來(lái)案卷的基礎(chǔ)。凡是卷內(nèi)文件價(jià)值不同的，大多數(shù)拆卷。結(jié)果，拆卷面大，浪費(fèi)了人力、物力。(2)充分利用原有基礎(chǔ)，就高不就低，一般不拆卷(除特殊卷外)，一個(gè)保管期限內(nèi)混雜其它保管期限較多的案卷要拆卷。

筆者認(rèn)為第二種作法較合適，它利用了原有的基礎(chǔ)，提高了永久卷的質(zhì)量。為了使今后鑒定少拆卷，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)文書(shū)歸檔的指導(dǎo)，這是很關(guān)鍵的問(wèn)題。此外，經(jīng)過(guò)鑒定的永久、長(zhǎng)期、定期檔案要分開(kāi)編制目錄和分別保存。

檔案經(jīng)過(guò)鑒定后，剔除勿需繼續(xù)保存的案卷進(jìn)行銷毀。

(1)編造銷毀清冊(cè)。經(jīng)過(guò)鑒定，要銷毀的檔案材料，必須造冊(cè)和寫出銷毀分析報(bào)告。(2)要經(jīng)審查批準(zhǔn)。準(zhǔn)備銷毀的檔案材料，必須經(jīng)過(guò)一定的批準(zhǔn)手續(xù)后才能銷毀，批準(zhǔn)權(quán)限嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。機(jī)關(guān)銷毀檔案材料，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核、批準(zhǔn)后，才可以銷毀；檔案館銷毀檔案，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；歷史檔案一律不得銷毀。(3)銷毀時(shí)要進(jìn)行監(jiān)銷。銷毀檔案材料的方法多，可送造紙廠造紙或燒毀，但不能當(dāng)包裝紙，或出售給廢品店。

經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)銷毀的案卷必須在“案卷目錄”、“流水登記簿”、“移出簿”上注明“銷毀”。