高職院校非采購項(xiàng)目專項(xiàng)資金內(nèi)控活動(dòng)若干問題探討

韓瑩 許春蘭 李雪梅 李春艷

(北京電子科技職業(yè)學(xué)院財(cái)務(wù)處,北京 100176)

高職院校非采購項(xiàng)目專項(xiàng)資金內(nèi)控活動(dòng)若干問題探討

韓瑩 許春蘭 李雪梅 李春艷

(北京電子科技職業(yè)學(xué)院財(cái)務(wù)處,北京 100176)

近年來,為促進(jìn)職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展,國家撥付大量專項(xiàng)資金用以高職院校的發(fā)展建設(shè),專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)撥付量空前增加,改變了職業(yè)院校傳統(tǒng)的資金結(jié)構(gòu),但由于專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理經(jīng)驗(yàn)欠缺,內(nèi)部控制機(jī)能僵化,專項(xiàng)管理尤其是非采購部分的專項(xiàng)管理暴露出的問題也越來越多。本文擬從內(nèi)部控制角度分析高職院校非采購專項(xiàng)管理中存在的問題并提出相應(yīng)的解決思路。

非采購 專項(xiàng)資金 內(nèi)部控制

2008-2010年,我國陸續(xù)發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》、《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》和《企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)指引》作為《規(guī)范》的具體指南。與企業(yè)相比較,行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制制度建設(shè)還相對滯后。2012年11月29日,為了進(jìn)一步規(guī)范行政事業(yè)單位內(nèi)部控制,財(cái)政部頒發(fā)了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》,自2014年1月1日起施行。但至今仍缺乏配套的指導(dǎo)性更強(qiáng)的指引、解釋等具體應(yīng)用指南,加之事業(yè)單位重視財(cái)務(wù)部門的服務(wù)職能尤于管理職能,財(cái)務(wù)部門在整個(gè)學(xué)校的管理中缺乏話語權(quán),財(cái)務(wù)監(jiān)督流于形式,致使內(nèi)部控制建設(shè)仍然停留在表面層次,無法深入,尤其在專項(xiàng)資金的監(jiān)管活動(dòng)中更加力不從心。

專項(xiàng)資金通常適用政府采購形式完成,但近年來,隨著教育政策調(diào)整,不需經(jīng)過政府采購而由財(cái)政直接授權(quán)支付的資金量逐年增加,如科研基地、科研計(jì)劃、教育教學(xué)、專業(yè)建設(shè)、創(chuàng)新人才等等,甚至部分實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)項(xiàng)目中都含有一定量的非采購資金。而非采購資金的支付自由度大,執(zhí)行成果多樣、復(fù)雜,使財(cái)政部門監(jiān)管缺乏公允量化尺度,績效評(píng)估結(jié)果缺乏權(quán)威性,缺乏糾正執(zhí)行中的低效率有效手段。

1 非采購專項(xiàng)資金內(nèi)部控制活動(dòng)中存在的問題

1.1 審批權(quán)限的歸口管理存在不相容職務(wù)(或部門)未分離的情況

首先,授權(quán)審批人員與執(zhí)行人員權(quán)限未分離。舉例來說,目前部分非采購項(xiàng)目,分別由職能部門申報(bào),內(nèi)控流程要求主管申報(bào)的職能部門簽字后再由主管院領(lǐng)導(dǎo)簽字,表面上看是歸口管理,但實(shí)質(zhì)卻是不相容職務(wù)未分離。握有審批權(quán)限的職能處室除具有審批權(quán)限外,自己還可以執(zhí)行這些資金,既是運(yùn)動(dòng)員,又是裁判員,甚至某些個(gè)別的項(xiàng)目,這些職能部門可以預(yù)先確定留用金額,達(dá)到這一金額就限制支付,完全違背了項(xiàng)目資金本來的意圖。

其次,擁有專項(xiàng)審批權(quán)限的部門有集體舞弊的可能性。就非采購資金的使用來講,管理資金的職能部門內(nèi)部本身是一個(gè)利益共同體,如部門領(lǐng)導(dǎo)安排行當(dāng)、部門內(nèi)部利益均沾,集體舞弊的可能性極大,出于個(gè)人利益考慮,下屬也會(huì)不遺余力地去參與舞弊。

第三,部門領(lǐng)導(dǎo)越權(quán)經(jīng)辦下級(jí)業(yè)務(wù)。如某培訓(xùn)項(xiàng)目培訓(xùn)教師若干人,申報(bào)及報(bào)銷手續(xù)由領(lǐng)導(dǎo)代辦,被培訓(xùn)的教師可能根本就沒有接受培訓(xùn)或甚至不知情,而專項(xiàng)款早已洗進(jìn)了領(lǐng)導(dǎo)的腰包。

1.2 材料的核算明顯缺乏內(nèi)部控制

實(shí)驗(yàn)業(yè)務(wù)費(fèi)用以核算進(jìn)行科研實(shí)驗(yàn)的支出,其主要構(gòu)成為實(shí)驗(yàn)用材料,高職院校材料的購置以非采購專項(xiàng)資金為主,隨著高職院校工學(xué)結(jié)合教學(xué)模式的深入,學(xué)校材料購置量逐年增大,而管理部門未能夠覺察到這種變化,缺乏有效的內(nèi)部控制手段。如部分高職院校每年非采購專項(xiàng)中的實(shí)驗(yàn)業(yè)務(wù)費(fèi)已達(dá)到上千萬,而單據(jù)報(bào)銷時(shí)卻只需附上相應(yīng)的材料購置發(fā)票,而無需材料的驗(yàn)收、入庫憑證,領(lǐng)用隨心所欲,為材料購置行為埋下了很大的隱患,造成高職院校財(cái)產(chǎn)的流失。所以,加強(qiáng)對材料的管理勢在必行。

1.3 無形資產(chǎn)的核算未引起足夠重視

無形資產(chǎn)的管理和核算在高職校財(cái)務(wù)管理與實(shí)務(wù)中一直處于薄弱環(huán)節(jié),迄今為止,仍然有部分高職院校無形資產(chǎn)賬面上仍然是一片空白,但無形資產(chǎn)在高職院校中赫然存在著,并且隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,所占資產(chǎn)比重也越來越大,尤其是利用專項(xiàng)資金研究開發(fā)而形成無形資產(chǎn)。例如教師及科研人員利用專項(xiàng)資金形成的科研成果而申請的專利或非專利技術(shù)、校本教材、出版的著作、網(wǎng)絡(luò)課程資源、學(xué)校為管理需要利用專項(xiàng)資金而購置的各類軟件,這些都符合無形資產(chǎn)的定義,應(yīng)歸入無形資產(chǎn)進(jìn)行管理,而多數(shù)職業(yè)院校并未意識(shí)到這一點(diǎn),未將此納入無形資產(chǎn)的核算范疇,導(dǎo)致無形資產(chǎn)流失嚴(yán)重,造成專項(xiàng)資金的浪費(fèi)。例如,教師利用財(cái)政專項(xiàng)資金獲得專利權(quán),依據(jù)《中華人民共和國專利法》的規(guī)定,界定單位為專利權(quán)人的,在法定期限內(nèi)單位所獨(dú)占和專有的各種發(fā)明創(chuàng)造,該專利在未來時(shí)間取得的所有權(quán)收入,理應(yīng)為單位所有,但由于專利權(quán)的取得常常在單位里以費(fèi)用形式支付,而不計(jì)入無形資產(chǎn),賬簿中不核算。在這種情況下,就有可能會(huì)因該專利技術(shù)的歸屬權(quán)界定不清引起糾紛,造成學(xué)校利益的損失。

1.4 無形資產(chǎn)視同固定資產(chǎn)管理

雖然事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度早已對無形資產(chǎn)進(jìn)行定義并明確了會(huì)計(jì)核算方法,但目前仍有高職院校將無形資產(chǎn)納入固定資產(chǎn)的核算范疇。如購置的計(jì)算機(jī)軟件,包括教學(xué)平臺(tái)、收費(fèi)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)等等,都列入固定資產(chǎn)的核算范疇。而新事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度規(guī)定:對于應(yīng)用軟件,如果其構(gòu)成相關(guān)硬件不可缺少的組成部分,應(yīng)當(dāng)將該軟件價(jià)值包括在所屬硬件價(jià)值中,一并作為固定資產(chǎn)進(jìn)行核算;如果其不構(gòu)成相關(guān)硬件不可缺少的組成部分,應(yīng)當(dāng)將該軟件作為無形資產(chǎn)核算?？梢?將各類軟件不加區(qū)分地直接計(jì)入固定資產(chǎn)核算是錯(cuò)誤的。除此之外,固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的攤銷方法也存在一定的差異,新的事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度要求固定資產(chǎn)在不考慮凈殘值的情況下,以年限平均法或工作量法計(jì)提折舊,而無形資產(chǎn)則以年限平均法進(jìn)行攤銷。筆者認(rèn)為這種無形資產(chǎn)的管理模式目前雖然仍能夠維持正常運(yùn)轉(zhuǎn),但隨著高校制度的進(jìn)一步完善,由此帶來的系列問題必然會(huì)彰顯出來。

1.5 資產(chǎn)管理部門的資產(chǎn)入固手續(xù)尚未理順

高職院校的內(nèi)控流程設(shè)計(jì)一般是購置了固定資產(chǎn)或無形資產(chǎn)應(yīng)先到資產(chǎn)管理部門入固,然后依據(jù)資產(chǎn)管理部門出具的入庫憑證到賬務(wù)部門入賬報(bào)銷。而實(shí)務(wù)中對于非采購專項(xiàng)資金通常是財(cái)務(wù)部門在審核單據(jù)的過程中發(fā)現(xiàn)疑似資產(chǎn)的單據(jù)再返回資產(chǎn)部門進(jìn)行判斷是否入固,致使財(cái)務(wù)部門成為資產(chǎn)入固的唯一防線,而資產(chǎn)管理部門的入固行為則陷于被動(dòng),可能導(dǎo)致固定資產(chǎn)或無形資產(chǎn)的流失。

2 高職院校加強(qiáng)內(nèi)部控制活動(dòng)改進(jìn)管理水平的途徑

合理保證管理和服務(wù)活動(dòng)的合法合規(guī)是事業(yè)單位內(nèi)部控制的基本目標(biāo),從運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)角度分析,高職院校與高校具有一定的差異性。高職院校由于缺乏高校充沛的資金來源,加之近年來招生規(guī)模遞減,這樣的經(jīng)濟(jì)形勢使高職院校運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)主要集中于資金合理有效地運(yùn)用。

2.1 控制活動(dòng)是單位內(nèi)部控制思想的具體體現(xiàn)

高職院校必須秉承不相容職務(wù)相分離的指導(dǎo)理念,針對非采購專項(xiàng)資金的管理這一理念的運(yùn)用要突破個(gè)人行為防范的層面,也不能僅僅停留于財(cái)務(wù)部門內(nèi)部,而要將其延伸至業(yè)務(wù)部門的層面,主要的防范對象應(yīng)是業(yè)務(wù)部門集體舞弊行為,著眼于學(xué)校整體的內(nèi)部控制的有效性。首先,要將非采購專項(xiàng)資金的審批權(quán)限與執(zhí)行權(quán)限分離,取消業(yè)務(wù)部門如科技、教務(wù)、人事部門的非采購專項(xiàng)的審批權(quán)限,建立職業(yè)院校內(nèi)部統(tǒng)一的財(cái)政專項(xiàng)資金的審批部門,該部門利益與專項(xiàng)資金的執(zhí)行結(jié)果不相關(guān)。其次,對于較為敏感的項(xiàng)目支出,財(cái)務(wù)部門必須加強(qiáng)控制。具體的措施如培訓(xùn)、差旅、專家費(fèi)等必須限制中介機(jī)構(gòu)參與,為確保專家費(fèi)的真實(shí)性,可以對專家所提供勞務(wù)的內(nèi)容、具體時(shí)間、身份實(shí)行定期抽查制度。第三,重視職權(quán)之間的牽制和監(jiān)督,限制高層管理人員的越權(quán)行為。財(cái)務(wù)部門必須禁止業(yè)務(wù)的代辦行為,尤其禁止上級(jí)代辦下級(jí)業(yè)務(wù)的行為,將舞弊的可能性扼殺在萌芽中。第四,盡量減少經(jīng)辦環(huán)節(jié)。加強(qiáng)公務(wù)卡結(jié)算制度,減少審批環(huán)節(jié),減輕審批人員、經(jīng)辦人員、財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度。

2.2 權(quán)衡成本效益原則,建立合理有效的材料內(nèi)部控制制度

新的《事業(yè)單位財(cái)務(wù)規(guī)則》要求事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立健全存貨的購買、驗(yàn)收、入庫、保管、領(lǐng)用、發(fā)出、使用等制度,筆者認(rèn)為可以將高職院校的材料管理納入資產(chǎn)部門管理范疇,并將二級(jí)學(xué)院實(shí)訓(xùn)中心設(shè)置為材料的實(shí)際控制部門,設(shè)置熟悉業(yè)務(wù)的兼職資產(chǎn)管理員,負(fù)責(zé)組織材料的入庫、驗(yàn)收等工作,并由資產(chǎn)部門牽頭組織定期或不定期材料的盤點(diǎn)對賬工作。

2.3 建設(shè)職業(yè)院校內(nèi)部無形資產(chǎn)核算的規(guī)章制度

無形資產(chǎn)主要包括專利權(quán)、土地使用權(quán)、非專利技術(shù)、著作權(quán)、商標(biāo)權(quán)、商譽(yù)等等,但無形資產(chǎn)的界定尤其是計(jì)價(jià)在實(shí)際工作中是還存在較大難度,必須具體情況具體分析。實(shí)務(wù)中可由資產(chǎn)部門協(xié)同財(cái)務(wù)部門根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況,制訂學(xué)校內(nèi)部的無形資產(chǎn)界定、計(jì)價(jià)、攤銷、投資、收益等等相關(guān)政策。

2.4 無形資產(chǎn)從固定資產(chǎn)的核算中剝離出來

雖然在折舊的計(jì)提和無形資產(chǎn)攤銷方法上,學(xué)校可以采用兩者通用的折舊和計(jì)提方法,但非常重要的區(qū)別是,當(dāng)月增加的固定資產(chǎn)當(dāng)月不計(jì)提折舊,從下月開始計(jì)提,當(dāng)月減少的固定資產(chǎn),當(dāng)月照提折舊,而無形資產(chǎn)攤銷的規(guī)定卻與此不同,如果將固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)混為一談,在計(jì)提折舊和攤銷時(shí)混亂的產(chǎn)生是必然的。并且隨著事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度的進(jìn)一步完善,折舊計(jì)提的方法會(huì)更加靈活多樣,為方便后續(xù)的工作,筆者認(rèn)為高職院校資產(chǎn)部門應(yīng)盡早將已經(jīng)計(jì)入固定資產(chǎn)的無形資產(chǎn)剝離出來,進(jìn)行追溯調(diào)整,單獨(dú)立賬,單獨(dú)管理。

2.5 財(cái)務(wù)信息化手段可以進(jìn)一步延伸至資產(chǎn)部門以便對資產(chǎn)入固行為進(jìn)行嚴(yán)格管理

如可以利用財(cái)務(wù)預(yù)約系統(tǒng)進(jìn)行資產(chǎn)的最初判定,報(bào)銷人員在報(bào)銷前需在系統(tǒng)中錄入采購的物資、設(shè)備的數(shù)量、單價(jià)、金額,系統(tǒng)將根據(jù)單價(jià)和總價(jià)雙重標(biāo)準(zhǔn)來判定是否達(dá)到資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn);如果一旦有構(gòu)成資產(chǎn)的可能,系統(tǒng)將自動(dòng)要求報(bào)銷人員上傳相應(yīng)合同的圖像版文件,便于資產(chǎn)部門進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn),如果仍確認(rèn)為資產(chǎn),將提示報(bào)銷人員到資產(chǎn)部門辦理資產(chǎn)入固手續(xù);最后,由資產(chǎn)部門根據(jù)發(fā)票、合同、或?qū)嵉乜疾爝M(jìn)行最終的確認(rèn)。采用信息化手段進(jìn)行資產(chǎn)的確認(rèn)與入固可以避免人為的錯(cuò)誤和疏漏,避免資產(chǎn)部門工作的被動(dòng)局面。

3 結(jié)語

綜上所述,由于非采購項(xiàng)目專項(xiàng)資金財(cái)政監(jiān)管難度大,作為監(jiān)管主要負(fù)責(zé)人,學(xué)校內(nèi)部如財(cái)務(wù)、資產(chǎn)部門應(yīng)著力分析報(bào)銷流程,把握內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn),設(shè)置相應(yīng)的內(nèi)部控制手段,從而防止資產(chǎn)流失、避免舞弊。

[1]高校無形資產(chǎn)管理與核算,王峻慧,甘聯(lián)君.http://www.chinaacc.com/new/287/295/359/2008/8/wa 3384623015880022298-0.htm.

[2]事業(yè)單位財(cái)務(wù)規(guī)則解讀,中國財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社,財(cái)政部編寫組編著,2012年5月第一版.

[3]事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度,財(cái)會(huì)[2012]22號(hào),財(cái)政部.

[4]行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范及相關(guān)制度應(yīng)用指南,中華會(huì)計(jì)網(wǎng)校編著,東方出版社,2009年10月第1版.

韓瑩(1974-),女,漢族,河南偃師人,北京電子科技職業(yè)學(xué)院會(huì)計(jì),高級(jí)會(huì)計(jì)師,注冊會(huì)計(jì)師,碩士。