Smile E—mail養(yǎng)成記

Koala

每一封郵件在字里行間都有自己獨(dú)特的表情——粗體+大字體，像一位粗魯?shù)陌l(fā)件人在大喊大叫；沒(méi)標(biāo)點(diǎn)+沒(méi)空隙，像一位喋喋不休的阿嫂在絮叨；溫和有禮的問(wèn)候語(yǔ)，像面對(duì)著一位親和的職業(yè)女郎。寫郵件前，先給自己一個(gè)微笑的表情，帶著這份愉悅的心談公事，相信不知不覺(jué)間，收件人也能接受你的微笑邀請(qǐng)。

日常篇

Maggie休完年假，面對(duì)堆積如山的工作，輕嘆一聲。在想著如何盡快回到最佳狀態(tài)時(shí)，打開郵箱，第一封信來(lái)自一位剛建立合作關(guān)系的客戶，第一句話是：“我在寫這封郵件時(shí)是帶著微笑的，希望你在閱讀郵件時(shí)，也能夠帶著微笑?！焙?jiǎn)單的話語(yǔ)瞬間擊中內(nèi)心最柔軟的地方，她的心一下子溫暖起來(lái)。

雖然是工作的正常往來(lái)，讀起來(lái)卻使人心情愉悅。Maggie回想之前公事公辦的電郵內(nèi)容，兩相對(duì)比，內(nèi)容都是業(yè)務(wù)溝通，目的是培養(yǎng)感情，字?jǐn)?shù)相仿，到底是什么在傳達(dá)那一抹微笑呢？

Point 1：像個(gè)老朋友一樣真誠(chéng)

很多人都想在郵件中表達(dá)感情，真誠(chéng)是首選，但鍵盤太冰冷，文字很難準(zhǔn)確表達(dá)語(yǔ)氣，難免略顯浮夸。真誠(chéng)的“度”在哪里？請(qǐng)想象與老朋友見面時(shí)，她會(huì)說(shuō)些什么，是“你今天氣色不錯(cuò)”還是“你今天氣色太好了”？前者是真正的親近感，讓人舒服可信，后者容易讓人覺(jué)得有目的性，若再是有求于人的商務(wù)電郵來(lái)往，難免讓人心中一緊。

像個(gè)老朋友一樣地打招呼，隱去目的性，別讓收件人在看第一句話時(shí)就開始產(chǎn)生戒備感。相由心生，放松狀態(tài)下，微笑是自然的。

Point 2：像口語(yǔ)一樣的書面語(yǔ)言

如果一封電郵寫得像法律文書一樣滴水不漏，那讀信人也只能像律師一樣義正辭嚴(yán)地回復(fù)。電郵雖然能作為呈堂證供，說(shuō)到底也只是聯(lián)絡(luò)工具，代替當(dāng)面交流，以及方便使用者資料存檔。語(yǔ)境輕松，才能讓雙方感覺(jué)是面對(duì)面溝通。

想想口語(yǔ)中的特色。比如一般語(yǔ)氣詞的使用，如“好吧”，“可以啊”，以及一些約定俗成的稱謂或簡(jiǎn)語(yǔ)，如將領(lǐng)導(dǎo)稱為“頭兒”，BTW（by the way），F(xiàn)YI（for your information），當(dāng)然前提是收件方不是一個(gè)太過(guò)嚴(yán)肅的人。

Point 3：像正常郵件一樣的言簡(jiǎn)意賅

是不是也曾經(jīng)收到來(lái)自客戶的頭疼郵件——?jiǎng)?lì)志型，某某偉人名言，或感人故事，配以圖片，看似在傳達(dá)美好愿景，也能理解發(fā)件人希望聯(lián)絡(luò)感情的初衷，但是對(duì)不起，收件人很難微笑，因?yàn)楸徽加昧颂鄬氋F時(shí)間且沒(méi)有太大意義。

歸根結(jié)底，商務(wù)電郵仍是為工作而來(lái)，感情真誠(chéng)和生活化都是為了拉近隔著電腦的兩人的感情，為工作交流作鋪墊，失去了這個(gè)“核”，外表只會(huì)顯得輕薄。最多二十字的真誠(chéng)寒喧后，請(qǐng)直奔主題，說(shuō)出你寫此郵件的目的。情感搭臺(tái)，工作唱戲，主次分明很重要。

特別篇

當(dāng)節(jié)日或者某個(gè)特殊的日子即將來(lái)臨，更要趁這機(jī)會(huì)寫一封Smile E-mail，向你的上級(jí)、客戶、同事表達(dá)你平時(shí)積攢的謝意，可以營(yíng)造濃濃人情味的職場(chǎng)哦。

受到客戶的Smile E-mail的感染，Maggie決定將這份好心情傳遞給更多的人。這一年，Maggie的業(yè)績(jī)突出，前景可期。她深知這成功離不開團(tuán)隊(duì)和客戶對(duì)自己的協(xié)助與信任，所以，一封致謝電郵必不可少。雖然對(duì)象不同，表達(dá)好感的方式各有重點(diǎn)，但Maggie掌握了其中最重要的三點(diǎn)：

對(duì)上司：真誠(chéng)謝意 簡(jiǎn)潔明了

Dear Boss，

新年伊始，借此感謝您過(guò)去一年間對(duì)我的悉心栽培與包容?；仡櫲昵斑@時(shí)，正是您的一席話使我堅(jiān)定地進(jìn)入公司。之后，您的專業(yè)意見和不斷指正，使我更快融入氛圍。希望接下來(lái)仍能繼續(xù)得到您的指點(diǎn)，為公司帶來(lái)更多驚喜。

Maggie

要點(diǎn)：切忌過(guò)長(zhǎng)，點(diǎn)到即止，無(wú)論上司是否清閑，最好讓他看了開頭就知道你想說(shuō)什么。

對(duì)客戶：共事愉悅 溫和有禮

Dear Liu，

預(yù)祝新年進(jìn)步，來(lái)年合作順利。我進(jìn)入公司不久即得到貴公司和您的照顧，在與貴公司的合作過(guò)程中，您所表現(xiàn)的專業(yè)精神也深深地感染了我。希望來(lái)年，我們的關(guān)系更加愉悅、親密，攜手登上新的事業(yè)臺(tái)階。

你的朋友Maggie

Sales Director

XXXX公司

要點(diǎn)：肯定對(duì)方的工作方式，大家都愿意和性情溫婉的人合作。

對(duì)團(tuán)隊(duì)：放平姿態(tài) 贊美多多

Dear Fellows，

首先預(yù)祝各位小伙伴們新年愉快，來(lái)年步步高升。過(guò)去一年中，我非常榮幸能與大家并肩作戰(zhàn)，在一個(gè)個(gè)加班夜中，每個(gè)人都貢獻(xiàn)出了自己了不起的創(chuàng)意與努力，使得我們團(tuán)隊(duì)的業(yè)績(jī)?cè)诠局忻星懊?。這對(duì)我來(lái)說(shuō)是莫大的支持與鼓勵(lì)。所以，我會(huì)更加珍惜，來(lái)年為大家爭(zhēng)取更多福利。讓我們一同走向更加閃亮的未來(lái)！

團(tuán)隊(duì)一員 Maggie

要點(diǎn)：多贊揚(yáng)同事及下屬的付出。這時(shí)候不再?gòu)?qiáng)調(diào)職銜，否則易被誤認(rèn)為是炫耀。

Tips：一封合格Smile E-mail的自我修養(yǎng)

除了誠(chéng)摯的信件內(nèi)容，一封合格的Smile E-mail 也要從細(xì)節(jié)考慮到閱讀者的感受。以下6個(gè)tips，讓你的Smile E-mail人見人愛(ài)！

1.不要轉(zhuǎn)寄連鎖信。

“請(qǐng)傳下去給5個(gè)認(rèn)識(shí)的同事……”“請(qǐng)讓更多的人加入尋找丟失小狗的行列……”

這種真的是史上最煩擾人的信，尤其看到這些是同事寄來(lái)的時(shí)候。不僅耽誤寶貴的工作時(shí)間，更讓人質(zhì)疑發(fā)件人的專業(yè)性。

2.謹(jǐn)慎使用“全部回復(fù)”。

郵件寄出去之前仔細(xì)檢查有哪些收件人。根據(jù)美國(guó)《華盛頓郵報(bào)》的調(diào)查，重要機(jī)密外泄時(shí)，很多是因?yàn)榘l(fā)件人的一個(gè)“全部回復(fù)”按鈕。

3.請(qǐng)勿利用公司的E-mail寄送私人信件。

不少企業(yè)為了保護(hù)公司機(jī)密或防病毒，都會(huì)對(duì)員工的往來(lái)E-mail進(jìn)行檢查。我想沒(méi)有人希望老板知道自己周末有什么約會(huì)吧？endprint

4.注意文字態(tài)度。

E-mail跟說(shuō)話一樣一去無(wú)法收回，而且它還會(huì)成為文字變成證據(jù)。

5.刪去過(guò)長(zhǎng)的內(nèi)文。

信件在多次的往來(lái)轉(zhuǎn)寄之后整篇內(nèi)容變得很長(zhǎng)，這時(shí)候可以開始刪去沒(méi)用的舊內(nèi)文，還有礙眼的信件標(biāo)頭之類。

6.保持簽名檔簡(jiǎn)單。

放些必要的個(gè)人聯(lián)絡(luò)資料即可，最多就是加個(gè)網(wǎng)站鏈接。至于公司宣傳口號(hào)、寵物照片等信息就免了。簡(jiǎn)潔的個(gè)人介紹，可以節(jié)省看信人時(shí)間。

Smile E-mail

Do's & Dont's

E-mail來(lái)來(lái)往往，里面有很多小細(xì)節(jié)，可以透露出你的心理秘密，以及收件人可能有的反應(yīng)。今天列舉幾個(gè)供大家參考，讓大家今后在撰寫E-mail時(shí)，能將心底的smile順利表達(dá)出來(lái)。

E-mail的主旨——

一個(gè)感覺(jué)與大家分享

意味著：無(wú)關(guān)緊要的感覺(jué)

收件人的心聲：公事眾多，沒(méi)有關(guān)系的信件，有空再看吧。

請(qǐng)看！

意味著：看什么？沒(méi)有提示！

收件人的心聲：這肯定是垃圾郵件。

我想了很久并問(wèn)過(guò)……

意味著：主旨長(zhǎng)到格子顯示不完

收件人的心聲：光是主旨就啰啰嗦嗦，可想內(nèi)容多拖沓，我還是別看了。

本月漲薪名單一覽表

簡(jiǎn)潔又清楚。

收件人的心聲：OMG！快打開看看。

E-mail的附件大小與數(shù)量——

2MB以內(nèi)

客戶能接受的容量

潛臺(tái)詞：請(qǐng)快瞧瞧這些很快就能收下來(lái)的檔案。

5MB以內(nèi)

待辦事項(xiàng)

潛臺(tái)詞：這種大小，貴公司的網(wǎng)速應(yīng)該很快能下下來(lái)。

超過(guò)10MB

客戶的建議

潛臺(tái)詞：我是個(gè)不懂E-mail禮儀的新人。

任何超過(guò)10個(gè)附件的E-mail

潛臺(tái)詞：我懶得把它們壓縮成一個(gè)檔案，我很不專業(yè)。

E-mail的回復(fù)時(shí)間——

兩小時(shí)以內(nèi)

表示：我很重視您的來(lái)信。

代表人物：熱忱有禮并積極的人。

一天之內(nèi)

表示：我已經(jīng)盡快處理了。

代表人物：把握時(shí)間并且有效率的人。

三天之內(nèi)

表示：你還沒(méi)排到我前100項(xiàng)要處理的事。

代表人物：拖拖拉拉或時(shí)間管理不當(dāng)?shù)娜恕?/p>

石沉大海

表示：我不在乎是否得罪你。

代表人物：沒(méi)禮貌而且注定失敗的人。

E-mail的稱謂——

親愛(ài)的Maggie

在對(duì)方名字前加上“您好”的字樣

含義：我是個(gè)有禮貌的乖寶寶。

適用對(duì)象：任何你想讓他對(duì)你有好印象的人。

Hi～Maggie：

在對(duì)方名字前加上Hi等字樣

含義：我們也許熟到不用再客套了。

適用對(duì)象：任何你希望對(duì)方當(dāng)你是朋友的人。

Maggie ：

直接寫名字，有時(shí)甚至連名字都省了

含義：我懶得跟你廢話。

適用對(duì)象：任何你不是很想再收到她E-mail的人。

親愛(ài)的：

直接用其他的昵稱

含義：我們的關(guān)系非比尋常。

適用對(duì)象：極好的朋友。endprint