論燃氣工程檔案管理方法

陳 瑤

（中石化中原油建工程有限公司，河南 濮陽457000）

0 引言

隨著燃氣管網在城市建設中的不斷擴建延伸,形成的各種資料也越來越多,對燃氣工程檔案管理工作要求也越來越高。長期以來,檔案管理工作的重要性沒有得到足夠的重視,檔案管理部門和各業(yè)務部門存在脫節(jié)現(xiàn)象,各類工程資料歸檔不及時或不完整,導致檔案資料殘缺不全,后續(xù)的檔案使用工作也十分困難。因此,筆者認為，要意識到檔案管理工作的重要性,采取一定的措施和方法，對燃氣工程檔案進行管理。

1 工程項目檔案概述

項目檔案，指建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、采購、施工、監(jiān)理及竣工驗收等全過程中形成的，具有保存價值的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體形式的全部文件。

工程項目檔案管理工作應當堅持“三同時”原則，在簽訂合同（協(xié)議）時，應同時明確項目檔案所包括的內容、要求及各相關單位對項目檔案的職責；檢查工程進度與施工質量時，應同時檢查項目文件材料的收集、整理情況；在進行工程驗收時，應同時審查、驗收項目文件的歸檔情況。

2 燃氣工程檔案管理內容

燃氣工程檔案管理是對燃氣工程建設檔案文件進行收集、整理、組卷、移交、編目、保管、檢索、利用和信息開發(fā)的工作。一個現(xiàn)代化的燃氣企業(yè)，對燃氣工程的檔案管理應做到管理水平專業(yè)化、文件材料規(guī)范化、歸檔程序制度化、數(shù)據(jù)管理現(xiàn)代化、服務利用人性化。只有這樣才能使燃氣工程檔案信息得到充分利用，才能真正體現(xiàn)檔案的價值，實現(xiàn)檔案為現(xiàn)實服務的根本目的。

3 燃氣工程檔案管理方法

3.1 科學系統(tǒng)分類，實現(xiàn)專業(yè)化管理

將檔案科學系統(tǒng)地分類，是保證檔案系統(tǒng)后續(xù)整理、編排、使用及信息化管理的基礎。目前，企業(yè)檔案管理的重點已從過去的文書檔案管理轉移到以燃氣工程建設為主的科技工程檔案管理。

根據(jù)國家檔案局制訂的《企業(yè)檔案分類規(guī)則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》，結合燃氣公司檔案的自有特征，將燃氣工程檔案分成以下四類：天然氣工程建設類、基建類、設備類、科研類。根據(jù)燃氣公司業(yè)務發(fā)展的重點，天然氣工程建設類最為重要，包括分廠站建設類(其中包括門站、儲配站、調壓站、加氣站建設)及管道工程建設類(其中包括中高壓及市政管道工程、工商戶管道工程、民用管道工程及管網改造工程建設)。實現(xiàn)這些分類后，就可以有效地對工程檔案進行后續(xù)的專業(yè)化管理。

3.2 編制檔案標準，實現(xiàn)規(guī)范化管理

結合國家頒布的 《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328—2001)及住建部頒布的《城鎮(zhèn)燃氣輸配工程施工及驗收規(guī)范》(CJJ33—2005)、《城鎮(zhèn)燃氣室內工程施工與質量驗收規(guī)范》(CJJ94—2009)的標準要求，燃氣公司應結合公司實際情況，編制企業(yè)內的檔案管理標準規(guī)范，對燃氣工程建設竣工資料中歸檔文件材料的內容進行調整、補充，確定燃氣工程文件的歸檔范圍，并對歸檔的文件質量做出明確要求。在工程竣工驗收時，力求做到歸檔的燃氣建設工程文件內容真實、系統(tǒng)齊全，其歸檔的文件質量符合要求。只有這樣，才能為日后檔案利用提供準確、完整的原始資料。

3.3 落實檔案規(guī)章制度，實現(xiàn)制度化管理

3.3.1 建立的規(guī)范化

企業(yè)歸檔制度的建立是確保公司的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規(guī)范化、制度化。首先把文件材料的編制、累積、整理、歸檔作為實際工作貫徹到燃氣工程建設管理中,然后再編制貫徹中的相關制度。它們與工程建設同步進行，即“工程立項開工與竣工資料收集同步；工程施工過程與竣工資料形成同步；工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步”。只有把它納入到工程建設和管理的規(guī)章制度中，并使其規(guī)范化，才能為工程提供完整的竣工資料。

其次,把文件材料管理納入到設計單位、建設單位、監(jiān)理單位及各施工單位的職責范圍內，并納入到各工程計劃、施工技術、質量管理的制度中。在進行工程驗收時，文件材料是否完整、準確、真實是工程技術監(jiān)督檢查、質量檢查、管理的一個重要環(huán)節(jié)，是保證工程驗收合格的重要因素。最后，把文件材料管理納入到工程技術人員崗位責任制中。明確資料管理人員、工程管理人員、設計人員、工程監(jiān)理人員、施工管理人員在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中各自所必須擔負的責任，并進行考核。

3.3.2 管理的制度化

檔案的歸檔，移交，使用都應有相應的控制制度。包括以下三方面：（1）竣工資料的歸檔控制：為確保已竣工的檔案資料按時歸檔，可制定財務部門必須在得到檔案室關于竣工資料已歸檔的簽章后方可進行工程尾款結算這一內部制度，來保證工程檔案資料的完整及時歸檔。（2）檔案的移交：工程竣工后由工程承辦部門編制資料移交目錄，按目錄清單向檔案室歸檔，雙方簽章，一式兩份。（3）檔案的使用：在檔案利用過程中嚴格執(zhí)行檔案的借閱制度，認真履行簽字手續(xù)。對涉及燃氣企業(yè)生產、經營活動核心內容的商業(yè)機密設置使用權限。

3.4 加強信息化建設，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

為提高燃氣設施的監(jiān)控及管理水平，科學、準確、有效地掌握燃氣管網信息，可建立SCADA系統(tǒng)、GPS衛(wèi)星定位系統(tǒng)、GIS燃氣管網地理信息系統(tǒng)。檔案部門則根據(jù)實際情況,配置了主要以管理工程建設檔案為主的檔案管理系統(tǒng)。通過以上定位系統(tǒng)收集到相關數(shù)據(jù)并移交檔案管理，定期對移交到城建檔案館的管網數(shù)據(jù)光盤更新處理。對已竣工的燃氣工程檔案，利用檔案管理系統(tǒng)軟件對歸本單位保管的燃氣工程檔案進行微機管理，并對全部室藏檔案的目錄錄入、檢索。通過導入、掃描、攝影等數(shù)碼技術將一些重要文件的內容通過系統(tǒng)中原文管理功能存入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。為使燃氣工程檔案管理更有序、查詢更方便及時，提高查全率和查準率，應合理認真使用檔案管理軟件。

3.5 加強培訓學習，實現(xiàn)檔案人員多元化管理

天然氣是一種易燃易爆產品，而燃氣工程建設做為一項專業(yè)性較強的建設項目工程，不僅要求燃氣行業(yè)的檔案人員必須掌握檔案專業(yè)知識和計算機管理檔案的操作技能，而且要有燃氣方面的專業(yè)知識。從而使燃氣行業(yè)檔案人員在對燃氣工程文件材料形成過程中的監(jiān)督、指導、管理有的放矢、有理有據(jù)。

為了適應新形勢和新技術對檔案工作的要求，促進城建檔案規(guī)范化、標準化，切實落實住建部頒布的《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》等法律法規(guī)，檔案部門、施工部門、監(jiān)理部門、工程管理部門的相關人員參與城建檔案館舉辦的城建檔案收集、編制、整理的培訓。通過學習，使相關部門的技術人員了解了從工程的立項到工程竣工驗收、從文件的形成到文件的歸檔一整套工作內容和工作程序，避免檔案管理人員與工程施工人員、或監(jiān)理人員在工作中的脫節(jié)，造成工程管理與資料管理互相推托的現(xiàn)象。實現(xiàn)檔案管理人員的多元化發(fā)展,可以提高工程檔案管理水平，確保燃氣工程檔案的歸檔質量。

3.6 積極提供服務，實現(xiàn)人性化管理

燃氣工程檔案的形成完善是檔案工作者人員不斷努力的結果，做好燃氣工程檔案資料的收集、整理、歸檔、保存,是為了充分開發(fā)檔案信息資源，可以快速便捷地提供給燃氣工作者使用，檔案管理工作人員應根據(jù)燃氣公司實際情況，為工程服務時靈活應對，為更好地為公司的建設服務。

4 結束語

綜上所述，對燃氣廠的工程檔案管理中，應做到管理水平專業(yè)化、文件材料規(guī)范化、歸檔程序制度化、數(shù)據(jù)管理現(xiàn)代化、服務利用人性化。只有這樣才能使燃氣工程檔案信息得到充分利用,實現(xiàn)檔案管理為燃氣公司工程工作服務的根本目的。

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