對干部人事檔案專項清理的探討

□任春霞

(晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西晉中030600)

干部人事檔案是國家企事業(yè)單位、社會團(tuán)體組織等在人事管理活動中形成的，記述反映每個干部學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷、政治思想、身份、德才能績、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、專業(yè)技術(shù)水平的，以個人為單位集中保存供備查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄，人事檔案在國家檔案管理體系中占據(jù)重要的地位。特別是在中共山西省委組織部下發(fā)的關(guān)于在全省開展干部人事檔案專項清理工作的過程中，干部人事檔案顯得尤為重要，它為此項活動的展開提供強(qiáng)有力的查閱和參考平臺，使得干部人事檔案的專項清理工作能夠順利進(jìn)行。

1 充分認(rèn)識干部人事檔案專項清理的重要性

干部人事檔案專項清理工作，必須堅持以鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，深入貫徹落實(shí)黨的十八大三中全會精神，根據(jù)省委組織部關(guān)于干部人事檔案專項清理目標(biāo)要求，對所有在職干部檔案進(jìn)行一次集中審核和專項清理，切實(shí)解決干部人事檔案管理不嚴(yán)、失真失實(shí)、涂改造假等突出問題，確保干部人事檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確、材料齊全完整、管理規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)、充分發(fā)揮干部人事檔案在規(guī)范干部人事管理和整治選人用人不正之風(fēng)工作中的重要作用。

2 干部人事檔案專項清理工作中存在的問題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠

人事檔案與每個人的切身利益、工作和生活等密切相關(guān)。按照相關(guān)檔案管理政策，檔案管理人員應(yīng)該是專職管檔人員，而且要求業(yè)務(wù)能力特別強(qiáng)。但是個別單位由于領(lǐng)導(dǎo)重視度不高，認(rèn)為有個人管理、丟不了就行了，所以都沒有配備專職管檔人員，更不要說培訓(xùn)學(xué)習(xí)進(jìn)一步獲取新的檔案知識了，管檔人員經(jīng)常在沒人重視的場所默默工作，卻無人問津、無人關(guān)心、無人肯定存在價值，這樣使管檔人員沒有積極性，也就逐漸的沒人愿意去從事此項工作，造成惡性循環(huán)，更不要說在工作崗位上兢兢業(yè)業(yè)，精益求精，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)了，檔案管理質(zhì)量也就越來越差。

2.2 管檔人員素質(zhì)不高或兼職太多

由于領(lǐng)導(dǎo)不重視和過問的少，致使配備的管檔人員在管理檔案方面素質(zhì)不高，即專業(yè)管檔知識缺乏。再者管檔人員兼職過多，常常被其他工作牽扯，用于人事檔案管理工作的時間有限，使得無法集中精力搞好檔案管理工作。人事檔案的管理本身是個動態(tài)的過程，既要保證人事工作的政策性、紀(jì)律性，又要保證人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整性，管檔人員要提供完美的服務(wù)目標(biāo)，這就需要管檔人員不斷學(xué)習(xí)，以創(chuàng)新的精神改進(jìn)人事檔案管理手段，從而才能在人事檔案管理工程中落實(shí)和踐行科學(xué)發(fā)展觀。當(dāng)然管檔人員必須是業(yè)務(wù)素質(zhì)高的、有管理檔案實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人，同時必須是專職管檔人員。

2.3 個人本身對檔案重視度不夠

通過檔案案卷的查看，每個人在每次填寫的個人信息中會出現(xiàn)不一致情況，特別是學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷中的時間，幾乎都有涂改和瞎填的現(xiàn)象，自己對檔案的認(rèn)識度不夠，造成自己檔案的混亂。還有的隨意填寫參加工作時間和出生時間，特別是出生時間，有個別人檔案中，曾出現(xiàn)跨3年的情況，每次填表沒有那種嚴(yán)肅感，對自己的檔案材料不負(fù)責(zé)任。把入檔案的材料看得很隨意，填寫材料的筆的顏色也是有的用藍(lán)圓珠筆甚至出現(xiàn)用鉛筆的現(xiàn)象。履歷表上缺照片的很多，或沒蓋公章等情況時有發(fā)生，有獲取新學(xué)歷或?qū)W位的人不及時交到人事檔案室，認(rèn)為害怕檔案管理人員把他的材料丟失，自己保存檔案的大有人在，還有的畢業(yè)就畢業(yè)了，有個畢業(yè)證、學(xué)位證就行了，至于說檔案有無都無所謂，當(dāng)?shù)綍r用到的時候才發(fā)現(xiàn)無學(xué)歷檔案，趕緊才去找，檔案信息得不到及時更正和變動，致使到了關(guān)鍵時刻用到檔案時才后悔莫及。

2.4 內(nèi)容簡單、雷同

普遍體現(xiàn)在一年一度的個別人的行政考核表中，每年的工作總結(jié)是一模一樣，一字不差，沒有絲毫修改，而且考核表都是電腦打印的;在領(lǐng)導(dǎo)意見一欄中，往往是千篇一律的套話，“同意”“同意上述意見”等字樣，甚至有的在招聘審批表上，一批招聘的每個人表現(xiàn)情況一欄中填寫內(nèi)容又是完全雷同，體現(xiàn)不出個性特色，失去了真正意義上的參考作用，不能為單位的選人、用人、提拔等提供有價值的檔案資料，進(jìn)而直接影響到人員的正常晉升、崗位設(shè)置的排隊打分、干部提拔等，挫傷了人們的工作創(chuàng)新熱情。

2.5 人員身份確定材料短缺比較多

年輕人檔案中派遣證、上學(xué)報考登記表等檔案材料大部分都在，以此好確定身份;老一點(diǎn)，有的上班報到的時候上級計委收取存檔，有的單位檔案室存放，致使檔案中無派遣證，這樣給人員身份確定帶來很大的困難。

2.6 后取學(xué)歷的認(rèn)證問題

由于現(xiàn)在社會復(fù)雜多變，后取學(xué)歷學(xué)習(xí)形式也多種多樣，有網(wǎng)絡(luò)教學(xué)的、遠(yuǎn)程教育的、自修的、成人的、函授的等，有的學(xué)生畢業(yè)只有學(xué)生畢業(yè)生登記表，除此外任何學(xué)習(xí)檔案材料都沒有，還有的甚至只有畢業(yè)證和學(xué)位證兩個證件，其余的材料都沒有，不過大多數(shù)比較正規(guī)，有報名表、錄取通知書、學(xué)生鑒定表、學(xué)生畢業(yè)生登記表、授予學(xué)位表等，各式各樣。有很多單位感覺有學(xué)習(xí)檔案材料，不管材料是否齊全和完整就默認(rèn)了，并進(jìn)行了學(xué)歷學(xué)位認(rèn)定，無法辨析學(xué)歷、學(xué)位的真假。所以對于后取學(xué)歷和學(xué)位的人員，要進(jìn)一步進(jìn)行學(xué)歷、學(xué)位的網(wǎng)上認(rèn)證，確保學(xué)歷、學(xué)位的真實(shí)性。

2.7 檔案材料個別凌亂

檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)真實(shí)、可靠，有一定參考價值。對頭尾不清、來源時間不明的材料，要盡可能查清注明，涉及個人政治歷史問題或其他重要問題的材料，如需查清，應(yīng)轉(zhuǎn)交有關(guān)黨組織審查處理后，方能歸檔。如未被批準(zhǔn)的入團(tuán)、入黨志愿書、申請書及工會會員登記表、申請書等，應(yīng)分別由干部所在單位黨團(tuán)基層組織和工會保存，不應(yīng)放入個人人事檔案中。有的本來屬于第五類的檔案，結(jié)果放在第四類，檔案材料未按規(guī)定分類存放、分類管理，材料混雜、散亂、甚至根本沒有整理、清理，結(jié)果使得檔案利用帶來諸多不便，檔案使用價值大打折扣。

2.8 對檔案收集范圍狹小

一些單位人事部門更多關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)干部檔案材料，能及時收集和催要需歸檔的檔案材料，所以他們?nèi)耸聶n案比較齊全完整。而有些普通老百姓的檔案材料缺失現(xiàn)象普遍存在。按理來講，人事檔案不管對領(lǐng)導(dǎo)干部還是普通老百姓來講都是非常重要的，所以收集檔案材料的范圍不應(yīng)只局限于領(lǐng)導(dǎo)干部或主要人物，而應(yīng)是單位的每一個人，他們都是單位寶貴的人力資源和珍貴的財富。

3 干部人事檔案專項清理過程中需改進(jìn)的措施和方法

3.1 進(jìn)一步增強(qiáng)對干部人事檔案重要性的認(rèn)識

干部人事檔案是干部職工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和工作實(shí)績的真實(shí)記錄，是各級黨組織歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要手段，是做好組織干部工作不可或缺的重要依據(jù)。從這個意義上說，一個人在成長的道路上不能缺少個人檔案，否則，其歷史和具體情況將難以得到組織的確認(rèn)。檔案是歷史的記錄，材料的形成多數(shù)是當(dāng)事人的手跡，并經(jīng)人事檔案管理部門的鑒別、整理，剔除了虛假不實(shí)和錯誤信息，因此，干部人事檔案具有權(quán)威性，能為組織提供第一手材料，所以考察干部的重要手段之一就是查閱干部人事檔案。所以我們高度重視人事檔案，同時更要重視人事檔案給單位領(lǐng)導(dǎo)和個人帶來的參考和使用價值。

3.2 進(jìn)一步更新領(lǐng)導(dǎo)的工作理念，切實(shí)重視檔案的管理工作

單位部分領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從傳統(tǒng)的認(rèn)識誤區(qū)中走出來，要高度重視人事檔案對單位和個人的重要性，并把檔案管理工作做到實(shí)處，不斷加強(qiáng)檔案管理機(jī)制、完善檔案管理制度，真正做到人事檔案齊全、完整、安全。盡量創(chuàng)造條件滿足檔案的保管要求，特別是對于硬件的條件設(shè)施，積極配合，克服困難，為人事檔案創(chuàng)造一個舒適的生存環(huán)境，竭盡全力延長保管時限和檔案的壽命，對于表現(xiàn)出色的管檔人員工作給予肯定，必要的情況下可采取獎勵機(jī)制，從而增強(qiáng)管檔人員責(zé)任心、提高工作的積極性。

3.3 進(jìn)一步健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理過程中，對于一些過時的、不適應(yīng)新形勢、新情況的檔案規(guī)章制度，要根據(jù)本單位的工作實(shí)際及時進(jìn)行改革，同時建立新的科學(xué)的行之有效的適合本單位的人事檔案管理制度。要不斷健全各方面的制度，例如:借閱制度、交接制度、登記制度、復(fù)印制度、管檔人員制度、整理制度等等，在自己單位實(shí)際情況基礎(chǔ)上，制定適合自己單位的人事檔案管理制度，從而使人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。

3.4 進(jìn)一步提高管檔人員業(yè)務(wù)技術(shù)

社會在發(fā)展，科技在進(jìn)步，對管檔人員既提供展示自己能力的平臺，又提出很多適應(yīng)社會發(fā)展的要求，人事檔案信息化建設(shè)就顯得尤為重要。人事檔案信息化建設(shè)關(guān)鍵就是要有一支高素質(zhì)、高能力的檔案信息化管理人才，在人事檔案信息化建設(shè)管理過程中，管檔人員不僅需要豐富的檔案管理專業(yè)知識的能力，更需要運(yùn)用創(chuàng)新意識及應(yīng)用現(xiàn)代化管理設(shè)備的能力;不僅需要檔案管理理論素質(zhì)及管理經(jīng)驗(yàn)，同時還需要把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代化信息電子檔案二者有機(jī)地結(jié)合起來，善于運(yùn)用現(xiàn)代化服務(wù)方式，提高服務(wù)效率，更新觀念、與時俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新理念、新知識，以便在人事檔案的信息化管理過程中更加規(guī)范、高效。

3.5 進(jìn)一步提升職能部門的責(zé)任意識

人事檔案的真實(shí)可靠是檔案的生命，因此要確保檔案生命的永存，必須提高職能部門的責(zé)任意識。在干部人事檔案的整理、審核和專項清理過程中發(fā)現(xiàn)，有職工本人的責(zé)任，但更多的與人事部門審核不認(rèn)真有關(guān)系，由于人事部門責(zé)任的意識淡薄，造成人事檔案中信息亂填、瞎填、涂改等，嚴(yán)重影響檔案使用價值和利用價值，因此增強(qiáng)職能部門特別是人事部門干部的責(zé)任意識尤為重要。

3.6 進(jìn)一步規(guī)范檔案資料歸檔，提高創(chuàng)新機(jī)制

人事檔案是反應(yīng)某個人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷，德能勤績等，所以要完善檔案歸檔制度，要利用現(xiàn)代化信息手段，監(jiān)督和處理不符合歸檔要求的材料，對短缺的檔案要及時催要并按時歸檔，提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率，拓寬資料的來源渠道，盡量達(dá)到及時、準(zhǔn)確、全面，不斷提高創(chuàng)新機(jī)制。

3.7 進(jìn)一步落實(shí)清個人檔案信息

對于模棱兩可、含糊不清的個人檔案信息，要成立專門機(jī)構(gòu)、組織專門人員實(shí)地調(diào)查了解，例如出生時間的確定，有的人檔案中體現(xiàn)好幾個出生時間，有的出現(xiàn)陰陽歷情況，還有的出現(xiàn)跨年度對于這些個人材料不真實(shí)或無法確定的現(xiàn)象，應(yīng)由成立專門機(jī)構(gòu)的專門人員調(diào)查了解，并把調(diào)查材料上交本單位黨委會，黨委會再根據(jù)實(shí)際調(diào)查情況和檔案信息認(rèn)定相關(guān)政策依據(jù)綜合研判，確定正確的干部信息，做到清理一次就要清理徹底。

干部人事檔案的專項清理工作，不僅是對干部個人人事檔案的一次大清查，也是對單位人事檔案管理的大檢查和大審閱。加強(qiáng)干部人事檔案的管理，是一項長期、復(fù)雜的工作，需要我們不斷改變工作思路，創(chuàng)新理念，從而不斷提高工作質(zhì)量和管理水平，使其發(fā)揮最大化地利用效力，從而為單位領(lǐng)導(dǎo)和個人提供有價值的參考資料。

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