淺談水文檔案信息化建設(shè)的重要意義

□ 楊偉英

水文檔案是在水文觀測(cè)活動(dòng)中產(chǎn)生并歸檔的原始觀測(cè)材料，包括水位、水質(zhì)、水溫、流量、水情、地下水位、降水、蒸發(fā)等的觀測(cè)記錄，水文手冊(cè)及圖集和水文年鑒等，是反映水文氣象、陸地水文、海洋水文、水文地質(zhì)等不同領(lǐng)域長(zhǎng)期觀測(cè)積累的水文變化和洪水、旱情預(yù)報(bào)等，為水利和其它國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)部門(mén)提供的基礎(chǔ)資料。水文檔案具有時(shí)間性、系統(tǒng)性和連貫性強(qiáng)等特點(diǎn)。

目前，省水文局檔案管理已初具規(guī)模，同時(shí)已開(kāi)展了檔案信息化建設(shè)，提高了檔案的存儲(chǔ)檢索能力，最大程度地滿(mǎn)足了工程建設(shè)、水資源管理與保護(hù)、防汛抗旱減災(zāi)的需求。

一、水文檔案信息化建設(shè)的必要性

水文是水利的基石，有悠久的歷史和特殊的地位，1898年（清光緒二十四年）5月25日，為修建松花江鐵路大橋，在松花江現(xiàn)今濱州鐵路橋附近設(shè)立了哈爾濱水位觀測(cè)站。然歷經(jīng)風(fēng)雨，至建國(guó)前夕，水文站點(diǎn)所剩無(wú)幾。

新中國(guó)成立以來(lái)特別是改革開(kāi)放以來(lái)，水文事業(yè)得到迅速恢復(fù)和發(fā)展，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)中占據(jù)重要位置。它是防汛抗旱和水環(huán)境保護(hù)的耳目，是水資源開(kāi)發(fā)利用和水利工程建設(shè)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、管理、調(diào)度的依據(jù)。水文工作緊緊圍繞國(guó)家水利改革與發(fā)展的各項(xiàng)任務(wù)，為全國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展做出了巨大貢獻(xiàn)。

人類(lèi)進(jìn)入信息社會(huì)以后，檔案對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有越來(lái)越不可替代的作用。隨著社會(huì)進(jìn)步和科技發(fā)展，社會(huì)各界對(duì)水文信息的需求量越來(lái)越大，對(duì)水文信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和質(zhì)量要求越來(lái)越高。因此，大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路。

二、檔案信息化可以提高檔案利用率

過(guò)去，水文實(shí)體檔案的收集和借閱完全依靠手工方式來(lái)完成，會(huì)不可避免地造成許多重要檔案的丟失和損壞。計(jì)算機(jī)的管理可以有效避免重要檔案在這個(gè)過(guò)程中的損壞及丟失。特別是有些重要的水文原始資料，都是歷經(jīng)數(shù)代水文人的艱辛和努力，甚至是用生命換來(lái)的寶貴數(shù)據(jù)，一旦損壞或丟失，難以恢復(fù)，造成的損失無(wú)法估量。

以往檔案的歸集與整理要經(jīng)過(guò)一年的時(shí)間，但在實(shí)際工作中，本年檔案的二次利用率最高，而傳統(tǒng)的借閱方式既耗時(shí)又費(fèi)力，且不能滿(mǎn)足多人同時(shí)借閱的需求，在一定程度上限制和影響了檔案的利用效率。檔案信息化后，解決了這一難題，可以在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，方便多人同時(shí)借閱，可有效提高檔案的二次利用率。

三、檔案信息化可以大幅度提高工作效率

傳統(tǒng)的檔案立卷是人為立卷，立卷人往往憑借自己的經(jīng)驗(yàn)和理解來(lái)操作，由于對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難達(dá)到統(tǒng)一，必然導(dǎo)致案卷的質(zhì)量參差不齊，使檔案的利用受到不同程度的影響。而借閱檔案的過(guò)程也極其繁瑣，有時(shí)要從浩如煙海的實(shí)體檔案中尋找資料，不啻于大海撈針。

實(shí)施檔案管理信息化后, 自動(dòng)分類(lèi)存儲(chǔ)、自動(dòng)形成檢索目錄，立卷和檢索都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)輕松完成，不但提供了快捷的歸檔管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，可以把檔案工作人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái),把更多的時(shí)間和精力投入到檔案編研和二次利用上，有效緩解人力不足，節(jié)省辦公經(jīng)費(fèi)，極大地提高相關(guān)部門(mén)的工作效率，更好地發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

四、檔案信息化對(duì)于防汛抗旱減災(zāi)的意義

水文工作是在防災(zāi)減災(zāi)的測(cè)報(bào)一線和服務(wù)社會(huì)的最前沿，以往全省水文系統(tǒng)干部職工凝聚集體的智慧和力量，吃苦不言苦，知難不畏難，尤其是通過(guò)“沙蘭鎮(zhèn)”、“松花江水污染”等涉水突發(fā)事件中的精彩表現(xiàn)，得到了水利部、省委、省政府和省水利廳黨組的高度贊譽(yù)。而今全省水文職工根據(jù)防汛抗旱工作的新形勢(shì)、新要求，不斷加強(qiáng)水情、雨情、墑情、地下水等方面的監(jiān)測(cè)和預(yù)測(cè)預(yù)報(bào)工作，著力為防汛抗旱指揮調(diào)度提供準(zhǔn)確、及時(shí)的信息服務(wù)。根據(jù)天氣情況和實(shí)時(shí)水雨情信息，準(zhǔn)確測(cè)報(bào)、滾動(dòng)預(yù)報(bào)，為科學(xué)防控洪水提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)。加強(qiáng)土壤墑情監(jiān)測(cè)，積極開(kāi)展旱情、水量變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)分析，為抗旱保豐收提供了及時(shí)準(zhǔn)確的水文信息。

檔案信息化后，檔案可隨時(shí)調(diào)用，減少了中間環(huán)節(jié)，即使出現(xiàn)突發(fā)涉水事件時(shí)，也能夠?yàn)楦骷?jí)領(lǐng)導(dǎo)決策提供更加及時(shí)有效的信息，及時(shí)轉(zhuǎn)移和疏散群眾，為安全度汛提供保障，最大限度減少人民群眾生命財(cái)產(chǎn)損失贏得寶貴時(shí)間。

由此可見(jiàn)，水文檔案信息化建設(shè)是進(jìn)一步推動(dòng)水文事業(yè)發(fā)展,提高水文工作和服務(wù)效率的必然選擇。因此,各級(jí)水文部分必須做好水文檔案的信息化建設(shè)，為檔案工作注入新的活力，極大地提高檔案利用工作水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。