淺談水利工程驗收檔案資料的整理

□鄧植祥（東莞市水務(wù)工程質(zhì)量安全監(jiān)督站）

0 前言

對于水利工程建設(shè)來說，驗收檔案是十分珍貴的紀(jì)實資料，記載著項目管理的過程與結(jié)果，不但對項目施工全程進(jìn)行了詳盡記錄，還再現(xiàn)了施工單位履行合同的實際情況。隨著我國建筑行業(yè)不斷擴(kuò)大，市場競爭日趨激烈，規(guī)范管理驗收檔案，采用專業(yè)技術(shù)對資料進(jìn)行整理，是施工建設(shè)企業(yè)競爭力發(fā)展的需要。在水利建設(shè)不斷進(jìn)步的過程中，驗收檔案資料越來越多，整理難度不斷提高。筆者簡要闡述整理水利項目建設(shè)驗收檔案的內(nèi)容分類和整理注意事項，并結(jié)合施工實際情況，對當(dāng)前檔案管理工作提出一些優(yōu)化措施。

1 管理驗收資料的準(zhǔn)則

1.1 確保驗收資料真實可靠

工程驗收資料是隨時更新的，與工程進(jìn)度保持著較高的同步性。驗收檔案管理人員要管理好工程施工單位、監(jiān)理單位和工程建設(shè)單位的資料，檢查三方資料計算的工程量數(shù)據(jù)是否一致，確保三方資料與工程進(jìn)度統(tǒng)一，這樣才能提高驗收資料的真實性與可靠性，使驗收資料準(zhǔn)確地反映項目工程的實際情況。

1.2 確保資料完整全面

驗收檔案管理人員要隨時檢查檔案的完整情況，將檔案按照項目建設(shè)的時間順序進(jìn)行排列，確保檔案記錄的時間點(diǎn)連續(xù)完整。如果在檢查檔案的過程中發(fā)現(xiàn)某一部分檔案有缺漏，管理人員要及時向上級反映，并盡快補(bǔ)全缺漏的材料。驗收檔案是工程項目后期評定的重要參考材料，同時驗收檔案還是工程造價核算的輔助材料，如果驗收檔案記錄不齊全，很有可能會影響工程結(jié)算的結(jié)果，使承包商蒙受經(jīng)濟(jì)損失。

1.3 對檔案進(jìn)行規(guī)范、統(tǒng)一管理

由于項目工程驗收檔案十分重要，因此每一份驗收檔案上都要有項目工程負(fù)責(zé)人的簽字或建設(shè)單位的公章才能確保檔案的真實性。檔案管理人員在整理檔案時，要仔細(xì)檢查驗收檔案后面加蓋的印章是否與建設(shè)單位的公章相符，并且要檢查檔案上的負(fù)責(zé)人簽字是否清晰有效。在整理好檔案后要將檔案統(tǒng)一裝訂成冊，并制作檔案封面，在封面上注明檔案內(nèi)容，還要編寫檔案目錄，標(biāo)注具體內(nèi)容的頁碼。

2 驗收檔案的內(nèi)容分類

按照工程進(jìn)行階段劃分，筆者將水利工程驗收檔案進(jìn)行如下分類：

2.1 工程前期的調(diào)查資料

建設(shè)項目立案文件以及獲批文件、工程項目招標(biāo)企業(yè)的信息文件、項目可行性分析文件以及項目動工獲批文件、施工地點(diǎn)地理條件調(diào)查報告、項目工程設(shè)計草圖等。

2.2 工程施工階段資料

項目建設(shè)承包企業(yè)的資料文件、工程開工獲批文件、項目管理及施工人員的信息文件、建設(shè)機(jī)械設(shè)備簽證報告、工程設(shè)計變更報告及相關(guān)變更圖紙等。

2.3 質(zhì)量監(jiān)督管理材料

施工單位施工質(zhì)量審查報告、建筑材料簽證文件、建材質(zhì)量合格證明、建材生產(chǎn)商提供的材料檢測報告、施工單位和建設(shè)單位檢測建材質(zhì)量報告以及監(jiān)管部門抽樣檢查報告等。

2.4 項目工程質(zhì)量評價檔案

隱蔽工程驗收簽證表、分部工程施工質(zhì)量評定表及分部工程驗收鑒定書、單位工程施工質(zhì)量評定表及單位工程驗收鑒定書、工程項目施工質(zhì)量評定表、工程建筑外觀質(zhì)量評定表、工程合同完工驗收鑒定書、工程項目竣工驗收自查工作報告、建筑試用期運(yùn)行情況觀察報告等。

2.5 項目完工材料

工程竣工驗收鑒定書、項目竣工圖紙和設(shè)計圖紙、施工過程拍攝的相片及錄像材料。

2.6 項目工程量核算資料

項目竣工時工程量核算文件、工程量證明文件、工程竣工核算統(tǒng)計報告、核算支付文件、建設(shè)項目的保險文件、項目交保證明、業(yè)主審核工程量的意見等。

2.7 項目建設(shè)過程的監(jiān)理單位管理檔案

項目工程監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理實施細(xì)則、工程施工階段的監(jiān)理工作日記及旁站記錄、監(jiān)理單位下發(fā)的文件、工程監(jiān)理月度報告、工程監(jiān)理建材平行檢測報告、項目工程監(jiān)理管理工作報告等。

3 管理驗收檔案的操作標(biāo)準(zhǔn)

管理驗收檔案的正確操作以及工作要點(diǎn)：驗收檔案必須與工程竣工藍(lán)圖一致，要符合編訂資料的相關(guān)規(guī)范；施工工藝檔案是審核項目工程質(zhì)量的關(guān)鍵憑證，因此要確保施工工藝檔案全面、真實，并且要將檔案裝訂成冊；要將施工過程拍攝的重要相片、錄像以及錄制的音頻進(jìn)行分類整理，并做好標(biāo)注，方便日后調(diào)用；檢查驗收檔案是否加蓋了部門公章、重要資料上是否有負(fù)責(zé)人的親筆簽名；要將所有驗收資料進(jìn)行劃分管理，每一本資料都要配上相應(yīng)的封面和內(nèi)容指引目錄，要將資料按照一定順序進(jìn)行排頁，每一頁上都要有頁碼。重要的驗收文件不能用電腦打印必須要用人工手寫；記錄工程項目驗收檔案要用A4紙，并且要在頁面的左側(cè)騰出約2.50cm的位置用棉線進(jìn)行裝訂。

4 優(yōu)化水利工程驗收檔案整理的策略

4.1 加強(qiáng)教育提高檔案管理人員對驗收檔案的重視度

在水利建設(shè)項目中，建設(shè)單位要加強(qiáng)宣傳，對檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德教育，要讓管理人員了解到驗收檔案的重要性，讓他們認(rèn)識到自己所肩負(fù)的責(zé)任。檔案管理人員要提高對驗收檔案的重視度，保證驗收檔案記錄進(jìn)度與工程建設(shè)進(jìn)度同步，嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)定來管理驗收資料。

4.2 建立健全的項目工程驗收資料管理規(guī)章

建設(shè)企業(yè)要設(shè)立專門的檔案管理部門、調(diào)派具有較高專業(yè)能力的工作人員對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并為檔案管理工作人員提供良好的工作條件。要參照水利建設(shè)項目的指標(biāo)來訂立一套健全完備的驗收檔案管理條例，通過高效的管理方式監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況。項目工程管理人員要給驗收檔案的整理、歸納過程提供指導(dǎo)意見，并定期檢查檔案整理情況，檢查重要檔案是否完整真實。

4.3 加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督考核力度

在水利建設(shè)項目最初動工時，就要開始整理相關(guān)的工程資料，并將資料歸納入檔。在每一個工程實施階段都要對檔案整理工作考察監(jiān)督，按照項目工程的建設(shè)進(jìn)度對資料整理工作進(jìn)行管理，要提高對資料整理監(jiān)督工作的重視，定期抽查檔案內(nèi)容，檢查檔案是否記錄準(zhǔn)確。這樣在工程完工進(jìn)行項目驗收時，可以快速進(jìn)行工程檔案移交。在整理記錄驗收檔案時，要確保檔案內(nèi)容進(jìn)度與工程施工同步，及時更新檔案內(nèi)容，充實檔案記錄。

4.4 在進(jìn)行項目驗收時要將驗收檔案作為主要參考資料

在水利工程完工進(jìn)行項目驗收時，必須要整理好項目工程的驗收資料，根據(jù)驗收檔案記錄進(jìn)行工程驗收，如果在檔案記錄中該項目存在施工不規(guī)范的地方，那么不能通過驗收審核?；隍炇諜n案的重要性，驗收資料管理人員必須對驗收檔案進(jìn)行多次反復(fù)審核，確保檔案真實有效，只有這樣才能使驗收資料發(fā)揮出真正效力。

4.5 建立檔案管理獎勵制，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性

長期以來，檔案管理工作很少得到企業(yè)管理層的重視。但在社會發(fā)展的新時期，檔案資料對于企業(yè)發(fā)展的參考價值越來越高，因此，企業(yè)管理層應(yīng)該轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的態(tài)度，提高對檔案管理的重視，建立檔案管理獎勵制度，對于工作態(tài)度良好的檔案管理人員，要予以公開表揚(yáng)，還可以發(fā)放一定的獎金以資鼓勵，這樣可以調(diào)動管理人員的工作積極性。

4.6 將現(xiàn)代電子信息技術(shù)引入驗收檔案管理工作

現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)日新月異，尤其是電子計算機(jī)技術(shù)發(fā)展堪稱神速，目前已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個生產(chǎn)領(lǐng)域。新時代的水利工程檔案管理工作也要與時俱進(jìn)，與現(xiàn)代電子信息技術(shù)相結(jié)合，運(yùn)用電腦儲存器來儲存驗收檔案資料，不但可以減少使用儲存?zhèn)}庫，還大大提高了管理人員的工作效率。并且通過電子計算機(jī)，可以快速檢索資料、檢查檔案是否完整，還可以運(yùn)用計算機(jī)來提高資料計算的準(zhǔn)確性。

5 結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)代水利建設(shè)項目竣工驗收工作中，驗收檔案是工程項目驗收的重要組成部分，其中的工程量計算資料關(guān)系到建設(shè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，工程的原材料、中間產(chǎn)品的檢測和工程實體的抽檢檢測報告是保證和檢查工程質(zhì)量的有效手段。因此，作為企業(yè)檔案管理工作人員，必須對竣工驗收檔案進(jìn)行妥善管理，確保檔案資料完整統(tǒng)一、準(zhǔn)確無誤、真實可靠，并且要核對檔案是否有工程負(fù)責(zé)人的簽字、是否加蓋了建設(shè)單位的公章。除了紙質(zhì)檔案還要管理好相片、錄像和音頻檔案，將竣工驗收資料進(jìn)行科學(xué)管理，為工程日后投入使用及維修提供有價值的參考建議。

[1]邢瑞紅,王海.淺談水利工程資料的整編[J].河南建材,2011,(02):12-15.

[2]王西海.治淮建設(shè)項目檔案資料整編問題及解決措施[J].治淮.2011,(05):107-108.

[3]崔愛君.如何做好水利工程檔案管理工作[J].河南水利與南水北調(diào).2010,(10):55-56.

[4]王振海,張艷梅.加強(qiáng)水利工程維護(hù)管理工作的研究[J].民營科技.2011,(08):32-34.