淺析高校二級(jí)學(xué)院檔案管理

唐志榮

（海南師范大學(xué)初等教育學(xué)院，海南?？?571158）

一 高校二級(jí)學(xué)院檔案歸檔范圍

凡是反映二級(jí)學(xué)院職能活動(dòng)，具有考察利用價(jià)值的文件材料均屬于歸檔范圍，包括黨政管理、教學(xué)、教育科研、學(xué)生管理等方面檔案材料。高校二級(jí)學(xué)院檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，二級(jí)學(xué)院檔案管理是校級(jí)檔案管理的延伸①黃英：《關(guān)于高校二級(jí)學(xué)院檔案管理與建設(shè)的思考》，《科學(xué)信息》，2009第10期，第381頁(yè)。。二級(jí)學(xué)院在日常黨政管理、教學(xué)、教育研究、學(xué)生管理等活動(dòng)中所形成的有保存價(jià)值的材料，是歷史的真實(shí)憑據(jù)，記載和反映二級(jí)學(xué)院主要職能活動(dòng)。

（一）黨政管理檔案

各類有典型意義的活動(dòng)記錄以及有關(guān)材料，主要包括二級(jí)學(xué)院黨政會(huì)議紀(jì)要;學(xué)院成立文件;學(xué)院各崗位職責(zé)、規(guī)章制度;工作總結(jié)、計(jì)劃;上級(jí)下發(fā)黨政文件;各種學(xué)術(shù)活動(dòng)材料;學(xué)院各項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)證書;學(xué)院向?qū)W校提交的申請(qǐng)報(bào)告、學(xué)校批示;與有關(guān)實(shí)踐基地學(xué)校合作協(xié)議書;教師教育培訓(xùn);二級(jí)學(xué)院教職工代表大會(huì)等形成的重要文件材料檔案。

（二）教學(xué)檔案

主要包括二級(jí)學(xué)院有關(guān)教學(xué)工作文件;課程建設(shè);學(xué)科專業(yè)設(shè)置;師資隊(duì)伍;學(xué)籍、試卷成績(jī);學(xué)年教學(xué)工作總結(jié)、計(jì)劃;實(shí)（見）習(xí)材料;教學(xué)質(zhì)量評(píng)估;教學(xué)改革研究;教學(xué)工作會(huì)議記錄;教學(xué)工作特色資料;畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）等形成的教學(xué)檔案材料。

（三）教育科研檔案

二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理人員及教師在教研、科研方面出版的學(xué)術(shù)論文、學(xué)術(shù)著作、各種課題研究中形成的一系列成果及相關(guān)資料，包括論文目錄清單、論文復(fù)印件及掃描件;獲獎(jiǎng)證書為復(fù)印件及掃描件;各級(jí)教研科研項(xiàng)目匯總及附件（含申報(bào)表、批準(zhǔn)文件、任務(wù)書、進(jìn)度檢查、結(jié)題報(bào)告、成果）;開展學(xué)術(shù)研討會(huì)、學(xué)術(shù)報(bào)告等教育科研活動(dòng)的有關(guān)論文集、論文報(bào)告會(huì)紀(jì)要、交流材料等教研科研檔案材料。

（四）學(xué)生管理檔案

二級(jí)學(xué)院學(xué)生檔案包括學(xué)生基本信息;學(xué)生名單及分班情況;學(xué)風(fēng)建設(shè)材料;學(xué)生管理制度;學(xué)生各類有典型意義照片;學(xué)生公開發(fā)表論文匯總（年級(jí)專業(yè)、作者、論文題目、刊物名稱、時(shí)間、卷期、頁(yè)碼）及其復(fù)印件、論文及證書掃描件;各級(jí)各類學(xué)科競(jìng)賽獲獎(jiǎng)等統(tǒng)計(jì)表（按屆統(tǒng)計(jì)，包括年級(jí)專業(yè)、學(xué)生姓名、項(xiàng)目名稱、參加時(shí)間、獲獎(jiǎng)等級(jí)）及原件或復(fù)印件、證書掃描件;各級(jí)各類三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生、優(yōu)秀畢業(yè)生等名單、證書掃描件;學(xué)生違紀(jì)處分相關(guān)材料;就業(yè)概況、考取研究生情況、畢業(yè)生信息冊(cè)等學(xué)生檔案材料。

二 高校二級(jí)學(xué)院檔案工作中存在的主要問(wèn)題

（一）缺乏完善的規(guī)章制度

制度本身就是一種規(guī)范，由于二級(jí)學(xué)院檔案建設(shè)起步較晚，在收集、整理、編目、檢索、歸檔等一系列基礎(chǔ)性工作上，沒(méi)有一套完整的規(guī)章制度和具體實(shí)施細(xì)則，部分有價(jià)值的材料沒(méi)有及時(shí)歸檔管理，導(dǎo)致檔案不完整;一些重要材料雖然保存紙質(zhì)檔案，但缺乏電子檔案，紙質(zhì)和電子檔案沒(méi)有同步歸檔保存，不僅不便于查找利用，而且容易造成檔案丟失;由于工作問(wèn)題，二級(jí)學(xué)院兼職檔案管理人員在更換崗位時(shí)沒(méi)有認(rèn)真執(zhí)行檔案交接制度，而引起部分檔案流失，二級(jí)學(xué)院檔案管理缺乏完善的規(guī)章制度。

（二）缺乏檔案認(rèn)識(shí)，職責(zé)分工不明確

二級(jí)學(xué)院一般都是在原來(lái)系的基礎(chǔ)上建立起來(lái)，長(zhǎng)期處在教學(xué)第一線①萬(wàn)琳：《高校二級(jí)學(xué)院檔案管理模式初探》，《科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)》，2008第13期，第198頁(yè)。，重視教學(xué)、科研工作，但學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視不夠，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到二級(jí)學(xué)院檔案管理重要價(jià)值;兼職檔案管理人員平時(shí)不重視對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、保存，忽視對(duì)日常工作中形成的檔案材料管理，導(dǎo)致一些比較重要的文件資料不能及時(shí)歸檔。目前，有些二級(jí)學(xué)院雖然建立了檔案室或資料室，配有專職或兼職檔案員，但檔案管理職責(zé)不明確②岑淑兒：《高校二級(jí)學(xué)院檔案管理初探》，《浙江檔案》，2005第6期，第37頁(yè)。。

（三）兼職檔案人員培訓(xùn)力度不夠，業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)缺乏主動(dòng)性

二級(jí)學(xué)院兼職檔案人員由于身兼數(shù)職，日常事務(wù)繁忙，沒(méi)有更多精力顧及檔案收集、整理，缺少對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不熟悉檔案業(yè)務(wù)情況，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單收集、裝訂;另外，兼職檔案人員學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)主動(dòng)性較差。為此，二級(jí)學(xué)院要關(guān)心和支持兼職檔案人員工作，加強(qiáng)檔案兼職人員對(duì)檔案管理基本知識(shí)和基本技能培訓(xùn)。

（四）二級(jí)學(xué)院檔案缺乏集中管理

二級(jí)學(xué)院檔案材料種類繁多，歸檔材料沒(méi)有明確范圍和要求，同時(shí)，由于二級(jí)學(xué)院用房緊張，所形成的檔案缺少專門存放檔案的標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫(kù)房，缺乏集中管理。二級(jí)學(xué)院各類檔案基本上是誰(shuí)收集誰(shuí)存放管理，教學(xué)檔案存放在教務(wù)秘書辦公場(chǎng)所，學(xué)生檔案存放在輔導(dǎo)員辦公室，科研檔案、行政檔案存放在學(xué)院辦公室，檔案管理環(huán)境差，根本不可能按照檔案管理要求進(jìn)行集中管理。

三 高校二級(jí)學(xué)院檔案管理措施

以上問(wèn)題嚴(yán)重影響了二級(jí)學(xué)院檔案管理，為提高高校二級(jí)學(xué)院檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理，應(yīng)對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案管理采取積極有效的對(duì)策。

（一）健全管理制度

高校二級(jí)學(xué)院所形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄，對(duì)學(xué)院改革、建設(shè)和事業(yè)發(fā)展起著重要作用③賴華紅：《高校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作亟待加強(qiáng)》，《秘書之友》，2013年第3期，第35頁(yè)。。二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理，按照學(xué)校檔案館的要求建立完整的檔案管理規(guī)章制度;建立收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、銷毀、保密、歸檔范圍保管期限等規(guī)章制度;健全檔案工作“雙軌制”，在文件形成、歸檔、保存、利用過(guò)程中，紙質(zhì)和電子材料同步歸檔管理。同時(shí)，加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，確定分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案人員，學(xué)院院長(zhǎng)為第一責(zé)任人，教學(xué)副院長(zhǎng)和分管學(xué)工副書記協(xié)助院長(zhǎng)管理學(xué)院檔案工作，配備一名兼職綜合檔案員、一名兼職教務(wù)檔案員（包含教研科研材料管理）、一名兼職學(xué)生檔案員，各兼職檔案人員負(fù)責(zé)做好各自日常檔案管理工作。

（二）提高檔案管理意識(shí)，明確兼職檔案人員職責(zé)

加強(qiáng)兼職檔案管理人員對(duì)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》及《檔案法》的宣傳和學(xué)習(xí)，學(xué)校檔案館專職檔案工作人員定期到二級(jí)學(xué)院給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和督促，不斷提高二級(jí)學(xué)院整體檔案管理意識(shí);另外，明確兼職檔案管理人員工作職責(zé)，各兼職檔案管理人員認(rèn)真做好平時(shí)預(yù)立卷工作，每學(xué)年，按照學(xué)校檔案館要求，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后分別將檔案存入到學(xué)校檔案館和二級(jí)學(xué)院檔案庫(kù)房;同時(shí)，將收集完整的電子版材料，及時(shí)上傳至學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)，并定期更新維護(hù)。

（三）加強(qiáng)兼職檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)

二級(jí)學(xué)院加強(qiáng)兼職檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，舉辦檔案業(yè)務(wù)專題講座;另外，安排兼職檔案人員到省檔案局、學(xué)校檔案館參觀學(xué)習(xí)，由專職檔案工作人員現(xiàn)場(chǎng)操作輔導(dǎo)，使兼職檔案人員對(duì)檔案材料形成、歸檔等環(huán)節(jié)有更直觀認(rèn)識(shí)，提高二級(jí)學(xué)院檔案人員業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)兼職檔案人員做好檔案工作信心。

（四）改善檔案管理?xiàng)l件，檔案集中管理

檔案管理?xiàng)l件是決定二級(jí)學(xué)院檔案管理質(zhì)量的一個(gè)重要因素，為提高檔案管理質(zhì)量，二級(jí)學(xué)院設(shè)置檔案庫(kù)房，提供專門房間，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化集中管理，方便利用。二級(jí)學(xué)院逐年投入經(jīng)費(fèi)購(gòu)置資料柜、文件盒，將學(xué)院各類檔案資料分類別存放，并由專人負(fù)責(zé)學(xué)院檔案資料接收、保管、利用等各項(xiàng)工作。

四 高校二級(jí)學(xué)院檔案資源的利用價(jià)值

美國(guó)檔案學(xué)者杰拉爾德·漢姆先生曾指出：檔案應(yīng)該記載“人類生活的方方面面”，檔案工作者要“創(chuàng)造一個(gè)反映普通百姓生活喜好、需要的全新的文獻(xiàn)材料世界”，檔案館藏是反映“人類生活的廣闊領(lǐng)地”①薛四新等：《現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)（21世紀(jì)檔案信息化管理系列教材）》，北京機(jī)械工業(yè)出版社，2006年出版，第136頁(yè)。。因此，檔案資源的利用，是體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。

（一）二級(jí)學(xué)院檔案是學(xué)校檔案的基礎(chǔ)

由于二級(jí)學(xué)院在教學(xué)、教育科研、學(xué)生管理等各項(xiàng)活動(dòng)中，形成了內(nèi)容豐富、載體多樣的檔案材料，是二級(jí)學(xué)院活動(dòng)的歷史真實(shí)記錄，是寶貴的信息資源。校級(jí)檔案的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，都是由各個(gè)二級(jí)學(xué)院匯總而成，二級(jí)學(xué)院所形成的檔案材料是學(xué)校檔案的基礎(chǔ)。

（二）二級(jí)學(xué)院檔案是考核教學(xué)效果的參考依據(jù)

二級(jí)學(xué)院檔案記載了教師和教學(xué)管理人員在教學(xué)過(guò)程中不斷探索形成的最新教學(xué)和實(shí)踐成果②張紹英：《高校二級(jí)學(xué)院檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策》，《大家》，2010年第17期。，這些歷史記錄可反映出教學(xué)過(guò)程中的成功經(jīng)驗(yàn)和存在的不足。在教學(xué)評(píng)估過(guò)程中，專家組憑借對(duì)二級(jí)學(xué)院提供的專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教學(xué)計(jì)劃及執(zhí)行、學(xué)籍及成績(jī)管理、科研成果、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）、實(shí)踐教學(xué)、師資隊(duì)伍等真實(shí)材料進(jìn)行考查和分析，對(duì)教學(xué)工作水平評(píng)估做出客觀全面評(píng)價(jià)，是考核二級(jí)學(xué)院教學(xué)效果的參考依據(jù)。

（三）學(xué)生開具在校證明的真實(shí)憑證

學(xué)生管理檔案包括了學(xué)生年齡、性別、籍貫、生源地、成績(jī)等基本情況;也包括每年畢業(yè)生就業(yè)去向，就業(yè)單位;還包括所有學(xué)生的學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲情況及畢業(yè)生跟蹤調(diào)查檔案②;同時(shí)，也記錄了學(xué)生的思想成長(zhǎng)，這些原始記錄，是推薦畢業(yè)生就業(yè)提供學(xué)生在校證明的真實(shí)憑證。

總之，二級(jí)學(xué)院檔案管理是一項(xiàng)具體、細(xì)致的系統(tǒng)工程，要加快二級(jí)學(xué)院檔案管理建設(shè)，不斷完善二級(jí)學(xué)院職能，更好地為高校教學(xué)、科研、管理服務(wù)。

［1］黃英．關(guān)于高校二級(jí)學(xué)院檔案管理與建設(shè)的思考［J］．科學(xué)信息，2009（10）．

［2］萬(wàn)琳．高校二級(jí)學(xué)院檔案管理模式初探［J］．科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2008（13）．

［3］岑淑兒．高校二級(jí)學(xué)院檔案管理初探［J］．浙江檔案，2005（6）．

［4］賴華紅．高校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作亟待加強(qiáng)［J］．秘書之友，2013（3）．

［5］薛四新、楊艷、黃存勛．現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)（21世紀(jì)檔案信息化管理系列教材）［M］．北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2006．

［6］張紹英．高校二級(jí)學(xué)院檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策［J］．大家，2010（17）．

［7］楊緒利．潘立國(guó)．高校二級(jí)學(xué)院（系）檔案的構(gòu)建與作用探析［J］．中國(guó)成人教育，2010（18）．