淺析企業(yè)會計(jì)檔案鑒定銷毀中存在的問題及對策

嚴(yán) 方

（淮北礦業(yè)集團(tuán)公司檔案館，安徽 淮北 235006）

企業(yè)會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算專業(yè)材料，它是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。目前，各企業(yè)一般將會計(jì)檔案的管理重點(diǎn)放在收集、整理、編目和利用工作上，而鑒定銷毀工作沒有引起足夠重視。

筆者所在的淮北礦業(yè)集團(tuán)公司，經(jīng)過五十多年的建設(shè)與發(fā)展,現(xiàn)已成為國家特大型企業(yè)。目前館藏檔案達(dá)7.883萬卷、3.9376萬件，永久檔案4.3722萬卷、1.3568萬件。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，其中到期的會計(jì)檔案達(dá)0.7萬卷以上，占整個會計(jì)檔案的32.7%以上。那么庫存這么多到期沒有利用價(jià)值的會計(jì)檔案為什么沒有及時(shí)鑒定銷毀呢？其主要原因是這部分會計(jì)檔案中含很多涉及到征地、購置大型設(shè)備、報(bào)稅等方面的憑證，有時(shí)為了土地糾紛、地方征稅、民事糾紛等情況，還經(jīng)常需要提供這方面的會計(jì)憑證；另一方面，每一屆領(lǐng)導(dǎo)都怕?lián)?zé)任；還有一個主要原因，就是人力不足。因?yàn)殍b定銷毀前，財(cái)務(wù)主管部門需要抽出許多人力對每一張憑證逐一進(jìn)行鑒定等。由于上述問題，雖然國家財(cái)政部、國家檔案局1998年聯(lián)合頒發(fā)了《會計(jì)檔案管理辦法》，對各類會計(jì)檔案的保管期限及過期會計(jì)檔案的鑒定銷毀工作做了明確規(guī)定，但因?yàn)檫^期會計(jì)檔案鑒定銷毀工作的政策性、業(yè)務(wù)性、程序性、責(zé)任性很強(qiáng)，自淮北礦業(yè)集團(tuán)公司成立以來，從未對過期會計(jì)檔案進(jìn)行組織鑒定銷毀。目前，保管在淮北礦業(yè)集團(tuán)公司檔案館過期會計(jì)檔案數(shù)量很大，為保管這批檔案擠占了庫房容量，浪費(fèi)了人力物力，很有必要對此進(jìn)行研究，分析其原因，采取一些有效措施，妥善加以解決。

1 企業(yè)會計(jì)檔案鑒定銷毀中存在問題剖析

1.1 在鑒定銷毀工作中怕冒風(fēng)險(xiǎn)擔(dān)責(zé)任

《檔案法》第二十四條中提到對“損毀、丟失或者擅自銷毀屬于國家所有的檔案的”要依法追究刑事責(zé)任。因此，對未到期的會計(jì)檔案或者到期但仍有憑證和參考價(jià)值的會計(jì)檔案擅自進(jìn)行銷毀的，也應(yīng)追究其領(lǐng)導(dǎo)或部門法律責(zé)任。由于有時(shí)在對到期的會計(jì)檔案鑒定時(shí)不能做到百分之百準(zhǔn)確的原因，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)怕冒風(fēng)險(xiǎn)，往往采取保守做法，那就是將到期的會計(jì)檔案實(shí)行延期保管或一律從長保管。另外《會計(jì)檔案管理辦法》中并沒有明確對不開展過期會計(jì)檔案鑒定銷毀活動的行為追究責(zé)任，出于避害趨利的心理，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一般選擇放棄銷毀或不在過期會計(jì)檔案鑒定銷毀審批表上簽字。

1.2 國有企業(yè)缺乏檔案工作經(jīng)濟(jì)效益意識

企業(yè)會計(jì)檔案除了按“八防”即：防火、防盜、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防有害氣體等方面花出一定費(fèi)用外，還要在保存空間（庫房）、裝具、人力等方面支出一定的費(fèi)用。綜合以上費(fèi)用，可得出大約每卷檔案保管費(fèi)用在150元/年左右。按此計(jì)算，目前本館到期的會計(jì)檔案0.7萬卷以上，占整個會計(jì)檔案的32.7%以上，其中過期的會計(jì)檔案數(shù)量在0.7－0.8萬卷之間，則每年需支付105-120萬元的費(fèi)用。這樣對于年產(chǎn)值過百億元的國有企業(yè)來說不算什么，而如果放在私人企業(yè)或民營企業(yè)上肯定行不通，這就是國有企業(yè)缺乏經(jīng)濟(jì)效益意識的緣故。隨著淮北礦業(yè)集團(tuán)公司經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷深入和發(fā)展，會計(jì)檔案數(shù)量日益劇增，檔案庫容趨于飽和。為了克服會計(jì)檔案數(shù)量的無限增長與有限保存能力之間的矛盾，最終解決的辦法就是企業(yè)檔案管理要與企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益掛鉤。因此，會計(jì)檔案鑒定時(shí)，必須考慮并控制檔案的利用價(jià)值與保存成本之間的比例，摒棄那些不計(jì)成本、多多益善的觀念。同時(shí)，還要斟酌一下每卷檔案的保存價(jià)值，即是否值得保存、值得保存多久。

1.3 人員編制問題影響對會計(jì)檔案的鑒定銷毀工作

按照勞動人事部、國家檔案局1985年頒布的《地方各級檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)(試行)》的規(guī)定，檔案館人員編制是按照館藏檔案(包括具有參考價(jià)值的資料)數(shù)量計(jì)算，即以館藏檔案一萬卷確定編制為基數(shù)：地、縣(區(qū))及縣級市檔案館五人，如館藏不足一萬卷，編制可適當(dāng)減少，但不少于三人；地區(qū)級城市檔案館七人；省、自治區(qū)、直轄市及其他大城市檔案館十人。如果館藏超過一萬卷不足三十萬卷的，其超過部分按每增加五千卷增配一人；超過三十萬卷的，其超過部分按每增加七千卷增配一人。由于受到人員的限制和工作量大的因素，國有企業(yè)檔案部門往往出于自身利益考慮，不會積極、主動地開展對到期會計(jì)檔案鑒定銷毀工作的活動。雖然這個標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)試行20余年，但一直存在著如何使檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)與檔案館藏量更趨于科學(xué)化和合理化的配置問題。其原因：一是檔案現(xiàn)代化管理手段逐步提高；二是此標(biāo)準(zhǔn)不符合企業(yè)“精簡、高效”的原則；三是標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置幅度應(yīng)隨社會發(fā)展進(jìn)步而不斷調(diào)整，如果還按原有方案配置人員，已經(jīng)與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)，也會造成人力資源的浪費(fèi)和人事編制工作的混亂。

2 企業(yè)會計(jì)檔案鑒定銷毀中的對策

2.1 轉(zhuǎn)變觀念優(yōu)化館藏提高效益

在實(shí)際工作中，要轉(zhuǎn)變那種“怕?lián)?zé)任、工作量大”的觀念，要從提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的戰(zhàn)略高度正確地看待和重視這項(xiàng)工作。檔案保管的目的在于利用，檔案保管和提供利用這個過程本身就是為了追求某種經(jīng)濟(jì)效益，所存檔案若不能滿足社會和企業(yè)發(fā)展的需求，那就得不償失，那么保管檔案就變成了無效勞動。特別是在市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，在檔案部門財(cái)力有限、庫房緊張的狀況下，迫切需要轉(zhuǎn)變只重視社會效益而忽視經(jīng)濟(jì)效益的觀念，重視并積極開展對到期會計(jì)檔案的鑒定銷毀工作，從而優(yōu)化館藏，提高經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 制定規(guī)范、可行的會計(jì)檔案鑒定銷毀制度

要加強(qiáng)對企業(yè)會計(jì)檔案鑒定銷毀方面法律法規(guī)的研究，以便有利于指導(dǎo)實(shí)踐。檔案部門應(yīng)注重學(xué)習(xí)和研究一些操作性強(qiáng)的工作規(guī)范和工作標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營實(shí)際，制定出適合本企業(yè)會計(jì)檔案鑒定銷毀的工作細(xì)則、工作規(guī)范和工作制度，并加以實(shí)施，使企業(yè)會計(jì)檔案鑒定銷毀工作更為規(guī)范化、制度化。

2.3 采取措施創(chuàng)新檔案鑒定銷毀機(jī)制

2.3.1 把檔案鑒定工作納入企業(yè)內(nèi)控制度

要想把會計(jì)檔案的鑒定銷毀工作落實(shí)到位，就必須把它納入到企業(yè)內(nèi)控制度，并且每年按內(nèi)控流程定期開展對過期會計(jì)檔案的鑒定銷毀工作。鑒定銷毀工作并不是可干可不干的事情，而是必須要做的工作。在內(nèi)控流程中應(yīng)明確界定各環(huán)節(jié)人員的工作職責(zé)以及應(yīng)承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù)，通過合理、科學(xué)的規(guī)范管理，盡可能地避免人為因素對會計(jì)檔案鑒定銷毀工作產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3.2 在政府檔案管理部門中成立檔案鑒定銷毀機(jī)構(gòu)

在檔案鑒定銷毀時(shí)，除了企業(yè)必須嚴(yán)格履行相關(guān)程序，成立企業(yè)檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，組織鑒定臨時(shí)機(jī)構(gòu)，會同涉及所銷毀檔案的有關(guān)部門聯(lián)合進(jìn)行審查與鑒定，制作出銷毀清冊，報(bào)上級主管領(lǐng)導(dǎo)和主管部門審批外，還應(yīng)在各級政府檔案部門中成立檔案鑒定銷毀機(jī)構(gòu)，定期對企業(yè)過期會計(jì)檔案鑒定銷毀工作進(jìn)行指導(dǎo)。因?yàn)闄n案行政管理部門、檔案館的鑒定專家以及富有實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的人員組成的檔案鑒定銷毀機(jī)構(gòu)最具有代表性，更具權(quán)威性，這也符合當(dāng)今政府進(jìn)行職能轉(zhuǎn)變，為企業(yè)服務(wù)的大方向和趨勢。檔案鑒定銷毀機(jī)構(gòu)專職負(fù)責(zé)檔案鑒定、會計(jì)檔案的存留與銷毀問題的研究及經(jīng)常性的檔案鑒定銷毀工作，這樣就可以保證企業(yè)會計(jì)檔案鑒定銷毀工作始終處于被監(jiān)督或受控的狀態(tài)，使之成為常態(tài)化的工作，從而可以提高企業(yè)的管理效果。

3 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)會計(jì)檔案鑒定銷毀工作是企業(yè)檔案管理工作的一部分，必需從企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度正確地看待和重視這項(xiàng)工作。要從提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益入手，轉(zhuǎn)變那種“怕?lián)?zé)任、工作量大”的觀念，進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)會計(jì)檔案鑒定銷毀工作機(jī)制和工作規(guī)范，切實(shí)地做好這項(xiàng)工作，為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益做出貢獻(xiàn)。